MEMO Wet open overheid 10-08 DEF.pdf

MEMO Wet open overheid Inleiding Op 26 januari 2021 heeft de Tweede Kamer de Wijzigingswet Wet open overheid (Woo) aangenomen. De Woo is de opvolger van de Wet openbaarheid van bestuur (Wob). De Woo beoogt een transparante en actief openbaar makende overheid. Met dit doel kan het belang van openbaarheid van publieke informatie voor de democratische rechtsstaat, de burger, het bestuur en economische ontwikkeling beter worden gediend. De Woo kent voor overheden de verplichting om bepaalde categorieën informatie uit eigen beweging openbaar te maken. Om deze actieve openbaarmaking structureel en duurzaam te kunnen organiseren is het van belang dat de informatiehuishouding van overheden op orde is. De Woo bevat een algemene inspanningsverplichting om documenten in goede, geordende en toegankelijke staat beschikbaar te stellen en schrijft maatregelen voor om deze duurzaam toegankelijk te maken.

Aanleiding voor het opstellen van dit Memo De aanleiding voor dit memo is het volgende bericht van de PVDA in Dordrecht. Op 26 januari 2021 heeft de Tweede Kamer de (Wijzigingswet) Wet open overheid (Woo) aangenomen. Het betreft een initiatiefwet uit de Tweede Kamer die beoogt de gehele overheid transparanter en toegankelijker te maken. Met dit wetsvoorstel geven de initiatiefnemers zowel de actieve als de passieve openbaarmaking van overheidsinformatie een nieuwe basis. Zij verankeren het recht op toegang tot informatie wettelijk en beogen zij de informatievoorziening en informatiehuishouding van het Rijk en decentrale overheden te verbeteren. Vooruitlopend op de besluitvorming in de Eerste Kamer heeft het kabinet bij de kabinetsreactie op het rapport ́Ongekend onrecht ́ van de Parlementaire ondervragingscommissie Kinderopvangtoeslag (POK) financiële middelen vrijgemaakt. Met de beschikbaarstelling van deze financiële middelen ondersteunt het Rijk gemeenten bij de implementatie en uitvoering van de Woo. De middelen zijn voor het verbeteren en onderhouden van systemen, het opleiden van mensen, het actief openbaar maken van informatiecategorieën genoemd in de wet en het aanwijzen van een contactfunctionaris. Dordrecht ontvangt hiervoor € 202.000 oplopend naar € 289.000 in 2026.

De PVDA wil graag een keer een uitwerking hiervan zien in een MEMO, wat gaan de burgers en bedrijven hiervan merken?

Wijze van behandeling van het onderwerp. Om enig inzicht te geven in de werking en de impact van de Woo, worden de volgende onderwerpen behandeld. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.

Wat is het verschil tussen de Wob en de Woo? Welke documenten moeten actief openbaar worden gemaakt? Waar moet de gemeente deze informatiecategorieën openbaar maken? Wat gaan de burgers en bedrijven van deze actieve openbaarmaking merken? Binnen welke termijn dient openbaarmaking plaats te vinden? Wanneer treedt de wet in werking? Implementatie van de wet, wat komt daarbij kijken? Implementatie van de Woo in Dordrecht.

Memo Wet open overheid nav verzoek PvdA Dordrecht – Dordrecht - augustus 2021 – Cluster Versterking, Bestuur & Organisatie – Kernteam Strategie & Control

Wat is het verschil tussen de Wob en de Woo? Het grote verschil tussen de Woo en de huidige Wob betreft de actieve openbaarmaking van overheidsinformatie. Een transparante overheid stelt de algemene, openbare informatie waarover zij beschikt uit eigen beweging (actief) beschikbaar. Dit doet zij op een wijze dat de informatie goed vindbaar en toegankelijk is voor een breed publiek. Voor passieve openbaarmaking (openbaarmaking op verzoek) volgt de Woo vrijwel geheel de Wob.

Welke documenten moeten actief openbaar worden gemaakt? In de artikelen 3.3 en 3.3a van de Woo staat beschreven welke informatie (onder welke voorwaarden) actief openbaar gemaakt moet worden. In die artikelen zijn ook diverse uitzonderingen, voorwaarden en alternatieven opgenomen. Hieronder wordt volstaan met een overzicht op hoofdlijnen. Belangrijke documenten die actief openbaar gemaakt moeten worden zijn de volgende: 1. Uit eigen beweging worden in ieder geval openbaar gemaakt: a. algemeen verbindende voorschriften (verordeningen en nadere regels); b. overige besluiten van algemene strekking (bijvoorbeeld beleidsregels); c. ontwerpen van algemeen verbindende voorschriften en overige besluiten van algemene strekking waarover een extern advies is gevraagd, met inbegrip van de adviesaanvraag; d. inzicht in de gemeentelijke organisatie en werkwijze, waaronder de taken en bevoegdheden van de organisatieonderdelen; e. de bereikbaarheid van het bestuursorgaan en zijn organisatieonderdelen en de wijze waarop een verzoek om informatie (een Woo-verzoek) kan worden ingediend. 2. In principe – de Woo maakt uitzonderingen - dient de volgende informatie uit eigen beweging openbaar gemaakt te worden: a.

