Jaarstukken 2020.pdf
Tekst van het document
Reguliere risico's doen zich regelmatig voor en zijn over het algemeen goed meet- en beheersbaar. Voorbeelden van beheersmaatregelen zijn het afsluiten van verzekeringen, het vormen van voorzieningen, het creëren van
bestemmingsreserves en het inrichten van de administratieve organisatie en interne controle. Kenmerkend aan strategische risico’s is dat er sprake is van niet of nauwelijks beïnvloedbare (externe) risico's. Meestal is de kans dat het risico zich voordoet klein, terwijl de financiële gevolgen groot kunnen zijn. Beide zijn
moeilijk in te schatten. Dergelijke risico's kunnen samenhangen met bezuinigingen bij opdrachtgevers, onvoorziene kostenstijgingen, productiviteitsverlies en veranderingen in de vraag. De verhouding tussen de beschikbare weerstandscapaciteit en de benodigde weerstandscapaciteit geeft het
weerstandsvermogen aan.
2.1.2
Beleid OZHZ inzake risico’s en weerstandsvermogen
De weerstandscapaciteit van OZHZ bestaat uit de algemene reserve, het budget onvoorzien en de (structureel) aanwezige begrotingsruimte. Voorzieningen behoren niet tot de weerstandscapaciteit. Uitgangspunt is dat de
structurele begroting van OZHZ sluitend is. Echter, als OZHZ geconfronteerd wordt met incidentele uitgaven die
leiden tot een nadelig exploitatieresultaat, dan wordt dit nadelige resultaat ten laste gebracht van de deelnemers
in de GR OZHZ. De wijze waarop dit gebeurt is vastgelegd in de financiële verordening OZHZ. Het weerstandsvermogen/de algemene reserve van OZHZ wordt gevoed uit de positieve exploitatieresultaten, totdat de vereiste weerstandscapaciteit is bereikt. In paragraaf 2.1.3 vindt een verdere uitwerking plaats van het risicoprofiel.
De totale benodigde weerstandscapaciteit wordt vervolgens gerelateerd aan de aanwezige weerstandscapaciteit.
z:z Jaarstukken 2020. Vastgesteld DB 14 april 2021
36
2.1.3
Risicoprofiel Omgevingsdienst
iteg
g risico
1 V.ettei^e taken
Bezunpn;
Effect
Inpnct
Kans
Behee rs maatregel
Schaainadeel
Groot
Medum
Fnctiekostenregekng
F inanoeel restrisico
Benodigde weerstand capaciteit
449
224
246
Reponaai Utvoemgsniveau Flexibele schil TariHring 2 Ovenge orrzet (cflerte en suöside)
Bezunipng
Schaainacfeel
Medum
Hoog
Flexibele schil
328
3 Onderhanden we*
Afboeking projecten
Exploitatieverlies
Klein
Medum
Periodieke analyse OH.V
89
4 Ziekteverzuim
Hoger aan norm (5%)
Exploitatievertes
Groot
Medum
verzmmöelefd
531
265
5 Omge/ingswet
Omzetdatinfl
Schaam adeel
Groot
pm
Fnctieregeing
pm
pm
Separaat wetgevingstraject
6 Tarieven mr uur
O» erspamen arbeidsmarkt
Kostenverhocmg
Groot
Hoog
I4a*tpiaatsprocedre
424
Totaal benodigd weerstandsvermogen
318 1.099
Bedragen x € 1.000 Waarschijnlijkheid
Zeer hoog
Kans > 75%
Hoog
Kans > 50% en < 75%
Medium
Kans > 25% en < 50%
Laag
Kans < 25%
Impact
Groot
financieel risico > € 400.000
Medium
financieel risico > € 150.000 en < € 400.000
Klein
financieel risico < € 150.000
2.1.4
Weerstandscapaciteit versus benodigde weerstandscapaciteit
De weerstandscapaciteit van OZHZ bestaat uit de algemene reserve en de post onvoorzien. De omvang van het weerstandsvermogen per ultimo 2020 bedraagt € 1.034.000. Gegeven het risicoprofiel is een weerstandsvermogen van € 1.099.000 benodigd. Het effect van de Omgevingswet is opgenomen als p.m.
z:z Jaarstukken 2020. Vastgesteld DB 14 april 2021
37
2.2
Onderhoud kapitaalgoederen
De omvang van de kapitaalgoederen is relatief beperkt, aangezien OZHZ de kapitaalgoederen grotendeels huurt
of leaset. Het gaat daarbij om:
Het huurcontract inzake de locatie Post 120; De uitbesteding van de ICT-dienstverlening bij het SCD (en derhalve geen eigen investering in een netwerk, rekencentrum en generieke hardware); -
Leasecontracten voor het wagenpark
De kapitaalgoederen van OZHZ betreffen voornamelijk gedane investeringen in de ICT-sfeer, specifiek voor OZHZ. Daarbij gaat het om digitalisering van de archieven, de implementatie van Squit XO, hettijdschrijfsysteem,
het financiële systeem en de onderlinge koppeling tussen deze systemen.
Bij de vorming van OZHZ zijn de vaar- en voertuigen en specifieke apparatuur “om niet" overgenomen van de provincie De onderhoud- en gebruikskosten van deze activa worden gedekt uit de provinciale bijdrage. Binnen de materiële budgetten die vanuit de provincie zijn opgenomen bij OZHZ zijn middelen vrijgemaakt om te zijner tijd
de kapitaallasten te kunnen opvangen van de noodzakelijke vervangingen van de kapitaalgoederen. Bij de start van OZHZ is met de provincie overeengekomen dat de provincie de eerstkomende vervanging van het vaartuig De Pandion voor zijn rekening neemt.
Onderstaand een overzicht van de materiele vaste activa per categorie. Materiële vaste activa
a b c d e
Huisvesting ICT en audiovisuele investeringen Meubilair Software Bedrijfsmiddelen
Boekwaarde 2020 464.732 102.917 226550 104136 26.866
925.201 Bedragen x € 1.000
Voor een nadere toelichting omtrent de opbouw en verloop van de materiële vaste activa wordt verwezen naar
deel II jaarrekening; 1.2 toelichting op de balans.
z:z Jaarstukken 2020. Vastgesteld DB 14 april 2021
38
2.3
Financiering
De financieringsparagraaf in de begroting is een belangrijk instrument voor het sturen, beheersen en controleren
van de financieringsfunctie. In het Treasurystatuut Omgevingsdienst Zuid-Holland-Zuid (vastgesteld door het Algemeen Bestuur op 30 november 2016) zijn het begrippenkader en de doelstellingen van de treasury functie
geformuleerd en geconcretiseerd naar de verschillende deelgebieden van treasury, risicobeheer, financiën en kasbeheer. Ook zijn de organisatorische randvoorwaarden weergegeven. Tot slot zijn in het statuut de
uitgangspunten vastgelegd voor de informatie die noodzakelijk is om het gehele proces beheersbaar en meetbaar
te houden. Algemene ontwikkelingen
De treasury functie is gebaseerd op de Wet Fido. Een belangrijk element is het meer zicht krijgen op de
ontwikkeling van de financieringspositie, zowel op de korte als lange termijn. Dit betreft met name het in beeld brengen van de behoefte aan financieringsmiddelen, gerelateerd aan de investeringsplanning en de inzet van
vrijvallende dan wel beschikbaar komende financieringsmiddelen.
Per 16 december 2013 is het Schatkistbankieren ingegaan. Decentrale overheden zijn verplicht om dagelijks overtollige kasgelden over te boeken naar het Rijk.
Risicobeheer Algemene uitgangspunten met betrekking tot het risicobeheer zijn:
•
Leningen en garanties uit hoofde van de "publieke taak" worden uitsluitend verstrekt aan door het
Algemeen Bestuur goedgekeurde derde partijen; •
Uit hoofde van de treasury functie kunnen middelen worden uitgezet indien deze uitzettingen een prudent karakter hebben en niet gericht zijn op het genereren van inkomen door het lopen van overmatig risico;
•
Het gebruik van derivaten is niet toegestaan.
