Dordrecht - Controleaanpak 2022 BDO.pdf

Gemeente Dordrecht CONTROLEPLAN 2022

Agenda

•

Ontwikkelingen Gemeente Dordrecht

•

Ontwikkelingen in de regio

•

Risicoanalyse

•

Controleaanpak

•

Materialiteit

•

Fraude en non-compliance

•

Onafhankelijkheid

•

Planning 2022/2023

•

Aandachtspunten 2022

Ontwikkelingen Gemeente Dordrecht

• Nieuwe organisatie in 2022 door toevoegen onderdelen van GR Drechtsteden (SCD, BD, IBD, OCD en GBD). • Serviceorganisatie voor gemeenten en gemeenschappelijke regelingen in de regio. • Externe ontwikkelingen die een effect hebben op de gemeente zoals vluchtelingenproblematiek en energiecrisis. • Krapte op de arbeidsmarkt heeft ook een effect op de gemeente Dordrecht (veel vacatures). • Stadsontwikkeling ook in de komende jaren een speerpunt: o.a. ontwikkeling van Spoorzone (met Maasterras) en voortgang op de grootste grondexploitaties: Stadswerven en Dordtse Kil IV.

Ontwikkelingen Gemeente Dordrecht Begroting 2023, solide financiële positie

Ontwikkeling in de regio Gemeente Dordrecht in de regio

GR Dienst Gezondheid en Jeugd

Uitvoering van Jeugdhulp

GR Drechtwerk

Uitvoering voormalig WSW

Uitvoering wettelijke milieutaken

GR Veiligheidsregio ZHZ

Uitvoering eisen o.b.v. Wet Veiligheidsregio’s

Servicegemeente Dordrecht Uitvoering van onder andere: • Belastingheffing • Diverse administratieve processen • Dienstverlening Drechtsteden (Burgerzaken)

GR Omgevingsdienst ZHZ

GR Sociaal

Gemeente Dordrecht Controleverklaring Jaarrekening

Uitvoering van onder andere: • Participatiewet • Wmo • Beschermd wonen

Ontwikkeling in de regio Gemeente Dordrecht als Serviceorganisatie in de regio

• •

Gemeente Hendrik-IdoAmbacht

Voeren FA en SA Belastingverantwoording

• •

Voeren FA en SA Belastingverantwoording

Gemeente Papendrecht

Gemeente HardinxveldGiessendam •

Gemeente HardinxveldGiessendam

Voeren SA en FA

Gemeente Alblasserdam

•

• •

Voeren FA en SA Belastingverantwoording

GR Omgevingsdienst ZHZ •

Voeren FA en SA

GR Veiligheidsregio ZHZ •

Voeren FA en SA

Voeren FA en SA

Afstemming uit te voeren werkzaamheden met accountant van klant

Gemeente Dordrecht (servicegemeente)

• •

Voeren FA en SA Belastingverantwoording

GR Sociaal

Uitvoering van onder andere: • Voeren FA en SA • Voeren van administratie Beschermd wonen

Leerpunten controle 2021 De controle 2021 is moeizaam verlopen. Deadlines zijn wel gehaald maar heeft van beide partijen veel inzet gekost. Evaluatie van het proces heeft met de gemeente Dordrecht plaatsgevonden. Uit de controle 2021 is een aantal ontwikkelpunten gedefinieerd waarvan de belangrijkste zijn: -

Forse kwaliteitsverbetering nodig op door de organisaties aangeleverde informatie, betere borging van beheersing in de lijnorganisatie en weloverwogen en gedocumenteerde keuzes maken bij het opstellen van de jaarrekening

-

Gestelde deadlines voor oplevering van controle-informatie aan BDO en vice versa dienen gerealiseerd te worden

-

Vroegtijdige afstemming werkzaamheden SGD (personeel en inkoopproces) noodzakelijk

Aan deze punten is in samenwerking met BDO opvolging gegeven door: -

Opstellen van procesbeschrijvingen en uitvoeren van (proces)risicoanalyses in 2022

