Document · PDF

Dordrecht Themabijeenkomst P&C 23 januari 2024.pdf

Dordtse Dinsdag – Beeld- en oordeelsvormende commissies 23 januari 2024, gemeente DordrechtBij agendapunt: 1: Agenderingsverzoek Griffie aan Agendacommissie over Kennissessie financiële producten gemeente2.902 woorden

Open het PDF bij de gemeente ↗Naar de vergadering →

Tekst van het document

Uit het bestand gehaald, zonder opmaak, tabellen en afbeeldingen

Gemeente Dordrecht

Themabijeenkomst P&C-cyclus Nieuwe perspectieven voor raadsleden

drs. Neil van Engelen RA, Marc Steehouwer MSc RA

Programma 

Basis beginselen P&C (herhaling)



Uw specifieke onderwerpen



De rechtmatigheidsverantwoording 2023 (update)

Basisbeginselen P&C

Belanghebbenden – functies van de begroting en jaarstukken Naast de gemeenteraad College en ambtelijke organisatie: beheersing. Hiervoor zal het college behoefte hebben aan een meer gedetailleerde begroting dan de begroting die de raad vaststelt. Het college heeft de taak verantwoording af te leggen door middel van de jaarstukken. Accountant en toezichthouder: controle en inzicht. Ten behoeve van de controlerende taak van de raad controleert de accountant de jaarrekening. De toezichthouder beoordeelt het (meerjarig) structureel en reëel sluitend zijn van de begroting. Zowel de accountant als de toezichthouder hebben een onafhankelijke positie. Burgers, instellingen, bedrijven, media, werknemers: inzicht. Er zijn diverse groepen die een belang hebben bij het gemeentelijk beleid en die daarom geïnteresseerd zijn in de begroting of jaarstukken. Rijk, Europese Unie en het CBS: inzicht. Tot slot zijn er nog derden die inzicht nodig hebben in de baten en lasten en financiële positie van gemeenten. In de eerste plaats is dat het Rijk. Het Rijk gebruikt bijvoorbeeld de zogenoemde taakvelden voor de evaluatie van de verdeling van het gemeentefonds.

Vereisten aan de begroting en de jaarstukken Samengevat Voorafgaande toestemming (autorisatie door de raad)

Periodiciteit (Begrotingsjaar is kalenderjaar, 15 juli)

Openbaarheid

Transparantie (begrijpelijkheid, inzichtelijkheid, bestendige gedragslijn, duidelijkheid)

Getrouwbeeld, volledigheid, voorzichtigheid, toerekenen

Rechtmatigheid

Balans per 31 december

Bezittingen

Bedragen x € 1.000 ACTIVA VASTE ACTIVA Immateriële vaste activa Materiële vaste activa

2.676 605.918

Financiële vaste activa

86.840

TOTAAL VASTE ACTIVA VLOTTENDE ACTIVA Voorraden

vorderingen Uitzettingen met een rente typische looptijd < 1 jaar Liquide middelen Overlopende activa TOTAAL VLOTTENDE ACTIVA TOTAAL ACTIVA

2022

695.435 77.709

2021

PASSIVA VASTE PASSIVA 4.136 Eigen vermogen 585.854 Voorzieningen 68.518 Vaste schulden met een rente typische looptijd ≥ 1 jaar 658.508 TOTAAL VASTE PASSIVA VLOTTENDE PASSIVA 63.067 Netto vlottende schulden met een rente typische looptijd < 1 jaar Overlopende passiva