Renterisicobeheer Algemene uitgangspunten met betrekking tot het renterisicobeheer zijn:
• •
Geen overschrijding van de renterisico norm conform de Wet Fido; Nieuwe leningen/uitzettingen worden afgestemd op de bestaande financiële positie en de
liquiditeitsplanning;
•
De rente typische looptijd en het renteniveau van de betreffende lening/uitzetting wordt zo veel mogelijk
afgestemd op de actuele rentestand en de rentevisie;
•
Streven naar spreiding in de rent typische looptijden en uitzettingen.
z:z Jaarstukken 2020. Vastgesteld DB 14 april 2021
39
Kasgeldlimiet Met de kasgeldlimiet is in de wet FIDO een norm gesteld voor het maximumbedrag waarop de organisatie haar
financiële bedrijfsvoering met kortlopende middelen (looptijd < 1 jaar) mag financieren. Deze norm bedraagt 8,2%
van het begrotingstotaal aan lasten voor bestemming, dus met uitzondering van de stortingen in de reserves. Voor 2020 bedraagt deze limiet 8,2% van € 26,7 mln. (omvang begroting) = € 2,2 mln. De liquide middelen
betreffen rekening-courant tegoeden; deposito’s komen voort uit de financiering van het lopende bedrijf en de bestemmingsreserves. De totale netto vlottende schuld bedraagt -/- € 0,5 mln. en blijft daarmee ruim binnen de
toegestane kasgeldlimiet. De ruimte bedraagt € 2,7 mln. Kasgeldlimiet
31-12-2020
31-12-2019
26.661
25.838
Percentage
8,2%
8,2%
Bedrag
2.186
2.119
opgenomen gelden < 1 jaar
0
0
schuld in rekening courant
0
0
Omvang begroting 1 Toegestane kasgeldlimiet
2 Vlottende schuld
door derden gestorte gelden 1 < jaar
0
0
overige schulden
4302
516
Totaal
4.302
516
3 Vlottende middelen contante gelden in kas
tegoeden in rekening courant overige uitstaande gelden < 1 jaar
0
0
4.836
2.083
0
0
4.836
2.084
Totaal netto vlottende schuld (2 -/- 3)
-534
-1.568
Toegestane kasgeldlimiet
2.186
2.119
2.720
3.686
Totaal
4 Toets kasgeldlimiet
Bedragen x € 1.000
z:z Jaarstukken 2020. Vastgesteld DB 14 april 2021
40
Renterisico norm
Het renterisico op de lange financiering wordt wettelijk begrensd door de renterisico norm Als lange financiering wordt volgens de wet Fido aangemerkt: alle financieringsvormen met een rente typische looptijd groter dan 1 jaar.
Het renterisico wordt gedefinieerd als het minimum van de netto nieuw aangetrokken schuld en de betaalde aflossingen, vermeerderd met het saldo van de contractuele renteherzieningen op de opgenomen en uitgezette
geldleningen. Het renterisico op de lange termijn wordt beperkt tot de in de wet genoemde 20% van de restant
hoofdsom van de rente typische langlopende leningen. Achterliggende reden voor het gebruik van de renterisico norm is de spreiding van het renterisico over de jaren. Doordat OZHZ per 31 december 2020 geen leningen heeft uitstaan is het renterisico nihil. Ook zijn er in 2020
geen kortlopende leningen aangegaan. Renterisiconorm
31-12-2020
31-12-2019
Berekening renterisico
1 Renteherzieningen
0
0
2 Aflossingen
0
o
3 Renterisico
0
o
4 Begrotingstotaal
26 661
25.838
5 Percentage conform regeling
20,0%
6 Renterisico norm
5.332
20,0% 5.168
Berekening rente risiconorm
Toetsing renterisico aan norm 3 Renterisico 6 Renterisico norm
0
0
5 332
5.168
5.332
5.168
Bedragen x € 1.000
Relatiebeheer
Het betalingsverkeer is geconcentreerd bij de NV Bank voor Nederlandse Gemeenten. In 2013 heeft OZHZ een (verplichte) overeenkomst afgesloten met het ministerie van Financiën inzake het
schatkistbankieren.
Leningenportefeuille
OZHZ heeft in 2019 geen leningen afgesloten. De stand van langlopende leningen is zowel per 1 januari 2020 als per 31 december 2020 nihil.
z:z Jaarstukken 2020. Vastgesteld DB 14 april 2021
41
Overige kentallen
Ook op grond van de netto schuldquote, solvabiliteit en structurele exploitatieruimte kan worden geconcludeerd dat de vermogenspositie van OZHZ op orde is. Indicatoren financiering
Rekening 2019
Begroting 2020
Rekening 2020
Netto schuldquote
-6,0%
-10,0%
-26,4%
Netto schuldquote gecorrigeerd voor verstrekte leningen
-6,0%
-10,0%
-26,4%
Solvabiliteitsratio
39,0%
25,0%
22,1%
Grondexploitatie
0,0%
0,0%
0,0%
Belastingcapaciteit
0,0%
0.0%
0,0%
Structurele exploitatieruirrte
1,0%
1,0%
0,4%
Schatkistbankieren
Conform het Schatkistbankieren zijn decentrale overheden verplicht om dagelijks overtollige kasgelden over te
boeken naar het Rijk. OZHZ mag gemiddeld 250.000 euro aan middelen aanhouden buiten de schatkist (het zogenaamde drempelbedrag), Om te voorkomen dat OZHZ het drempelbedrag overschrijdt zijn de afspraken met
de BNG inzake de afroming en overboeking aangescherpt. BNG roomt het banksaldo dagelijks automatisch af vanaf 225.000 euro en boekt het overschot over naar de schatkistrekening bij het Rijk. In 2020 is OZHZ ruimschoots onder het drempelbedrag gebleven. Onderstaand is de berekening van het
drempelbedrag nader toegelicht en is de realisatie weergegeven.
Berekening benutting drempelbedrag schatkistbankieren (bedragen x € 1000) Verslagjaar Drempelbedrag 250 (1) Kwartaal 1 Kwartaal 2
Kwartaal 3
Kwartaal 4
(2)
175
170
186
189
(3a) = (1)>(2) (3b) = (2) > (1) (1) Berekening drempelbedrag
75
80
64
61
(4a) (4b) (4c)
Begrotingstotaal verslagjaar Het deel van het begrotingstotaal dat kleiner of gelijk is aan € 500 miljoen Het deel van het begrotingstotaal dat de € 500 miljoen te boven gaat
Verslagjaar 25.315 25.315
(1) = (4b)*0,0075 + (4c)*0,002 meteen Drempelbedrag 250 minimum van €250.000 (2) Berekening kwartaalcijfer op dagbasis buiten 's Rijks schatkist aangehouden middelen Kwartaal 1 Kwartaal 2 Kwartaal 3 Kwartaal 4 Som van de per dag buiten 's Rijks (Sa) schatkist aangehouden middelen 15.891 15.509 17.156 17.344 (negatieve bedragen tellen als nihil) (Sb) Dagen in het kwartaal 91 91 92 92 (2)-(Sa)/(5b)
Kwartaalcijfer op dagbasis buiten 's Rijks schatkist aangehouden middelen
175
170
186
189
z:z Jaarstukken 2020. Vastgesteld DB 14 april 2021
42
2.4
Bedrijfsvoering
2.4.1. COVID-19 en het effect op de bedrijfsvoering
Thuiswerken Zowel bij de uitvoering van de VTH-taken als bij het werken op kantoor heeft OZHZ de RIVM-richtlijnen in acht genomen. Vrijwel alle medewerkers hebben een groot deel van het jaar thuisgewerkt. Waar nodig heeft OZHZ
daarvoor extra (ICT-) middelen beschikbaar gesteld. Ook is een ruimere toepassing gegeven aan de mogelijkheid
om zorgverlof op te nemen Slechts voor noodzakelijke werkzaamheden en in enkele uitzonderingsgevallen
waren medewerkers op kantoor. Verder was het kantoor gesloten. OZHZ ontving vrijwel geen bezoek en vergaderingen en overleggen vonden plaats via telefoon of beeldbellen.
De medewerkers zijn met een actuele Q&A op de hoogte gehouden van de meest gestelde vragen en
antwoorden. Ook is, vooral in de eerste helft van 2020, een interne 'werkmarkt' ingericht waarin is bijgehouden
welke werkzaamheden er liggen en welke medewerkers eventueel tijd, kennis en capaciteit hebben om deze op te pakken. Dit hielp de medewerkers van OZHZ om met elkaar in deze periode de goede dingen voor de
opdrachtgevers op efficiënte wijze te kunnen blijven doen. Werkconcept De COVID-crisis heeft tot nieuwe inzichten geleid ten aanzien van het werkconcept. Sinds 2016 werkt OZHZ in het pand "Post 120" met een kantoorconcept waarin activiteit gerelateerd werken en tijd- en plaatsonafhankelijk werken centraal staat. Daar hoort ook de mogelijkheid bij om thuis te werken. In de praktijk betekende dit echter dat mensen vooral naar kantoor kwamen op dezelfde tijdstippen en van de
mogelijkheid om thuis te werken nauwelijks gebruik maakten. Mede door uitbreiding van het aantal werknemers werd eind 2019 duidelijk dat een uitbreiding van het kantoor
wenselijk was als gevolg van een tekort aan werk- en vergaderplekken. Onder invloed van de COVID-crisis zijn de onderhandelingen over deze uitbreiding beëindigd. De COVID-crisis heeft het inzicht gebracht dat een
gezonde verhouding tussen thuis- en op kantoor werken tot voordelen leidt voor organisatie en medewerkers. Dat maakt dat OZHZ is begonnen met de dóórontwikkeling van het werkconcept. Daarbij is sprake van een integrale
benadering met aandacht voor huisvesting, ICT, personeelsbeleid en communicatie.
