Memo aanbevelingen accountantsrapport JS 2023 tbv raad 2-7-2024.pdf

MEMO

Contactpersoon Stefan Brouwer T 06 1826 5093

Van

Peter Heijkoop

Aan

Gemeenteraad

Datum

2 juli 2024

Betreft

Reactie aanbevelingen accountantsrapport Jaarstukken 2023

E sw.brouwer@dordrecht.nl

Tijdens de beeldvormende vergadering van 2 juli over de Jaarstukken is het concept accountantsverslag door de accountant van BDO aan de raadscommissie toegelicht. Hierbij heeft de accountant een toelichting gegeven op een aantal aanbevelingen die zijn opgenomen in het accountantsverslag, te weten: 1. Het werken aan het vergroten van het voorspellend vermogen zodat de raad tijdig wordt geïnformeerd over de status van het financieel beeld (gedurende het jaar en met name in de tweede helft van het jaar). 2. Afspraken maken over wat tijdig melden van overschrijdingen van baten en/of onderschrijdingen van lasten en baten en investeringsbudgetten (kredieten) precies inhoudt en dit concreet uit te werken in een actualisatie van de financiële verordening De commissie heeft mij verzocht om een schriftelijke reactie op deze aanbevelingen aan de raad en hierbij in te gaan op de mate en de manier waarop ik voornemens ben de aanbevelingen van de accountant over te nemen. Ik onderschrijf de aanbevelingen van de accountant. Het tijdig informeren van de raad over de status van het financieel beeld en het vergroten van het voorspellend vermogen vind ik erg belangrijk zodat de raad haar kaderstellende en controlerende rol goed kan uitvoeren. In 2024 zijn we hier al mee gestart en zien we al de eerste contouren van deze verbeteringen.

Een voorbeeld hiervan is de integratie van de eerste Bestuursrapportage en de kadernota in de perspectiefnota. Hierin hebben we de financiële ontwikkelingen van het lopende jaar nadrukkelijker gekoppeld aan het meerjarenperspectief wat het voorspellend vermogen vergroot. Ik wil op de volgende wijze invulling laten geven aan de bovenstaande aanbevelingen: Beide aanbevelingen zijn communicerende vaten en kunnen niet los van elkaar worden gezien worden. Via de Perspectiefnota en de Bestuursrapportage krijgt de raad de nodige informatie over de status van het financieel perspectief (verwacht jaarrekeningresultaat). De Bestuursrapportage behandelt de raad in november. De peildatum voor het opstellen van deze rapportage is 1 september. Dit betekent dat indien in de periode van 1 september tot en met 31 december er majeure afwijkingen zijn, de raad dit nu pas bij de behandeling van de jaarstukken ziet. Ik wil met u in de auditcommissie van oktober nadere afspraken maken over wat een tijdige melding is van majeure over- en onderschrijdingen. Hierbij kunt u denken aan:

Pagina 1/2

-

-

De raad krijgt in december een "slot begrotingswijziging" ter vaststelling waarin de majeure afwijkingen van 1 september tot en met 1 november zijn opgenomen. De raad krijgt in december een raadsinformatiebrief (geen begrotingswijziging) waarin de majeure afwijkingen van 1 september tot en met 1 december zijn opgenomen. Mocht er na 1 december nog sprake zijn van majeure afwijkingen dan krijgt de raad nog een raadsinformatiebrief.

Daarnaast wil ik bij deze bespreking ook afspraken maken over vanaf welke bedrag we spreken van een majeure afwijking. Voor de auditcommissie van oktober krijgt u hiervoor een uitgewerkt voorstel.

Pagina 2/2