186.801 301.558 5.706 180 52.097 10.654 322.312 375.459 TOTAAL VLOTTENDE PASSIVA 1.017.749 1.033.968 TOTAAL PASSIVA

2022

2021

697.280

702.897

31.679

35.099

185.927 914.886

194.555 932.551

19.535 83.328

18.156 83.260

Vermogen

en schulden

102.863 101.416 1.017.749 1.033.968

Waar zitten de financiële buffers? © BDO

Opdracht P&C-cyclus De begroting en de jaarrekening zijn onderdeel van de planning & control cyclus van een gemeente met een aantal specifiek kenmerken. Om een goed begrip te hebben van de P&C-cyclus is het van belang dat je weet wat de samenhang van de verschillende documenten is in het geheel van de P&C-cyclus. Bekijk de begroting, tussentijdse rapportage en de jaarstukken van de gemeente Dordrecht (Planning & control portaal (pcportal.nl) en beantwoord de volgende vragen: 

Wat valt u op aan de structuur van de documenten?



Wat is de onderlinge samenhang?



Welke elementen vallen u op en waarom?



Wat vindt u van de SISA-bijlage?

Doe dit in tweetallen, 20 min. Na 20 minuten delen we gezamenlijk onze beelden.

Samenhang begroting en jaarstukken De theorie Begroting Beleid

Paragrafen

Financieel

Programmaplan

Baten en lasten en toelichting

Financiële positie en toelichting

Jaarstukken Paragrafen

Programmaverantwoording Jaarverslag

Programma rekening en toelichting

Balans en toelichting

Overige gegevens

Jaarrekening

De paragrafen De theorie Verplicht: 

Dwarsdoorsnede van begroting en jaarverslag



Lokale heffingen



Biedt inzicht, transparantie



Weerstandsvermogen en risicobeheersing



Instrument om beleidskaders vast te stellen



Onderhoud kapitaalgoederen



Instrument om uitvoering te controleren



Financiering



Communicatiemiddel



Bedrijfsvoering



Verbonden partijen



Grondbeleid

Ook gezien: Rechtmatigheid, Krimp, Sociaal Domein

De programma’s Definities Een programma is een samenhangend geheel van activiteiten. Een programmaplan bevat per programma: a. De doelstelling, in het bijzonder de beoogde maatschappelijke effecten, ten minste toegelicht aan de hand van de bij ministeriële regeling vast te stellen beleidsindicatoren; b. De wijze waarop ernaar gestreefd zal worden die effecten te bereiken, en de betrokkenheid hierbij van verbonden partijen; c. De raming van baten en lasten.

De theorie Programmaverantwoording

De 3 W’s per programma

De realisatie

1. WAT wordt beoogd?

1. WAT is bereikt

2. WAT gaan we doen?

2. WAT hebben we gedaan

3. WAT mag het kosten?

3. WAT heeft het gekost

De theorie Programmaplan

De 3 W’s per programma

Effecten 1. WAT wordt beoogd?

(outcome)

Specifiek Meetbaar

2. WAT gaan we doen?

activiteiten Producten (output)

3. WAT mag het kosten?

Geld Tijd (uren) (input)

acceptabel Realistisch Tijdgebonden Inspirerend

Gouden regels gezond financieel beleid Basis principes 1. Dek structurele lasten met structurele baten. 2. Financier vaste activa met eigen vermogen of vaste schulden. (Je koopt ook geen huis met een doorlopend krediet) 3. Geef geen geld uit waar je geen dekking voor hebt. 4. Voer een stabiel en consistent financieel beleid: gebruiker betaalt (activeren en afschrijven, kosten egaliseren) of sparen voor later (reserveren). 5. Bouw een weerstandsvermogen op wat voldoende is om incidentele financiële risico’s af te dekken en om risico’s met structurele effecten geleidelijk (in vijf jaar) op te kunnen vangen binnen de lopende begroting. 6. Beheerplannen (gebouwen, wegen, riolering enz.) zijn niet ouder dan 5 jaar en financieel doorgerekend. 7. Zorg voor balans tussen de omvang van financiële risico’s en het beoogde maatschappelijk rendement. Accepteer geen projecten met een hoog financieel risico en een laag maatschappelijk rendement.

