Memo cie BM nav motie M25 v4 (002).pdf

MEMO

Contactpersoon

Van

College van B&W

Aan Datum

Commissie Bestuur en Middelen 31 maart 2021

Betreft

Voorstel uitwerkingsrichting van (ingetrokken) motie M25

1. Inleiding

T ijdens de behandeling van de Begroting 2021 is een motie (M 25) ingediend met het volgende verzoek: De Gemeenteraad verzoekt het college om kredietaanvragen tijdig op een begrijpelijke en duidelijke wijze voor te leggen aan de Gemeenteraad via Raads voors tellen. I n de motie wordt gesproken over: -

D uidelijke raadsvoorstellen; Kredieten en reserves; D egelijke en overzichtelijke informatie; N iet verstoppen in P &C-documenten of c oronabrieven; T ijdig voorleggen aan de raad; V oorbeelden Sportboulevard, Wantijbad, SI reserve Binnenstad en de res erve A cquisitie.

T ijdens de raadsvergadering heeft de wethouder Financiën de toezegging gedaan om een nadere toelichting op dit onderwerp te geven en s amen te kijken naar hoe hier invulling aan gegeven kan worden. O p basis van deze toezegging is de motie vervolgens niet meer in s temming gebracht. A ls invulling van deze toezegging is dit memo opgesteld. I n de volgende paragraaf wordt inhoudelijk ingaan op het verzoek en een aantal aanbevelingen gedaan die u in overweging kunt nemen. T ot s lot volgt in paragraaf 3 een korte beschrijving van de huidige praktijk o.b.v. het boekjaar 2020. O p basis van deze uitwerking geven wij u de volgende overweging mee.

Ov erweging U kunt enkele nadere regels en s ysteembesluiten nemen, waardoor een deel van de mutaties eenvoudiger wordt en onder het mandaat van het college gaat vallen en een ander deel, waar "echte" (bestuurlijke) keuzes voorliggen, duidelijker, uitgebreider en zichtbaarder aan de raad worden voorgelegd. D eze regels kunnen s amen met de auditcommissie uitgewerkt worden.

2. Uitwerking

H et c ollege s treeft net als de gemeenteraad naar kredietaanvragen die tijdig en op een begrijpelijke en duidelijke wijze voorgelegd worden aan de gemeenteraad via raadsvoorstellen. D e praktijk leert dat er bij het merendeel van de voors tellen op dit punt ook geen vragen ontstaan. Begrotingsmutaties op lasten en/of baten van een krediet of res erve, maken op dit moment altijd onderdeel uit van een afzonderlijk raadsvoorstel of van een ander raadsvoorstel, meestal de documenten uit de P &C -cyclus. E r zijn dus geen

Pagina 1/6

Chris Karsten T 078 770 4525 E cm.karsten@dordrecht.nl

begrotingsmutaties die onder het mandaat van de raad vallen die niet ter goedkeuring aan de raad zijn voorgelegd. H et niveau van definiëren ligt in D ordrecht relatief laag. E r zijn geen grens waarden gesteld vanaf wanneer mutaties aan de raad worden voorgelegd en kredieten worden vaak gedetailleerd vastgesteld. D e mees te kredietmutaties zijn verwerkt in P &C-documenten om zo efficiënt mogelijk te werken, de bestuurlijke agenda niet onnodig te belasten en financ iële besluiten integraal te kunnen afwegen. H et gaat jaarlijks om honderden wijzigingen, waarvan de meeste bestuurlijk gezien weinig relevant zijn. D e veelheid van s tukken en mutaties en de s oms s ummiere of tec hnische toelichtingen kunnen het zicht op de politiek relevante onderwerpen vertroebelen. M eer informatie is daarom niet persé beter. H et is de kunst te s c hrappen of te minimaliseren waar het kan en prominent en duidelijk op te nemen wat van (bes tuurlijk) belang is. D ordrecht heeft op dit moment een relatief s ummiere financiële verordening en dit laat dus veel aan de inschatting van ambtenaren en college over ten aa nzien van bijvoorbeeld politieke gevoeligheid en het onderscheid tussen s taand- en nieuw beleid. D it vraagt om bewus t handelen en rekenschap geven van het begrip voor elkaars wensen en verantwoordelijkheden.

