Jaarverslag Rekenkamer 2020 DEF.pdf
Tekst van het document
Jaarverslag 2020 Rekenkamercommissie Dordrecht
In dit jaarverslag • Voorwoord
1
• Productiviteit RKC in 2020
2
• Netwerk RKC en inzet van communicatiemiddelen 6
Voorwoord Afgelopen jaar was, zoals voor zovelen, een bijzonder jaar voor de Rekenkamercommissie. Vanaf maart is er uitsluitend nog digitaal met elkaar vergaderd en vonden ook de kick off meetings en briefings met de ambtelijke organisatie en de raad via Teams plaats. Dat vroeg van iedereen flexibiliteit om de voortgang van onderzoeken te waarborgen. Zo zijn er regelmatig wat extra overleg-momenten ingepland om ook het noodzakelijke contact (de smeerolie van ons team) in stand te houden. Ondanks wat aanpassingen en vertragingen door het Covid virus, hebben we toch drie onderzoeken kunnen afronden en een bijdrage kunnen leveren aan een checklist die raadsleden kunnen gebruiken bij het beoordelen van complexe projecten. De checklist werd opgeleverd in het eerste kwartaal van 2020, daarna volgde het onderzoek naar wegafsluitingen, gevolgd door ons onderzoek naar schuldhulpverlening en als laatste het onderzoek naar het beleid rondom de digitale dienstverlening van de ge-
• Vooruitblik naar 2021
6
• Financieel
8
• Over de Rekenkamercommissie
9
• Personalia
9
meente Dordrecht waarop in december 2020 de bestuurlijke reactie kwam. De Rekenkamercommissie wil in verbinding staan met de leden van de griffie en de gemeenteraad, maar wil ook oog en oor hebben voor wat er in de ambtelijke organisatie en de buitenwereld speelt. Daarvoor zijn goede contacten nodig. Doordat we veelal thuis werkten in het afgelopen jaar, hebben we moeten zoeken naar mogelijkheden om dat contact levend te houden. Wij denken dat we daar ondanks de beperkingen goed in geslaagd zijn, mede ook doordat we nieuwe en andere communicatiemiddelen (o.a. LinkedIn) toegevoegd hebben aan onze communicatietoolbox om de zichtbaarheid van de RKC op peil te houden. Daarnaast hebben we de ambitie, om onze onderzoeken toegankelijker te maken voor een groter publiek, in het afgelopen jaar ook waargemaakt. We introduceerden bij elk onderzoek een quick scan, in
de vorm van een visueel aantrekkelijke infographic, die de belangrijkste waarnemingen, conclusies en aanbevelingen van de onderzoeken in het kort weergeeft. Bij de keuze van onderzoeksthema’s sluiten we graag aan op de actualiteit en bij de agenda van de gemeenteraad. Tegelijkertijd willen we onderzoek doen wat ook betekenisvol is voor de burgers van Dordrecht. Het onderzoek naar schuldhulpverlening was hier een goed voorbeeld van. Niets dan lof voor onze bevindingen. Onze aanbevelingen zijn dan ook overgenomen en verwerkt in lokaal en regionaal beleid. Wij kijken daarom ondanks alles terug op een vruchtbaar jaar. RKC Dordrecht, maart 2021
1
Jaarverslag 2020 Rekenkamercommissie Dordrecht
Productiviteit RKC in 2020 1. Checklist Complexe
projecten
Aanleiding
In de raadsvergadering van 29 oktober 2019 werd de motie ‘Gissen is missen’ door de raad aangenomen.
Oplevering
Checklist Complexe Projecten op 10/3/2020, waarmee tegemoet werd gekomen aan onderstaande behoeften van de raad om tot een goed besluit te komen: 1.
Doel
Uitwerking van het verzoek van de raad om tot een voorstel te komen met welke middelen, toetsen of afspraken de raad (beter) kan worden ondersteund bij het inschatten van risico’s en besluitvorming en te bekijken welke rol de Rekenkamercommissie hierbij kan spelen. De Rekenkamercommissie werd concreet verzocht om een standaard checklist te ontwikkelen waarmee de raad raadsvoorstellen kan toetsen of het alle voor besluitvorming noodzakelijkeinformatie bevat.
Werkgroep
William van Deursen was als RKC-lid actief betrokken bij de tijdelijke werkgroep GISSEN IS MISSEN, bestaande uit de raadsleden Castelijn, Van Benschop en De Looze en afvaardigingen van de griffie en de ambtelijke organisatie.
