KSV 2022 - auditcommissie 17 mei.pdf

Kiezen, Sturen en Verantwoorden 2022 - 2026 Auditcommissie – consulterende bespreking 17 mei 2022 Chris Karsten, Sebastiaan Goud

Agenda 1. Terugblik: Wat is KSV? 2. Proces 3. Consultatie concept voorstellen • Programma-indeling • De W-vragen (activiteiten, budget, indicatoren) • Bestuursrapportage • Jaarstukken • Spelregels 4. Vragen en suggesties

Terugblik: Wat is KSV? KSV = Kiezen, Sturen en Verantwoorden: • Set afspraken tussen college en raad over gemeentelijke sturingscyclus; • Afspraken worden aan de start van een nieuwe raads- en collegeperiode vastgelegd; • Onder meer wettelijke eisen over bijv. Begroting en Jaarstukken, bepaald door Gemeentewet en BBV (Besluit Begroting en Verantwoording); • Ook lokale afspraken over o.a. indicatoren, vorm P&C-producten, aanvullende rapportages (Bestuursrapportage) en budgetrecht.

Het proces in vogelvlucht • 24 nov 2021: Auditcommissie over terug- en vooruitblik op de P&C cyclus: Wat kan er meer, beter of anders aan de P&C-cyclus? • 2 Februari 2022: Bespreking werkdocument KSV met Auditcommissie • 26 April 2022: Nieuwe raadsleden in Auditcommissie informeren over KSV

• 17 Mei 2022: Bespreken/consulteren concept (90% versie) KSVnotitie in Auditcommissie • Mei/Juni 2022: Vaststellen KSV-notitie eerst in college en vervolgens in de raad • Afspraken uit KSV (o.a. budgetspelregels) uitwerken in Financiële verordening en vastleggen.

Consultatie concept KSV Wat is geweest? • • •

Input van vorige Auditcommissies is gebruikt voor herziening KSV; Ingediende moties en wensen zijn onderzocht; Ambtelijke concept nota KSV 2018-2022 met voorstellen is opgesteld.

Vandaag: • Consulterende bespreking van het concept en de voorstellen die zijn beschreven in de Nota Kiezen, Sturen en Verantwoorden 2018-2022. Wat volgt: • Consulterende bespreking en besluit van nieuw college, gevolgd door aanbieding van definitieve versie van KSV aan de raad.

Begroting: programma-indeling Een belangrijk onderdeel van KSV is het bepalen van de begrotingsindeling in beleidsprogramma’s: • De programma-indeling is vrij te bepalen, wel is het wettelijk verplicht om de lasten en baten (ook) volgens de landelijk vastgestelde taakveldverdeling inzichtelijk te maken; • De programma-indeling borduurt in eerste instantie voort op de gekozen indeling van 2018-2022; • Met de Begroting en de programma-indeling wordt het budgetrecht van de raad bepaald.

Begroting: programma-indeling (2) Voorstel 1: De huidige programma-indeling gebaseerd op de periode 2018-2022 te continueren, met inbegrip van de verbetervoorstellen 1a t/m 1c. Voorstel 1a: Programma "Samenwerkend en Verbindend Dordrecht" te hernoemen naar "Bestuurlijk en ondersteunend Dordrecht“

Voorstel 1b: Het programma "Financiën van Dordrecht" op heffen als beleidsprogramma. Voorstel 1c: Taken die in de begroting worden opgenomen ten aanzien van de Groeiagenda en GR Drechtsteden onder te brengen op basis van inhoud.

Begroting: programma-indeling (3) Programma-indeling 2018-2022:

Voorgestelde Programma-indeling 2022 -2026

1.

Samenwerkend en Verbindend Dordrecht

1.

Bestuurlijk en Ondersteunend Dordrecht

2.

Leefbaar en Veilig Dordrecht

2.

Leefbaar en Veilig Dordrecht

3.

Groen en Ruimtelijk Dordrecht

3.

Groen en Ruimtelijk Dordrecht

4.

Sociaal en Zorgzaam Dordrecht

4.