2.4.2
Organisatie en personeel
Eindevaluatie van de dóórontwikkeling Sinds 2016 loopt bij OZHZ het traject 'de dóórontwikkeling'. OZHZ is dit traject gestart om de organisatie voor te bereiden op veranderingen in de samenleving en de wet- en regelgeving. Deze leiden er namelijk toe dat de
maatschappij andere eisen gaat stellen aan een moderne overheidsorganisatie. Het meest duidelijke voorbeeld
daarvan is de Omgevingswet. In de eerste fase van de dóórontwikkeling is een nulmeting uitgevoerd op basis
waarvan een aantal verbetermogelijkheden is benoemd. Fasegewijs heeft OZHZ hieraan de afgelopen jaren uitvoering gegeven Dit heeft geleid tot aanpassingen aan de structuur en sturing binnen de organisatie. Deze zijn randvoorwaardelijk voor het realiseren van een cultuur waarin het geven en nemen van verantwoordelijkheid en
vertrouwen en samenwerking centraal staan.
z:z Jaarstukken 2020. Vastgesteld DB 14 april 2021
43
In de eerste helft van 2020 is de eindevaluatie van de dóórontwikkeling uitgevoerd. OZHZ heeft de rapportage en
aanbevelingen in juli voorgelegd aan het AB. Samen met de nieuwe kernwaarden van de organisatie geven deze
een impuls aan verdere verbetering: organisatie en medewerkers handelen omgevingssensitief, hebben oog voor
samenwerking, denken in mogelijkheden en oplossingen en geven en nemen vertrouwen en verantwoordelijkheid.
Op grond van alle gevoerde gesprekken en overige informatie en met het oog op de visie op de organisatie, trekt OZHZ in de eindevaluatie de conclusie dat de dienst op dit moment, veel meer dan enkele jaren terug, een
belangrijke gespreks- en ketenpartner is in het omgevingsrechtdomein en bij de uitvoering van de VTH-taken. Zeer belangrijk is dat de eindevaluatie veel input heeft opgeleverd die, samen met de nieuwe kernwaarden en het medewerkers tevredenheidonderzoek, de impulsen geeft voor verdere verbetering van de dienstverlening. De rapportage legt daar grotendeels de nadruk op: "OZHZ blijft daarom kritisch op het eigen presteren en is zich er goed van bewust dat het bereikte resultaat alleen kan worden vastgehouden en verder kan worden verbeterd met (invulling van) de juiste randvoorwaarden voor de organisatie en de medewerkers. Zoals een goed beheer en een
goede ontsluiting van actuele data in de ICT-systemen, het snel kunnen acteren in concrete VTH-processen, het
kunnen ontwikkelen van nieuwe producten waaraan behoefte is en een werkomgeving waarin de medewerkers op goede wijze en met ontwikkeling van de gewenste competenties kunnen blijven werken aan de opgaven van
de opdrachtgevers. Daarnaast blijft de ambitie staan dat OZHZ meer omgevingstaken gaat uitvoeren voor zijn opdrachtgevers en zal OZHZ de door de bestuurders meegegeven richting aan de strategische koers meenemen
in het vervolg op de dóórontwikkeling." OZHZ heeft de door het AB genoemde mogelijkheden tot verdere verbetering al grotendeels in uitvoering genomen. De te actualiseren Nota Bedrijfsvoering wordt in juni 2021 aan het DB voorgelegd. Daarin zal het verkleinen van de flexibele schil van OZHZ worden opgenomen. Het is wenselijk te gaan werken met meer eigen mensen met kennis van de lokale situatie, waarbij die kennis vanzelfsprekend ten goede komt aan de
opdrachtgevers. Nu al signaleert en agendeert OZHZ vroegtijdig ontwikkelingen die impact hebben op de opdrachtgevers en de taakuitvoering, en daarmee budgettering van OZHZ. Aandachtspunt daarbij is dat dit goed
moet aansluiten bij de begrotingscyclus van de opdrachtgevers. Daarnaast gaat OZHZ o.a. aan de slag met de aanbevelingen om duurzaamheid en energiebesparing nog meer te integreren in de reguliere VTH-taakuitvoering
te adviseren over regionaal afgestemde normstelling in omgevingsplannen in het kader van de Omgevingswet en het versterken van de samenwerking met de gemeenten (bijvoorbeeld over de impact van de Wkb) en met
andere omgevingsdiensten. Een voorbeeld van dit laatste is de samenwerkingsovereenkomst met de DCMR. Vanaf 1 oktober 2020 voert OZHZ de zogenoemde BRIKS-taken uit bij provinciale bedrijven in de Rijnmond (m.u.v. het beheersgebied van Rotterdam) en (v.w.b. Brzo-bedrijven) in het beheersgebied van de Omgevingsdienst Haaglanden. Dit betreft, kort gezegd, de niet-milieugerelateerde omgevingstaken bij bedrijven
in de genoemde regio. De AB-leden vonden het positief dat OZHZ steeds meer zichtbaar is als partner in netwerken zoals bijvoorbeeld bij de regionale energiestrategieën en de ontwikkeling van waterstoftankstations. Dergelijke trajecten dagen OZHZ en zijn medewerkers uit en dragen zodoende bij aan de kwaliteit van de
organisatie en zijn dienstverlening. Het positieve signaal van het bestuur past daarom uitstekend bij de koers die OZHZ heeft ingezet en wil continueren. De koers van OZHZ is ook het centrale thema in de bestuursconferentie die OZHZ in 2021 organiseert.
Medewerkerstevredenheidonderzoek
OZHZ onderzocht in de tweede helft van 2020 hoe tevreden de medewerkers zijn. De resultaten waren zonder meer positief. OZHZ scoort hoog op bevlogenheid, betrokkenheid, sociale veiligheid en werkgeverschap De medewerkers zijn trots op collegialiteit, klantgerichtheid van de organisatie, samenwerking met partners en de
ontwikkeling in de organisatie. Ook vergeleken met andere omgevingsdiensten en andere overheidsorganisaties
z:z Jaarstukken 2020. Vastgesteld DB 14 april 2021
44
springt OZHZ er in positieve zin uit. Belangrijke aandachtspunten zijn de werkdruk, de onderlinge samenwerking
binnen de organisatie en het binnenklimaat van het kantoor Post120. OZHZ gaat deze punten actief oppakken, in
samenspraak met de medewerkers. Met de uitkomsten van het onderzoek ontving OZHZ het certificaat "World-
class Workplace" (voorheen "Beste werkgever"). Audit kwaliteitszorg
OZHZ is ISO gecertificeerd. In augustus heeft een externe audit plaatsgevonden De auditor constateerde geen afwijkingen en oordeelde positief over de gerichtheid op vooruitgang, klantgerichtheid en de betrokkenheid van medewerkers. Daarbij nam hij met interesse kennis van het evaluatieverslag van de dóórontwikkeling en de
hieruit afgeleide kernwaarden, die volgens de auditor ook goed zichtbaar zijn in het planproces. Aandachtspunten zijn de evaluatie van processen en KPI's op doelgerichtheid, het SMART maken van acties en
termijnen. Aanbeveling is verder het meer praktisch inrichten van het kwaliteitssysteem op doelbereiking, risico's en draagvlak en de evaluatie daarvan. OZHZ heeft de aanbevelingen in uitvoering genomen. HR agenda
OZHZ heeft een HR agenda opgesteld om voorbereid te zijn op de ontwikkelingen die op ons afkomen. Het "nieuwe werkconcept", waarin een nieuwe (hybride) werkvorm tot stand komt, vormt hierin een belangrijke pijler.
Onze personeelsinstrumenten worden aangepast op basis van dit nieuwe model. Tevens vormt de ontwikkeling van personeel de rode draad in de HR-agenda. We buigen ons over het vraagstuk hoe wij de juiste persoon op
de juiste plek realiseren en kunnen behouden. Externe factoren die van invloed zijn op ons HR-beleid zijn ondervangen in de agenda. Denk hierbij aan de
Omgevingswet (wat verandert er voor werknemer?) en cao-/regionale afspraken. Tot slot blijft het nog verder terugdringen van ziekteverzuim een belangrijk aandachtspunt. Daarom zetten we in op verzuimpreventie. Ziekteverzuim
Het ziekteverzuimpercentage van 2020 is 4,6%. Dat betekent dat het verzuim stabiel is gebleven ten opzichte van 2019 (4,5%). De coronacrisis heeft dus vrijwel geen effect gehad op onze verzuimcijfers. Dat komt onder andere
doordat de unitmanagers goed aangehaakt blijven bij verzuimende medewerkers. Er worden regelmatig gesprekken gevoerd waarbij de focus ligt op mogelijkheden in plaats van onmogelijkheden. Er is vanuit het
management ook aandacht geweest voor medewerkers die (dreigde) vast te lopen door de crisis. In bilaterale
overleggen met medewerkers is het onderwerp een vast item geworden. Ook vanuit directie is er aandacht voor geweest door middel van berichten op SID en persoonlijke boodschappen.