Samenhang balans en het overzicht van baten en lasten Basis principes

Begroting en begrotingswijzigingen

Baten / lasten

Vorderingen en schulden

Investeringskredieten

Bezittingen

Beheer- en kapitaallasten

Reserves

Vermogen

Mutatie reserves

Uw specifieke onderwerpen

Uw specifieke onderwerpen 

Duiding bij het financieel ravijn 2026.



Hoe komt een programmaverantwoording en programmarekening tot stand?



Fijnmazig begroten op een groter aantal begrotingsprogramma's versus grofmazig begroten op een klein aantal begrotingsprogramma’s.



Wat zijn de voor- en nadelen om expliciet aandacht te geven in de P&C-cyclus aan ontwikkelingen in grote projecten?

Het financieel ravijn Belangrijkste conclusies 

Resultaat 2022: € 3,7 miljard (2021: € 1,8 miljard): • 8% van de gemeenten had een tekort (€ 0,3 mrd) • 92% had een overschot van totaal € 3,9 miljard



Resultaat is hoog door late ontvangst van middelen (bijvoorbeeld de energietoeslag) en beperking in de uitvoeringskracht.



Door het saldo van de begrotingen mee te nemen in de rapportcijfers dalen de rapportcijfers van 8,3 naar 7,4. Zonder aanpassing van de systematiek was dit cijfer fors gestegen.



Aantal onvoldoendes stijgt van 5 naar 43, maar nog steeds veel voldoendes.

Belangrijkste conclusies Begrotingen laten uiterst onzekere toekomst zien



Gemeenten hielden over 2022 € 3,7 mrd. over, maar komen in de jaren 2026 en 2027 ruim € 1mrd. tekort



Structurele taken en structurele middelen zijn niet in evenwicht.



Rijk en gemeenten moeten het gesprek voeren over de inhoud en niet (alleen) over geld.

Verwachte tekorten of overschotten gemeenten Totaal per provincie 2024 – 2027

2024

2025

2026

2027

Waar staat Dordrecht?

Totstandkoming van de jaarstukken op hoofdlijnen Vast gestructureerd proces 

De jaarrekening van de gemeente wordt opgesteld door de afdeling Planning & Control.



De afdeling P&C maakt gebruik van een draaiboek jaarstukken, waarin algemene informatie, verantwoordelijkheden en deadlines zijn opgenomen.



Gezien de omvang van de jaarrekening en de ambtelijke organisatie, wordt er een taakverdeling gemaakt per post/onderwerp in de jaarrekening.



De jaarrekening wordt samengesteld middels een samensteldossier.



Na het ambtelijk samenstellen volgt het bestuurlijke traject.

Fijnmazig of grofmazig begroten (elk nadeel heb z’n voordeel) Maatwerk per programma op basis van de opgaven, risico’s binnen de politieke context 



 

Het voordeel van fijnmazig begroten op een groter aantal begrotingsprogramma's is dat het een gedetailleerder beeld geeft van de verwachte kosten en opbrengsten per programma. Hierdoor kan de gemeente beter inzicht krijgen in de prestaties van elk programma en kan er gerichter gestuurd worden op kostenbeheersing en maatschappelijk rendement. Een nadeel van fijnmazig begroten is echter dat het meer tijd, energie en middelen kan kosten, omdat er meer gegevens nodig zijn om elk programma in detail te kunnen begroten. Dit kan resulteren in hogere kosten en een langere doorlooptijd van het begrotingsproces. Grofmazig begroten op een klein aantal begrotingsprogramma's kan daarentegen sneller en goedkoper zijn en minder middelen vergen. Echter, het nadeel van grofmazig begroten is dat het minder gedetailleerd is, waardoor het moeilijker wordt om specifieke problemen of kansen binnen elk begrotingsprogramma te identificeren. Hierdoor kan het lastiger zijn om gericht te sturen op kostenbeheersing en winstgevendheid van elk programma.

