Follow-up Managementletter 2021-2022-2023 en Accountantsverslag 2022.pdf

Follow-up Managementletter 2021/2022/2023 (ML) en Accountantsverslag 2022 (AV) Rapport Bevinding

Verbeterpunten en acties materiële processen ML 21 Zichtbare vastlegging van prestatielevering.

Status

=

ML 21 • Budgetgesprekken vastleggen waarbij follow up te volgen is;

= ML 22/ Geen sprake van een centraal contractenregister op basis waarvan ML 23 monitoring kan plaatsvinden in het kader van aanbestedingsrechtmatigheid. Een dergelijke registratie kan inzet van data-analyse versterken en risico’s en werkzaamheden beperken.

=

ML 22 Onvoldoende control technische functiescheiding in het proces van memoriaalboekingen.

√

ML 22/ Bij diverse processen ontbreekt een zichtbare vastlegging van het vierML 23 ogenprincipe.

=

Rechtmatigheid ML 21 Onduidelijkheden beschrijven.

=

ML 22/ In paragraaf bedrijfsvoering afwijkingen inclusief te nemen maatregelen AV 22 ter voorkoming in de toekomst.

=

Opstellen Vic-plan 2022/2023 ML 21 Meer aandacht voor nevenfuncties medewerkers in relatie tot rollen en bevoegdheden binnen de organisatie.

=

ML 21 Vastleggingen in het actualisatieproces van de grondexploitaties. Ook toetsing van doorrekeningen kan hiervan onderdeel uitmaken, mede afhankelijk van het risicoprofiel dat u onderkent.

=

AV 22 Kritisch vermogen van de verbijzonderde interne controle (VIC) moet fors omhoog om tot een deugdelijke rechtmatigheidsverantwoording te kunnen komen

=

ML 22 Procesbeschrijvingen op dit moment onderhanden. Aanbeveling is om de werkinstructies, met onderkende (fraude)risico’s en de beheersing hiervan hierin op te nemen als kapstok voor de VIC.

=

Aandachtspunten jaarrekening 2023 AV 22 Het is noodzakelijk gedurende het jaar zorg te dragen voor borging van de getrouwheid van de te presenteren cijfers. Interne kritische blik op de onderbouwing van cijfers, gemotiveerd innemen van standpunten, accuraat beantwoorden van vragen. • Budgetgesprekken vastleggen waarbij follow up te volgen is; Sisa-verantwoording: aandacht voor geconstateerde fouten/ onzekerheden Tijdige en inhoudelijke kwalitatieve aanlevering grondexploitaties Systematiek van kostentoerekeningen vanuit de IBD aan de grondexploitaties in lijn brengen met de systematiek zoals die voor de overige eigen medewerkers

√ = X

=

= = =

Gedaan Onderhanden Nog niet opgepakt

1 van 4

Rappor Bevinding BDO t

Advies BDO

(Re)actie organisatie

Prioriteit

Status

Laag

√

Laag

X

Laag

√

Hoog

√

Hoog

√

Hoog

=

Hoog

=

Hoog

√

Middel

=

Middel

=

Hoog

=

Planning & Control cyclus

ML 22

Voldoende functiescheiding, maar controlehandelingen worden beperkt vastgelegd.

De VIC heeft op dit moment een beperkte rol in de P&C cyclus

Vastleggen van de huidige procedure in AO-IB beschrijving waarbij: • IB maatregelen beschreven worden (wie controleert wat etc.); • Budgetgesprekken vastleggen waarbij follow up te volgen is; • Betrokkenheid van de VIC in dit proces

Het proces is beschreven.

Invoering van een gesprekkencyclus in 2024. Focus op implementatie De VIC kan een rol krijgen bij beoordeling van de budgetgesprekken (follow binnen clusters. Betrokkenheid auditteam eventueel op langere termijn. up) en toetsing van juistheid van raadsvoorstellen

ML 23

College- en raadsvoorstellen worden, als onderdeel van de bestuurlijk proces, nu vanuit Business control getoetst. Dit betreft inhoudelijke toetsing en een financiële toetsing (BBV). Extra toetsing vanuit het auditteam is daardoor niet nodig.

