Jaarverslag Toezicht 2025 Dordrecht - definitief.pdf

Verslag van de gemeentearchivaris omtrent het toezicht op de informatiehuishouding van de gemeente Dordrecht

2025 L. Scheuneman BMIC archiefinspecteur In opdracht van de gemeentearchivaris van Dordrecht, drs. T.J. de Bruijn Regionaal Archief Dordrecht Maart 2026

Verslag van de gemeentearchivaris 2025

2

Inhoudsopgave INLEIDING ........................................................................................................................3 MANAGEMENTSAMENVATTING .............................................................................................4

ALGEMEEN BEELD EN STAND VAN ZAKEN ................................................................... 4 AANBEVELINGEN ...................................................................................................... 5 1.

LOKALE REGELINGEN EN KWALITEITSZORG ........................................................ 6 1.1

LOKALE REGELINGEN ............................................................................................ 6

1.2

INTERNE KWALITEITSZORG ................................................................................... 6

2.

GOEDE, GEORDENDE EN TOEGANKELIJKE STAAT VAN DIGITALE INFORMATIE ....... 6 2.1

REGISTRATIE EN ARCHIVERING IN HET KZA ............................................................ 7

2.1.1

KOPPELING VAN HET KZA MET E -BESLUITVORMING ................................................... 7

2.1.2

KZA VERSUS MS TEAMS/SHAREPOINT ....................................................................... 7

2.2

OPNAME VAN ARCHIEFWAARDIGE INFORMATIE IN TAAKAPPLICATIES ...................... 8

2.3

ARCHIVERING VAN E -MAILBERICHTEN ................................................................... 8

3.

GOEDE, GEORDENDE EN TOEGANKELIJKE STAAT VAN ANALOGE INFORMATIE ....... 9 3.1

BEWERKING VAN DE BOUWDOSSIERS .................................................................... 9

3.2

BEWERKING EN OVERBRENGING VAN DE ARCHIEFBESTANDEN 1990 -1999 ................ 9

3.3

ARCHIEFWAARDIGE INFORMATIE IN MOZAIEK ........................................................ 9

4.

VERNIETIGING EN VERVANGING VAN INFORMATIE ........................................... 10 4.1

MACHTIGINGEN TOT VERNIETIGINGEN VERLEEND IN 2025 ..................................... 10

4.2

ACTUALISATIE VAN HET HANDBOEK VERVANGING DRECHTSTEDEN ......................... 11

5.

ARCHIEFBEWAARPLAATSEN EN ARCHIEFRUIMTEN ............................................ 11 5.1

ARCHIEFBEWAARPLAATS EN E -DEPOT ................................................................... 11

5.1.1

KLIMAATBEHEERSYSTEEM IN HET STADSDEPOT ........................................................ 12

5.1.2

OVERBRENGING NAAR DE ARCHIEFBEWAARPLAATS .................................................. 12

5.1.3

TERBESCHIKKINGSTELLING VAN DE NAAR DE ARCHIEFBEWAARPLAATS OVERGEBRACHTE INFORMATIE ............................................................................... 12

5.2

6.

ARCHIEFRUIMTEN ............................................................................................... 12

5.2.1

UITPLAATSING VAN ARCHIEFBESTANDEN UIT HET STADSKANTOOR ............................ 12

5.2.2

UITPLAATSING VAN ARCHIEFBESTANDEN UIT HET STADSKANTOOR ............................ 13

FORMATIE TEN BEHOEVE VAN HET INFORMATIE - EN ARCHIEFBEHEER ............... 13

Regionaal Archief Dordrecht

Maart 2026

Verslag van de gemeentearchivaris 2025

3

INLEIDING

De overheid dient verantwoording af te kunnen leggen over haar handelen en ervoor te zorgen dat dit handelen, ook in de toekomst, gereconstrueerd kan worden. Daarom is het belangrijk zorgvuldig om te gaan met de neerslag van dit handelen, het archief. Artikel 3 van de Archiefwet 1995 verplicht overheidsorganen om de onder hen berustende archiefbescheiden in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen en te bewaren, en zorg te dragen voor de vernietiging van de daarvoor in aanmerking komende informatie. Onder archiefbescheiden verstaan we alle in het kader van de taakuitvoering van een organisatie ontvangen en opgemaakte documenten (zowel op papier als digitaal). Archief is niet anders dan het geheel van informatie die nodig is voor de uitvoering van taken en aan te wenden is als geheugensteun, voor bewijs en verantwoording en voor hergebruik. Het gebruik ervan door de archiefvormer begint op het moment dat het ontstaat of is ontvangen en stopt wanneer de informatie niet meer nodig is voor de administratie. Daarna moet het archief worden overgebracht naar de archiefbewaarplaats dan wel worden vernietigd. Echter begrippen als 'archiefbescheiden' en 'archief' suggereren ten onrechte dat het domein van de Archiefwet slechts betrekking heeft op historisch materiaal in beheer bij de archiefbewaarplaatsen.

Dit beeld is niet correct, omdat de Archiefwet in feite ook een informatiewet is. Daarom worden in dit verslag in plaats van het woord 'archiefbescheiden' zoveel mogelijk het neutrale, hieraan gelijk gestelde begrip 'informatie' en de specifiekere term 'informatieobject'1 gehanteerd. Het toezicht op het informatie- en archiefbeheer van de gemeente Dordrecht is op grond van artikel 32, tweede lid van de Archiefwet belegd bij de gemeentearchivaris. Conform artikel 2, eerste lid van de Archiefverordening van de gemeente Dordrecht brengt de gemeentearchivaris verslag uit omtrent de uitoefening van het toezicht op de informatiehuishouding aan het college van burgemeester en wethouders van Dordrecht. Het college legt op zijn beurt middels dit jaarverslag verantwoording af aan de gemeenteraad omtrent dit toezicht volgens artikel 30 van de Archiefwet en artikel 3 van de bovengenoemde Archiefverordening. Hierdoor wordt de gemeenteraad in de gelegenheid gesteld het college van burgemeester en wethouders te controleren ten aanzien van zijn zorgtaak. Dit jaarverslag kan tevens worden gebruikt om in het kader van het interbestuurlijk toezicht het college van Gedeputeerde Staten te informeren. Het verslag van de gemeentearchivaris omtrent het toezicht op de informatiehuishouding over 2025 is vervaardigd mede op grond van de zgn. 'Kritische Prestatie Indicatoren' (KPI's)2.