Wat precies van bes tuurlijk belang is, is niet altijd aan de voorkant duidelijk en waterdicht te vatten in regels en s ystemen. H et doel is een zo efficiënt mogelijk bestuurlijk s ysteem van wijzigingen, waarbij het c ollege zijn programma zo goed, rechtmatig en s nel mogelijk kan uitvoeren én de gemeenteraad haar kaderstellende en c ontrolerende rol kan uitvoeren. H et is daarom goed om daarbij met elkaar enkele leidende principes af te s preken en waar het helpt ook duidelijke regels, waarbij het onderlinge gesprek tus s en c ollege en raad (deze keer naar aanleiding van de motie) in de eerste plaats bepaalt waar de grenzen liggen. Bij het invulling geven aan de kaders moet een balans worden gevonden tussen de tijd die in informatievoorziening en bespreking wordt gestoken en het noodzakelijke inzicht en ruimte voor debat voor de raad om haar rol te kunnen vervullen. Bij minder relevante mutaties kunt u denken aan technische wijzigingen, kleine vers chuivingen in de tijdplanning en wijzigingen onder een bepaald grensbedrag. D oor de raadsvoorstellen te beperken tot wat voor de raad écht relevant is, wordt het overzicht beter en kan voorkomen worden dat belangrijke zaken in de veelheid over het hoofd worden gezien.

D oor gericht te kiezen voor bepaalde onderwerpen wordt voorkomen dat de bes tuurlijke agenda overbelast raakt én is er tijd om relevante zaken goed te bes preken. D it vraagt om een keuze voor een beperkt aantal s pecifieke beleidsonderwerpen en projecten waarvoor u in elk geval een separaat raads voorstel of uitgebreide(re) toelichting verlangt en het durven loslaten waar dat kan. V oor de hand liggende belangrijke thema's zijn wat bijvoorbeeld de inves teringen vanuit Agenda 2030 en het Huis van Stad en Regio. N aast kredieten en reserves zijn de "(budget)spelregels" en formele kaders op andere terreinen soms ook relatief s ummier. D it laat veel ruimte voor interpretatie en leidt tot extra werk doordat rechtmatigheidseisen s oms een (vanuit politieke relevantie onnodig) raadsbesluit vragen. E r is winst te behalen door het herijken en aanvullen van budgetspelregels en financiële (proc es)afspraken. I n overleg met de auditcommissie kan, indien er behoefte aan is , naar de volgende onderwerpen gekeken worden:

Pagina 2/6

-

Budgetoverhevelingen/resultaatbestemming G elijke mutaties van uitgaven en inkomsten V oorzieningen (m.n. ac tualisatie diverse onderhoudsvoorzieningen) V erschuiven tussen begrotingsprogramma's G rondexploitaties M utaties op kasbasis (betalingsregelingen, vooraf/achteraf betalen, aanleggen/verlengen voorraad) A angaan van privaatrechtelijke overeenkomsten (bijv. werken voor derden) Budget in- of omzetten voor ambtelijke capaciteit en inhuur T oepassing van diverse drempelbedragen

O p bas is van een interne analyse zouden de volgende aanbevelingen besproken en uitgewerkt kunnen worden met de auditcommissie: 1. Maak bij de Kadernota en Begroting per budgetvoors tel expliciet onders cheid in "res ervering/s telpost" en daadwerkelijke "budget/kredietverstrekking". Bij het eers te wordt enkel een bestemmingsreserve gevormd/gevuld of een s telpost in de exploitatie (voor toekomstige kapitaallasten) opgenomen, maar nog geen budget/krediet vertrekt. H et college kan op die onderdelen pas ná een apart raadsvoorstel (met kredietbesluit en/of begrotingswijziging) s tarten met de uitvoering en beschikken over de middelen. D e basisregel is dat als de mutaties in de Begroting zijn verwerkt het c ollege daarmee ook mandaat heeft om uit te voeren. D e raad kan op (een beperkt aantal) onderwerpen een voorbehoud maken. V oorbeeld: E en kredietaanvraag voor het WK s horttrack (€ 1 00.000) of een (inves terings)budget voor het k limaatbestendig aanleggen en vervangen asfalt en groen (4 jaar € 1 ,1 miljoen per jaar). I n welke gevallen wenst u een nadere uitwerking (per jaar), alvorens u het c ollege mandaat geeft om uit te voeren? 2. Stel per budget/krediet een uitvoeringstermijn vast waarbinnen het college bevoegd is in tijd te s chuiven binnen het totale vers trekte budget/krediet/onttrekking res erve. I nformeer de raad bij P&C-documenten enkel d.m.v.