Strategische personeelsplanning We hebben een strategische personeelsplanning. We beogen hiermee een kwalitatief en kwantitatief gezond
personeelsbestand voor de toekomst. De SPP bestaat uit 7 speerpunten:
- Traineeprogramma - Arbeidsmarktcommunicatieplan - Onboardingsprogramma - Evaluatie gesprekkencyclus - Formatieplan - Ontwikkelingsprogramma - Strategisch opleidingsplan
Inmiddels zijn 5 speerpunten uitgewerkt en geïmplementeerd. In 2020 zijn de speerpunten evaluatie gesprekkencyclus en formatieplan afgerond. We hebben o.a. een nieuw jaargespreksformulier geïntroduceerd en
er is gesproken over de gewenste formatie. De conclusie was o.a. dat we een wendbare en flexibele
z:z Jaarstukken 2020. Vastgesteld DB 14 april 2021
45
houding/inzet van onze medewerkers in stand willen houden. Er is een werkgroep samengesteld die het onderdeel ontwikkelingsprogramma uitwerkt. Dit speerpunt wordt in
het eerste kwartaal van 2021 afgerond. Daarna wordt het strategisch opleidingsplan uitgewerkt. In de laatste helft van 2020 heeft een vlootschouw plaatsgevonden. Met alle managers zijn gesprekken geweest
over hun kwalitatief oordeel van hun personeelsbestand. Ook heeft de directie het management beschouwd. Op
deze manier toetsen we of ons SPP effect heeft (gehad). Daarnaast geeft het een beeld van de verwachtingen op
het gebied van in-, door-, en uitstroom van medewerkers.
Formatie en capaciteitsbeleid De omzet van OZHZ is per taakveld in verschillende mate variabel Voor de wettelijke taken geldt dat budgetten
binnen zekere marges mogen fluctueren. Voor de adviestaken geldt dat er tot dusver geen sprake is van enige verplichting voor gemeenten en provincie om opdrachten bij OZHZ neer te leggen. Ook subsidieontvangsten
hebben een variabel karakter. Tegen deze achtergrond streeft OZHZ flexibilisering na ten aanzien van de eigen interne capaciteit. Daarbij wordt
onderscheid gemaakt in de verschillende taakvelden; onderdelen met een meer variabele omzet (bijvoorbeeld bouw en expertise en advies) hebben een hogere flexibele schil, dan de onderdelen die de wettelijke milieutaken
uitvoeren Onderstaande figuur geeft het capaciteitsbeleid samengevat weer:
3 Flexibele incidentele capaciteit (flexibele schil)
2 Flexibele formatie
Benodigde
capaciteit (formatie) in begroting.
1 Vaste formatie
Doelstelling is een totale flexibele capaciteit (flexibele formatieve en flexibele incidentele capaciteit) van
gemiddeld 15%.
Ondanks een succesvolle werving is in 2020 sprake geweest van een onderbezetting vanwege een relatief grote uitstroom. De flexibele capaciteit komt daarmee met 15,3% iets hoger uit dan de norm.
De inhuur van extern personeel vindt plaats volgens het principe van een Dynamisch Aankoop Systeem. Dit geldt voor alle vormen van inhuur voor de operationele taken. Daarnaast worden afspraken gemaakt met de andere
omgevingsdiensten in Zuid-Holland om over en weer personeel te kunnen detacheren in die gevallen waarin vraag en aanbod op elkaar kunnen worden afgestemd.
z:z Jaarstukken 2020. Vastgesteld DB 14 april 2021
46
2.4.3
ICT
Contr actrelatie met het Shared Servicecentrum Drechtsteden
Het SCD voert voor OZHZ een aantal taken uit, onder andere op het gebied van ICT, personeels- en salarisadministratie, juridische diensten en aanbestedingen De dienstverleningsovereenkomsten lopen op 1 april 2022 af. OZHZ en SCD zijn met elkaar in gesprek over mogelijke verlenging. Voor de ICT-taken heeft OZHZ een Programma van Eisen opgeleverd, welke wordt meegenomen in de Europese aanbesteding van ICT-diensten
door het SCD en op basis waarvan het SCD voor de zomer van 2021 een offerte kan uitbrengen.
De offerte voorde ICT-dienstverlening zal mede zijn gebaseerd op het transitietraject 'ICT Verandert'. Mocht de
uitgebrachte offerte niet leiden tot een nieuw contract dan zal het SCD de huidige ICT-dienstverlening tot juni
2023 continueren, zonder extra kosten. Dat biedt OZHZ dan de mogelijkheid om alsnog en op zorgvuldige wijze een Europese aanbesteding te doorlopen.
Eind 2020 werd bekend dat de dienstverlening van het SCD per 1 januari 2022 overgaat naar de gemeente
Dordrecht. Dit als uitvloeisel van de onderzoeken naar optimalisering van de samenwerking in de Drechtsteden De dienstverlening van het SCD gaat 'as is' over naar Dordrecht, inclusief al het personeel en lopende (contractuele) verplichtingen. Dat betekent dat Dordrecht ook de tussen OZHZ en SCD gemaakte afspraken over de ICT-dienstverlening overneemt. In 2021 werkt Dordrecht de uitgangspunten van de dienstverlening aan de
gemeenten uit. Voor het zomerreces van 2021 legt Dordrecht deze ter besluitvorming voor aan de overige Drechtsteden gemeenten. OZHZ heeft met Dordrecht de afspraak gemaakt dat zij OZHZ goed op de hoogte houdt, gelet op de lopende contractbesprekingen met het SCD.
Applicatie voor vergunningverlening, toezicht en handhaving
Per datum van inwerkingtreding van de Omgevingswet, thans voorzien op 1 januari 2022, moet OZHZ een goed werkend VTH-systeem hebben OZHZ trekt hierbij samen op met de Drechtsteden om zo de samenwerking verder te versterken en de kosten te reduceren. Aangezien de Drechtsteden in de loop van 2022 gaan aanbesteden volgt OZHZ dit tempo
OZHZ heeft daarom onderzocht of de aanbesteding van het VTH-systeem kon worden uitgesteld, waarbij in de
tussenliggende periode een aanvullende opdracht is verstrekt aan de huidige leverancier voor het gebruik van
een upgrade van Squit XO naar Squit 20/20. Daartoe is extern advies ingewonnen. Strekking van het externe advies was dat het uitstel mogelijk is op grond van de Aanbestedingswet. OZHZ heeft een en ander gepubliceerd
op Tenderned en is onverwijld aan de slag gegaan met de inrichting van Squit 20/20. Een en ander betekent wel dat OZHZ tweemaal in relatief korte tijd een transitie van de ICT-systemen, processen en producten moet doormaken, inclusief training en opleiding van alle medewerkers die met deze systemen moeten gaan werken.
Aanbesteding integraal dataplatform
Om haar data-ambitie te verwezenlijken, is OZHZ eind 2020 gestart met een aanbestedingsprocedure voor een
integraal dataplatform (IDP). Met een IDP creëert en behoudt OZHZ de flexibiliteit om zowel databronnen als rapportage(tool)s gefaseerd toe te voegen. Op die manier kan OZHZ, in haar eigen tempo, groeien in volwassenheid ten aanzien van data gedreven c.q. informatie gestuurd werken. Naar verwachting wordt nog in
februari 2021 de opdracht definitief gegund en in maart met de implementatie gestart. Archieffunctie
Het toezicht op de informatiehuishouding van OZHZ is ingevolge de archiefverordening van OZHZ belegd bij de
gemeentearchivaris van Dordrecht. Deze heeft eind 2020 verslag uitgebracht aan het DB over de kwaliteit van de archieffunctie. De archivaris concludeert dat het informatie- en archiefbeheer van OZHZ grotendeels goed op orde is. Deze conclusie is onder meer gebaseerd op het feit dat OZHZ in de afgelopen jaren het door de
z:z Jaarstukken 2020. Vastgesteld DB 14 april 2021
47
Archiefwet- en regelgeving vereiste kwaliteitssysteem, de ordeningsstructuur en het metadata-schema vastgesteld heeft. Ook beschikt OZHZ over JOIN Zaak & Document voor de duurzame archivering van digitale archiefbescheiden. Verder oordeelt de archivaris dat er een goed calamiteitenplan aanwezig is om de risico's op
schade aan de archieven als gevolg van een eventuele calamiteit te kunnen minimaliseren. Tot slot heeft OZHZ in het kader van een pilotproject in 2019, in samenwerking met het Regionaal Archief Dordrecht en het Stadsarchief Rotterdam, meegewerkt aan een proefopname van een archiefbestand van de dienst in het e-depot.