-

Opleidingstraject van de VIC

-

Coaching door BDO gedurende jaarafsluiting en voorbereiding balansdossier ter verhoging van kwaliteit en voorkomen van vragen

Risicoanalyse Onze controleaanpak is gebaseerd op een risicogerichte benadering. Deze aanpak gaat uit van een risicoanalyse op transactiestromen, zoals inkoopproces en personeelszaken. Daarnaast worden bedrijfsrisico’s beoordeeld die voortvloeien uit de strategie en operaties van de gemeente. In de risicoanalyse hebben wij beoordeeld in hoeverre de onderkende risico’s van invloed kunnen zijn op de jaarrekening. De risico’s met een hoge waarschijnlijkheid van het zich voordoen en mogelijk materiële impact hebben onze bijzondere aandacht. Risico

Inschatting

Controle-aanpak op hoofdlijnen 

Test de werking van controls op journaalposten, gegevensgerichte beoordeling van memoriaalboekingen en post-closing boekingen Beoordeling van (het geheel van) schattingen Beoordeel de geschiktheid van boekingen voor belangrijke transacties die buiten de normale bedrijfsuitvoering van het onderdeel liggen of anderszins ongebruikelijk zijn.

Management override

Significant en fraude element

Aanbestedingsrechtmatigheid

Significant

  

Test de werking van controls binnen aanbestedingsproces Bepaling van de risicogebieden/- contracten Spendanalyse (focus op ICT, inhuur personeel en subsidies)

Onjuiste waardering bouwgronden in exploitatie

Significant schattingen

  

Test de werking van controls/ tussentijdse analyses Beoordeling van schattingen nog te realiseren opbrengsten en lasten (back testing/ onderbouwingen schattingen) Gegevensgerichte controle van de vermeerderingen en verminderingen in het jaar

Onrechtmatigheid ten aanzien van de prestatielevering goederen en diensten

Significant

  

Test de werking van controls Gegevensgerichte steekproef VIC waarbij wij 100% reperformance uitvoeren Sprake van mogelijke functievermenging tussen besteller en prestatieakkoordverklaarder.

 

8

Risicoanalyse – andere relevante risico’s voor de controle Hieronder een overzicht van de (meest relevante) andere risico’s die wij hebben onderkend: •

Taxaties voor grondexploitaties (altijd en eerder) opvragen voor een goed opstel en jaarrekeningcontroleproces + heldere uitwerking van standpunt gemeente hierop.

•

Controle van Europese aanbestedingen in 2022 na samenvoeging van twee organisatie.

•

Opstellen/actualiseren van frauderisicoanalyse in 2022 is een vereiste voor de gemeente.

•

Actualisatie van de voorzieningen. Deze waren eind 2021 voor € 0,5 mln. te hoog.

•

Definiëren wat de gemeente als langlopende verplichtingen ziet voor een goede toepassing van de niet uit de balans blijkende verplichtingen.

Controleaanpak gemeente Dordrecht Onze aanpak: 

Wij hanteren primair een gegevensgerichte controleaanpak. Dit houdt in dat wij, na het beoordelen van opzet en bestaan van de relevante processen, de controle met name uitvoeren door middel van steekproeven, cijferanalyses en aansluitingen met brondocumentatie. Steunen op de interne beheersing binnen Gemeente Dordrecht is nog onvoldoende mogelijk.



Wij maken zoveel mogelijk gebruik van de VIC-werkzaamheden. Dit zijn gegevensgerichte werkzaamheden en vooral op basis van sampling, waarbij wij de steekproefomvang en selectie bepalen.



Voor de controle stellen wij vast of de IT beheersomgeving (nog steeds) toereikend is, dan wel of wijzigingen hebben geleid tot verbetering van de situatie of aanvullende risico’s met zich meebrengen.