2.
Heb ik alle informatie om een goed besluit te kunnen nemen? Stel ik de vragen die gesteld moeten worden? Wat is relevante en belangrijke informatie? (informatiepositie) Hoe moet ik de gepresenteerde informatie, cijfers en risico’s inschatten en beoordelen? (informatiebeoordeling).
Resultaat
Raadsadviseurs verspreiden de checklist door deze standaard aan de stukken toe te voegen bij complexe voorstellen.
Download de checklist
De checklist is te downloaden op de website van de Gemeente Dordrecht
2
Jaarverslag 2020
2. Wegafsluitingen Aanleiding
De RKC sluit met haar onderzoeken zoveel mogelijk aan bij de actualiteit. Het onderwerp van dit onderzoek is opgehaald bij de fracties.
Effect corona op het onderzoek
Wegafsluitingen kregen op het moment van onderzoek veel aandacht in de (social) media. Vooral de (geplande) afsluiting van de Wantijbrug had in de eerste periode van het onderzoek veel aandacht en impact. De uitbraak van het Corona virus (lopende het onderzoek) en het gevolg daarvan dat de meeste mensen thuis werkten, had (en heeft tot heden) het effect dat wegafsluitingen nauwelijks nog tot hinder leiden.
Onderzoeksteam
Het onderzoek is uitgevoerd door de RKC i.s.m. het Onderzoekscentrum Drechtsteden.
Behandeling •
Het is als hamerstuk behandeld in de raad.
Lid rapporteur RKC: Steven Oostlander
Doel onderzoek
Dit belevingsonderzoek maakt duidelijk hoe wegafsluitingen ervaren worden (in het pre Corona tijdperk) door bewoners, ondernemers en doorgaand verkeer, en welke factoren daarop van invloed zijn.
Resultaat
Onderstaand het belangrijkste resultaat van ons onderzoek:
Het belevingsonderzoek biedt inzicht in: • • •
•
De hinderbeleving bij omwonenden, doorgaand verkeer en ondernemers per onderzochte case. De consequenties van de hinderbeleving van inwoners, voor de gemeente. In hoeverre de ambities zoals verwoord in het coalitieakkoord afwijken van de bereikbaarheidsbeleving van de inwoners. Of de hinderervaring in de toekomst mogelijk beperkt of voorkomen kan worden, door het verkregen inzicht in de factoren die daar op van invloed zijn en de maatregelen die de gemeente neemt.
Afbeelding 1: Uit de RIB van het college, 17 november 2020
Download publicatie
Het onderzoek is gepubliceerd op 29/9 2020 en is te vinden op de website van de Gemeente Dordrecht
3
Jaarverslag 2020
3. Schuldhulpverlening Aanleiding
In de gesprekken met de fracties is dit onderwerp opgehaald.
Doel onderzoek
Het doel van dit onderzoek was om zicht te krijgen op de uitvoering van het vastgestelde beleid en om een positieve bijdrage te leveren aan de uitvoering daarvan.
Onderzoeksteam
Het onderzoek is uitgevoerd door RadarAdvies, een adviesbureau gespecialiseerd in sociale vraagstukken.
Het onderzoek biedt inzicht in:
In hoeverre het schuldhulpverleningsbeleid van de Drechtsteden erin slaagt om inwoners van de gemeente Dordrecht met schulden te bereiken en in hoeverre dit bijdraagt aan het verminderen van schuldenproblematiek onder de inwoners.
Lid Rapporteur: Femke Sybrandi
Behandeling
* Het is als hamerstuk behandeld in de raad.
Resultaat
Alle aanbevelingen uit het onderzoek zijn overgenomen. Onderstaand de reactie van het College op het onderzoek.
Afbeelding 2, fragment uit de bestuurlijke reactie
Download publicatie
Het onderzoek is gepubliceerd op 2/12 2020 en is te vinden op de website van de Gemeente Dordrecht
4
Jaarverslag 2020
4. Digitalisering Aanleiding
Het thema is opgenomen in het werkprogramma van 2020, omdat het meerdere keren werd genoemd als onderwerp voor onderzoek in de gesprekken met de fracties.
Doel onderzoek
Met dit onderzoek maakt de Rekenkamercommissie Dordrecht inzichtelijk waar de gemeente staat op het gebied van digitale dienstverlening en of er eventuele verbeterpunten zijn.