De archivaris spreekt wel enige zorg uit over de opgave ten aanzien van de selectie en vernietiging van (papieren) dossiers, waar achterstanden zijn ontstaan. Berekend is dat met de huidige formatie er tenminste vier
jaar nodig zou zijn om deze achterstand in te lopen (naast de overige taken en ambities, zoals het inrichten van
een nieuw VTH-pakket, de aanbesteding van het zaaksysteem in 2022, de implementatie van de Omgevingswet, etc. Daarom wordt verkend of marktpartijen slimmer en sneller deze achterstand kunnen wegwerken.
2.4.4
Informatiebeveiliging en privacy
Baseline Informatiebeveiliging Overheid Vanaf 1 januari 2020 is de Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO) van kracht. De BIO vervangt de
bestaande baselines informatieveiligheid voor Gemeenten, Rijk, Waterschappen en Provincies. Hiermee ontstaat
een gezamenlijk normenkader voor informatiebeveiliging binnen de gehele overheid, gebaseerd op de internationaal erkende en actuele ISO-normatiek. OZHZ speelt een actieve rol in het Drechtstedennetwerk waarbinnen het thema privacy wordt opgepakt, en heeft samen met de andere partners een strategisch
informatiebeveiligingsbeleid opgesteld dat past bij de BIO. Met dit beleid zet OZHZ een volgende stap om de beveiliging van persoonsgegevens en andere informatie te
continueren en voort te gaan op de stappen die in de voorgaande jaren zijn gezet. Bij de implementatie en uitvoering van het beleid wordt nauw samengewerkt met het Servicecentrum Drechtsteden en de Chief
Information Security Officer (CISO) van de GRD.
Automatisch anonimiseren
Om beter en sneller WOB-verzoeken te kunnen behandelen en te kunnen voldoen aan de toekomstige Wet Open Overheid alsmede privacy te waarborgen conform de AVG, is OZHZ in 2020 een pilot gestart met het
automatisch anonimiseren van documenten, in casu bodemrapporten. Op basis van deze pilot kan een business case worden gemaakt over de voor- en nadelen van het inzetten van een anonimiseertool ten opzichte van
handmatig anonimiseren. Naar verwachting worden de resultaten einde Q1 2021 gepresenteerd. Compliance Algemene Verordening Gegevensbescherming (A VG)
Het DB nam in september kennis van de Jaarrapportage Privacy & Gegevensbescherming OZHZ april 2019 april 2020 van de Functionaris Gegevensbescherming (FG). De FG heeft deze opgesteld op basis van de door
OZHZ aangeleverde beantwoording van de vragenlijst 'privacy audit 2020', aangevuld met eigen constateringen.
Dit onderzoek is ook uitgevoerd bij de gemeenten in de Drechtsteden, de GRD en de DGJZHZ. De FG beschrijft per onderdeel welke bevindingen er zijn gedaan en geeft aanbevelingen om gegevensbescherming en privacy
naar een hoger niveau te tillen. Daarnaast worden de grootste risico's die voor de hele regio Drechtsteden gelden toegelicht en is een overzicht opgenomen van de datalekken die zich het afgelopen jaar bij OZHZ hebben voorgedaan.
De FG concludeert dat OZHZ goede stappen heeft gezet op het gebied van de naleving van de AVG. OZHZ is
voor op de meeste onderdelen goed van op de hoogte op het gebied van de gegevensbescherming, en heeft deze informatie ook goed beschikbaar. Er zijn enkele aandachtspunten waarover de FG aanbevelingen heeft
gedaan.
z:z Jaarstukken 2020. Vastgesteld DB 14 april 2021
48
Deze aanbevelingen betreffen in de eerste plaats het opstellen van werkinstructies voor de rechten van betrokkenen, het afsluiten van een verwerkersovereenkomst met het SCD (waarover in de loop van 2020 in het overleg van de privacycoördinatoren van de Drechtsteden is afgesproken dit on hold te zetten vanwege de
recente ontwikkelingen omtrent de overgang van de dienstverlening naar Dordrecht) en het alsnog onderzoeken of er taken zijn waarbij OZHZ zelf als verwerker moet worden aangemerkt en waarvoor dus een
verwerkersovereenkomst dient gesloten te worden. Met de FG is besproken dat er nog (Europese)
ontwikkelingen lopen inzake de uitleg van het begrip 'verwerker'. Zodra dat duidelijk is kan de aanbeveling verder worden opgepakt en wordt onderzocht of de specifieke dienstverlening van OZHZ, met name de niet-
milieugerelateerde taken, aanleiding is om van het advies van Pels Rijcken af te wijken en voor delen van die dienstverlening toch een verwerkersovereenkomst te sluiten. OZHZ heeft dit aangekaart in het AVG-overleg van
de omgevingsdiensten in Zuid-Holland. Vooralsnog zijn er geen aanwijzingen dat het advies van Pels Rijcken over dit onderwerp zou zijn verouderd. Bij geen enkele omgevingsdienst in het land zijn
verwerkersovereenkomsten gesloten tussen de omgevingsdienst en hun opdrachtgevers. Het advies is destijds opgesteld op verzoek van de VNG en Omgevingsdienst NL.
OZHZ heeft nog geen Data Protection Impact Assessments (DPIA’s) uitgevoerd. DPIA's zijn een instrument om (vooraf) de privacy-risico's van een bepaalde gegevensverwerking of van een bepaald proces in beeld te brengen, en daar vervolgens maatregelen op te nemen om de risico's te verkleinen. Overigens kent OZHZ vrijwel geen processen waarin met bijzondere persoonsgegevens wordt gewerkt. Er zijn
twee basisrisicoanalyses uitgevoerd op het gebruik van de drones en op de bestuurlijke rapportages die de politie aan OZHZ stuurt ten behoeve van de taakuitvoering op het gebied van APV en bijzondere wetten. Dat heeft niet
geleid tot de conclusie dat aanvullend een DPIA nodig is. De al genomen maatregelen op basis van de Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO) zijn afdoende Regiobreed heeft de FG gekeken naar het Mobile device management (MDM), de positionering van de FG, het Privacybeleid Drechtsteden en autorisaties. Bij het gebruik van mobile devices moeten passende technische en organisatorische maatregelen worden genomen. Ten tijde van de audit had OZHZ 59% van de smartphones en
44% van de tablets ingericht met MDM De organisatie loopt hierop dus nog een groot risico. OZHZ heeft ervoor
gekozen om bij alle nieuwe uit te geven telefoons en tablets MDM te installeren. Nu deze apparaten een afschrijvingstermijn van maximaal 3 jaar hebben, betekent dit dat over maximaal 3 jaar alle tablets en telefoons
zijn ingericht met MDM, en de organisatie alleen maar stappen vooruit hierin zal maken.
Het Privacybeleid Drechtsteden is inmiddels geactualiseerd en door het DB vastgesteld. Ook heeft het DB in 2020 het geactualiseerde informatiebeveiligingsbeleid vastgesteld. Tot slot is het de FG opgevallen dat het verschillende keren is voorgekomen dat een medewerker na einde
dienstverband nog toegang heeft tot de systemen. Doorgaans is de reden hiervan niet technisch, maar wordt niet
tijdig een melding van uitdiensttreding gedaan, waardoor het daarvoor geldende proces niet in werking wordt
gezet. In de rapportageperiode hebben zich 7 datalekken voorgedaan. De FG is van oordeel dat dit aantal datalekken
voor een organisatie als OZHZ zeker niet als (te) hoog is aan te merken. Binnen OZHZ wordt regelmatig
aandacht gevraagd voor het snel melden van datalekken.
z:z Jaarstukken 2020. Vastgesteld DB 14 april 2021
49
II. Jaarrekening 2020 De jaarrekening bestaat uit de balans en resultatenrekening en met toelichting.
Via de balans en de programmarekening wordt fin.
verantwoording afgelegd over het in 2020 gevoerde
beleid.