Controleaanpak Servicegemeente Dordrecht Aanvullend op de uitgangspunten die gelden voor de controle van de gemeentelijke jaarrekening: 

In afstemming met de gemeentelijke accountants inrichten en uitvoeren van steekproeven, hierbij steunend op de VIC die plaatsvindt. (NB: vanaf 2023 moet hier een andere opzet voor worden bepaald)



Op basis van IT audit en steekproeven brengen wij een regionale managementletter uit ten behoeve van de klantorganisaties



Steekproeven en cijferanalyses ten aanzien van de belastingverantwoordingen, met aandacht voor: 

Naleving lokale verordeningen



Juistheid en volledigheid opgelegde aanslagen



Juistheid van kwijtscheldingen en verminderingen

Materialiteit Standaard 320 “Materialiteit bij de planning en uitvoering van een controle” beschrijft materialiteit als volgt:  afwijkingen, met inbegrip van weglatingen, afzonderlijk of gezamenlijk, worden van materieel belang geacht indien daarvan redelijkerwijs kan worden verwacht dat zij een invloed zullen hebben op de economische beslissingen die gebruikers op basis van de financiële overzichten nemen;  oordeelsvormingen met betrekking tot de materialiteit komen tot stand in het licht van de gegeven omstandigheden en worden door de omvang of de aard van een afwijking, of door een combinatie van beide, beïnvloed; en  bij oordeelsvormingen met betrekking tot aangelegenheden die van materieel belang zijn voor de gebruikers van financiële overzichten, worden de gemeenschappelijke behoeften aan financiële informatie van de gebruikers als groep overwogen. Het mogelijke effect van afwijkingen op specifieke individuele gebruikers, van wie de behoeften ver uiteen kunnen lopen, wordt niet overwogen. Op basis van wet- en regelgeving hebben wij de materialiteit voor de jaarrekening als geheel bepaald op 1% van de totale lasten. Wij houden ook rekening met afwijkingen en/of mogelijke afwijkingen die naar onze mening voor de gebruikers van de jaarrekening om kwalitatieve redenen materieel zijn.

Wij hanteren daarbij een planningsmaterialiteit van 75% van deze materialiteit waarmee we onze werkzaamheden uitvoeren. In de evaluatie van verschillen betrekken we tevens deze planningsmaterialiteit. Op basis van de eerste voortgangsrapportage 2022 bedraagt de voorlopige materialiteit € 6.981.000 (2021: € 8.911.000). Tijdens de controle geconstateerde afwijkingen groter dan € 275.000 zullen wij aan u rapporteren.

12

Fraude en Non-compliance in de controleverklaring Onze controle is niet specifiek gericht op het ontdekken van fraude. Bij de planning en uitvoering voor de jaarrekeningcontrole, houden wij rekening met het risico dat de jaarrekening als gevolg van fraude en onregelmatigheden onjuistheden van materieel belang zou kunnen bevatten. Eén van de door ons geplande maatregelen is het bespreken van de mogelijke frauderisico’s en mogelijke fraudesituaties op verschillende niveaus binnen de organisatie, waaronder de directie en de auditcommissie. Komend boekjaar (2022) zijn wij op grond van de richtlijnen van de Nederlandse Beroepsorganisatie van Accountants (NBA) verplicht in de controleverklaring te rapporteren over fraude. Daarbij zullen we handelen in lijn met de nog uit te komen SDO notitie. Wat wij tot op heden hebben begrepen van de concepten en gesprekken over deze notitie is dat de gemeente ook explicieter haar fraudebeheersing moet documenteren en toelichten in het bestuursverslag. Wij zullen dan, in onze controleverklaring, melding maken van de belangrijkste frauderisico’s en hoe wij deze hebben geadresseerd. Tijdens de controle van boekjaar 2021 betroffen dat de volgende risico’s (Accountantsverslag 2021):  

Frauderisico als gevolg van het door het management doorbreken van interne beheersingsmaatregelen. Functievermenging in het proces van bestellen en prestatielevering vaststellen