Deze KPI’s zijn door de Vereniging van Nederlandse Gemeenten in samenwerking met partijen uit het archiefveld ontworpen en zijn de basis voor het eigen horizontale toezicht. Zij betreffen een tiental aandachtsgebieden die betrekking hebben op de manier waarop door de gemeente uitvoering wordt gegeven aan de Archiefwet en de uit deze wet voortkomende regelgeving: het Archiefbesluit, de Archiefregeling en de lokale regelingen (Archiefverordening en Regeling Informatiebeheer). Naast de KPI’s vormen de observaties van de archiefinspecteur en de contactmomenten met de gemeentelijke organisatie de basis van dit verslag. Eerst wordt in dit verslag in een samenvatting een algemeen beeld van de stand van zaken in het afgelopen jaar gegeven en de in het verdere verslag gedane aanbevelingen puntsgewijs opgesomd. Vervolgens worden de uit het toezicht in 2025 voortvloeiende bevindingen in verschillende paragrafen nader uiteengezet.

1

Een informatieobject is een verzameling aan elkaar gerelateerde gegevens die als eenheid wordt behandeld.

2

Kritische Prestatie Indicatoren gemeentelijke archiefketen (bijlage bij VNG-ledenbrief ‘Horizontale verantwoording gemeentelijke archiefketen van 21 juli 2011): archiefkader ter versterking van de gemeentelijke horizontale verantwoording in het licht van de in 2012 in werking getreden Wet Revitalisering generiek toezicht.

Regionaal Archief Dordrecht

Maart 2026

Verslag van de gemeentearchivaris 2025

4

MANAGEMENTSAMENVATTING

ALGEMEEN BEELD EN STAND VAN ZAKEN In 2025 zijn de nodige verrichtingen uitgevoerd om de kwaliteit van het informatie- en archiefbeheer van de gemeente Dordrecht te verbeteren. Zo is in het afgelopen jaar een verdere doorontwikkeling van het Klant-, Zaak- en Archiefsysteem (KZA) gerealiseerd. Zo is het organisatiemodel van de gemeente Dordrecht in het KZA geïmplementeerd, zodat de inrichting van het Klant-, Zaak- en Archiefsysteem beter op de organisatiestructuur aansluit. Ook zijn nieuwe zaaktypen en webformulieren opgenomen en bestaande op verzoek van gebruikers van het KZA verbeterd. Verder worden door team Digitale Informatievoorziening (DIV) regelmatig gebruikerstrainingen gegeven aan nieuwe medewerkers binnen de gemeente Dordrecht. Ook is in november 2025 een koppeling van het KZA met de taakapplicatie e-Besluitvorming gerealiseerd. Door genoemde koppeling kunnen de informatieobjecten betreffende de bestuurlijke besluitvorming automatisch in het KZA worden gearchiveerd. Op grond van het Migratieplan Drechtsteden is in 2025 de migratie van de relevante informatie op de netwerkschijven naar MS Teams intensief voortgezet en nagenoeg afgerond.

Verder heeft team DIV ook in het afgelopen jaar een groot aantal informatieanalyses uitgevoerd van (taak)applicaties om te bezien in hoeverre ze de benodigde archiveringsfunctionaliteiten bezitten om een goede en rechtmatige digitale archivering te kunnen waarborgen. Medio 2025 is de bewerking van de circa 630 strekkende meter bouwdossiers van de gemeente Dordrecht onder leiding van een externe projectleider weer opgepakt om de geordende en toegankelijke staat van dit bouwarchief te verbeteren. Voorts is de bewerking en inventarisatie van de in archiefruimte S07 in het Stadskantoor geplaatste te bewaren en over te brengen archiefbestanden van de gemeente Dordrecht uit de periode 1990-1999 succesvol afgerond. De archiefbestanden zijn op 12 november 2025 wettelijk overgebracht naar de gemeentelijke archiefbewaarplaats. De in het Stadskantoor en het gebouw De Hellingen geplaatste archiefbestanden dienen vanwege de aanstaande verhuizing naar het Dordthuis te worden verplaatst naar geschikte archiefruimten die voldoen aan de in de Archiefregeling gestelde eisen. In 2025 is door team DIV een aantal opties onderzocht om de betreffende archiefbestanden onder te brengen.

De voorkeur is uitgesproken voor het Regionaal Archief Rivierenland in Tiel, aangezien die organisatie naast een financieel aantrekkelijker aanbod ook meer ondersteuning kan leveren bij opvragingen uit en uitlening van de uit te plaatsen archiefbestanden. Het Regionaal Archief Rivierenland beschikt over een archiefbewaarplaats die voldoet aan alle in de Archiefregeling gestelde eisen. In 2025 heeft team DIV in 2025 het handboek voor de vervanging van de papieren documenten door digitale reproducties geactualiseerd. Dit handboek vormt de basis waarop het besluit tot vervanging wordt genomen door het college van burgemeester en wethouders in zijn rol als zorgdrager van alle gemeentelijke archieven. In november 2025 heeft de archiefinspectie de conceptversie van het geactualiseerde handboek van commentaar voorzien. Inmiddels heeft de gemeentearchivaris ingestemd met het Handboek vervanging archiefbescheiden Drechtsteden versie 2.0 en het college van burgemeester en wethouders geadviseerd om het vervangingsbesluit te nemen. Bij de bouw van het Stadsdepot in 2005 is een geschikt klimaatbeheersysteem geïnstalleerd. Dit systeem is na 20 jaar vanwege slijtage niet meer voldoende in staat om het klimaat en de luchtvochtigheid in de archiefdepots dermate te reguleren, dat geheel kan worden voldaan aan de in de Archiefregeling gestelde eisen. Met de eigenaar van het pand