bij de gemeenteraad ter behandeling ingekomen stukken, tenzij deze betrekking hebben op door de regering vertrouwelijk aan de Staten-Generaal verstrekte informatie of tenzij deze betrekking hebben op individuele gevallen; b. vergaderstukken en verslagen van de gemeenteraad en hun commissies; c. agenda’s en besluitenlijsten van vergaderingen van het college; d. adviezen: I.

II.

e. f. g. h. i.

over de ontwerpen, bedoeld onder punt 1, onderdeel c, van adviescolleges of –commissies alsmede van andere externe partijen indien die om advies zijn verzocht; over andere onderwerpen van adviescolleges of –commissies, alsmede de op dat advies betrekking hebbende adviesaanvraag, uitgezonderd adviezen die betrekking hebben op individuele gevallen;

convenanten; jaarplannen en jaarverslagen van bestuursorganen inzake de voorgenomen uitvoering van de taak of de verantwoording van die uitvoering; verplichtingen tot verstrekking van subsidies, anders dan met een beschikking; de inhoud van de schriftelijke Woo-verzoeken, van de schriftelijke beslissingen op die verzoeken en de daarbij verstrekte informatie; op verzoek van een bestuursorgaan ambtelijk of extern opgestelde onderzoeksrapporten die geen onderdeel vormen van de uitvoering van de taak van dat bestuursorgaan, die voornamelijk uit feitelijk materiaal bestaan en

Memo Wet open overheid nav verzoek PvdA Dordrecht – Dordrecht - augustus 2021 – Cluster Versterking, Bestuur & Organisatie – Kernteam Strategie & Control

betrekking hebben op: I. II.

j.

beschikkingen1, met uitzondering van beschikkingen I. II. III. IV. V. VI.

VII. VIII.

IX.

X. XI. XII. XIII. XIV. XV. XVI. XVII. XVIII. XIX. XX. k.

de wijze van het functioneren van de eigen organisatie; de voorbereiding of de evaluatie van beleid, inclusief uitvoering, naleving en handhaving;

inzake de uitvoering van regels inzake belastingen, heffingen, leges en vergelijkbare betalingsverplichtingen; inzake sociale voorzieningen en zorg; inzake financiële bijstand, rechtsbijstand, schuldhulpverlening, toeslagen; van een officier van justitie; houdende de oplegging van een bestuurlijk bestraffende sanctie; houdende de oplegging van een bestuurlijke herstelsanctie die geen betrekking heeft op het omgevingsrecht, het milieurecht of anderszins betrekking heeft op emissies in het milieu; betreffende de rechtspositie van een ambtenaar, een buitengewoon opsporingsambtenaar, een politieke ambtsdrager of een dienstplichtige; inzake de uitvoering van de Rijkswet op het Nederlanderschap, de Paspoortwet, de Vreemdelingenwet 2000 en het toezicht op de naleving en de uitvoering van Verordening (EU) 2016/399 van het Europees Parlement en de Raad van 9 maart 2016 betreffende een Uniecode voor de overschrijding van de grenzen door personen (Schengengrenscode) (PbEU, L77) en Verordening (EG) nr.

810/2009 van het Europees Parlement en de Raad van 13 juli 2009 tot vaststelling van een gemeenschappelijke visumcode (Visumcode) (PbEU L243); die betrekking hebben op persoonsgegevens als bedoeld in artikel 22, eerste lid, artikel 31 of artikel 46 van de Uitvoeringswet Algemene verordening gegevensbescherming; inzake de geslachtsnaam, familierechtelijke betrekkingen of het ouderlijk gezag; inzake een wettelijk voorgeschreven onderzoek naar aan een natuurlijke persoon of een rechtspersoon klevende bezwaren; inzake de registratie in een openbaar register; inzake een individuele leerling, deelnemer of student in het onderwijs en de educatie; inzake het aangaan of beëindigen van een arbeidsovereenkomst; ter verlening of vaststelling van subsidie aan natuurlijke personen; inzake tegemoetkoming in schade en nadeelcompensatie; inzake getroffen of te treffen beveiligingsmaatregelen; inzake het bezit en gebruik van vuurwapens; waarbij geen belangen van derden kunnen zijn betrokken en die niet de verlening of vaststelling van subsidies betreffen; houdende de afwijzing van een gevraagde beschikking;

schriftelijke oordelen in klachtprocedures2 als bedoeld in titel 9.1 van de Algemene wet bestuursrecht.

