Dordrecht - Auditplan 2021.pdf

CONTROLEPLAN 2021

Gemeente Dordrecht

Aanbiedingsbrief Aan de gemeenteraad en auditcommissie Van gemeente Dordrecht

Geachte leden van de gemeenteraad, Hierbij ontvangt u ons controleplan voor de jaarrekeningcontrole 2021 van uw gemeente. Dit plan beschrijft de reikwijdte van onze werkzaamheden en de naar onze mening voornaamste factoren die van belang zijn voor de controle van deze jaarrekening.

Kenmerk: MS/MF/RA1287 Het controleplan 2021 stoelt op onze kennis van de gemeentesector alsmede onze kennis van en ervaring met uw gemeente, voortvloeiend uit de jaarrekeningcontrole van voorgaand jaar. Dit controleplan is gericht op het bereiken van maximale controleeffectiviteit en het bieden van een kwalitatief hoogwaardige dienstverlening, uitmondend in het verstrekken van ons oordeel over de jaarrekening 2021. Wij hebben op basis van de (jaarverslaggevings-)risico’s voor uw gemeente de kernpunten in de controle bepaald en stemmen onze controlewerkzaamheden daarop af. Indien wij tijdens onze controle (aanvullende) risico’s of bijzonderheden signaleren, stellen wij zo nodig onze controle-aanpak gedurende de controle bij. Bij significante wijzigingen informeren wij u hierover tussentijds, indien de wijzigingen relatief beperkt zijn rapporteren wij dit in de management letter of het accountantsverslag. Wij zien uit naar een continuering van de constructieve en plezierige samenwerking tussen uw gemeente en BDO. Vanzelfsprekend zijn wij graag bereid om een nadere toelichting te geven. Met vriendelijke groet, BDO Audit & Assurance B.V. namens deze,

Ter informatie De digitale versie van dit document is vanaf de inhoudsopgave interactief. Aan de hand van de navigatiebalk onderaan de pagina en/of de menustructuur bovenaan de pagina kan door het document genavigeerd worden. VORIGE PAGINA INHOUDSOPGAVE

VOLGENDE PAGINA

C.M. (Marc) Steehouwer MSc RA partner en extern accountant

1. Controleaanpak 2021 Gemeente Dordrecht Algemeen In dit hoofdstuk geven wij een toelichting op de door ons voorgenomen controleaanpak. Wij voeren onze controle uit op basis van onze risicoanalyse. Tijdens de risicoanalyse bepalen we welke posten in de jaarrekening significant zijn en welke beweringen per post gecontroleerd worden (volledigheid, juistheid, bestaan, waardering en/of presentatie). Bij de bepaling van de significante posten wordt de complexiteit, het risico op fouten, de omvang en onze inschatting van de interne beheersing van de onderliggende processen meegewogen. De jaarrekeningcontrole bestaat uit zowel systeemgerichte als gegevensgerichte werkzaamheden. De systeemgerichte werkzaamheden zijn gebaseerd op de interne processen en beheerssystemen van uw gemeente en worden met name tijdens de interim-controle verricht. Hierbij toetsen wij opzet, bestaan en (daar waar mogelijk en efficiënt) werking van (interne controles in uw) processen. Uw BDO-controleteam Marc Steehouwer is eindverantwoordelijk partner en extern accountant van uw gemeente. Marc werkt hierbij nauw samen met Marco Fuchs (audit manager). Binnen ons controleteam voor de gemeente Dordrecht zetten wij tevens specialisten in voor de controle van de geautomatiseerde omgeving (IT) alsmede WNT. Ons team is ten opzichte van vorig jaar nagenoeg niet gewijzigd.