Regionaal Archief Dordrecht

Maart 2026

Verslag van de gemeentearchivaris 2025

5

is afgesproken dat medio 2026 het klimaatbeheersysteem wordt aangepakt om de ontstane problematiek te verhelpen. In het afgelopen jaar is dus veel werk verzet gezet ter verbetering van de kwaliteit van het informatie- en archiefbeheer. Wel bestaan er verschillende kwesties die de aandacht vergen of waarop actie dient te worden genomen. Zo blijft het creëren, onderhouden en vergroten van de bewustwording onder de medewerkers van de gemeente Dordrecht van het gebruik van het KZA een voortdurende grote inspanning vereisen. Verder dient de archiefwaardige informatie in MS Office 365 (OneDrive/MS Teams met op de achtergrond Sharepoint) te worden opgenomen in het KZA of in de daartoe bestemde taakapplicatie. De noodzakelijke kwaliteitscontroles hierop ontbreken echter. Samen met het gemis van de benodigde koppeling tussen het KZA en MS Office 365 vergroot dit het risico dat archiefwaardige informatieobjecten niet vanuit MS Teams naar het KZA worden verplaatst. In dit kader moet worden vermeden dat archiefwaardige informatie zowel in het KZA c.q. een taakapplicatie als in MS Office 365 wordt opgeslagen, om onduidelijkheid over de status van de verschillende versies te voorkomen. Ook het archiveren van e-mailberichten blijft de voortdurende aandacht vragen.

Het college van burgemeester en wethouders heeft zich in het najaar van 2022 geconformeerd aan de door de Vereniging van Nederlandse Gemeenten opgestelde selectielijst voor emailbewaring3, een hulpmiddel om meer grip te krijgen op de e-mailstromen en zodoende e-mailarchivering te verbeteren. Met het aansluiten op de selectielijst e-mailbewaring is de gemeente de verplichting aangegaan om de lijst per 1 januari 2024 te implementeren. Tot op dit moment is de methodiek nog niet ingevoerd. In de eerdere toezichtverslagen werd gemeld dat niet alle informatieobjecten in de verouderde applicatie Mozaiek, die tien jaar of langer bewaard moeten blijven, in analoge vorm is opgenomen in fysieke dossiers. Mozaiek bevat ook digitale informatieobjecten die nooit in analoge vorm ter archivering aan team DIV zijn aangeboden, hoewel het analoge archief destijds leidend was. Deze kwestie moet worden aangepakt, zodat de gemeente Dordrecht kan instaan voor een compleet en betrouwbaar archief. In 2025 hebben binnen team DIV de nodige personeelswisselingen plaatsgevonden door uit- en indiensttredingen en natuurlijk verloop. Vanwege de krapte op de arbeidsmarkt verliep de invulling van opengevallen formatieplaatsen in 2025 moeizaam en wordt in enkele gevallen een beroep gedaan op tijdelijk personeel.

AANBEVELINGEN Om een kwalitatief goed archief- en informatiebeheer te kunnen realiseren, doet de archiefinspectie hierbij een aantal aanbevelingen. Onderstaand vindt u een opsomming van deze aanbevelingen met een verwijzing naar de desbetreffende paragraaf. •

Besteed zoveel aandacht als nodig aan het vergroten van de bewustwording onder de medewerkers van de vereiste registratie van archiefwaardige informatie in het Klant-, Zaak- en Archiefsysteem (zie paragraaf 2.1).

•

Zorg voor periodieke kwaliteitscontroles op de opslag van informatie op MS Office 365 (OneDrive/MS Teams met op de achtergrond Sharepoint). Zorg ervoor, dat archiefwaardige informatieobjecten in MS Office 365 worden verplaatst naar het KZA c.q. een taakapplicatie (zie paragraaf 2.1.2).

3

De ‘Selectielijst e-mailbewaring gemeenten en intergemeentelijke organen 2024’, op 19 juli 2023 vastgesteld door de algemene rijksarchivaris namens de staatsecretaris van OCW. De lijst is opgesteld volgens de zogenoemde Capstone-methodiek. Dit houdt in dat van sleutelfunctionarissen (leden van het college van B&W, ambtelijke topfuncties, voorzitter/leden/directeur van de rekenkamer en de raadgriffier) alle e-mailberichten blijvend bewaard worden. E-mailberichten van overige functionarissen worden na zeven jaar vernietigd.

Regionaal Archief Dordrecht

Maart 2026

Verslag van de gemeentearchivaris 2025

6

•

Implementeer de selectielijst e-mailbewaring met bijbehorende methodiek binnen afzienbare tijd om meer grip te krijgen op de e-mailarchivering binnen de gemeentelijke organisatie (zie paragraaf 2.3).

•

Zorg voor de vereiste capaciteit om tot een goede oplossing te komen voor de problematiek omtrent het veiligstellen van langdurig te bewaren digitale informatie, en voor een functionaliteit voor het rechtmatig vernietigen van digitale informatie uit Mozaiek (zie paragraaf 3.3).

•

Zorg ervoor dat het project aangaande de bewerking van de bouwdossiers van de gemeente Dordrecht ook na de verhuizing uit het Stadskantoor integraal wordt voortgezet (zie paragraaf 5.2.2).

BEVINDINGEN AAN DE HAND VAN DE KPI-ELEMENTEN

1.