□ z:z Jaarstukken 2020. Vastgesteld DB 14 april 2021
50
1. Balans per 31 december 2020 ACTIVA
F
2020
2019
VASTE ACTIVA
Immateriële vatte activa Kosten verbonden aan het sluiten van geldlening en het saldo ven agio en disagio Kosten van onderzoek en ontwikkeling voor een bepaald actief Bijdragen aan activa in eigendom van derden
Materiële vaste activa Investeringen
1.040.295
92S.201
j&S
met een economisch nut met een economisch nut, waarvoor ter bestrijding ven de kosten een heffing kan worden geheven in de openbare ruimte met een maatschappelijk nut In erfpacht gegeven gronden
925201
1.040.295
Financiële vaste activa Kapitaalverstrekking aan. deelnemingen gemeenschappelijke regelingen overige verbonden partijen Leningen aan woningbouwcorporaties deelnemingen overige verbonden partijen openbare licham en (art 1 a Wet Fido) ovenge langlopende leningen Uitzettingen in 's Rijks schatkist met een looptijd ven één jaar of langer in de vorm van Nederlands schuldpapier meteen looptijd van één jaar of langer ovenge met een looptijd van één jaar of langer TOTAAL VASTE ACTIVA
925.201
1.040.295
355.881
640.308
VLOTTENDE ACTIVA Voorraden Grond- en hulpstoffen Onderhanden werk, inclusief bouwgronden in exploitatie Gereed producten handelsgoederen Vooruitbetalingen
Uitzettingen Deze hebben een rentetypische looptijd korter dan één jaar Vorderingen op openbare lichamen Verstrekte kasgeldleningen aan openbare lichamen (art 1a Wet Fido) Overige verstrekte kasgeldleningen Rekening courant verhouding met het Rijk Rekening courant verhouding met overige niet-finandéle instellingen Overige vorderingen Uitzettingen in 's Rijks schatkist met een looptijd korter dan één 1 jaar Uitzettingen in de vorm van Nederlands schuldpapier met een looptijd korter dan één 1 jaar Overige uitzettingen met een looptijd korter dan één 1 jaar
355881
Bank, inclusief kruisposten
Overlopende activa Nog te ontvangen voorschotbedragen die ontstaan door voorfinanciering op uitkeringen met een specifiek bestedingsdoel van Europese overheidslichamen het Rijk o\«rige Nederlandse overheidslichamen Ovenge nog te ontvangen c q vooruitbetaalde bedragen die ten laste ven volgende begrotingsjaren komen
2.831.282
13.649.822
9012.218
827 592
4 631 521
1 984 700
6 083
18 990
Liquide middelen Kas
640 308
204.605
262
99.060
479
204 343
98 581 1.028.230
736.967
452766
742 763 285467
284 201
TOTAAL VLOTTENDE ACTIVA
14.947.275
4.598.880
TOTAAL ACTIVA
15.872.476
S.639.175
Jaarstukken 2020. Vastgesteld DB 14 april 2021
< z:z
51
PASSIVA
2020
2019
VASTE PASSIVA Eigen vermogen Algemene reserve Bestemmingsreserves
915 844 1 975 138
712.152 2520722
Saldo van de rekening
618375
252571
3.485.445
3.509.357
Voorzieningen
Voorzieningen
Veste schulden Deze hebben een rentetypische looptijd van één jaar of langer Obligatieleningen Onderhandse leningen van binnenlandse pensioenfondsenen verzekeraars binnenlandse banken en overige financiële instellingen binnenlandse bedrijven openbare lichamen (art. Ia Wet Fido) overige binnenlandse sectoren buitenlandse instellingen Door derden belegde gelden Waarborgsommen Overige leningen en vooruitontvangen bedragen TOTAAL VASTE PASSIVA
3.509.357 —
3.485.445
4.301.851
516.110
VLOTTENDE PASSIVA
Vlottende schulden Deze hebben een rentetypische looptijd korter dan één jaar Kasgeldleningen aangegaan bij: openbare lichamen (art la Wet Fido) overige partijen Banksaldi Overig
Overlopende passiva Verplichtingen die in het begrotingsjaar zijn opgebouwd en die in een volgend begrotingsjaar tot betaling komen, met uitzondering van jaarlijks terugkerende arbeidskosten gerelateerde verplichtingen van vergelijkbaar volume Ontvangen voorschotbedragen wor uitkeringen met een specifiek bestedingsdoel die dienen ter dekking ven lasten ven volgende begrotingsjaren van Europese overheidslichamen het Rijk overige Nederiandse overheidslichamen Overige vooruit ontvangen bedragen die ten bate van eigende begrotingsjaren komen
4 301 851
516 110 8061.268
1.637.620
1 444 856
860.105
6616412
777.515
TOTAAL VLOTTENDE PASSIVA
12.363.119
2.153.730
TOTAAL PASSIVA
15.872.476
5.639.175
Bedragen in €
z:z Jaarstukken 2020. Vastgesteld DB 14 april 2021
52
1.1
Grondslagen voor waardering en resultaatbepaling
Algemeen
De jaarrekening is opgemaakt met inachtneming van de voorschriften die het Besluit Begroting en
Verantwoording (BBV) daarvoor aan provincies en gemeenten geeft en de financiële verordening van OZHZ. De waardering van activa en passiva en de resultaatbepaling zijn gebaseerd op historische kosten. Tenzij anders is vermeld worden de activa gewaardeerd op basis van de verkrijgings- of vervaardigingsprijs. De baten en lasten zijn toegerekend aan de periode waarop deze betrekking hebben.
Activa
Vaste activa De materiële vaste activa worden gewaardeerd tegen verkrijgings- of vervaardigingsprijs, verminderd met de van
derden ontvangen investeringsbijdragen en afschrijvingen. De verkrijgingsprijs bestaat uit de inkoopprijs en de bijkomende kosten. De vervaardigingsprijs omvat de aanschaffingskosten van het product of dienst en de overige kosten die rechtstreeks aan de vervaardiging kunnen worden toegekend Afschrijving vindt lineair plaats op basis
van de geschatte economische levensduur. Specifieke investeringsbijdragen van derden worden op de desbetreffende investering in mindering gebracht.
De gehanteerde afschrijvingstermijnen zijn bepaald op basis van artikel 10, zesde lid, van de Financiële verordening en bedragen:
•
20 jaar voor motorvaartuigen;
•
15 jaar voor technische installaties in bedrijfsgebouwen;
•
10 jaar voor kantoorinstallaties en kantoormeubilair;
•
5 jaar voor informatieregister en digitaal archief;
•
5 jaar voor transportmiddelen en aanhangwagens;
•
3 jaar voor automatiserings- en onderzoeksapparatuur;
•
3 jaar voor software3;
»
5 jaar voor overige materiële vaste activa4.
OZHZ beschikt niet over gronden en terreinen In overeenstemming met artikel 6" Waardering en afschrijving van vaste activa" van de Financiële verordening
worden activa met een verkrijgingsprijs van minder dan € 450 niet geactiveerd. Voorraden
De als “onderhanden werken” opgenomen producten zijn gewaardeerd tegen de vervaardigingsprijs, dan wel de lagere marktwaarde. De vervaardigingsprijs omvat de kosten die rechtstreeks aan de vervaardiging kunnen worden toegerekend (zoals het aantal bestede uren tegen integrale kostprijs).
Uitzettingen korter dan één jaar
De vorderingen zijn gewaardeerd tegen nominale waarde. Voor verwachte oninbaarheid is een voorziening in mindering gebracht. De voorziening wordt statisch bepaald op basis van de geschatte kansen op inning.
Overlopende activa en liquide middelen De overlopende activa en de liquide middelen zijn gewaardeerd tegen de nominale waarde
3 Software is niet opgenomen als categorie in de financiële verordening. Dit wordt opgenomen bij de eerstvolgende aanpassing 4 De overige materiele vaste activa is niet opgenomen als categorie in de financiële verordening. Dit wordt opgenomen bij de eerstvolgende aanpassing.
z:z
Jaarstukken 2020. Vastgesteld DB 14 april 2021
53
Passiva
Passiva worden gewaardeerd tegen de nominale waarde. Eigen vermogen
Het totaal eigen vermogen is gelijk aan het eigen vermogen van voorgaand jaar, vermeerderd of verminderd met het resultaat voor bestemming Voor zover het algemeen bestuur gedurende het jaar besluiten over bestemmingsreserves heeft genomen, zijn de effecten van deze besluiten in de stand van de reserves per
jaareinde verwerkt. Uit het resultaat voor bestemming en de effecten van de besluiten van het algemeen bestuur volgt een resultaat na bestemming. Dit wordt als een separate post van het eigen vermogen gepresenteerd. De
reserves van het eigen vermogen worden onderscheiden in een algemene reserve en overige
bestemmingsreserves. De bestemmingsreserves zijn door het algemeen bestuur ingesteld voor specifieke doeleinden, zoals de financiering van activa, verwachte bijdrage in projecten of relevante risico’s.
Voorzieningen Voorzieningen worden gevormd voor verplichtingen en verliezen die niet exact bekend zijn, maar redelijkerwijs
geschat kunnen worden en worden gevormd voor risico’s die hierop van toepassing zijn. Daarnaast kunnen voorzieningen worden gevormd ter egalisatie van lasten.
Vaste schulden De vaste schulden hebben een rente typische looptijd van één jaar of langer. De vaste schulden worden gewaardeerd tegen nominale waarde, verminderd met de gedane aflossingen.