Materialiteit voor de controle van de jaarrekening Afwijkingen kunnen ontstaan als gevolg van fouten of fraude en zijn materieel indien redelijkerwijs kan worden verwacht dat deze, afzonderlijk of gezamenlijk, van invloed kunnen zijn op de economische beslissingen die gebruikers op basis van deze jaarrekening nemen. De materialiteit beïnvloedt de aard, timing en omvang van onze controlewerkzaamheden en de evaluatie van het effect van onderkende afwijkingen op ons oordeel. Ten behoeve van de controle van uw jaarrekening bepalen wij, conform de landelijke richtlijnen, de materialiteit op 1% van de lasten (inclusief stortingen in de reserves) in uw jaarrekening. Voorts houden wij rekening met afwijkingen op basis van in controleprotocollen voorgeschreven lagere materialiteit (WNT en SiSa). Wanneer wij tijdens onze controle afwijkingen boven de 5% van de hiervoor beschreven materialiteit constateren, rapporteren wij dit (zowel gecorrigeerde afwijkingen als niet gecorrigeerde afwijkingen) in ons accountantsverslag, alsmede kleinere afwijkingen die naar onze mening om kwalitatieve redenen relevant zijn.

1. Controleaanpak 2021 Gemeente Dordrecht

1.1 Toegroeien naar rechtmatigheidsverantwoording

1.2 Wijzigingen normenkader

1.3 Gemeente in een netwerk

1.4 Planning & rapportage

1.5 Geïntegreerde IT-aanpak

1.6 Aandachtspunten 2021

1.1 Toegroeien naar rechtmatigheidsverantwoording Gemeente Dordrecht 

Rechtmatigheidsverantwoording college (nog niet geformaliseerd, onderstaande de verwachting) □

Wetsbehandeling gepland in januari 2022, invoeringsdatum 1 januari 2022

□

College legt verantwoording af aan de gemeenteraad, gemeenteraad stelt normenkader en tolerantie vast

□

Verantwoording in de jaarrekening, accountant doet uitspraak over de getrouwheid van de rechtmatigheidsverantwoording

□

Komende maanden echt gebruiken voor voorbereiding kaders, inzicht krijgen in de organisatie (risico’s en procesgang), actualisatie IC-plan en controlesheets ten behoeve van uitvoering van deze VIC-werkzaamheden

□

Aandacht voor periodieke uitvoering van de VIC conform het door de gemeente opgestelde ambitieuze VIC-plan. Tevens adviseren wij u hierbij de PDCA-cyclus toe te passen. Inzet van data-analyse vindt reeds actief plaats in samenwerking met BDO.

1.2 Belangrijkste wijzigingen in het normenkader Gemeente Dordrecht Ontwikkeling in externe wet & regelgeving  Normenkader 2021 is vastgesteld door college Dordrecht en zal op nog ter kennisname aan de raad worden verstrekt  Wijzigingen in het Besluit begroting en verantwoording (BBV) zijn andermaal beperkt  TOZO heeft geen directe impact op de controle, maar wel op de jaarrekening en de SiSa-verantwoording

6

1.3 Gemeente in een netwerk – tot en met 2021 Gemeente Dordrecht

GR Dienst Gezondheid en Jeugd

GR Drechtsteden

Uitvoering van onder andere: • Belastingheffing • Participatiewet (incl Tozo) • Wmo • Diverse administratieve processen

Uitvoering van Jeugdhulp

GR Drechtwerk

Uitvoering voormalig WSW

GR Omgevingsdienst ZHZ

GR Veiligheidsregio ZHZ

Uitvoering wettelijke milieutaken

Uitvoering eisen o.b.v. Wet Veiligheidsregio’s

Controleverklaring Jaarrekening

Gemeente Dordrecht

Dienstverlening Drechtsteden (Burgerzaken)