Memoriaalboekingen Dit proces is niet beschreven in een formele AO-IB beschrijving waarbij ML 22 uiteengezet is welke controles dienen uitgevoerd te worden door wie, op welke wijze, wanneer en hoe deze vastgelegd moeten worden. ML 22

Er is functiescheiding tussen het CBB (invoer) en het SGD (doorvoer). Het SGD voert geen inhoudelijke controle uit op memoriaalboekingen. Het afgedwongen vierogen-principe is daardoor ineffectief.

AO-IB opzetten en de functiescheiding en controlehandelingen formaliseren Het proces is beschreven.

Controle op een juiste verwerking van memorialen.

De toets op verwerking van memorialen wordt vanaf 2024 ook onderdeel van de gesprekkencyclus. Daarmee leggen we de verantwoordelijkheid meer waar deze hoort.

Grondexploitaties Beheersing van alle grondexploitaties is aanwezig maar wordt niet formeel ML 22 vastgelegd waardoor wij gebruik kunnen maken van de interne beheersingsmaatregelen.

Vastleggen van de huidige procedure in AO-IB beschrijving waarbij: • IB maatregelen beschreven worden (wie controleert wat etc.); • Budgetgesprekken vastleggen waarbij follow up te volgen is; • Second opinion; • Betrokkenheid van de VIC in dit proces

AV 22 De nota grondbeleid is verouderd.

Actualiseer de nota Grondbeleid.

Het beschrijven van processen is in 2023 gestart.

Is onderhanden verwacht in Q1 2024

Inkopen & aanbesteden ML 22

Een formele AO-IB beschrijving (voorzien van risicoanalyse) is nog niet aanwezig.

ML 22/ De gemeente beschikt niet over een verplichtingenadministratie. Een ML 23 volledig up-to-date contractenregister is ook niet aanwezig.

Vastleggen van de huidige procedure in AO-IB beschrijving waarbij: • IB maatregelen beschreven worden (wie controleert wat etc.); • Risico's worden gedefinieerd • Integrale verplichtingen en contractenregistratie

In 2024 wordt extra aandacht besteed aan de kwaliteit van de Contractenregister waarbij gewaarborgd dient te worden dat deze volledig is contractenadministratie. Verder invoeren van de verplichtingen en blijft. administratie is onderdeel van "Fundament beter op orde"

Met betrekking tot 1 op 1 of meervoudige onderhandse gunningen zijn geen ML 22/ Wij adviseren de gemeente dit te betrekken in de op te stellen procedures geformaliseerd die de objectiviteit en onafhankelijk van ML 23 frauderisicoanayse en hier bijvoorbeeld het college een rol in te geven. projectleiders ten aanzien van leveranciers borgen. Team Inkoop wordt alleen betrokken wanneer budgethouders of projectleiders hiertoe zelf een aanvraag indienen, hierdoor is er geen ML 23 afgedwongen controle op bijvoorbeeld ramingen die ten grondslag liggen aan de keuze voor de wijze van aanbesteding.

Het proces is beschreven.

Wij benadrukken het belang om de workflow rondominkopen en aanbesteden zodanig in te richten dat verplichte consultatie van team Inkoop kan worden afgedwongen.

Dit wordt betrokken bij de doorontwikkeling van de frauderisicobeheersing.

In 2024 wordt extra aandacht besteed aan de kwaliteit van de inkoop functie met het project "Inkopen doe je samen."