Het onderzoek biedt inzicht in:
Het gevoerde beleid en de huidige stand van zaken met betrekking tot de digitale dienstverlening – in termen van ontwikkeling, omvang en kwaliteit – bij de gemeente Dordrecht en hoe wordt hier − bezien vanuit inwoners, maatschappelijke instellingen en bedrijven – in de praktijk uitvoering aan gegeven?
Resultaat
Drie van de vijf aanbevelingen zijn overgenomen door het college. Met name de reactie op aanbeveling 4, waarin wordt aangegeven dat de raad jaarlijks een voortgangsrapportage ontvangt, zodat zij actiever haar rol kan pakken op het gebied van digitalisering, verheugt de RKC.
Onderzoeksteam
Het onderzoek is uitgevoerd door Necker van Naem
Lid rapporteur: William van Deursen
Behandeling •
Het rapport is op 3 maart 2021 in de commissie Bestuur en Middelen nader besproken. Met name over hoe de raad haar kader stellende rol beter kan invullen op dit onderwerp. Het rapport wordt als hamerstuk behandeld in de raad.
Afbeelding 3, fragment uit de bestuurlijke reactie
Download publicatie
Het onderzoek is gepubliceerd op 3/1 2021 en is te vinden op de website van de gemeente Dordrecht
5
Jaarverslag 2020 Rekenkamercommissie Dordrecht
Werkprogramma 2021 Rekenkamercommissie Dordrecht
1. Over de rekenkamercommissie De rekenkamercommissie is een onafhankelijk orgaan binnen de gemeente Dordrecht. Wij onderzoeken de doeltreffendheid, doelmatigheid en rechtmatigheid van het bestuur van de gemeente. De rekenkamercommissie presenteert in dit werkprogramma de onderzoeksagenda voor 2021. De ambitie is om in 2021 drie onderzoeken af te ronden.
Bij de selectie van onderzoeksonderwerpen heeft de rekenkamercommissie goed geluisterd naar de behoeftes van de raad. Met alle fracties zijn inventariserende gesprekken gevoerd. De rekenkamercommissie heeft er daarnaast voor gekozen onderwerpen te selecteren die ook voor de inwoners van Dordrecht van belang zijn. Dat geldt bijvoorbeeld voor het onderzoek naar het Corona-beleid, waar we in 2020 al een kleine start mee gemaakt hebben, maar ook het meerjarenonderzoek naar wonen.
Inhoudsopgave
Onderzoeksonderwerpen 2021 1
Integraal meerjarenonderzoek naar wonen
Contact met de rekenkamercommissie
2
Dordrecht marketing: effectiviteit Dordrecht Marketing en het toeristisch beleid
Wij horen graag van u. Via de secretaris Mara Damen, kunt u contact met ons opnemen:
3
DoeMee onderzoek NVRR naar de praktijk van de Wob
Telefoon: 06 1286 8642 Mail: m.damen@dordrecht.nl Postadres: Postbus 8, 3300 AA Dordrecht Of volg ons op twitter of LinkedIn: @RKCDordrecht www.linkedin.com/in/rekenkamercommissie-dordrecht-b340081b6/
Vooruitblik naar 2021 Bij het opstellen van het werkprogramma 2021 heeft de Rekenkamercommissie de raadsfracties voor een deel persoonlijk gesproken. Anderen gaven via de mail de aandachtsgebieden aan. Deze gesprekken en aangeleverde onderwerpen vormen de input voor het werkprogramma 2021. De Rekenkamercommissie is onafhankelijk, ook in de keuze van de onderzoeksonderwerpen. Tegelijkertijd wil de Rekenkamercommissie waarde toevoegen aan de rol van de gemeenteraad met onderzoeken die relevant zijn in het actuele debat in de gemeenteraad. De input die de Rekenkamercommissie vanuit de fracties ontvangt is daarvoor zeer bruikbaar. Lees op de website van de gemeente Dordrecht meer over ons werkprogramma voor 2021
Netwerk RKC en inzet van communicatiemiddelen Lidmaatschap NVRR- voordelen •
•
•
*De Rekenkamercommissie is lid van de Nederlandse Vereniging van Rekenkamers en Rekenkamercommissies (NVRR). De NVRR heeft tot doel kennis en ervaring uit te wisselen. Door deze uitwisseling kunnen de leden met goed en onafhankelijk onderzoek bijdragen aan de kwaliteit van het openbaar bestuur. De NVRR heeft ook een aantal ’kringen’. Dit zijn initiatieven van leden die vanuit een bepaalde invalshoek regelmatig kennis en ervaring uitwisselen.