LOKALE REGELINGEN EN KWALITEITSZORG

De gemeente Dordrecht dient regelingen vast te stellen voor het informatie- en archiefbeheer conform wettelijke eisen. Verder moet de gemeente Dordrecht voor het beheer van de archiefwaardige informatie gebruik maken van een kwaliteitssysteem waarvoor toetsbare eisen zijn geformuleerd. 1.1

LOKALE REGELINGEN

Ook in 2025 beschikte de gemeente Dordrecht over actuele lokale regelingen met betrekking tot het informatie- en archiefbeheer, aangezien de Archiefverordening en de Regeling informatiebeheer sinds 2022 aan de huidige wet- en regelgeving zijn aangepast. 1.2

INTERNE KWALITEITSZORG

Conform artikel 16 van de Archiefregeling dient het college van burgemeester en wethouders als zorgdrager ervoor te zorgen dat het beheer van haar archiefbescheiden voldoet aan toetsbare eisen van een door haar toe te passen kwaliteitssysteem, een goed hulpmiddel om een efficiënte en betrouwbare informatievoorziening te waarborgen. Daarbij dienen de bedrijfsprocessen gedetailleerd in kaart te worden gebracht en vervolgens te worden vastgelegd in een kwaliteitshandboek. Vaste procedures en normen in combinatie met periodieke controles dragen bij tot een stabiele kwaliteit van de werkzaamheden. Bovendien genereert een dergelijk systeem kengetallen en normen waarop het management goed kan sturen. Het kwaliteitssysteem is beschreven in het door het college van burgemeester en wethouders vastgestelde Kwaliteitshandboek. Ten behoeve van de kwaliteitszorg zijn in de formatie van team DIV twee fte opgenomen. Het is belangrijk om de kwaliteitscontroles structureel en intensief voort te zetten, aangezien voor het vormen van een compleet en betrouwbaar duurzaam digitaal archief goede kwaliteitscontroles onmisbaar zijn (zie ook paragraaf 2.1.2).

2.

GOEDE, GEORDENDE EN TOEGANKELIJKE STAAT VAN DIGITALE INFORMATIE

Vanaf de creatie tot de vernietiging c.q. overbrenging van de digitale informatiebestanden naar een e-depot is grip en sturing op deze informatie van vitaal belang voor een goed functionerende overheid. Een belangrijke norm hiervoor is de NEN-ISO 161754. Deze norm

4

NEN-ISO 16175-1:2020: de norm voor informatiemanagement die de principes en vereisten biedt voor applicaties die nodig zijn om digitale informatie te beheren.

Regionaal Archief Dordrecht

Maart 2026

Verslag van de gemeentearchivaris 2025

7

geeft functionele eisen die moeten worden geïmplementeerd in systemen, hetzij specifiek voor informatie- en archiefmanagement bestemde applicaties of voor taakapplicaties om informatie goed te kunnen beheren. Essentieel voor het houden van grip en sturing op informatie is, dat het door de Archiefregeling vereiste ordeningsplan (binnen de Drechtsteden in de vorm van de i-Navigator) volledig en actueel blijft, zodat altijd inzichtelijk is welke archiefwaardige informatie in welke applicatie is opgeslagen en tot welk proces de betreffende informatie behoort (contextborging). Op die manier is de informatie gemakkelijker terugvindbaar. 2.1

REGISTRATIE EN ARCHIVERING IN HET KZA

In 2025 is een verdere doorontwikkeling van het Klant-, Zaak- en Archiefsysteem (KZA) gerealiseerd. Zo is het organisatiemodel van de gemeente Dordrecht in het KZA geïmplementeerd, zodat de inrichting van het Klant-, Zaak- en Archiefsysteem beter op de organisatiestructuur aansluit. Ook zijn nieuwe zaaktypen en webformulieren opgenomen en bestaande op verzoek van gebruikers van het KZA verbeterd. Verder worden door team DIV regelmatig gebruikerstrainingen gegeven aan nieuwe medewerkers binnen de gemeente Dordrecht. Wel blijft het creëren, onderhouden en vergroten van de bewustwording onder de medewerkers van de gemeente Dordrecht van het gebruik van het KZA een voortdurende grote inspanning vergen. Om een volledig en betrouwbaar digitaal archief te kunnen waarborgen is de vereiste registratie en archivering van alle archiefwaardige informatie in het KZA onmisbaar. Aanbeveling Besteed zoveel aandacht als nodig aan het vergroten van de bewustwording onder de medewerkers van de vereiste registratie van archiefwaardige informatie in het Klant-, Zaak- en Archiefsysteem. 2.1.1

KOPPELING VAN HET KZA MET E -BESLUITVORMING

In november 2025 is een koppeling van het KZA met de taakapplicatie e-Besluitvorming gerealiseerd. Binnen de gemeente Dordrecht ondersteunt e-Besluitvorming bij het digitaliseren en stroomlijnen van de (bestuurlijke) processen rondom vergaderen, agenderen en besluitvorming. Door genoemde koppeling kunnen de informatieobjecten betreffende de bestuurlijke besluitvorming automatisch in het KZA worden gearchiveerd. 2.1.2

KZA VERSUS MS TEAMS/SHAREPOINT

In 2025 is op grond van het migratieplan5 de migratie van de relevante informatie op de netwerkschijven naar MS Teams intensief voortgezet en nagenoeg afgerond. In MS Teams kan informatie worden opgeslagen en gedeeld. De archiefwaardige informatie in MS Office 365 (OneDrive/MS Teams met op de achtergrond Sharepoint) dient te worden opgenomen in het KZA of in de daartoe bestemde taakapplicatie. De noodzakelijke kwaliteitscontroles hierop ontbreken echter. Samen met het gemis van de benodigde koppeling tussen het KZA en MS Office 365 vergroot dit het risico dat archiefwaardige informatieobjecten niet vanuit MS Teams naar het KZA worden verplaatst. Het gevaar van een onvolledig en daardoor onbetrouwbaar leidend digitaal archief is daardoor onmiskenbaar aanwezig. In dit kader blijft de archiefinspectie erop wijzen dat absoluut moet worden vermeden dat archiefwaardige informatie zowel in het KZA c.q. een taakapplicatie als in MS Office 365 wordt opgeslagen. Het archiveren van een informatieobject in verschillende applicaties werkt onduidelijkheid over de status van de verschillende versies in de hand en tast zo de authenticiteit en betrouwbaarheid van het digitale archief aan. Een informatieobject dient slechts op één plaats te worden opgeslagen, zodat er geen verwarring en discussie kan 5

Migratieplan Drechtsteden van netwerkschijven naar MS Teams (13 maart 2024).