Grote projecten opnemen in de P&C-cyclus Uitgangspunten “Een project is een eenmalige en eindige taak of activiteit met een concreet gedefinieerd eindresultaat, waarvan de uitvoering zich, in de meeste gevallen, over meerdere jaren uitstrekt.” (Begroting 2024) Risico: substantiële financiële overschrijdingen en/of flinke vertragingen in de uitvoering Huidige situatie: “De vorm en het moment van informatievoorziening richting de raad over projecten uit de Agenda Dordrecht 2030 verschilt van die van overige grote, risicovolle projecten en is daardoor niet eenduidig. Daardoor wordt de raad niet optimaal in positie gebracht. “ (Discussienotitie regeling risicovolle projecten)

Grote projecten opnemen in de P&C-cyclus Voordelen 1. Betere controle: Door grote projecten op te nemen in de reguliere planning & controlcyclus wordt er meer controle uitgeoefend op de voortgang en de kosten van het project. Dit biedt een beter inzicht in de prestaties van het project en stelt de organisatie in staat om tijdig bij te sturen indien nodig. 2. Betere afstemming: Het opnemen van grote projecten in de reguliere planning & controlcyclus zorgt voor een betere afstemming tussen het project en de rest van de organisatie. Hierdoor wordt de samenwerking tussen de verschillende afdelingen en teams verbeterd en kunnen eventuele knelpunten in de samenwerking tijdig worden geïdentificeerd en aangepakt. 3. Betere besluitvorming: De reguliere planning & controlcyclus biedt een gestructureerd kader voor het nemen van beslissingen over grote projecten. Door grote projecten op te nemen in de reguliere planning & controlcyclus worden beslissingen genomen op basis van relevante en actuele informatie, wat resulteert in betere besluitvorming. 4. Betere rapportage: Het opnemen van grote projecten in de reguliere planning & controlcyclus zorgt voor betere rapportage en communicatie over de voortgang van het project. Hierdoor worden belangrijke stakeholders op de hoogte gehouden van de prestaties van het project en kunnen zij tijdig ingrijpen indien nodig.

Grote projecten opnemen in de P&C-cyclus Nadelen 1. Meer administratieve lasten: Het opnemen van grote projecten in de reguliere planning & controlcyclus kan leiden tot meer administratieve lasten voor de organisatie, omdat er meer rapportages, documentatie en besluitvorming nodig is. Dit kan leiden tot extra kosten en een hogere werkdruk voor de betrokken medewerkers. 2. Minder flexibiliteit: Het opnemen van grote projecten in de reguliere planning & controlcyclus kan de flexibiliteit van de organisatie verminderen, omdat het project gebonden is aan de planning en het budget van de organisatie. Hierdoor kan het lastiger worden om snel in te spelen op veranderingen in de markt of bij klanten. 3. Beperkte focus: Het opnemen van grote projecten in de reguliere planning & controlcyclus kan leiden tot een beperkte focus op andere belangrijke activiteiten of projecten in de organisatie. Hierdoor kan het lastiger worden om andere belangrijke doelstellingen van de organisatie te behalen. 4. Verlies van momentum: Het opnemen van grote projecten in de reguliere planning & controlcyclus kan leiden tot verlies van momentum in het project, omdat er vaak veel tijd verstrijkt tussen de verschillende fasen van de planning & controlcyclus. Hierdoor kan het lastiger worden om de voortgang van het project te behouden en kan het project vertraging oplopen.

Grote projecten opnemen in de P&C-cyclus Hoe? Voorbeeld: Risk assessement tool

De Rechtmatigheidsverantwoording 2023 (update)

Waarom een rechtmatigheidsverantwoording? De doelstelling  Een expliciete (financiële) rechtmatigheidsverantwoording door het college onderstreept de politieke aanspreekbaarheid van het college door de gemeenteraad op die verantwoordelijkheid. En  heeft naar verwachting een kwaliteit verhogend effect op de financiële bedrijfsvoering en interne beheersing.

