ONGETEKENDE RIB Afronding in Control programma.pdf

Gemeentebestuur Spuiboulevard 300 3311 GR DORDRECHT

Aan de gemeenteraad

Datum Zaaknummer

3 februari 2026

Betreft

Afronding In Control programma

2026-0009662

Vergadering van Portefeuillehouder: Begrotingsprogramma Kernteam/Opgave: Auteur: E-mail: Verantwoordelijke: Openbaar:

Wim van der Kruijff Bestuurlijk en Ondersteunend Dordrecht Concernstaf - Organisatie en Control Cora de Graaf-Thomas c.de.graaf-thomas@dordrecht.nl Cora de Graaf-Thomas Ja

Deadline Deadline voor collegebesluit is 3 februari 2026 i.v.m. bespreking van de raadsinformatiebrief in de Auditcommissie van 10 februari 2026. Raadsinformatiebrief Wat is de aanleiding om deze informatie kenbaar te maken? Met deze raadsinformatiebrief informeren wij u over de resultaten van het In Control programma en de wijze waarop deze verbeteringen duurzaam zijn geborgd in onze organisatie. Ruim twee jaar geleden stonden we voor een grote uitdaging: de interne beheersing was onvoldoende op orde en de informatievoorziening naar college en raad was kwetsbaar. Daarom is het fijn om te melden dat we een stevige basis hebben gelegd voor een organisatie die voorspelbaar, transparant en beheersbaar is. De interne beheersing is duurzaam verbeterd en er ligt een stevig fundament voor ons “control huis”. De accountant spreekt zijn waardering uit in zijn laatste managementletter dat de interne beheersing en control-omgeving van voldoende niveau is. Een stijgende lijn die we al in drie opvolgende managementletters zien. Tevens constateren ze dat wij actief aan de slag zijn met verbeteren, ontwikkelen en opvolgen van de bevindingen. Wat is de te delen informatie? Van urgentie naar fundament Toen het programma eind 2023 van start ging, was het doel helder: zorgen dat management, college en raad kunnen vertrouwen op tijdige, juiste en volledige informatie.

De eerste stap was het op orde brengen van de financiële administratie en het realiseren van een goedkeurende accountantsverklaring voor de jaarrekening 2023. Dat is gelukt: op 9 juli 2024 stelde u de jaarrekening vast mét goedkeurende verklaring. Een mijlpaal die door de accountant werd omschreven als “een duidelijke verbetering ten opzichte van voorgaande jaren”. Daarna hebben we doorgepakt. Financiële beleidskaders zijn geactualiseerd, (financiële) processen zijn verbeterd en is de informatiepositie van management, college en raad versterkt. Denk aan de invoering van risicosturing, professionalisering van inkoop en contractmanagement, verbetering van het budgetbeheer, verbetering Planning & control cyclus en de invoering van managementgesprekken. Ook is gewerkt aan cultuur: bewustzijn en proces-eigenaarschap zijn vergroot, samenwerking en aanspreekbaarheid staan centraal. De Auditcommissie verwoordde dit als volgt: “De ingezette lijn geeft vertrouwen voor duurzame borging.” Bij enkele projecten zijn eind 2025 nog niet alle activiteiten afgerond. Het fundament staat, maar de verdere inrichting volgt in 2026. Dit heeft te maken met de complexiteit van implementaties die organisatiebrede afstemming vragen. Daarnaast speelde capaciteitsdruk een rol, doordat medewerkers op meerdere trajecten tegelijk werden ingezet.

Tot slot vergt het invoeren van nieuwe werkwijzen tijd voor training en opleiding van medewerkers.

Zaaknummer

2026-0009662

Borging en versterking cultuur Het succes van dit programma zit niet alleen in het realiseren van verbeteringen, maar vooral in het duurzaam verankeren ervan. Borging betekent dat deze verbeteringen niet tijdelijk zijn, maar onderdeel worden van de staande organisatie. De organisatieverandering Besturing en Inrichting heeft geleid tot een nieuwe manier van sturen. De concerndirectie heeft de integrale verantwoordelijkheid en de gevormde Concernstaf ondersteunt deze manier van werken. Hierdoor is de organisatie beter in control gekomen. Toen het programma startte, bestond de Concernstaf nog niet. Inmiddels is de Concernstaf onmisbaar voor het bewaken van de kwaliteit en continuïteit. De Concernstaf monitort structureel of processen blijven voldoen aan de afgesproken kaders, grijpt in als er terugval dreigt en ondersteunt de lijn bij het toepassen van de PDCA-cyclus (Plan-DoCheck-Act). Daarmee zorgen we dat de organisatie niet alleen nu, maar ook in de toekomst “in control” blijft. Naast de inhoudelijke borging is ook gewerkt aan het versterken van de organisatiecultuur. Het bewustzijn over interne beheersing is vergroot door managementgesprekken, trainingen en het stimuleren van samenwerking. Daarbij is ingezet op een gezonde balans tussen harde kaders (processen en systemen) en zachte elementen (houding en gedrag) op basis van het Secure Base principe.

Deze combinatie is essentieel voor duurzame borging. In 2026 blijven we aandacht geven aan cultuurversterking, want zonder eigenaarschap is structurele verbetering niet haalbaar. Financiële verantwoording Voor de uitvoering van het programma stelde u een budget van totaal € 500.000 beschikbaar. Dit is zorgvuldig ingezet voor onder andere programmamanagement, extra ondersteuning op gebied van audits, professionalisering van inkoop, privacy en gegevensbescherming (uitvoeren privacy maturityscan en procesverbetering) en de implementatie van cruciale onderdelen zoals P-kosten sturing en Budgetbeheer. Eind 2025 bedraagt het resterende budget € 192.000. Wij stellen voor dit bedrag via de jaarrekening 2025 over te hevelen naar 2026, zodat de laatste stappen kunnen worden gezet voor de afronding van een aantal projecten en de borging volledig wordt gerealiseerd. Hoe verder na deze raadsinformatiebrief? Bestuurlijke afronding Met deze brief sluiten wij het In Control programma bestuurlijk af. Het programma heeft zijn doel bereikt: een stevige basis voor interne beheersing en een organisatie die structureel “in control” is. De resterende werkzaamheden in 2026 zijn gericht op afronding en borging en worden ambtelijk uitgevoerd onder verantwoordelijkheid van de lijnorganisatie, met ondersteuning van de Concernstaf.

Het verbeteren van de basis op het gebied van privacy en gegevensbescherming krijgt een vervolg in een separaat verbetertraject om in 2 jaar tijd tot privacyvolwassenheidsniveau 3 te komen. Met deze vervolgacties zetten we de lijn door die we samen hebben ingezet: van urgentie naar een stevig fundament. Van een situatie waarin we niet “in control” waren, staan we nu op een solide basis. Uw kaders en steun hebben dit mogelijk gemaakt. Samen zorgen we ervoor dat deze verbeteringen duurzaam verankerd blijven. Welke kosten zijn verbonden aan het proces? niet van toepassing. Wat zijn de belangrijkste gerelateerde besluiten? - Instemmen met budget voor Programma het fundament beter op orde (10 oktober 2023 / 20230144479) - Raadsinformatiebrief Stand van zaken In Control programma: Fundament op orde (6 februari 2024 / 2024-0012165) Het college van Burgemeester en Wethouders

C.H.W.M. Post secretaris

N. Mol burgemeester