Regionaal Archief Dordrecht

Maart 2026

Verslag van de gemeentearchivaris 2025

8

ontstaan over de status en de locatie van de originele versie van de betreffende informatie. Daarom is het van wezenlijk belang dat via periodieke kwaliteitscontroles getoetst wordt op een juiste omgang met informatie in MS Teams. Aanbeveling Zorg voor periodieke kwaliteitscontroles op de opslag van informatie op MS Office 365 (OneDrive/MS Teams met op de achtergrond Sharepoint). Zorg ervoor, dat archiefwaardige informatieobjecten in MS Office 365 worden verplaatst naar het KZA c.q. een taakapplicatie. 2.2

OPNAME VAN ARCHIEFWAARDIGE INFORMATIE IN TAAKAPPLICATIES

Ook taakapplicaties moeten over archiveringsfunctionaliteiten beschikken zodra in deze applicaties archiefwaardige informatieobjecten worden opgenomen. Ook voor taakapplicaties geldt de archiefwet- en regelgeving, zoals de verplichte vernietiging van (digitale) informatie. Tevens is vereist dat taakapplicaties functionaliteit bevatten om blijvend te bewaren informatieobjecten vanuit de applicaties over te kunnen brengen naar bijvoorbeeld een e-depot. Verder dient ook bij archivering in taakapplicaties te worden gewaakt voor versnippering van informatie, om te voorkomen dat de informatie minder of zelfs niet meer toegankelijk wordt. Ook in 2025 heeft het team DIV een groot aantal informatieanalyses uitgevoerd van (taak)applicaties om te bezien in hoeverre ze de benodigde archiveringsfunctionaliteiten bezitten om een goede en rechtmatige digitale archivering te kunnen waarborgen. Verder heeft de archiefinspectie in november 2025 een aanvang gemaakt met de inspectie van de taakapplicatie Uitvaartsuite, een applicatie ter ondersteuning van het beheer van begraafplaatsen en crematoria. 2.3

ARCHIVERING VAN E -MAILBERICHTEN

Ook het archiveren van e-mailberichten blijft de voortdurende aandacht van overheidsorganisaties vragen, zoals is gebleken uit een onderzoek door de Inspectie Overheidsinformatie en Erfgoed6. De archiefinspectie blijft hameren op de eigen verantwoordelijkheid van de medewerkers binnen de organisatie voor een juiste en rechtmatige archivering van emailberichten. Het college van burgemeester en wethouders heeft zich in het najaar van 2022 geconformeerd aan de door de Vereniging van Nederlandse Gemeenten opgestelde selectielijst voor e-mailbewaring7. Deze lijst dient als hulpmiddel om meer grip te krijgen op de e-mailstromen en zodoende e-mailarchivering te verbeteren. Met het aansluiten op de selectielijst e-mailbewaring is de gemeente de verplichting aangegaan om de lijst per 1 januari 2024 te implementeren. Tot op dit moment is de methodiek nog niet ingevoerd. Daardoor geldt de oude procedure waarbij de e-mailberichten van bestuurders en ambtenaren drie maanden na uitdiensttreding worden verwijderd. Aanbeveling Implementeer de selectielijst e-mailbewaring met bijbehorende methodiek binnen afzienbare tijd om meer grip te krijgen op de e-mailarchivering binnen de gemeentelijke organisatie.

‘E-mailarchivering monitor overheidsinformatie 2023-2024’, publicatie van de Inspectie Overheidsinformatie en Erfgoed (12 december 2024). 6

7

De ‘Selectielijst e-mailbewaring gemeenten en intergemeentelijke organen 2024’, op 19 juli 2023 vastgesteld door de algemene rijksarchivaris namens de staatsecretaris van OCW. De lijst is opgesteld volgens de zogenoemde Capstone-methodiek. Dit houdt in dat van sleutelfunctionarissen (leden van het college van B&W, ambtelijke topfuncties, voorzitter/leden/directeur van de rekenkamer en de raadgriffier) alle e-mailberichten blijvend bewaard worden. E-mailberichten van overige functionarissen worden na zeven jaar vernietigd.

Regionaal Archief Dordrecht

Maart 2026

Verslag van de gemeentearchivaris 2025

9

Deze bewaring van e-mailboxen van aangewezen sleutelfunctionarissen op basis van de selectielijst e-mailbewaring blijft echter een noodoplossing om te voorkomen dat belangrijke e-mail onrechtmatig worden verwijderd. Een geordende en toegankelijke staat van de e-mailberichten is daarmee nog niet geregeld. Nog steeds behoren formele e-mailberichten, net als informatieobjecten in andere vorm, in het KZA of een taakapplicatie te worden gearchiveerd in de zaken waartoe ze behoren.

3.