een korte tabel met wij zigingen. V oorbeeld: Bouw van het H uis van Stad en Regio. I ndien het oorspronkelijke plan een projectplanning kent van 2024-2026, mag het c ollege dan restanten van 2 0 24 "automatisch" doorschuiven naar 2 025 indien de uitvoering van het totale project niet wijzigt en binnen het totale krediet blijft? M ag het college ook s c huiven naar 2 027? O f naar 2 030? 3. Stel drempelbedragen vas t waarboven de raad altijd vooraf wijzigingen dient goed te keuren (bes luit), bijvoorbeeld € 1 miljoen. Daaronder kunnen mutaties in tijd, s plitsing in deelkredieten, in gelijke mate verhogen van uitgaven en inkoms ten onder mandaat van college of ambtelijk worden verwerkt en wordt de raad achteraf en kort geïnformeerd (informatieplicht). J aarlijks voeren wij tientallen opdrachten voor derden uit (m.n. regio gemeenten), ontvangen wij s ubsidies voor uitvoering van projecten en geoormerkte Rijksbijdragen. I ndien deze extra middelen nog niet of netto in de Begroting zijn opgenomen, vraagt dit om een verhoging van de begrote baten én in gelijke mate de begrote lasten. V oorbeelden 2 e verzamelwijziging 2020: "T ennet-regeling: D e gemeente D ordrecht voert de regeling van het Rijk uit voor het aankopen van woningen onder hoogspanningsleidingen. D e kosten hiervan

Pagina 3/6

worden vergoed door het Rijk, behoudens de beheerlasten. D e verwachting is dat bij verkoop deze overige kosten ruimschoots worden gedekt. N u zijn de kos ten voor aankoop en inkomst vanuit het Rijk voor één pand opgenomen in de begroting (€ 4 8 0.000)." "Wes telijke D ordtse O ever: D e door ons aan Rijkswaterstaat toegezegde bijdrage van € 3 ,3 miljoen aan de onrendabele top op de verkeersknoop N3-A16 wordt op hun verzoek al in 2 020 betaald in plaats van 2 021 waarin we dit voorzien en begroot hadden." 4. Verhoog het niveau van kredietverlening tot product - of programmaniveau en s tel een lijs t op met uitgezonderde projecten waar de raad apart op meer detail op geïnformeerd wil worden. V oorbeeld 1 e verzamelwijziging 2021: "D e c onform MJO P geplande vervanging van de doelgebieden van de kuns tgrasvelden E op Schenkeldijk en A op Stadspolders en de vervanging van de onderhoudsmachine voor sportvelden schuiven op basis van inspectie door naar 2 0 22." I n de exploitatie ligt het mandaat op programmaniveau (G ezond en L evendig D ordrecht), voor investeringen op het laagste niveau (kunstgras doelgebied s c henkeldijk).

Kunnen de kredieten voor s port (productniveau) als één gezien worden, waarbij het c ollege bevoegd is te s chuiven binnen het product? I ndien u zic h kunt vinden in deze voorstellen kunnen deze verwerkt worden bij de eers tvolgende herijking van de kaderstellende nota's, zoals de financiële verordening en de nota Kiezen, Sturen, Verantwoorden. O ok kunnen deze s pelregels nadere invulling geven aan de "rechtmatigheidsverklaring" die het c ollege vanaf de J aarrekening 2 021 aan de raad zal moeten afgeven. D aarnaast kunnen een aantal verbeteringen per direct doorgevoerd worden indien de c ommissie B&M zich daarin kan vinden: 5. Neem een toelichting op bij de autoris atietabel in de Begroting van alle doorgevoerde wijzigingen, waaronder de toevoegingen in jaars chijf t+3 en indexeringen. 6. Neem in de nota Kiezen Sturen Verantwoorden (planning in 2022) limitatief op welk type wijzigingen in welk P&C-document verwerkt mag worden (bijv. geen nieuwe kredietaanvragen bij Bes tuursrapportage of Verzamelwijziging). 7. Neem in de Begroting en Jaars tukken uitgebreidere (al bes chikbare) informatie op over res erves (zoals doel, s tart en eindjaar, meerjarenraming), zodat meer inzicht onts taat.

Pagina 4/6

3. Nadere toelichting op kredietmutaties 2020 I n de Begroting 2020 zijn 331 mutaties op investeringskredieten doorgevoerd 1. O p 2 6 administratieve wijzigingen na , waar een ambtelijke bevoegdheid ligt, zijn deze allen aan de raad voorgelegd.