Discussievraag Rechtmatigheidsverantwoording

Voor de gemeenteraad gaat er met de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording niets veranderen?

Rol van de gemeenteraad en het college Rechtmatigheidsverantwoording verschuift, controle blijft

Algemeen bestuur

Jaarrekening

Dagelijks bestuur

Controleverklaring incl. oordeel over de rechtmatigheid

Accountant

Controle informatie

Algemeen bestuur

Jaarrekening incl. RMV

Dagelijks bestuur

Controleverklaring enkel over de getrouwheid en RM over SiSa

Accountant

Controle informatie

Rollen en verantwoordelijkheden Wijzigingen Samenvattend Ongewijzigd: 

Het college blijft verantwoordelijk voor de borging van de financiële rechtmatigheid dus inclusief de begrotingsrechtmatigheid. Dit is ongewijzigd.



De gemeenteraad stelt het normenkader vast. Mandatering aan het college is niet toegestaan.

Wat gaat er veranderen: 

Het college legt in de jaarstukken expliciet verantwoording af over de financiële rechtmatigheid.



De gemeenteraad stelt hiervoor de verantwoordingsgrens (2% (€ 13,7 mln.)) en een rapportagegrens (5% van de materialiteit, €342.000) vast.



De accountant controleert de getrouwheid van de rechtmatigheidsverantwoording als onderdeel van de jaarrekening.

Modelverantwoording (verplicht) Rechtmatigheidsverantwoording

Verantwoordelijkheid college van burgemeester en wethouders De baten en lasten alsmede de balansmutaties moeten getrouw in de jaarrekening worden opgenomen. Uit het getrouw opnemen van de baten en lasten alsmede de balansmutaties, blijken een drietal rechtmatigheidscriteria niet expliciet. Dit betreffen het begrotings-, voorwaarden-, en misbruik- en oneigenlijk gebruik criterium. In deze rechtmatigheidsverantwoording licht het college van burgemeester en wethouders toe in hoeverre bij de in de jaarrekening verantwoorde baten en lasten, alsmede de balansmutaties het begrotings-, voorwaarden-, en misbruik- en oneigenlijk gebruik criterium zijn nageleefd. Dit houdt in dat de verantwoorde baten en lasten, alsmede de balansmutaties in overeenstemming zijn met door de raad vastgestelde kaders zoals de begroting en gemeentelijke verordeningen en met bepalingen in de relevante wet- en regelgeving. Bij de waarderingsgrondslagen in de jaarrekening is het door de raad op <datum> vastgestelde normenkader van de relevante wet- en regelgeving verder toegelicht. Deze verantwoording hanteert een grensbedrag omdat alleen de van belang zijnde aspecten in de verantwoording hoeven te worden betrokken. Deze grens is door de raad bepaald en bedraagt <x>% (maximaal 3) van de totale lasten inclusief toevoegingen aan de reserves en is daarmee vastgesteld op € <x>.

Bevinding Het college is van mening dat de in deze jaarrekening verantwoorde baten en lasten alsmede de balansmutaties <niet> rechtmatig tot stand zijn gekomen binnen de daarvoor gestelde grens. De geconstateerde afwijkingen betreffen: · · In de paragraaf bedrijfsvoering is op basis van de Kadernota rechtmatigheid van de commissie BBV en op basis van de afspraken met de raad aanvullende informatie opgenomen over de financiële rechtmatigheid. In deze paragraaf heeft het college ook beschreven welke actie hij onderneemt om vermelde afwijkingen in de toekomst te voorkomen.

Hoe werkt de verantwoordingsgrens? Rechtmatigheidsverantwoording

Verantwoordingsgrens 2% € 13,7 mln. Rechtmatigheidsafwijkingen

Begrotingsonrechtmatigheid Artikel 189 lid 3 als uitgangspunt Behoudens het bepaalde in de artikelen 208 en 209 kunnen ten laste van de gemeente slechts lasten en daarmee overeenstemmende balansmutaties worden genomen tot de bedragen die hiervoor op de begroting zijn gebracht.