•
Met enige regelmaat faciliteert de Nederlandse Vereniging van Rekenkamers en Rekenkamercommissie (NVRR) onderzoek ten behoeve van de leden. Deze onderzoeken worden ‘DoeMee-onderzoeken’ genoemd. Het ontwikkelteam van de NVRR heeft een adviserende en sturende rol bij het tot stand komen van de onderzoeken. Het O-team bestaat uit actief betrokken onderzoekers en bestuurders van Rekenkamers en rekenkamercommissies die lid zijn van de NVRR. Er wordt gestreefd naar een representatieve vertegenwoordiging vanuit de verschillende rekenkamers en rekenkamercommissies (lokaal, provinciaal, waterschappen en landelijk). De RKC wil hier actief aansluiting zoeken.
Mara Damen is als secretaris-onderzoeker aangesloten bij de kring Secretarissen en zal zich in 2021 aansluiten bij het ontwikkelteam van de NVRR
Website
Op onze website zijn de in 2020 gepubliceerde onderzoeken terug te vinden (tevens de publicaties van de jaren ervoor), evenals het Werkprogramma en de meest recente nieuwsbrief. Zo kunnen ook de inwoners van Dordrecht zich op eenvoudige wijze informeren inzake actuele wetenswaardigheden rondom de RKC. Kijk op de website van Rekenkamercommissie Dordrecht
6
Jaarverslag 2020 Rekenkamercommissie Dordrecht
Het afgelopen jaar zijn wij ook weer actief geweest op ons twitteraccount. We zenden niet alleen berichten, we worden ook meegenomen in berichten van met name raadsleden en inwoners die ons willen attenderen op zaken of die reageren op publicaties. We zien dat ons twitteraccount maandelijks wordt bezocht en bekeken. De tweet die we in september stuurden inzake het onderzoek naar digitale dienstverlening, met het verzoek mee te doen aan de enquête, leverde ons de meeste interactie op (491 weergaven). Aantal push berichten RKC 2020: 11. Aantal volgers: 379 (7 meer dan de laatste peiling van een jaar geleden) De twitterpagina van het RKCDordrecht
Dit jaar zijn we gestart met het delen van bijdragen via onze LinkedIn-pagina. Gros van de bijdragen bedroeg onze publicaties. Wij deelden 7 berichten, die 60 tot 130x gezien werden. Er vindt ook interactie plaats met andere leden. Buiten de actieve bijdragen die we doen, kunnen geïnteresseerden zich via de LinkedInpagina aanmelden voor ons twitteraccount en voor de nieuwsbrief. De linkedin van het RKCDordrecht
Sinds september 2014 heeft de Rekenkamercommissie een pagina op Facebook. Er zijn 58 personen die dit leuk vinden. In 2020 hebben wij 5 berichten geplaatst. De facebookpagina van het RKCDordrecht
Infographic
De RKC introduceerde in 2020 de infographic als vast onderdeel bij de publicatie van een onderzoek. Op deze manier willen we inspelen op de behoefte van raadsleden aan een quick scan. Bovendien is een infographic visueler, aansprekender en beter te delen via de social media. En daarmee toegankelijker voor een groter publiek.
Nieuwsbrief RKC
Sinds 2012 brengen wij minimaal tweejaarlijks een nieuwsbrief uit. De laatste nieuwsbrief van afgelopen jaar verscheen in november 2020. U kunt zich abonneren op de nieuwsbrief en deze nalezen via de aanmeldformulier nieuwsbrief de rekenkamercommissie.
7
Jaarverslag 2020 Rekenkamercommissie Dordrecht
Financieel Algemeen
Het budget van de Rekenkamercommissie bestaat uit vaste en variabele lasten. In 2020 heeft de RKC het totaalbudget niet overschreden, zie afbeelding 4.
Vaste kosten:
Vaste kosten betreffen de kosten voor het bureau zoals personeelslasten en opleidingen van medewerkers. Andere vaste kosten betreffen de vergoeding voor de voorzitter en de leden van de Rekenkamercommissie.