3. Andere documenten, waarvan bij algemene maatregel van bestuur zal worden bepaald dat deze actief openbaar moeten worden gemaakt.

1

Deze informatiecategorie zou - onder voorwaarden - in een elektronisch overzicht kunnen worden opgenomen, dat minimaal tweewekelijks wordt geactualiseerd (artikel 3.3.b Woo) 2 Deze informatiecategorie zou - onder voorwaarden - in een elektronisch overzicht kunnen worden opgenomen, dat minimaal tweewekelijks wordt geactualiseerd (artikel 3.3.b Woo)

Memo Wet open overheid nav verzoek PvdA Dordrecht – Dordrecht - augustus 2021 – Cluster Versterking, Bestuur & Organisatie – Kernteam Strategie & Control

Waar moet de gemeente deze informatiecategorieën openbaar maken? De gemeente dient via de centrale publicatievoorziening PLOOI3, beheerd door het BZK agentschap UBR|KOOP, de informatiecategorieën genoemd/beschreven in de Woo actief openbaar te maken.

Wat gaan de burgers en bedrijven van deze actieve openbaarmaking merken? Het is evident dat de burger en de ondernemer eenvoudiger de beschikking over dit soort informatie kunnen krijgen, wanneer deze actief openbaar wordt/is gemaakt. Daarnaast neemt de transparantie rond besluitvorming toe. Door die grotere toegankelijkheid van de overheidsinformatie wordt voor burgers de besluitvorming - wat neemt het bestuur wel of niet mee in de afweging rondom een dossier - controleerbaarder. Bijvoorbeeld voor bewoners en ondernemers, die willen weten waarom de gemeente op een bepaalde locatie een woonwijk wil realiseren en welke adviezen hierover zijn uitgebracht.

Binnen welke termijn dient openbaarmaking plaats te vinden? Als hoofdregel geldt dat openbaarmaking zo spoedig mogelijk geschiedt, doch uiterlijk binnen twee weken na vaststelling of ontvangst van de informatie. Maar artikel 3.3 vermeldt voor een aantal informatiecategorieën andere termijnen. Zo moeten agenda's van het college uiterlijk bij aanvang van de betreffende vergadering openbaar gemaakt zijn.

Wanneer treedt de wet in werking en geldt er een overgangstermijn? Het is op dit moment nog niet precies bekend wanneer de wet in werking, maar dat zal waarschijnlijk mei 2022 zijn. Bij een tijdelijke (landelijke) regeling zal worden bepaald welke informatiecategorieën niet direct bij inwerkingtreding van de Woo openbaar gemaakt hoeven te worden maar in een later stadium. Verder geldt dat de documenten die zijn vastgesteld of ontvangen, voordat de actieve openbaarmakingsplicht voor de gemeente zal gelden, niet onder de actieve openbaarmakingsplicht van de Woo vallen.

Implementatie van de Woo, wat komt daarbij kijken?

Algemeen De impact van deze wet is groot. De implementatie van actieve openbaarheid van overheidsinformatie houdt in ieder geval in dat de informatiehuishouding ingericht moet worden op het actief openbaar en vindbaar maken van documenten die nu (deels) niet openbaar worden gemaakt. Vermoedelijk dient bij de implementatie de archivering van de documenten ook te worden betrokken. De implementatie van de Woo kost niet alleen tijd, maar ook geld. Mede om die reden stelt het Rijk met de Voorjaarsnota per 2022 daarvoor middelen aan gemeenten beschikbaar4.

3 4

PLOOI is de afkorting voor: Platform Open Overheidsinformatie https://vng.nl/nieuws/compensatie-woo-in-de-meicirculaire

Memo Wet open overheid nav verzoek PvdA Dordrecht – Dordrecht - augustus 2021 – Cluster Versterking, Bestuur & Organisatie – Kernteam Strategie & Control