Tabel: Begrotingsmutaties in Begroting 2020 voor investeringskredieten nr.

besluit 1 Begroting 2019-2023 2 Kadernota 2020 3 Begroting 2020-2024 4 2e Verzamelwijziging 2019 5 Jaarrekening 2019 6 1e Verzamelwijziging 2020 7 Bestuursrapportage 2020 8 2e Verzamelwijziging 2020 9 Losse Raadsbesluiten 10 Administratieve wijziging Totaal kredietmutaties

datum besluit aantal 14-nov-18 9-jul-19 11-okt-19 17-dec-19 15-apr-20 14-mei-20 22-sep-20 15-dec-20 nov-19 t/m dec-20 jan-20 t/m dec-20

59 0 18 40 78 30 12 53 15 26 331

B egroti ng/Kadernota Bij Begroting en Kadernota kunnen nieuwe kredieten (nieuw beleid) opgenomen worden of eerder genomen raadsbesluiten worden verwerkt. We proberen zoveel mogelijk kredietaanvragen bij de Kadernota voor te leggen om de integrale afweging van s chaarse middelen te kunnen borgen. N adeel van deze methodiek is wel dat de toelichtingen op de voorstellen korter zijn dan bij een los raads voorstel en de tijd om erover te s preken ook beperkt is. D e raad kan daarom op deze momenten wel de "reservering" goedkeuren, maar voor de c onc rete uitwerking alsnog een apart raadsvoorstel vragen met een kredietaanvraag. I n de Begroting worden ook de routinematige vervangingsinvesteringen in jaar t+3 opgevoerd. D eze s taan in een tabel, waar geen nadere toelichting op is gegeven. B estuursrapportage H et c ollege rapporteert over (te verwachten) afwijkingen waarvoor begrotingsbijstelling nodig is, of indien mogelijk bijgestuurd kan worden. We geven aan waar investeringen (dreigen) af (te) wijken en waar mogelijk vertraging optreedt. V oor afwijkingen wordt de begroting direct bijgesteld, voor vers chuivingen nemen we de wijzigingen op in de 2 e verzamelwijziging richting het einde van het boekjaar. Verza melwijzigingen M et een verzamelwijzing worden losse en eerder genomen raadsluiten, waar niet direc t een begrotingswijziging bij zat alsnog in de Begroting verwerkt.

Wij proberen bij losse raadsbesluiten zoveel mogelijk direct de begrotingswijziging toe te voegen, maar s oms is dat nog niet mogelijk (als bijvoorbeeld de nieuwe begroting nog niet is vastgesteld dan kan de raad die nog niet wijzigen). O ok worden er neutrale wijzigingen opgenomen, zoals: V erschuiven van delen van het krediet tussen uitvoeringsjaren; N adere uitsplitsing van c omponenten, bijv. een gebouw met installaties bes taat uit twee kredieten met een verschillende afschrijvingstermijn; 1

Exclusief grondexploitaties

Pagina 5/6

-

-

I nvesteringen in verhuurd vastgoed waarvoor een derde via de huur de kapitaallasten draagt; O mzetting van exploitatiebudget naar investeringsbudget, omdat het BBV vereist dat bepaalde zaken geactiveerd dienen te worden (één s toel aanschaffen kan via de exploitatie, maar een partij s toelen moet geac tiveerd worden). D e omzetting kan gepaard gaan met een mutatie op de res erve afschrijving; I nvesteringen in bedrijfsvoering met dekking binnen het programma (bijv. meubilair of bedrijfssoftware); H et verhogen van lasten en baten op de investeringen als gevolg van bijdragen van derden en s ubsidies.

Ja a rrekening Bij de J aarrekening worden de verschillen tussen de bijgestelde Begroting en de realisatie toegelicht. I n de bijlage "overheveling investeringskredieten" wordt aangeven welke bedragen beschikbaar dienen te blijven voor de verdere uitvoering van de lopende investeringen in het volgende jaar. E fficiencyvoordelen vallen hierbij in principe vrij, onderbesteding als gevolg van vertraging schuiven wij in principe door. Losse ra a dsbesluiten I n 2 0 20 zijn 7 losse raadsvoorstellen vastgesteld waarin 1 5 krediet mutaties zijn opgenomen. D it betrof:  E ngelenburgerbrug en omgeving  T iny houses  Sportaccommodaties Patersweg en Schenkeldijk  P rognose G REXEN, brug en park Stadswerven en infra D KIV  P arkeren O ranje Wit  V oorbereidingskrediet huis van stad en regio  V astgoed Sportboulevard Admi nistratieve wi jzigingen D it betreft het administratief opdelen van een verstrekt krediet en ondersteunt de ambtelijke sturing en verantwoording. D eze wijzigingen worden niet aan de raad voorgelegd omdat op het niveau van de oorspronkelijke kredietverstrekking niets verandert.

Pagina 6/6