Griffiememo data en behandeling raad van begroting, jaarplan, etc.pdf

MEMO

Raadsgriffie Spuiboulevard 300 DORDRECHT

Van

Raadsgriffie

Aan

Auditcommissie / Agendacommissie

T 078 770 85 50

Datum

Contactpersoon

Betreft

Besluitvormingsprocessen

Links

Financiële verordening

In dit

RIB Raamwerk monitoring agenda 2030

memo staan de besluitvormingsprocessen uitgelijnd van alle Plannig en control-documenten die de raad in 2024 aangeboden krijgt, zodat hiervoor tijd kan worden gereserveerd op de termijnagenda van de gemeenteraad (per besluit van de agendacommissie). Daarnaast is de opleverdatum van de andere stuur- en verantwoordingsinformatie opgenomen, zodat fracties hier in hun vergaderplanning mee kunnen rekenen. De P&C-documenten:  Jaarrekening en jaarverslag, Kadernota, Begroting, Bestuursrapportages. Overige:  Stuur en verantwoordingsinformatie: Jaarlijkse monitor Agenda 2030  Control: Management Letter  Raadsvoorstellen naar aanleiding van de mei-, september en decembercirculaire (met gevraagde begrotingswijzigingsbesluiten) Evaluaties kadernota en begroting 2023 Eerder is besloten dat algemene beschouwingen alleen bij bespreking van de Kadernota plaats te laten vinden en niet bij de Begroting. Het Presidium heeft op 26 september 2023 de behandeling van de kadernota geëvalueerd. Geconcludeerd is dat de behandeling in grote lijnen goed gaat. De overweging om volgend jaar een derde termijn op te nemen is daarbij genoteerd. Ook de begrotingsbehandeling is op 28 november jl. door het Presidium geëvalueerd. Vastgehouden wordt aan behandeling in commissies, waarbij moties en amendementen voor de commissie worden gedeeld. Planning per P&C-product 1.

(Route naar) Kadernota 2025 in combinatie met de 1e bestuursrapportage 2024 Zie ook Art. 3 (Kadernota) en Artikel 5 (Bestuursrapportages) Financiële Verordening

Het raadsvoorstel Kadernota wordt door het college hernoemd tot 'RV Perspectiefnota 2024 - 2028'. De financiële verordening spreekt echter over een kadernota en het laatste RV over de Route naar Kadernota. Daarom wordt deze term gehanteerd. Onderstaande planning is gebaseerd op het Raadsvoorstel Doorlopen Route naar Kadernota 2025. Hierin zit een extra stap ten opzichte van het reguliere proces: "Wij zullen in maart de resultaten van de stappen 1 en 2 langs de lijn van de huidige begrotingsprogramma's aanleveren. Onderdeel hiervan kan zijn het beschrijven van scenario's om met potentieel grote opgaven als de onderhouds- en vervangingsinvesteringen om te gaan. De gemeenteraad kan zich op basis hiervan uitspreken over de wenselijkheid van de diverse maatregelen. Het voorstel van ons college is, dat dit ook het moment is waarop de stad mee kan praten over de te nemen maatregelen." Datum Dordtse Dinsdag 19 maart Dordtse Dinsdag 26 maart Dordtse Dinsdag 2 april Gemeenteraad 9 april

31 mei 12.00 uur Dordtse Dinsdag 4 juni

31 mei t/m 10 juni 's avonds Maandag 17 juni 16.00 uur Gemeenteraad 18 juni, 14.00 uur Algemene Beschouwingen, daarna andere onderwerpen

Activiteit Voorstel over voorgestelde ombuigingen in Agendacommissie Beeldvormende commissievergadering Optionele oordeelsvormende vergadering (oordeel beeldvorming) Gemeenteraadsvergadering (agendering oordeel commissie 26-3 en/of 2-4)

Pdf Kadernota beschikbaar voor raad Technische briefing "Hoe leest u de kadernota" (middag)1 Auditcommissie (avond2) Eerste ronde technische vragen3 Antwoorden technische vragen naar fracties Eerste termijn (algemene beschouwingen) Kadernota in gemeenteraad: 1. Spreektijd 7 minuten per fractie (exclusief interrupties) 2. Spreekvolgorde: afwisselend oppositie/coalitie naar grootte (verkiezingsuitslag), start bij oppositie. 3. Inclusief indienen moties en amendementen 4. Spreektijd per wethouder: 5 minuten, wethouder financiën: 10 minuten Wanneer de bespreking op 18 juni niet kan worden afgerond, vervolgt de vergadering op 19 juni vanaf 20.00 uur.