Variabele lasten:
De kosten voor het inhuren van externe expertise en de algemene kosten betreffen onze variabele lasten. Inhuur externe expertise betreft met name de onderzoekskosten aan de onderzoeksbureaus. Algemene kosten betreffen o.a. vergaderkosten, bijeenkomsten, drukkosten.
Financieel overzicht UITGAVEN Afdeling
Grootboek nummer
Omschrijving grootboeknummer
90614 - Rekenkamer
Begroting 2020
Werkelijk 2020
Restant 2020
272.717
221.280
51.437
61060100
Overige lasten Rekenkamer commissie
22.833
1.373
21.460
61060101
Rekenkamercommissie
33.446
30.204
3.242
61060170
Onderzoek X externe inhuur
102.285
72.711
29.574
61069862
Personeelskosten Rekenkamer
114.153
116.992
-2.839
Afbeelding 4, Budgetverzicht uitgaven 2020
Toelichting
Het restant op het budget bestaat voornamelijk uit de inhuur externe expertise en de algemene kosten. De eerste is te verklaren omdat een deel van de kosten van een uitgevoerd onderzoek in 2020 al van het budget in 2019 zijn betaald. Daarnaast hebben
we als gevolg van de corona uitbraak minder onderzoeken kunnen afronden dan we gehoopt hadden. Wij verwachten in 2021 ons volledig onderzoeksbudget te benutten, aangezien we dan vijf onderzoeken op de planning hebben staan.
Het tweede overschot, de algemene kosten, is eveneens te verklaren als gevolg van de corona uitbraak. Wij hebben nauwelijks kosten gehad aan bijeenkomsten en vergaderkosten omdat we volledig digitaal hebben gewerkt.
8
Over de Rekenkamercommissie De Rekenkamercommissie is een commissie die de gemeenteraad ondersteunt bij zijn kaderstellende en controlerende taak. De commissie voert onafhankelijk onderzoek uit, waarbij met name wordt onderzocht in welke mate de gemeente doelmatig, doeltreffend en rechtmatig heeft gehandeld.
Personalia Steven Oostlander
Mara Damen
Steven is in de raadsvergadering van dinsdag 18 december 2018 als voorzitter van de rekenkamercommissie Dordrecht benoemd. Steven is politicoloog. Hij was oprichter van het onderzoeksbureau van de Tweede Kamer en aansluitend actief als financieel manager en controller van de Tweede Kamer. Op dit moment is hij werkzaam als transitiemanager voor een grote IT-organisatie.
Mara was eerder werkzaam in diverse adviserende rollen binnen de ambtelijke organisaties van de Drechtsteden. Ze heeft een historische-en bestuurskundige achtergrond en een fascinatie voor Italië. Deze werd versterkt tijdens een uitwisseling voor haar studie naar de Università di Bologna, waar ze een half jaar studeerde. De schakelfunctie van secretaris en de afwisseling tussen de onderwerpen van onderzoek, sluiten goed aan bij haar nieuwsgierige aard.
voorzitter
Femke Sybrandi lid
Femke Sybrandi is manager bij woningcorporatie Havensteder in Rotterdam en daar verantwoordelijk voor de wijkontwikkeling en het woonbeleid. Daarnaast is zij sportinstructeur. Femke is bestuurskundige en werkte eerder onder meer als toezichthouder, Raadsgriffier en beleidsonderzoeker.
William van Deursen
secretaris & onderzoeker
Sylvia Khadjé bestuursassistente
Sylvia heeft een ruime ervaring als directiesecretaresse bij verschillende bedrijven, waaronder Plus Retail. Zij heeft de opleiding Recht voor de Juridische Kantoorpraktijk en haar Office Manager diploma behaald. Zij vervult haar functie in 18 uur per week. Sylvia werkt, als oudst gediende, sinds 2009 voor de Rekenkamercommissie.
lid
William van Deursen is commissaris en coach voor het executive management in het bedrijfsleven en in de zorg. Daarnaast is hij onder andere als voorzitter van de Rekenkamercommissies Schiedam Vlaardingen en Berkelland actief.
Sinds november 2020 werkt Sylvia ook 4 uur in de week ter ondersteuning voor de griffier, Anneloes Wepster. Daarnaast runt zij haar eigen online shop in meisjeskleding.
9
Gemeente Dordrecht Spuiboulevard 300 Postbus 8 3300 AA Dordrecht www.dordrecht.nl