Hendrik-IdoAmbacht, Sliedrecht en Alblasserdam

1.3 Gemeente in een netwerk – vanaf 2022 Gemeente Dordrecht

Gemeente Hendrik-IdoAmbacht

Gemeente Alblasserdam

Gemeente Hardinxveld Giessendam

Gemeente Papendrecht

GR Sociaal

Uitvoering van onder andere: • Participatiewet • Wmo

GR Dienst Gezondheid en Jeugd

Uitvoering van Jeugdhulp

Gemeente Zwijndrecht

Uitvoering voormalig WSW

GR Omgevingsdienst ZHZ

Uitvoering wettelijke milieutaken

Klantorganisaties

Gemeente Sliedrecht

GR Drechtwerk

Uitvoering eisen o.b.v. Wet Veiligheidsregio’s

Controleverklaring Jaarrekening

Gemeente Dordrecht Gemeente Dordrecht

GR Veiligheidsregio ZHZ

Dienstverlening Drechtsteden (Burgerzaken)

Hendrik-IdoAmbacht, Sliedrecht en Alblasserdam

1.4 Planning & rapportage Gemeente Dordrecht

 Aanpak op maat  Bijdragen aan ontwikkeling organisatie  Leren van vragen voorgaand jaar

 Duidelijkheid over de aanpak en actieve betrokkenheid organisatie

April-juni 2022

Jaarrekeningcontrole Auditcommissie Controleverklaring Accountantsverslag

Tweede interimcontrole

Januari 2022

September 2021 Voorbereiding risicoanalyse en controleplan

Interimcontrole en managementletter

Septemberdecember 2021

 Reëel controleplan afgestemd op uw specifieke situatie

 Doorontwikkeling van de VIC, toegevoegde waarde voor organisatie en de klantorganisaties na transitie 2022

1.4 Planning en rapportage (vervolg) Gemeente Dordrecht Samenwerkingsvorm

Contactmoment

Wie

Partner voor gemeenteraad / Auditcommissie

Presentatie auditplan en speerpunten Presentatie van onze aanbevelingen (managementletter) Opleidingstraject nieuwe raadsleden (?) Toelichting op ons accountantsverslag

Marc

Partner voor het College van B&W

Toelichten controleplan en feitelijke afstemming van onze bevindingen door bespreking van managementletter en accountantsverslag

Marc en Marco

Partner voor de organisatie

Werkoverleg. Afstemmen van de ‘op te leveren stukken lijst’ Veelvuldig contact tijdens de uitvoering van onze werkzaamheden

Gehele team gecoördineerd door Marc en Marco

Wanneer ziet u ons terug?

1.5 Geïntegreerde IT-aanpak Gemeente Dordrecht

 IT optimalisatie en met name de aansluiting tussen de verschillende IT

systemen als basis van de controle op de getrouwheid en rechtmatigheid van de jaarrekening als geheel.

 Tijdens de interim en jaarrekeningcontrole opnieuw aandacht voor: □ Beoordeling betrouwbaarheid, continuïteit en efficiency IT-systemen en

daarin voorkomende applicatiecontrole

□ Logische toegangsbeveiliging & change management □ Geen relevante application controls □ Verwachting: adequate IT-omgeving □ Inzet van data-analyse vanaf 2e helft van 2021

1.6 Aandachtspunten 2021 Gemeente Dordrecht Rechtmatigheid aanbestedingen

Speerpunten vanuit de auditcommissie?

Waardering en resultaatneming grondexploitaties

Impact omvorming GRD en overdracht naar Dordrecht

Toewerken naar rechtmatigheidsverantwoording college

Impact Covid-19 op financiën en controle

Doorontwikkeling jaarrekeningtraject 2021: later maar sneller Naleving externe en interne regelgeving (SiSa, begrotingsrechtmatigheid)

1.6 Aandachtspunten 2021 (n.a.v. controle 2020) Gemeente Dordrecht 

Traject van integratie taken GR Drechtsteden (zie hierna)



Invoering rechtmatigheidsverantwoording (zie eerder in deze presentatie)



Investeren in het op orde krijgen van het proces van totstandkoming van de concept jaarstukken en de accountantscontrole hierop



Blijvend actueel houden van meerjaren onderhoudsplannen ter onderbouwing van de verantwoorde voorzieningen