1

Mondelinge technische vragen die hier niet beantwoord kunnen worden, worden meegenomen in de beantwoording eerste vragenronderonde. 2 Bij wijze van uitzondering kan de auditcommissie 's avonds worden gepland om de technische briefing(s) 's middags mogelijk te maken 3 Vragen indienen via raadsgriffie@dordrecht.nl. Fracties wordt verzocht om hun technische vragen zo vroeg mogelijk in te dienen.

12 juni - 24 juni 's avonds Maandag 1 juli 9.00u

Maandag 1 juli 17.00u

Maandag 1 juli 16.00 uur Dordtse Dinsdag 2 juli Gemeenteraad 9 juli

Tweede ronde technische vragen Aandragen m/a en bespreekpuntenbij griffie. Moties en amendementen die worden ingediend bij de algemene beschouwingen op 18 juni worden geagendeerd bij de commissies van 2 juli. De griffie maakt een behandelschema voor de commissies van 2 juli en verspreidt deze uiterlijk om 17.00u. Antwoorden technische vragen bij fracties Oordeelsvormende commissievergaderingen in 3 parallelle sessies (19.30-23.00u) Tweede termijn in gemeenteraad Behandelvolgorde: 1. Tweede termijn raad en college - spreekvolgorde: afwisselend oppositie/coalitie naar grootte (verkiezingsuitslag), start bij oppositie. - spreektijd maximaal 5 minuten (zonder interrupties) per fractie en wethouder 2. Op voorstel van de voorzitter besluit de raad over de optionele derde termijn en bijbehorende bespreektijd van maximaal 2 minuten 3. Besluitvorming over amendementen, voorstel en moties Bij de bespreekpunten staat eerst de Kadernota, dan mogelijke andere punten. Wanneer de bespreking op 9 juli niet kan worden afgerond, vervolgt de vergadering op 10 juli 20.00 uur.

2. Jaarstukken Zie ook Artikel 7 (Jaarverslag, jaarrekening en budgetoverheveling) Financiële Verordening Zie RV Uitstel Jaarstukken. Als de raad instemt met de behandeldatum van 9 juli voor de Jaarstukken dan ziet de planning er als volgt uit: Datum Uiterlijk 8 mei Dordtse Dinsdag 28 mei Dordtse Dinsdag 4 juni

Dordtse Dinsdag 11 juni 4

Activiteit Raadsvoorstel concept jaarstukken én concept jaarstukken 2023 in PDF-format beschikbaar Concept Raadsvoorstel (met jaarstukken) in Agendacommissie Technische briefing "Hoe leest u de jaarstukken" (middag) Auditcommissie (middag4) reviewt kwaliteit van informatie(voorziening) Optionele oordeelsvorming jaarstukken (als er via de

Bij wijze van uitzondering kan de auditcommissie 's avonds worden gepland om de technische briefing(s) 's middags mogelijk te maken

tot vrijdag 14 juni 24 juni 16.00 uur Dinsdag 25 juni

Gemeenteraad 9 juli

agenderingstool van de agendacommissie politieke vragen komen) Stellen van technische vragen via de griffie Antwoorden technische vragen naar fracties en publicatie op RIS Aanbieden definitieve Jaarstukken 2023 aan de raad: definitieve Jaarstukken 2023 in Pdf-formaat beschikbaar in 2 versies; 1 schone versie en 1 versie waarin de wijzigingen zichtbaar zijn t.o.v. de concept Jaarstukken 2023 Agendering/behandeling def. jaarstukken o.b.v. commissiebesluit 4/7/24 en/of 11/7/24