Acceptabel

Begrotingsoverschrijdingen

Niet acceptabel

Succesfactoren en faalfactoren De rechtmatigheidsverantwoording 2023 Succesfactoren

Faalfactoren

 Commitment van de gemeenteraad en het college dient aanwezig te zijn. Dit draagvlak moet leiden tot acceptatie van het proces dat ten grondslag ligt aan de RMV en het beschikbaar stellen van capaciteit.

 Doen omdat het moet en niet meer dan dat.

 De inrichting van de rechtmatigheidsverantwoording moet aansluiten bij de cultuur (karakteristieken) van de organisatie. Dus niet andersom.  Inzet, commitment en het streven naar kwaliteit door betrokkenen zijn essentieel.

 Het ontbreken van support van de top, de ontbrekende link met de doelstellingen, geen eigenaarschap, een systeem dat een efficiënte werkwijze niet ondersteund, etc.  Ontbreken van een gestructureerde aanpak. Voordat een organisatie begint dienen eerst de juiste condities geschapen te zijn en dient duidelijk te zijn waarover het management in control wil zijn.

 De verantwoording en de onderbouwing zijn de uitkomsten uit een vast gestructureerd proces (dossiervorming). De uiting naar de gemeenteraad dient herkenbaar te zijn.

Actualiteiten De rechtmatigheidsverantwoording in perspectief Actualiteiten  Het Besluit accountantscontrole decentrale overheden en de aanpassing van het BBV zijn geconsulteerd en wordendit voorjaar definitief gemaakt.  NBA-Handreiking 1152 rechtmatigheidstoelichting decentrale overheden idem.  De kadernota rechtmatigheid van de commissie BBV is geactualiseerd en gepubliceerd.  De notitie rechtmatigheid van de commissie BADO is geactualiseerd (6 december 2023).  SiSa wordt onderdeel van de rechtmatigheidsverantwoording in de jaarrekening, maar ook van de accountant zal worden verwacht dat deze ook rapporteert over de rechtmatigheid van de SiSa-verantwoording. Sowieso in het accountantsverslag en mogelijk ook nog in de controleverklaring bij de jaarrekening als geheel.  Het voornemen is om in de toekomst de materialiteit voor de accountantscontrole te verhogen naar 2% (lasten excl. Mutatie reserves). Het onderscheid tussen fouten en onzekerheden komt dan te vervallen.

www.bdo.nl

BDO is een op naam van Stichting BDO te Amsterdam geregistreerd merk. In deze publicatie wordt BDO gebruikt ter aanduiding van de organisatie die onder de merknaam ‘BDO’ actief is op het gebied van de professionele dienstverlening (accountancy, belastingadvies en advisory). BDO Accountants & Adviseurs is een op naam van BDO Holding B.V. te Eindhoven geregistreerde handelsnaam en wordt gebruikt ter aanduiding van een aantal met elkaar in een groep verbonden rechtspersonen, die ieder afzonderlijk onder de merknaam ‘BDO’ actief zijn op een bepaald terrein van de professionele dienstverlening (accountancy, belastingadvies en advisory). BDO Holding B.V. is lid van BDO International Ltd, een rechtspersoon naar Engels recht met beperkte aansprakelijkheid, en maakt deel uit van het wereldwijde netwerk van juridisch zelfstandige organisaties die onder de naam ‘BDO’ optreden. BDO is de merknaam die wordt gebruikt ter aanduiding van het BDO-netwerk en van elk van de BDO Member Firms.

De tekst is automatisch uit het bestand gehaald en kan afwijken van het origineel (kolommen, tabellen en koppen lopen door elkaar). Het officiële stuk bij de gemeente is leidend. Bron: https://raad.dordrecht.nl/api/v1/meetings/743/documents/29609