2 van 4

Rappor Bevinding BDO t

Advies BDO

(Re)actie organisatie

Prioriteit

Status

Hoog

√

Middel

=

Hoog

=

Middel

√

Hoog

=

Hoog

√

Laag

=

Hoog

=

Hoog

√

Hoog

√

Hoog

√

Hoog

√

Hoog

=

Factuurafhandeling Er vinden geen formele maandelijkse budgetgesprekken plaats die worden Vastleggen van de huidige procedure in AO-IB beschrijving waarbij: vastgelegd in een besprekingsverslag met actiepuntenlijst • IB maatregelen beschreven worden (wie controleert wat etc.); ML 22 • Budgetgesprekken vastleggen waarbij follow up te volgen is; Er wordt geen gebruik gemaakt van een AO-IB beschrijving, voorzien van richtlijnen en instructies (voor vaststelling prestatielevering). • Betrokkenheid van de VIC in dit proces Door het ontbreken van een verplichtingenprocedure c.q. administratie (zie Contractenregister waarbij gewaarborgd dient te worden dat: ML 22/ • deze volledig is (vanuit de huidige organisatie) en blijft bovenstaand), ontstaat een risico inzake functievermenging tussen ML 23 bestellen/inkopen en autoriseren van facturen voor prestatielevering.

Het borgen van budgetgesprekken in een gesprekscyclus start 2024. Het proces is beschreven. In 2024 wordt extra aandacht besteed aan de kwaliteit van de inkoop functie met het project "Inkopen doe je samen." Daarnaast wordt op basis van risicoprofiel gekeken waar extra functiescheiding gewenst is.

Personeelsproces Vastleggen van de huidige procedure in AO-IB beschrijving waarbij: Interne beheersingsmaatregelen liggen niet vast (a.d.h.v. de zogenaamde • IB maatregelen beschreven worden (wie controleert wat etc.); wie, doet wat, waarmee, wanneer en hoe wordt dit vastgelegd vragen). • Budgetgesprekken vastleggen waarbij follow up te volgen is; ML 22 • Betrokkenheid van de VIC in dit proces Werkinstructies AFAS ontbreken voor clustermanagers bij het verlenen van Het opstellen van werkinstructies voor gebruik afas. goedkeuring dan wel afkeuring van mutaties. De technisch verwerking van salariskosten wordt door de SGD uitgevoerd. Voor 2023 moeten hierover afspraken gemaakt worden met SGD, gezien ML 22 VIC-controle en accountantscontrole op de juistheid en volledigheid van de de eigen verantwoordelijkheid hierin van het college in het kader van de mutaties vindt bij SGD plaats. rechtmatigheidsverantwoording.

Het beschrijven van processen is in 2023 gestart.

Werkinstructies zijn beschikbaar op SID. De rolverdeling tussen SGD en afnemers voor de uitvoering van de VIC is in concept gereed en wordt afgestemd met afnemers.

Subsidieverstrekking IB-maatregelen onvoldoende zichtbaar vastgelegd. Dit wordt onder andere ML 22 veroorzaakt door de beperkte vastleggingsmogelijkheden in de klant-zaak administratie die wordt gebruikt ten behoeve van het subsidieproces. ML 22

Beleid op langdurige betrokkenheid en nevenfuncties van medewerkers bij subsidierelaties.

Subsidieontvangsten Kennis van dit controleprotocol is onvoldoende aanwezig; Concept verantwoordingen voldoen vaak niet aan de vereisten; ML 22 Opleveringsdossier voldoen vaak niet aan de vereisten; Onduidelijk wie verantwoordelijk is voor de subsidieverantwoording: projectleider, financieel adviseur of de subsidiecoördinator?

Vastleggen van de huidige procedure in AO-IB beschrijving waarbij: • IB maatregelen beschreven worden (wie controleert wat etc.); • Risico's worden gedefinieerd • Betrokkenheid van de VIC in dit proces Betrekken in de door uw organisatie op te stellen frauderisicoanalyse.

Vastleggen van de huidige procedure in AO-IB beschrijving waarbij: • IB maatregelen beschreven worden (wie controleert wat etc.); • Betrokkenheid van de VIC in dit proces

Parkeren ML 22 Vastleggen van de huidige procedure in AO-IB beschrijving waarbij: Bij verstrekking van uitrijkaarten en versturen van data van opgelegde naheffingsaanslagen is geen inzicht is in hoeverre de gemeente hierbij een • IB maatregelen beschreven worden (wie controleert wat etc.); verhoogd (fraude)risico loopt. • Risico's worden gedefinieerd • Betrokkenheid van de VIC in dit proces Er is geen controle op volledige opbrengstverantwoording van alle ML 22 betaalpalen straatparkeren

Het proces is beschreven.