3. Behandeladvies Begroting 2025 Zie ook Artikel 4 (Programmabegroting en begrotingswijzingen) Financiële Verordening Datum Vrijdag 4 oktober Dordtse Dinsdag 8 oktober Vrijdag 11 oktober t/m maandagavond 14 oktober 21 oktober 16.00 uur Maandag 21 oktober 12.00 uur

Tot 24 oktober 17.00 uur Dordtse Dinsdag 22 oktober 22 oktober Dordtse Dinsdag 28 okt – 1 nov 4 november 16.00 uur 5 november Gemeenteraad

5

Activiteit Begroting via RIS beschikbaar Technische briefing "Hoe leest u de begroting" (middag) Begroting beschikbaar via https://dordrecht.pcportal.nl/ Eerste ronde technische vragen5 Antwoorden technische vragen naar fracties6 Delen concept-moties/amendementen en thema's voor oordeelsvorming via griffie (waar mogelijk al zo vroeg mogelijk, om te betrekken bij oordeelsvorming) zodat de griffie een planning/indeling maakt voor de commissiebehandeling op 22 oktober en dit uiterlijk 17u in de middag verspreidt naar de fracties. Stellen van technische vragen (ronde 2) via de griffie Auditcommissie Oordeelsvormende commissievergaderingen in 3 parallelle sessies (19.30-23.00u) Herfstreces Antwoorden technische vragen (ronde 2) naar fracties7 Begrotingsraad, de begroting staat als eerste op de agenda bij de bespreekstukken 1. Eerste termijn raad en college (formeel indienen eventuele moties en amendementen) o Spreektijd 7 minuten per fractie (exclusief interrupties) o Spreekvolgorde: grootste oppositie, grootste coalitie, 2 na grootste oppositie, 2 na grootste coalitie, etc.

Vragen indienen via raadsgriffie@dordrecht.nl. Fracties wordt verzocht om hun technische vragen zo vroeg mogelijk in te dienen. 6 Deze termijn staat onder tijdsdruk. Als vragen gaan over GR'en of complex zijn, dan zouden de antwoorden nagestuurd kunnen worden. 7 Na te leveren antwoorden worden uiterlijk dinsdag 5/11, 12.00 uur, verzonden.

Inclusief indienen moties en amendementen Spreektijd college: 5 minuten, wethouder Financiën: 10 minuten 2. Tweede termijn raad en college o Spreektijd raad en college: 5 minuten o Besluitvorming over amendementen, begroting en moties Uitloop raadsvergadering Wanneer de bespreking op 5 november niet kan worden afgerond, vervolgt de vergadering op 6 november vanaf 20u. o o

6 november Gemeenteraad

4 Tweede Bestuursrapportage 2024 Zie ook artikel 5 (Bestuursrapportages) Financiële Verordening Datum 11 oktober 2024 Dordtse Dinsdag 22 oktober 2024

Activiteit Opleveren PDF aan de griffie: publicatie op RIS onder 'Ingekomen Stukken' Behandeling in agendacommissie Behandeling in auditcommissie review kwaliteit en informatievoorziening Tweede Bestuursrapportage 2024

5. Overige Auditcommissie 13 februari Agendacommissie 13 februari Agendacommissie 4 juni Dordtse Dinsdag 11 juni Agendacommissie 27 augustus Agendacommissie 19 november

8

Management Letter in auditcommissie Decembercirculaire 20238 Monitor Agenda Dordrecht 20309 Monitor Agenda Dordrecht 2030 technische briefing Meicirculaire 2024 Septembercirculaire 2024

Zie voor Circulaires: Artikel 6 (Rijksbijdragen / Circulaires) Financiële Verordening Uit RIB Raamwerk monitoring agenda 2030: "De vorm van de rapportage is een raadsinformatiebrief die gelijktijdig met de kadernota in de raad ligt. De rapportage is bedoeld om een overzicht over de hele agenda te schetsen en de hoofdlijn van de voortgang op de afzonderlijke programma's/reserves. " 9