GOEDE, GEORDENDE EN TOEGANKELIJKE STAAT VAN ANALOGE INFORMATIE

Digitale archivering en digitaal informatiebeheer zijn vandaag de dag de norm binnen overheidsorganisaties. Analoog informatiebeheer is daarmee echter nog niet verdwenen. Ook analoge informatie behoort in goede, geordende en toegankelijke staat te worden gebracht en gehouden, bijvoorbeeld om conform de Archiefwet te worden overgebracht naar een archiefbewaarplaats. Het bewerken van dat archief voor overbrenging naar een archiefdienst is en blijft specialistisch werk waarbij kennis van de archiefwet- en regelgeving nodig is. 3.1

BEWERKING VAN DE BOUWDOSSIERS

In een ruimte in de kelder van het Stadskantoor van de gemeente Dordrecht staan circa 630 strekkende meter bouwdossiers van de gemeente Dordrecht opgeslagen. Deze worden door de Omgevingsdienst Zuid-Holland Zuid beheerd. Dit archief Bouwen en Wonen dient te worden bewerkt om de geordende en toegankelijke staat te verbeteren. Medio 2025 is de bewerking onder leiding van een externe projectleider weer opgepakt. Na de bewerking moeten de bouwdossiers ouder dan 20 jaar wettelijk worden overgebracht naar de archiefbewaarplaats en dient het overgebleven gedeelte in een goedgekeurde archiefruimte te worden geplaatst (zie ook paragraaf 5.1.2). 3.2

BEWERKING EN OVERBRENGING VAN DE ARCHIEFBESTANDEN 1990 -1999

In 2025 is de bewerking en inventarisatie van de in archiefruimte S07 in het Stadskantoor geplaatste te bewaren en over te brengen archiefbestanden van de gemeente Dordrecht uit de periode 1990-1999 succesvol afgerond. De archiefbestanden zijn op 12 november 2025 wettelijk overgebracht naar de gemeentelijke archiefbewaarplaats. De bijbehorende vereiste verklaring van overbrenging heeft de gemeentearchivaris op 5 januari 2026 in tweevoud aan het college van burgemeester en wethouders als zorgdrager gezonden ter ondertekening. Na ondertekening behoort een exemplaar van de verklaring aan de gemeentearchivaris te worden te worden geretourneerd. Dit is tot heden niet gebeurd.

3.3

ARCHIEFWAARDIGE INFORMATIE IN MOZAIEK

In 2024 is een procedure afgesproken om de jarenlange problematiek rond de vernietiging van de numerieke/chronologische series in de verouderde applicatie Mozaiek te kunnen oplossen en een verantwoorde vernietiging van de betreffende analoge documenten te kunnen realiseren. Sindsdien worden jaarlijks de analoge documenten in de numerieke series met een bewaartermijn korter dan tien jaar na het verstrijken ervan vernietigd. De digitale reproducties in Mozaïek worden echter nog niet vernietigd omdat daarvoor de functionaliteit ontbreekt en nog moet worden ontwikkeld. In de eerdere toezichtverslagen werd gemeld dat niet alle informatieobjecten in de verouderde applicatie Mozaiek, die tien jaar of langer bewaard moeten blijven, in analoge vorm is opgenomen in fysieke dossiers. Mozaiek bevat ook digitale informatieobjecten die nooit in analoge vorm ter archivering aan team DIV zijn aangeboden, hoewel het analoge archief destijds leidend was. Hiervan moeten de digitale informatieobjecten, die langer dan tien jaar te bewaren zijn, worden veiliggesteld en overgezet naar het KZA of een daartoe aangewezen taakapplicatie.

Regionaal Archief Dordrecht

Maart 2026

Verslag van de gemeentearchivaris 2025

10

Deze kwestie moet worden aangepakt, zodat de gemeente Dordrecht kan instaan voor een compleet en betrouwbaar archief. De aanbeveling blijft hier nog steeds van kracht. Aanbeveling Zorg voor de vereiste capaciteit om tot een goede oplossing te komen voor de problematiek omtrent het veiligstellen van langdurig te bewaren digitale informatie, en voor een functionaliteit voor het rechtmatig vernietigen van digitale informatie uit Mozaiek.

4.

VERNIETIGING EN VERVANGING VAN INFORMATIE

Gemeentelijke organisaties mogen alleen informatie vernietigen waarvoor de gemeentearchivaris een machtiging tot vernietiging heeft verleend. Met deze procedure wordt voorkomen dat informatie verloren gaat die daarvoor (nog) niet in aanmerking komt. De archiefinspectie controleert namens de gemeentearchivaris de wettelijke bewaartermijnen van de data en informatie die op een vernietigingslijst voorkomen op grond van de vigerende selectielijst en beoordeelt of te vernietigen data en informatie alsnog voor blijvende bewaring in aanmerking komen vanuit het (cultuur)historisch belang.

4.1

MACHTIGINGEN TOT VERNIETIGINGEN VERLEEND IN 2025

In het afgelopen jaar werden door de archiefinspectie machtigingen tot vernietiging verleend voor data en informatie vermeld in de volgende vernietigingslijsten van (deels voormalige) organisatieonderdelen van de gemeente Dordrecht: Vernietigingslijst van organisatie(onderdeel)

Machtiging verleend op

•

voormalige Servicecentrum Drechtsteden - digitale zaken InProces

03-03-2025

•

gemeente Dordrecht - digitale zaken InProces

03-03-2025

•

voormalige sector Publieksdiensten - Vernietigingslijst 2023 KCC

24-03-2025

•

voormalige sector Publieksdiensten - Vernietigingslijst 2023 parkeren

24-03-2025

•

voormalige sector Stadsontwikkeling - Vernietigingslijst 2023 - uitvoeringsstukken Commissie Beroepsschriften

28-04-2025

•

voormalige sector Stadsontwikkeling - Vernietigingslijst 2023 - subsidie- en andere financiële archiefbescheiden Erfgoed

28-04-2025

•

voormalige sector Stadsontwikkeling - Vernietigingslijst 2023 - kopieën en uitvoeringsstukken inzake organisatie en gebouwen

28-04-2025

•

voormalige sector Stadsontwikkeling - Vernietigingslijst 2023 uitvoeringsstukken verkeer en vervoer

28-04-2025

•

gemeente Dordrecht - salarisgegevens periode 1980-1996 onderwijsgevenden 16-05-2025 openbaar onderwijs

•

voormalige sector Stadsontwikkeling - Vernietigingslijst 2023 voorbereidende stukken inzake bestemmingsplannen

16-05-2025

•

voormalige sector Stadsontwikkeling - Vernietigingslijst 2023 uitvoeringsstukken Economie