Sociaal en Zorgzaam Dordrecht

5.

Lerend en Ondernemend Dordrecht

5.

Lerend en Ondernemend Dordrecht

6.

Gezond en Levendig Dordrecht

6.

Gezond en Levendig Dordrecht

7.

Duurzaam en Innovatief Dordrecht

7.

Duurzaam en Innovatief Dordrecht

8.

Bouwend en Bereikbaar Dordrecht

8.

Bouwend en Bereikbaar Dordrecht

9.

De Financiën van Dordrecht

• De hoofdindeling blijft behouden, continuïteit; • “Logische” en behapbare verbeteringen doorvoeren • Weinig omstelkosten

De W-vragen In de beleidsprogramma’s de volgende wettelijk vastgelegde vragen gesteld en beantwoord: • Wat willen we bereiken? (doelen/thema’s) • Wat gaan we daarvoor doen? (activiteiten) • Wie zijn daarbij betrokken? (verbonden partijen) • Wat mag het kosten? (budget) • https://dordrecht.begroting-2022.nl/p14600/programmas In de Dordtse begroting zijn nog extra W-vragen opgenomen: • Wat zijn de belangrijkste ontwikkelingen? (wat speelt er) • Wat zijn de indicatoren (meten)

Begroting: Activiteiten Voorstel 2: • Voortaan zowel reguliere activiteiten (going concern) alsook nieuwe activiteiten (growing concern) in de beleidsprogramma's van de begroting op te nemen. Tevens de beschrijving van de activiteiten meer op hoofdlijnen en minder gedetailleerd uit te voeren.

Begroting: Budget Voorstel 3: • De koppeling van geld aan inhoud op het niveau van het beleidsprogramma te blijven continueren en niet over te gaan op een één-op-één koppeling van lasten en baten aan activiteiten. Daarbij wel te onderzoeken of meer financieel inzicht gegeven kan worden door lasten en baten per programma op productniveau te publiceren.

Begroting: Indicatoren Voorstel 4: • Met een raadswerkgroep na publicatie van de Begroting 2023 te onderzoeken welke mogelijke aanvullende indicatoren naast de verplichte BBV-indicatoren kunnen worden opgenomen in de P&Cproducten. En voor de Begroting 2023 alleen BBV-indicatoren op te nemen.

Bestuursrapportage Voorstel 5: Nader onderzoek te doen naar een mogelijke samenvoeging van Bestuursrapprotage en Kadernota, en regionale afspraken over de cyclus en wijze van besluitvorming. (In een mogelijke samenvoeging zal in samenspraak met de Auditcommissie plaatsvinden en in ieder geval niet voor de Bestuursrapportage 2023/Kadernota 2024 plaatsvinden).

Jaarstukken Voorstel 6: • De huidige manier van Verantwoorden met een "stoplichtmodel" (groen-oranje-rood) te beëindigen en meer te focussen op de realisatie (baten/lasten) en afwijkingen van zowel going concern activiteiten (regulier) alsook growing concern (nieuwe) activiteiten. Voorstel 7: • Meer vormen van kwalitatief verantwoorden toe te passen als aanvulling op de reguliere verantwoording van Bestuursrapportage en Jaarstukken en zo de verantwoording te verrijken en de leefwereld boven systeemwereld te zetten.

Spelregels Financiële verordening summier; veel ruimte voor interpretatie en (ontbrekende) regelgeving/afspraken vraagt daarom vaak om aanvullende besluiten. N.a.v. motie voorstel in cie B&M besproken. Daarnaast motie budgetoverheveling. Aanbevelingen in KSV uitgewerkt, daarna vastleggen in financiële verordening. Technische (niet-politieke) zaken regelen met systeembesluit of lichte procedure. Politieke afwegingen transparanter maken, zodat debat kan plaatsvinden. Leidend principe: Actiegericht college • ruim mandaat (binnen de vastgestelde opdracht) – niet teveel programma’s • meer uitleggen/informeren in plaats van voortdurend vragen/bijstellen • actieve informatieplicht

Nieuw beleid en extra geld Voorstel 8: Aanvullende middelen worden zoveel en zo snel mogelijk in de programmabegroting verwerkt. Bij Begroting, Kadernota en Circulaires wordt expliciet aangegeven welke extra middelen die direct aan programma's worden toegevoegd een "reservering/labeling" betreffen, waarvoor een aanvullend Raadsvoorstel volgt, voordat het college tot uitvoering kan overgaan. • •

Borging opvolging aandachtspunt Circulaires (mei, sept, dec) voortaan verwerken via raadsvoorstel met begrotingswijziging en in plaats van RIB + verzamelwijziging.