Dit wordt betrokken bij de doorontwikkeling van de frauderisicobeheersing.

Het actualiseren van dit proces start in 2024.

Het proces is beschreven.

Dit is opgenomen in het VIC-plan 2023.

Verhuur van vastgoed

ML 22/ Geen AO-beschrijving aanwezig met de onderkende interne AV 22/ beheersingsmaatregelen die risico's mitigeren, waardoor de twee ML 23 belangrijkste risico’s: juistheid van vastgestelde verhuurtarief en volledigheid van de verhuur-opbrengsten niet afgedekt lijkt.

Vastleggen van de huidige procedure in AO-IB beschrijving waarbij: • IB maatregelen beschreven worden (wie controleert wat etc.); • Risico's worden gedefinieerd • Betrokkenheid van de VIC in dit proces Vaststellen van volledigheid van de opbrengstverantwoording. Zorg voor toereikende onderbouwingen m.b.t. vaststellen huuropbrengsten en indexaties. De rol van de VIC kan worden vergroot door specifieke controles uit te voeren op beëindigde verhuurcontracten (leegstandsprocedure) en nieuw aangegane contracten

Het proces is beschreven.

Dit is opgenomen in het VIC-plan 2023. Dit wordt betrokken bij het VIC-plan 2024.

3 van 4

Rappor Bevinding BDO t

Advies BDO

(Re)actie organisatie

Prioriteit

Status

Laag

=

Laag

=

Middel

√

Laag

X

Middel

=

Gemeentelijke belastingen en heffingen Er is geen AO-beschrijving aanwezig met de risico’s en de onderkende ML 22 interne beheersingsmaatregelen die dit risico mitigeren

Vastleggen van de huidige procedure in AO-IB beschrijving waarbij: • IB maatregelen beschreven worden (wie controleert wat etc.); • Risico's worden gedefinieerd • Betrokkenheid van de VIC in dit proces

Het beschrijven van dit proces start in 2024.

Verbonden partijen Er is geen AO-beschrijving aanwezig met de risico’s en de onderkende interne beheersingsmaatregelen die dit risico mitigeren ML 22

Vastleggen van de huidige procedure in AO-IB beschrijving waarbij: • IB maatregelen beschreven worden (wie controleert wat etc.); • Risico's worden gedefinieerd • Betrokkenheid van de VIC in dit proces Controleer of verbonden partijen juist en volledig zijn verwerkt.

Het beschrijven van dit proces start in 2024.

Dit is opgenomen in het VIC-plan 2023.

Controleer op transacties met partijen die niet behoren tot de dagelijkse uitvoering en het beleid van de gemeente. Omgevingsvergunningen Er is geen AO-beschrijving aanwezig met de risico’s en de onderkende ML 22 interne beheersingsmaatregelen die dit risico mitigeren

Vastleggen van de huidige procedure in AO-IB beschrijving waarbij: • IB maatregelen beschreven worden (wie controleert wat etc.); • Risico's worden gedefinieerd • Betrokkenheid van de VIC in dit proces

Het beschrijven van dit proces start in 2024.

Treasury ML 22

Er is geen AO-beschrijving aanwezig met de risico’s en de onderkende interne beheersingsmaatregelen die dit risico mitigeren

Vastleggen van de huidige procedure in AO-IB beschrijving waarbij: • IB maatregelen beschreven worden (wie controleert wat etc.); • Risico's worden gedefinieerd • Betrokkenheid van de VIC in dit proces

Er is een werkwijze beschreven en het financieringsstatuut wordt geactualiseerd

Er kan sprake zijn van ongeautoriseerde toegang na uitdiensttreding

Tijdig accounts blokkeren en onderzoek loggingsmogelijkheden in GRID.

Dit wordt in 2024 opgepakt.

IT-beheer ML 23

Middel

=

√ = Gedaan = Onderhanden X = Nog niet opgepakt

4 van 4