16-05-2025

•

voormalige sector Stadsontwikkeling - Vernietigingslijst 2023 - kopieën en uitvoeringsstukken Milieu

16-05-2025

•

voormalige sector Stadsontwikkeling - Vernietigingslijst 2023 - financiële bescheiden stedenbouw en wonen

16-05-2025

•

voormalige sector Stadsontwikkeling - Vernietigingslijst 2023 – kopieën, werkdossiers en uitvoeringsstukken m.b.t. projecten

20-06-2025

•

Gemeentebelastingen Drechtsteden – Vernietigingslijst 2025

20-06-2025

•

Ingenieursbureau Drechtsteden - Vernietigingslijst 2025

15-07-2025

Regionaal Archief Dordrecht

Maart 2026

Verslag van de gemeentearchivaris 2025

11

•

Gemeente Dordrecht - ter kennisname van de Omgevingsdienst ontvangen Documenten

04-08-2025

•

voormalige sector Stadsontwikkeling - Vernietigingslijst 2023 - subsidies en andere financiële bescheiden

11-08-2025

•

cluster HR en Financiën - vernietigbare personeelsbescheiden

11-08-2025

•

gemeente Dordrecht - digitale zaken InProces

20-10-2025

•

Programma Levendige Binnenstad – Vernietigingslijst 2025

30-10-2025

•

Raadsgriffie - Vernietigingslijst 2025

30-10-2025

•

Vastgoed - Vernietigingslijst 2024

30-10-2025

•

Vastgoed - Vernietigingslijst 2025

30-10-2025

•

voormalig Programma Arbeidsbeleid - Vernietigingslijst 2024

30-10-2025

•

voormalig Programma Arbeidsbeleid - Vernietigingslijst 2025

30-10-2025

•

voormalig bureau Leerplicht en Voortijdig Schoolverlaten

30-10-2025

4.2

ACTUALISATIE VAN HET HANDBOEK VERVANGING DRECHTSTEDEN

In 2025 heeft team DIV het in 2019 opgestelde handboek voor de vervanging van de papieren archiefbescheiden door digitale reproducties geactualiseerd. Dit handboek vormt de basis waarop het besluit tot vervanging wordt genomen door het college van burgemeester en wethouders in zijn rol als zorgdrager van alle gemeentelijke archieven. In het Handboek vervanging archiefbescheiden Drechtsteden versie 2.0 wordt een aantal aspecten beschreven, waarmee inzage wordt gegeven in het proces en de technische inrichting van de toegepaste vervanging. Deze aspecten zijn volgens artikel 26b van de Archiefregeling verplicht om een rechtmatige vervanging van archiefbescheiden mogelijk te maken, zodat de digitale reproducties na vervanging de juridische en archivistische status van de analoge documenten kunnen overnemen. In november 2025 heeft de archiefinspectie de conceptversie van het geactualiseerde handboek van commentaar voorzien. Inmiddels heeft de gemeentearchivaris ingestemd met het Handboek vervanging archiefbescheiden Drechtsteden versie 2.0 en het college van burgemeester en wethouders geadviseerd om het vervangingsbesluit te nemen.

5.

ARCHIEFBEWAARPLAATSEN EN ARCHIEFRUIMTEN

De voor blijvende bewaring in aanmerking komende informatieobjecten moeten conform de Archiefwet na 20 jaar worden overgebracht naar de archiefbewaarplaats. In de nieuwe Archiefwet, die recent door de Tweede Kamer is aangenomen, wordt deze overbrengingstermijn teruggebracht naar tien jaar. In het Archiefbesluit wordt bepaald dat zowel de archiefruimte als de archiefbewaarplaats zodanig gebouwd moeten zijn, dat archieven zo min mogelijk gevaar lopen in het geval van brand, inbraak, wateroverlast en klimaatinvloeden. De Archiefregeling stelt eisen aan de bouw en inrichting van archiefruimten en bewaarplaatsen, en stelt onder meer minimale en maximale waarden aan de temperatuur en de relatieve luchtvochtigheid.

5.1

ARCHIEFBEWAARPLAATS EN E-DEPOT

De door het college van burgemeester en wethouders wettelijk aangewezen archiefbewaarplaats van de gemeente Dordrecht is gevestigd in het Stadsdepot aan Jade 400 te Dordrecht (Dordtse Kil III). De ontwikkelingen in 2025 betreffende de archiefbewaarplaats en rond het inrichten van een e-depot voor de gemeente Dordrecht en de bij de gemeente

Regionaal Archief Dordrecht

Maart 2026

Verslag van de gemeentearchivaris 2025

12

Dordrecht aangesloten gemeenten en openbare lichamen worden geschetst in het bijgevoegde verslag van de gemeentearchivaris inzake het beheer van de archiefbewaarplaats en de daarnaar overgebrachte archieven 8. 5.1.1

KLIMAATBEHEERSYSTEEM IN HET STADSDEPOT

De Archiefregeling stelt onder meer eisen aan het klimaat (temperatuur en relatieve luchtvochtigheid) in de archiefbewaarplaats. De gemeentelijke archiefbewaarplaats van Dordrecht is gesitueerd in het Stadsdepot op Dordtse Kil III. Om aan de genoemde eisen te voldoen, is bij de bouw van het Stadsdepot in 2005 een geschikt klimaatbeheersysteem geïnstalleerd. Dit systeem is na 20 jaar vanwege slijtage niet meer voldoende in staat om het klimaat en de luchtvochtigheid in de archiefdepots dermate te reguleren, dat geheel kan worden voldaan aan de in de Archiefregeling gestelde eisen. Dit brengt een risico op een snellere en onomkeerbare achteruitgang van de daar geplaatste, soms eeuwenoude en zeer kwetsbare archiefbestanden. Met de eigenaar van het pand is afgesproken dat medio 2026 het klimaatbeheersysteem wordt aangepakt om de ontstane problematiek te verhelpen. 5.1.2