Daarnaast zal de minister van BZK een Meerjarenplan opstellen om de informatiehuishouding bij alle overheden in orde te brengen. Het Plan moet lange termijn doelen bevatten voor de verbetering van de wijze waarop digitale documenten worden vervaardigd, geordend, bewaard, vernietigd en ontsloten alsmede de stappen die daartoe op korte termijn worden gezet. Ook moet aangegeven worden welke stappen worden genomen, zodat een ieder zo veel mogelijk inzicht kan hebben in de aanwezigheid van publieke informatie bij het bestuursorgaan. Het gebruik van de reeds hiervoor vermelde centrale publicatievoorziening PLOOI wordt (voor alle overheden) verplicht gesteld bij de actieve openbaarmaking van de informatiecategorieën genoemd in de Woo. Daar zullen gemeenten hun processen op aan moeten sluiten. Daarnaast is een (landelijk) Adviescollege openbaarheid en informatiehuishouding ingesteld, dat de minister zal gaan adviseren over het Meerjarenplan. Het Adviescollege krijgt taken in advisering omtrent wetgeving ter zake openbaarheid, klachten van journalisten, wetenschappers en andere partijen. Ook krijgt het Adviescollege een bemiddelende taak bij geschillen tussen bestuursorganen en de klager. Wat moet door de gemeente in ieder geval vooraf gebeuren? Op dit moment is nog niet geïnventariseerd welke maatregelen nodig zijn om de gemeente 'Wooproof' te maken.

Maar in ieder geval kunnen de volgende zaken worden genoemd. 1. Een aantal informatiecategorieën maakt de gemeente al actief openbaar, denk aan verordeningen, vergaderstukken en verslagen van de gemeenteraad, collegebesluiten. Maar dat betekent mogelijk nog niet dat ze voldoen aan eisen van de actieve openbaarmakingsplicht. De besluiten van het college staan bijvoorbeeld nu alleen op de website van Dordrecht. Die moeten straks ontsloten worden via PLOOI. 2. Er dient geïnventariseerd te worden in welke processen documenten ontstaan die actief openbaar gemaakt moeten worden. Deze processen moeten – waar nodig – aangepast worden ten behoeve van het identificeren, ontsluiten en publiceren van die documenten. 3. Verder zal een publicatieproces moeten worden ingericht, dat naadloos aansluit op PLOOI. 4. Het is goed mogelijk dat softwaresapplicaties, metadata, documentsjablonen (templates) aangepast moeten worden. 5. Zeker is dat laksoftware in gebruik moet worden genomen om delen van de informatie weg te kunnen lakken, zoals persoonsgegevens. 6. Ook zullen werkinstructies opgesteld moeten worden en zal personele capaciteit moeten worden geïnstrueerd/opgeleid/geworven om documenten gereed te maken voor openbaarmaking (inclusief inzicht organiseren welke informatie dient te worden weggelakt/geanonimiseerd). 7.

Verder moeten zowel het college, de burgemeester als ook de raad5 een of meer contactpersonen aanwijzen voor het beantwoorden van vragen over de beschikbaarheid van publieke informatie. 8. Ook dient de gemeente te zorgen dat de informatie die op grond van een Woo-verzoek openbaar wordt, openbaar blijft. 9. Tenslotte moet de gemeente in de jaarlijkse begroting aandacht besteden aan de beleidsvoornemens inzake de uitvoering van de Woo en legt in het jaarverslag 5

De Woo geeft in artikel 4.7 aan dat het bestuursorgaan een of meer contactpersonen aanwijst. Dit betekent dat zowel het college, de burgemeester als ook de gemeenteraad deze dienen aan te wijzen. Alle zijn namelijk aparte bestuursorganen.

Memo Wet open overheid nav verzoek PvdA Dordrecht – Dordrecht - augustus 2021 – Cluster Versterking, Bestuur & Organisatie – Kernteam Strategie & Control

verantwoording af over de uitvoering daarvan. Hoe dit vorm dient te krijgen, is nog niet duidelijk

Implementatie van de Woo in Dordrecht In het Juridisch Drechtstedenoverleg is besproken dat wordt onderzocht of de implementatie geheel of gedeeltelijk op regionaal niveau kan worden georganiseerd. Daartoe is contact gelegd met de portefeuillehouder juridische zaken van het Netwerk MT-Middelen. Op dit moment wordt onderzocht wat er nodig is voor de implementatie, zowel inhoudelijk als financieel, en hoe dat het beste kan worden georganiseerd. Aangezien de wet vrij concreet beschrijft wat er openbaar moet worden gemaakt en er nog aanvullende regelgeving komt over de wijze waarop, zal de implementatie vrij uitvoerend maar niettemin complex zijn maar er zal naar verwachting niet veel ruimte zijn voor beleidskeuzes.

Memo Wet open overheid nav verzoek PvdA Dordrecht – Dordrecht - augustus 2021 – Cluster Versterking, Bestuur & Organisatie – Kernteam Strategie & Control