Nota RM&WSV 2013 voor Toezichthouder.pdf

Indien blijkt uit de evaluatie dat het effect van de maatregel niet het beoogde effect heeft op het minimaliseren van het risico, kan er nog bijgestuurd worden. Het is dus goed om periodiek terug te kijken om beter vooruit te kunnen kijken. Hiermee wordt de risico-intelligentie verder aangescherpt. We leren zo beter prioriteiten vast te stellen, de effecten

22

van de beheersing beter in te schatten. De risicocoördinatoren van de sectoren zullen dan ook – minimaal eens per kwartaal - kwalitatieve analyses maken, evaluatiebijeenkomsten organiseren waarin vragen aan de orde komen als: Is het risicoprofiel kleiner of groter geworden? Zijn de restrisico’s nog wel acceptabel? Zijn de beoogde effecten van de beheersmaatregelen behaald en zo nee, waarom niet? Hoe maken we het risicobewustzijn en risicomanagement tot een onlosmakelijk onderdeel van ons werk? Wat zijn de concrete vervolgstappen?

23

Bijlage 3 Rol van de individuele directeur De directeur is eindverantwoordelijk voor alle risico’s die binnen de afdelingen van de eigen sector of het programma bestaan. De directeur moet zelf tijdig eventuele risico’s onderkennen en verantwoordelijkheid nemen voor de totstandkoming van passende beheersmaatregelen. Periodiek bespreekt hij de risico’s binnen de sector of het programma met de afdelingshoofden, waarbij beoordeeld wordt in hoeverre de beheersmaatregelen toereikend zijn. Daarnaast bespreekt de directeur de risico’s ook periodiek met de verantwoordelijke portefeuillehouder. De directeur vult de risico’s aan met eventuele afdelings- of programma overstijgende risico’s, die zich binnen de sector of het programma kunnen manifesteren. Hij dient er verder voor zorg te dragen dat het risicobewustzijn binnen de sector of het programma wordt gestimuleerd. De directeur neemt de belangrijkste risico’s en bijbehorende beheersmaatregelen (en de acties die leiden tot realisatie van die maatregelen) op in het sector- of programmaplan. Rol van de afdelingshoofden Het afdelingshoofd is verantwoordelijk voor de risico’s die zich voordoen binnen de eigen afdeling. De inventarisatie van risico’s start bij het afdelingshoofd die de risico’s beoordeelt tegen de achtergrond van de actuele ontwikkelingen en inzichten van het komende begrotingsjaar.

Het afdelingshoofd kwantificeert de risico’s en draagt zorg voor communicatie van de risico’s binnen de afdeling en richting de sectordirecteur. Periodiek actualiseren de afdelingshoofden hun risico-overzichten ten behoeve van de verschillende rapportages (bijvoorbeeld afdelingsplan, begroting, jaarverslag, tussentijdse rapportages). Hierbij worden ook passende beheersmaatregelen ontworpen. Het afdelingshoofd is tevens verantwoordelijk voor het toepassen van deze beheersmaatregelen. Rol van de projectmanager De projectmanager is verantwoordelijk voor alle risico’s die zich binnen het eigen project voordoen. De projectleider moet zelf tijdig eventuele risico’s onderkennen en passende maatregelen nemen. Periodiek bespreekt de projectleider de risico’s binnen het projectteam met de deelprojectleiders, waarbij wordt beoordeeld in hoeverre de beheersmaatregelen toereikend zijn. Daarnaast bespreekt de projectleider de risico’s ook periodiek met de sectordirecteur en/of de verantwoordelijke portefeuillehouder in de directieraad. Voor projecten dient de risicorapportage aan te sluiten bij de belangrijke mijlpalen en beslismomenten van het project. Rol van het team risicocoördinatoren Risicomanagement is vanuit de gedachte van integraal management een zaak van het management van de verschillende onderdelen van de organisatie.

De regie op het gebied van risicomanagement ligt bij de stadscontroller, echter het MT van elke sector bepaalt zelf hoe zij intern invulling geeft aan deze verantwoordelijkheid. Om risicomanagement effectief te implementeren is een risicocoördinator per sector aanwezig die toeziet op de gemaakte afspraken en die de sectoren en projecten ondersteunt bij hun taken op een voor hen nieuw vakgebied. De taak van de centrale risicocoördinator is bij de afdeling Concern ondergebracht.

24