OVERBRENGING NAAR DE ARCHIEFBEWAARPLAATS

Volgens de Archiefwet dient overheidsinformatie ouder dan 20 jaar in goede, geordende en toegankelijke staat te worden overgebracht naar de gemeentelijke archiefbewaarplaats. De in archiefruimte S07 in het Stadskantoor geplaatste te bewaren archiefbestanden van de gemeente Dordrecht uit de periode 1990-1999 zijn op 12 november 2025 overgebracht (zie paragraaf 3.2). 5.1.3

TERBESCHIKKINGSTELLING VAN DE NAAR DE ARCHIEFBEWAARPLAATS OVERGEBRACHTE INFORMATIE

De informatieobjecten opgemaakt en ontvangen door de gemeente Dordrecht die conform de Archiefwet 1995 zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats zijn toegankelijk en beschikbaar voor het publiek. De archiefinventarissen zijn beschikbaar via de website van het Regionaal Archief Dordrecht. De uit de archiefbewaarplaats opgevraagde informatie kan kosteloos fysiek in de studiezaal worden geraadpleegd voor zover er geen openbaarheidsbeperkingen zijn opgenomen. Zie voor meer details het bijgevoegde verslag van de gemeentearchivaris inzake het beheer van de archiefbewaarplaats en de daarnaar overgebrachte archieven.

5.2

ARCHIEFRUIMTEN

Tegenwoordig is digitaal werken en digitaal archiveren de norm. Echter zullen analoge en digitale archiefstukken nog lange tijd naast elkaar bestaan. De noodzaak voor een goede opslag van de papieren archiefbestanden in deugdelijke archiefruimten blijft daarom nog vele jaren bestaan. 5.2.1

UITPLAATSING VAN ARCHIEFBESTANDEN UIT HET STADSKANTOOR

Het Stadskantoor en het gebouw De Hellingen zullen volgens de planning eind 2026 worden gesloopt. De aldaar geplaatste archiefbestanden dienen daarom te worden verplaatst naar geschikte archiefruimten die voldoen aan de in de Archiefregeling gestelde eisen. In 2025 is door team DIV een aantal opties onderzocht om de betreffende archiefbestanden onder te brengen. Zo zijn gesprekken gevoerd met zowel het Regionaal Archief Gorinchem als het Regionaal Archief Rivierenland over de mogelijkheden voor een tijdelijke uitplaatsing van de archiefbestanden van de gemeente Dordrecht. De voorkeur is uitgesproken voor

Zie: 'Jaarverslag van het Regionaal Archief Dordrecht over het jaar 2025' door drs. T.J. de Bruijn (februari 2026), par. 2. 8

Regionaal Archief Dordrecht

Maart 2026

Verslag van de gemeentearchivaris 2025

13

het Regionaal Archief Rivierenland in Tiel, aangezien die organisatie naast een financieel aantrekkelijker aanbod ook meer ondersteuning kan leveren bij opvragingen uit en uitlening van de uit te plaatsen archiefbestanden. De adviseur archiefbeheer van team DIV heeft op 6 november 2025 samen met de archiefinspecteur van het Regionaal Archief Dordrecht een bezoek gebracht aan het Regionaal Archief Rivierenland voor een bezichtiging van de archiefdepots aldaar. Het Regionaal Archief Rivierenland beschikt over een archiefbewaarplaats die voldoet aan alle in de Archiefregeling gestelde eisen. 5.2.2

UITPLAATSING VAN ARCHIEFBESTANDEN UIT HET STADSKANTOOR

Zoals vermeld in paragraaf 3.1 worden de in een archiefruimte van het Stadskantoor geplaatste bouwdossiers bewerkt om de geordende en toegankelijke staat te verbeteren. Het is van groot belang dat het bewerkingsproject ook na de verhuizing medio 2026 onverminderd wordt gecontinueerd. Na de bewerking kunnen de wettelijk over te brengen bouwdossiers (ouder dan 20 jaar) worden overgebracht naar de archiefbewaarplaats en moet het overgebleven gedeelte in een goedgekeurde archiefruimte worden geplaatst. Aanbeveling Zorg ervoor dat het project aangaande de bewerking van de bouwdossiers van de gemeente Dordrecht ook na de verhuizing uit het Stadskantoor integraal wordt voortgezet.

6.

FORMATIE TEN BEHOEVE VAN HET INFORMATIE - EN ARCHIEFBEHEER

De uitvoering van de taken met betrekking tot het informatie- en archiefbeheer van de gemeente Dordrecht worden uitgevoerd door het team Digitale Informatievoorziening van Bedrijfsvoering Drechtsteden. DIV voert de werkzaamheden ook uit voor de gemeenten Alblasserdam, Hardinxveld-Giessendam, Hendrik-Ido-Ambacht, Papendrecht, Sliedrecht en Zwijndrecht en de Gemeenschappelijke Regeling Sociaal. In 2025 hebben binnen team DIV de nodige personeelswisselingen plaatsgevonden door uit- en indiensttredingen en natuurlijk verloop. Vanwege de krapte op de arbeidsmarkt verliep de invulling van opengevallen formatieplaatsen in 2025 moeizaam en wordt in enkele gevallen een beroep gedaan op tijdelijk personeel. De bezetting is krap om alle soorten wettelijk verplichte werkzaamheden tijdig te kunnen realiseren, mede in aanmerking genomen dat naast het reguliere werk, diverse projecten de nodige personele inzet vragen. Het is van essentieel belang dat er voldoende medewerkers beschikbaar zijn om de nodige werkzaamheden goed te kunnen uitvoeren, om aan de toenemende vraag naar de deskundigheid van team DIV te kunnen voldoen, en om toegerust te zijn op de snelle en complexe ontwikkelingen binnen het informatie- en archiefbeheer. Aldus vastgesteld d.d. 23 maart 2026, De gemeentearchivaris van Dordrecht,

drs. T.J. de Bruijn

Regionaal Archief Dordrecht

Maart 2026