Wij zullen aandacht besteden aan de compliance met de voor u van toepassing zijnde wet- en regelgeving en overige bepalingen voor zover wij die van belang achten in het kader van onze controle van de jaarrekening en derhalve in het normenkader zijn opgenomen. 13

Controleaanpak fraude- en continuïteitsrisico in de controleverklaring Vanaf boekjaar 2022 zijn wij verplicht om in de controleverklaring bij de jaarrekening van de gemeente Dordrecht te rapporteren over onze controleaanpak voor frauderisico’s en continuïteitsrisico’s*. Het format in de controleverklaring voor de paragrafen is als volgt:

Frauderisico’s • de frauderisico's die aandacht vereisten bij de controle; • een verwijzing naar eventuele toelichtingen in de financiële overzichten; • een kort overzicht van de uitgevoerde werkzaamheden; • een indicatie van de uitkomst van de werkzaamheden van de accountant; • belangrijke waarnemingen met betrekking tot de aangelegenheid.

Het vermogen om risico’s vanuit de reguliere bedrijfsvoering financieel op te vangen de aangelegenheden die aandacht vereisten bij de controle; • een verwijzing naar eventuele toelichtingen in de financiële overzichten; • een kort overzicht van de uitgevoerde werkzaamheden; • een indicatie van de uitkomst van de werkzaamheden van de accountant; • belangrijke waarnemingen met betrekking tot de aangelegenheid.

*) mogelijk vervalt dit onderwerp (continuïteits’risico’s) nog, gezien hier nog discussie over is op landelijk niveau.

Onafhankelijkheid Nederlands recht en overige beroepsregels, zoals de Verordening inzake de onafhankelijkheid van accountants bij assurance-opdrachten (ViO), vereisen dat wij onafhankelijk zijn ten opzichte van onze controlecliënten. Aspecten die hierbij van belang zijn: 

BDO als organisatie beschikt over BDO Gedragscode, algemene interne kwaliteitsnormen ten aanzien van onafhankelijkheid



BDO per cliënt: bij wettelijke controleopdracht bevestigen betrokkenen afzonderlijk expliciet hun onafhankelijkheid en analyse van onafhankelijkheidsrisico’s

15

Planning 2022 / 2023 Gemeente Dordrecht Start reguliere cyclus

 Uw planning is leidend  Coaching ter bevordering kwaliteit  Persoonlijk contact

Maart t/m juni 2023

September/ november 2022

- Jaarrekeningcontrole - Auditcommissie - Accountantsverslag

 Afwikkeling VIC controle  Mogelijkheid om vooraf risicovolle posten af te stemmen

- Auditplan - Controlewerkzaamheden SGD (inkopen, personeel en IT audit) - Regionale management letter

- Review VIC deel 2 en 3 - Controlewerkzaamheden SGD (inkopen en personeel) - Controle belastingverantwoordingen

- Interim-controle, review VIC deel 1 en de rapportage

December/ januari 2022

Januari en februari 2023

16

 Reëel auditplan afgestemd op uw specifieke situatie  SGD in interim-controle nog gescheiden van Dordrecht

 Indien nodig bijstellen van onze afspraken  Bespreking (regionale) management letter

Aandachtspunten 2022 Gemeente Dordrecht Rechtmatigheid aanbestedingen Speerpunten interim-controle: - Actuele procesbeschrijvingen - frauderisicobeheersing - Vaststelling van beschreven processen (werkt het ook zo)

Waardering en resultaatneming grondexploitaties

Beheersing en rapportage grote projecten

Doorontwikkeling organisatie, proces jaarafsluiting en VIC naar aanleiding van integratie met GRD-taken en proces 2021

Toewerken naar rechtmatigheidsverantwoording college

frauderisicoanalyse Naleving externe en interne regelgeving (SiSa, begrotingsrechtmatigheid)

Aandachtspunten 2022 Gemeente Dordrecht

• Speerpunten van de gemeenteraad voor 2022???

18