Vlottende passiva
De posten opgenomen onder de vlottende passiva worden gewaardeerd tegen de nominale waarde. Borg- en garantstellingen Voor zover OZHZ borg- en garantiestellingen is aangegaan, worden deze buiten de telling van de balans
opgenomen. In de toelichting op de balans is dan nadere informatie opgenomen. Grondslagen voor de resultaatbepaling Baten en lasten De baten en lasten worden toegerekend aan het jaar waarop zij betrekking hebben. Baten en winsten worden
genomen voor zover zij op de balansdatum zijn gerealiseerd. Verliezen en risico's die hun oorsprong vinden voor het einde van het begrotingsjaar worden verwerkt indien zij voor het opmaken van de jaarrekening bekend zijn.
Personeelslasten Personeelslasten worden toegerekend aan het boekjaar waarop ze betrekking hebben. Een uitzondering vormen
overlopende posten uit hoofde van jaarlijkse arbeidskosten gerelateerde verplichtingen van vergelijkbaar volume. Deze worden toegerekend aan de periode waarin uitbetaling plaatsvindt. De financiële verordening OZHZ bepaalt
dat de rapportages aan het bestuur afwijkingen behandelen, groter dan 10%, of groter dan € 50.000, ten opzichte
van de begroting.5
5 Financiële verordening OZHZ, 30 november 2016
Jaarstukken 2020. Vastgesteld DB 14 april 2021
z:z
54
Toelichting op de balans per 31 december 2020
1.2
ACTIVA
1.
Vaste activa
1.1
Immateriële vaste activa
OZHZ bezit geen immateriële vaste activa.
1.2.1
Materiële vaste activa met economisch nut
De materiële vaste activa betreffen activa met een economisch nut. Paragraaf 2.3 'Onderhoud kapitaalgoederen' beschrijft de beleidsuitgangspunten en de systematiek van het onderhoud van deze kapitaalgoederen De
materiële vaste activa bestaan uit de volgende onderdelen:
Materiële vaste activa
a b c d e
Aanschafwaarde 31-12-2019
Afschrijvingen 2019
Aanschafwaarde 31-12-2020
Afschrijvingen 2020
889.422 472.319 420.026 92.765 42.197
337.441 349.302 166.614 13.393 9.684
891 462 518.592 439.283 162.016 43.585
89.290 66.372 46 119 44.487 7.035
1.916.729
876.434
2.054.938
253.303
Huisvesting ICT en audiovisuele investeringen Meubilair Software Bedrijfsmiddelen
Totaal Bedragen x €
De afschrijvingen zijn gerealiseerd conform de grondslagen voor waardering en resultaatbepaling. De investeringen zijn gepleegd op basis van bestuurlijke goedkeuring bij eerdere begrotingswijzigingen. De investeringen zijn hieronder weergegeven.
Verloop materiële vaste activa a b c d e
Huisvesting ICT en audiovis. Meubilair Software Bedrijfsmiddelen
Totaal
Boekwaarde Investeringen 2019 2020
Overige mutaties 2020
Aanschafwaarde 31-12-2020
Afschrijvingen 2020
Boekwaarde 2020
551.981 123.017 253.412 79.372 32.513
2.040 44.011 11.522 74.751 11.385
2.262 7.736 -5.500 -9.997
891.462 518.592 439.283 162.016 43.585
89.290 66.372 46.119 44.487 7.035
464.732 102.917 226.550 104.136 26.866
1.040.295
143.709
-5.500
2.054.938
253.303
925.201
Bedragen x €
a. Huisvesting
In 2020 heeft een investering plaatsgevonden ter gedeeltelijke aanpassing van de vloer in het kantoorpand. Geplande investeringen omwille van het nieuwe werkconcept kunnen aanvangen binnen het resterende krediet.
z:z Jaarstukken 2020. Vastgesteld DB 14 april 2021
55
b. ICT en audiovisuele investeringen Post 120
Op deze post zijn investeringen verantwoord die de afgelopen jaren zijn gedaan op omtrent de huisvesting zoals
bekabeling en audiovisuele middelen. Ook investeringen in verband met de aanschaf van mobiele apparatuur en digitalisering vanuit de bestemmingsreserve "Digitalisering in relatie tot dóórontwikkeling" worden op deze post
verantwoord. Het krediet is in 2020 verruimd met € 53.000.
In 2020 zijn er investeringen gedaan ten aanzien van video-vergaderapparatuur in de vergaderruimten, aanschaffen in relatie met vervanging en uitrol van nieuwe mobiele telefoons, laptops en diverse randapparatuur.
De overschrijding van het krediet past binnen het door het AB vastgestelde investeringskader. c. Meubilair Post 120
Het investeringskrediet betreft de gebruikersinvesteringen in het pand, zoals de douche- en kleedfaciliteiten, de binnentrap, archiefruimte, dakterras, etc. De gedane investeringen hebben betrekking op het werkplekvoorzieningen zoals bureaus, bureaustoelen en meubilair voor de gemeenschappelijke ruimtes. In 2020
is een krediet gevoteerd van € 17.000 voor reguliere vervangingsinvesteringen. In 2020 zijn verdere investeringen
gedaan ten aanzien van (zit/sta) werkplekken d. Software In 2019 is de nieuwe website van OZHZ gelanceerd. De website bevat geïntegreerde nieuwe functionaliteiten,
zoals de omgevingskaart (GEO-data). Tevens is OZHZ eind 2019 gestart met de implementatie van een GEOvoorziening Verdere implementatie en ingebruikname van de voorziening heeft in 2020 plaatsgevonden. Tevens heeft dashboard-ontwikkeling plaatsgevonden. In 2020 is een bedrag gevoteerd van € 81.000. e. Bedrijfsmiddelen
Het krediet betreft de aanschaf van bedrijfsmiddelen, zoals geluidsapparatuur en vervanging van de kapitaalgoederen die bij de start van OZHZ om niet zijn verkregen van PZH. In 2020 is een nieuw krediet
gevoteerd van € 3.000. In 2020 hebben investeringen plaatsgevonden in een drone, trillingsmeters en
communicatiemiddelen Het restant wordt aangewend voorde reguliere vervanging.
1.3
Financiële vaste activa
OZHZ beschikt niet over financiële vaste activa.
z:z Jaarstukken 2020. Vastgesteld DB 14 april 2021
56
2. Vlottende activa 2.1
Voorraden
De in de balans opgenomen voorraden is uitgesplitst naar de volgende categorie:
Voorraden a
31-12-2020
31-12-2019
Onderhanden Werk
355.881
640.308
Totaal
355.881
640.308
Bedragen x €
Het onderhanden werk betreft projecten/opdrachten ten behoeve van gemeenten op het gebied van
milieuonderzoek. De voorraad bestaat uit nog te factureren uitgevoerde werkzaamheden tegenover ontvangen bijdragen waarvoor nog activiteiten moeten worden verricht
2.2
Uitzettingen korter dan één jaar
De in de balans opgenomen uitzettingen met een looptijd korter dan één jaar worden als volgt gespecificeerd: Uitzettingen rente typische looptijd korter dan een jaar
31-12-2020
31-12-2019
A B C D E F G H I
Vorderingen op openbare lichamen Verstrekte kasgeldleningen aan openbare lichamen Overige verstrekte kasleningen Rekening-courantverhoudingen met het Rijk Rekening-courantverhoudingen met overige financiële instellingen Overige vorderingen Uitzettingen in 's Rijks schatkist met looptijd < 1 jaar Uitzettingen in de vorm van Nederlands schuldpapier Overige uitzettingen
9012.218 0 0 0 4.631.521 6.083 0 0 0
827.592 0 0 0 1.984.700 18.990 0 0 0
Totaal
13.649.822
2.831.282
Bedragen x €
De vordering op openbare lichamen betreft voornamelijk de voorschotfacturen aan gemeenten en provincie
inzake uitvoering van de wettelijke taken en programma’s en de inwonerbijdrage.
Het saldo is fors gestegen omdat de voorschotfacturen van het eerste kwartaal 2021 eind december 2020 zijn verzonden. OZHZ verwacht de gelden begin 2021 te ontvangen.
z:z Jaarstukken 2020. Vastgesteld DB 14 april 2021
57
2.3
Liquide middelen
Het saldo van de liquide middelen bestaat uit de volgende componenten: 31-12-2020
31-12-2019
Kas Bank inclusief kruisposten
262 204.343
479 98.581
Totaal
204.605
99.060
Liquide middelen
Bedragen x €
Het banksaldo betreft de ontvangen voorschot- en subsidiebedragen en het nog openstaande crediteurensaldo. Vanwege het schatkistbankieren (zie paragraaf 2.3 financiering) is eveneens sprake van uitzettingen in de
Rijksschatkist Daardoor is het saldo liquide middelen begrenst op € 200.000. In de Financieringsparagraaf (Deel I, hoofdstuk 2, paragraaf 4) worden de beleidsuitgangspunten ten aanzien van
het treasurybeleid weergegeven.
