ONGETEKENDE BRIEF - Reflectie van het college op de interne audit Huis van Stad en Regio.pdf

Datum

13 september 2022

Ons kenmerk

2022-0150017

Wij ondersteunen de aanbeveling om gedetailleerd te rapporteren over de totale huisvestingslasten. In de eerder genoemde besloten presentaties is dat ook telkens gedaan en wij stellen voor om dat ook in de toekomst te blijven doen. Aanbeveling 2 Maak een overzicht van de financiële consequenties en risico's per onderdeel, (partners, parkeergarage, plateauprogramma) geef aan wanneer hierover meer onderbouwde duidelijkheid bestaat en informeer de raad over de voortgang en uitkomsten. Het behouden van inzicht in de totale dekking van de investering is inderdaad van belang en wij onderschrijven de aanbeveling dan ook. Tot nu toe hebben wij ook bij de diverse raadsstukken rondom dit project aangegeven onder het kopje ‘hoe wordt dit betaald’ op welke wijze de bijdrage van de partners en de exploitatie van de parkeergarage onderdeel uitmaakt van de dekking. Ook zijn daarbij al diverse risico’s geduid en aangegeven welke consequenties het project heeft voor de bekostiging van partners zoals de bibliotheek. Wij stellen vast dat de auditors deze beschrijving duidelijk en op dit moment toereikend vinden.

De financiële implicaties van de kosten van casco en inbouw, die terecht gaan komen in de exploitatie van de partners, zijn in elke fase van het proces (Programma van eisen, Voorlopig Ontwerp, Definitief Ontwerp) besproken en besloten in de besluitvormende gremia van de betreffende partner. Overigens is het aan de verschillende partners om t.z.t. keuzes te maken t.a.v. de inrichting (meubilair, apparatuur, overige losse inrichting) en ICT voorzieningen.

Ook is aangegeven dat de businesscase die dekking geeft voor de investering in de parkeergarage nog definitief moet worden gemaakt en vastgesteld moet worden door de raad. Zodra er rond de financiële consequenties of risico’s relevante nieuwe ontwikkelingen zijn, zullen we daar in volgende voortgangsrapportages of presentaties inzicht op geven richting de gemeenteraad. Aanbeveling 3 Volledigheidshalve nemen we deze aanbeveling op, maar merken eveneens volledigheidshalve op dat deze met name wat betreft de jaarlijkse exploitatielasten voor de gemeente vanaf december 2018 is ingevoerd. Volg een consequente lijn bij de informatie over de omvang en samenstelling van de investeringen. Het ligt daarbij voor de hand steeds de totale investeringslast voor de gemeente te presenteren, met indien nodig een toelichting over de onderliggende aannames, en een verklaring van de wijzigingen ten opzichte van de voorgaande opstelling. Wij onderschrijven het belang van deze (volledigheidshalve gedane) aanbeveling volledig. Vanaf 2019 hebben wij de gemeenteraad op deze wijze geïnformeerd en wij zijn van plan om dat ook in de toekomst te blijven doen. Aanbeveling 4 Geef een toelichting bij de achtergronden en aannames van de exceptionele prijsstijgingen en geef aan hoe de prijsontwikkeling wordt gemonitord. Toegezegd is dat dit in de eerstvolgende besloten bijeenkomst aan de orde komt.

De achtergronden en aannames zijn eerder besproken bij de toelichting van het Voorlopig Ontwerp aan de gemeenteraad en worden inderdaad opnieuw toegelicht aan de gemeenteraad bij de voortgangsrapportage over het Definitief Ontwerp.

Pagina 2/3