Voorstel 9: In de financiële verordening opnemen dat neutrale wijziging van lasten en baten voor samenhangende activiteiten die passen binnen het bestaand beleid via een korte tabel in een verzamelwijzing technisch aan de raad worden voorgelegd, zonder verdere toelichting en buiten de rechtmatigheidsverantwoording vallen. In de tabel wordt de activiteit, bedrag en geldverstrekker opgenomen. • Toegepast bij 1e verzamelwijziging 2022:

Investeringskredieten Voorstel 10: Het autorisatieniveau van kredieten vaststellen op productniveau, waarbij de raad in specifieke gevallen expliciet kan besluiten autorisatie te beperken tot één project.

•

Mandaat exploitatie wordt bepaald door programma-indeling

•

8 programma’s bestaan uit ongeveer 100 producten (veelal vergelijkbaar met BBV taakveld)

•

College kan schuiven binnen componenten (bijv. casco/installaties) en activa (bijv. sportveld A en sportveld B)

•

Voor grote projecten mogelijkheid in uitzondering te maken, bijv. ICT verandert! of Huis van Stad en Regio.

Budgetoverheveling/schuiven Huidige situatie: Raadsvoorstel Budgetoverheveling (jan/feb) • Budgetoverheveling exploitatiemiddelen • Alleen “technisch” doorschuiven staand beleid/lopende projecten • Evt. aanvullend resultaatbestemming bij Jaarstukken (geen nieuw beleid / knelpunten) Raadsvoorstel 1e verzamelwijziging (apr/mei) • Projecten uit bestemmingsreserves (nieuwe onttrekking opnemen) • Onderuitputting blijft meestal “automatisch” in reserve beschikbaar Raadsvoorstel Jaarstukken (mei/jun) • Investeringskredieten impliciet via tabel restantkredieten (afsluiten ja/nee) •

Behoorlijke onderbesteding, diverse oorzaken

Budgetoverheveling/schuiven Voorstel 11: Onderbesteding op exploitatiebudgetten, bestemmingsreserves en investeringskredieten integraal verantwoorden in de jaarstukken. In de financiële verordening opnemen dat het college na het passeren van de jaargrens door mag gaan met de uitvoering van projecten, binnen de daarvoor vastgestelde kaders, waaronder ten minste het totale budget/krediet, totdat de raad anders beslist. •

•

Het jaarlijkse Raadsvoorstel Budgetoverheveling én verschuiven van investeringskredieten/reserves in de verzamelwijziging komt daarmee te vervallen. Integrale afweging mogelijk i.r.t. resultaat en financiële ruimte.

Voorstel 12: Aan projecten, bestemmingsreserves en investeringskredieten wordt een planperiode gekoppeld, waarbinnen verschuiving van middelen is toegestaan (geen expliciete besluitvorming, maar wel overzicht bij jaarstukken). Voorstellen voor het schuiven met budgetten buiten planperiode of waarvoor geen planperiode is vastgelegd worden expliciet opgenomen in de beslispunten bij de jaarstukken.

Incidenteel/structureel begroten Voorstel 13: De werkwijze en informatievoorziening in de P&C-cyclus t.a.v. incidentele middelen ongewijzigd laten. • •

Aantal activiteiten (meerjarig) incidenteel begroot Overzichtelijk opgenomen per programma

• • •

Enige mate van risico Inkomstenkant gemeente ook steeds meer incidenteel Inzicht voldoende? Dan politieke keuze

Vragen en suggesties?