2.4
Overlopende activa
De overlopende activa zijn als volgt onderverdeeld: Activa
31-12-2020
31-12-2019
0 0 452.766 261.319 22.882
0 0 742.763 285.466 1
736.967
1.028.230
Nog te ontvangen voorschotbedragen die ontstaan door voorfinanciering met een specifiek bestedingsdoel:
Europese overheidslichamen Het Rijk Overige Nederlandse overheidslichamen Vooruitbetaalde kosten Nog te ontvangen bedrag Totaal Bedragen x €
Vooruitbetaalde kosten
Dit zijn kosten die voor 31 december 2020 betaalbaar zijn gesteld, maar waarvan de lasten betrekking hebben op
het dienstjaar 2021. Veelal gaat het om verzekeringspremies, huur kantoorpand, licenties en contributies.
Nog te ontvangen bedragen Dit zijn bedragen die ten gunste van het boekjaar 2020 komen, maar waarvan de bedragen in de loop van 2021
worden ontvangen.
z:z Jaarstukken 2020. Vastgesteld DB 14 april 2021
58
De nog te ontvangen bedragen bestaan voornamelijk uit vorderingen op overheidslichamen die nog niet zijn gefactureerd De onderbouwing is als volgt: Nog te ontvangen voorschotbedragen die ontstaan door voorfinanciering met een specifiek bestedingsdoel:
Begin saldo 2020
Gemeente Alblasserdam Gemeente Dordrecht Gemeente Gorinchem Gemeente Hendrik-ldo-Ambacht Gemeente Hoeksche Waard Gemeente Molenlanden Gemeente Papendrecht Gemeente Vijfheerenlanden Gemeente Sliedrecht Gemeente Zwijndrecht Totaal
742.763
Eind saldo 2020
Toevoegingen
Ontvangsten
41.451 530474
360.292
-41.451 -530.474
360.292
24.164
18.748
-24.164
18.748
52.385 23.534 70.754
17.280 19.094
-52.385 -23.534 -70.754
17.280 19.094
6.224 31.126 452.766
6224 31.126
-742.763
452.766
Bedragen x €
z:z Jaarstukken 2020. Vastgesteld DB 14 april 2021
59
PASSIVA 1. Vaste financieringsmiddelen
1.1
Eigen vermogen
Het eigen vermogen bestaat uit de Algemene reserve, de bestemmingsreserves en het saldo van de rekening.
Conform artikel 54, tweede lid, van het BBV is per reserve het verloop gedurende het boekjaar weergegeven Er is geen sprake van specifieke bestemmingsreserves die zijn gevormd voor de afschrijving op activa.
Eigen verm
31-12-2020
Algemene reserve
31-12-2019
915.844
712.152
Bestemmingsreserves
1.975.138
2.520.722
Onverdeeld resultaat
618.375
252.571
3.509.357
3.485.445
Totaal Bedragen x €
In het onderstaand overzicht is het verloop van de reserves in 2020 weergegeven.
Omschrijving
31-122019
Algemene reserve Programmabijdrage PZH Materieel budget PZH Dóórontwikkeling Digitalisering Verlofstuwmeer Controle energiemaatregelen Frictiekosten ontvlechting Regieplan Informatiegestuurd werken
712.152 9.806 174.835 101.517 249.480 110.000 963 1.537.542 336.580
Totaal
3.232.874
Bestemming rek 2020
252.571 -9.806 9.806
Balans mutaties
Toevoeging Onttrekking 2020 2020
123.643
172.521
31-122020
915.844
184.641 101.517 370.618 110.000
155.000
33.862
-155.000
963 441.767 68.993
940.775 267.587
718.107
2.890.982
252.571
123.643
Bedragen x €
z:z Jaarstukken 2020. Vastgesteld DB 14 april 2021
60
Algemene reserve
De algemene reserve is onderdeel van het weerstandsvermogen. Bij eerste bestuursrapportage 2020 heeft een toevoeging plaatsgevonden van € 124 000, vanuit de post onvoorzien. Reden is een andere systematiek met
betrekking tot het weerstandsvermogen.
Voorde beleidsuitgangspunten, omvang, en samenstelling van het weerstandsvermogen en de bijbehorende
risico's wordt verwezen naar de paragraaf weerstandsvermogen (Deel I, paragraaf 2.1).
Programmabijdrage Provincie Zuid-Holland Uit dit budget werden de directe productiekosten van het provinciaal werkprogramma gedekt. Bij resultaatbestemming 2019 is het saldo toegevoegd aan de bestemmingsreserve materieel budget PZH. De reserve programmabijdrage PZH is daarmee komen te vervallen per 1/1/2020.
Materieel budget Provincie Zuid-Holland Conform het besluit van het algemeen bestuur in 2011 is een reservering gemaakt voor eventuele complexe
dossiers in de komende jaren. In 2020 zijn er geen onttrekkingen ten laste van deze reserve gedaan. De reserve is aangevuld met€ 9.806 bij resultaatbestemming 2019.
Dóórontwikkeling OZHZ is per 1 april 2017 van start gegaan in de nieuwe organisatiestructuur. De frictiekosten zijn beperkt omdat er geen sprake is van gedwongen ontslagen of boventalligheid. De dóórontwikkeling betekent wel een forse
veranderopgave voor wat betreft de werkwijze, sturing en cultuur. De bestemmingsreserve is bedoeld voor de
dekking van kosten en improductieve uren door opleidingen, trainingen en het bevorderen van betrokkenheid. De kosten voor opleidingen en trainingen in het kader van de dóórontwikkeling zijn gedekt uit het reguliere opleidingsbudget. Vanwege de Covid crisis zijn de opleidingen achtergebleven. De geraamde onttrekking is
derhalve uitgebleven.
Digitalisering OZHZ streeft naar een volledige digitalisering van de werkprocessen. Dit draagt bij aan de maatschappelijke wens tot een snelle en transparante informatievoorziening en een vlottere afdoening van zaken. Op dit moment
maakt OZHZ nog niet genoeg gebruik van de technische mogelijkheden die voorhanden zijn. In 2018 is er daarom een bedrag gereserveerd om verdere stappen te kunnen zetten richting een informatie gestuurde werkwijze In 2020 is een bedrag van € 33.862 onttrokken voor de externe kosten van Squit XO en werkzaamheden in het
kader van de BRO.
Verlofstuwmeer
OZHZ heeft nog te maken met een verlofstuwmeer Omdat een bovengemiddelde opname van verlof leidt tot vervangende inhuur ontstaat een financieel risico. Hiervoor is een bestemmingsreserve gevormd In 2020 hebben geen onttrekkingen plaatsgevonden.
Frictiekosten ontvlechting De frictievergoeding voor de uittreding van de voormalige gemeenten Leerdam en Zederik en de ontvlechting van
de bouwtaken Molenlanden is grotendeels toegevoegd aan de bestemmingsreserves frictiekosten ontvlechting De onttrekking bedraagt € 441.747 en betreft de compensatie aan eigenaren voor de hogere inwonerbijdrage (€
309.000), de tijdelijk hogere overhead (€ 123.000) en personele frictiekosten (€ 9.000).
z:z Jaarstukken 2020. Vastgesteld DB 14 april 2021
61
Het productiviteitsverlies ten gevolge van de vele vacatures is gecompenseerd door de hogere omzet. Derhalve blijft de onttrekking achter bij de begroting. Regieplan Informatie gestuurd werken
OZHZ en zijn opdrachtgevers zien in de maatschappelijke opgaven van de gemeenten en provincie in de komende periode belangrijke kansen en uitdagingen. Het regieplan biedt een programmatische, doelgerichte,
aanpak. Een deel van het programma Informatie Gestuurd Werken (IGW) wordt gedekt uit een bestemmingsreserve. In 2020 is een bedrag van € 68.993 onttrokken het ontwikkelen van kaarten en het inschakelen van externe
expertise.
1.2
Voorzieningen
Voorzieningen zijn gevormd voor op balansdatum bestaande risico’s voor verplichtingen of verliezen waarvan de
omvang redelijkerwijs is in te schatten. Voorzieningen zijn onderdeel van het vreemd vermogen en niet vrij aanwendbaar door het bestuur. Het saldo van de voorzieningen is nihil. Er zijn geen mutaties geweest in 2020.
1.3
Langlopende schulden
OZHZ heeft net als in eerdere jaren geen vaste schulden. Er zijn ook geen tussentijdse ontwikkelingen geweest. In de Financieringsparagraaf (Deel I, hoofdstuk 2, paragraaf 3) worden de beleidsuitgangspunten ten aanzien van