1.6 Aandachtspunten 2021 en verder Gemeente Dordrecht

Traject van integratie taken GR Drechtsteden       

Transitie moet binnen een kort tijdsbestek plaatsvinden (ook na 1 januari nog tijd nodig) Twee nieuwe organisaties: GR Sociaal en ’Service-gemeente Dordrecht’ Posities en functies worden ingevuld Gemeente Dordrecht krijgt veel extra taken, nieuwe medewerkers en verschillende rollen Gemeente bedient klantorganisaties, waarbij Dordrecht zelf ook een klantorganisatie is Diverse actiepunten zijn nog af te wikkelen (juridisch, organisatorisch, etc.) Speerpunt voor komende 4 jaar is verbeteren van de kwaliteit van dienstverlening

Wij worden actief betrokken bij de verschillende stappen in de transitie en transformatie.

1.6 Aandachtspunten 2021 (vervolg) Gemeente Dordrecht

 Speerpunten gemeenteraad ??  …  …

Bijlagen Gemeente Dordrecht

A.1 Uw primaire opdracht

A.2 Belangrijkste elementen normenkader

A.4 Verantwoordelijkheden BDO

A.5 Producten n.a.v. controle

A.3 Verantwoordelijkheid Dordrecht

A.1 Uw primaire opdracht Gemeente Dordrecht Uw primaire opdracht voor 2021 is ongewijzigd ten opzichte van 2020  Voldoet de jaarrekening aan de in de wet gestelde eisen?  Getrouw beeld (in overeenstemming met het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten en  Wet normering topinkomens)  Financiële rechtmatigheid van de baten en lasten, alsmede de balansmutaties.  Verenigbaarheid van het jaarverslag met de jaarrekening. Uitkomsten: managementletter, accountantsverslag en controleverklaring

A.2 Belangrijkste elementen normenkader Gemeente Dordrecht Externe wet & regelgeving, zoals  Besluit begroting en verantwoording  Wet normering topinkomens  Single information Single audit  (Europese) aanbestedingswet Interne regelgeving, zoals  Financiële verordening  Mandaatregeling en budgethouders regeling  Gemeentelijke verordeningen cf. normenkader 2021

A.3 Verantwoordelijkheden College van B&W Gemeente Dordrecht Verantwoordelijkheid van Het College  Naleven van wettelijk voorschriften  Borgen van de financiële rechtmatigheid  Opzetten van een effectieve interne beheersing die materiële afwijkingen voorkomt  Voorkomen en ontdekken van fraude  Opmaken van de jaarstukken Richting de accountant  Toegang verschaffen tot alle relevante informatie  Onbeperkte toegang verschaffen tot personen binnen de organisatie  Melden van fraude

A.4 Verantwoordelijkheden BDO Gemeente Dordrecht BDO heeft zich te houden aan  Controleverordening en controleprotocol  Nederlandse controlestandaarden  Besluit accountantscontrole decentrale overheden  Wet ter voorkoming van witwassing en financieren terrorisme (melding ongebruikelijke transacties)  Controleprotocol Wet normering topinkomens  Nota verwachtingen accountantscontrole SiSa en het waarborgen van de onafhankelijkheid en objectiviteit.

A.5 Producten n.a.v. de controle Gemeente Dordrecht  Managementletter/ boardletter incl. uitkomsten IT-audit naar aanleiding van de interim-controle met concrete aanbeveling ter verbetering van de interne beheersing.  Accountantsverslag naar aanleiding van de jaarrekeningcontrole met een nadere duiding en uiteenzetting van ons oordeel bij de jaarrekening als geheel en daaruit voortvloeiende aanbevelingen.  Controleverklaring bij de jaarrekening met daarin ons oordeel ten aanzien van het getrouwe beeld en de financiële rechtmatigheid.

bdo.nl Nieuwe perspectieven In de nieuwe economie doen kansen zich sneller voor dan ooit. Nieuwe spelregels geven een boost aan zakelijk werken. En een nieuwe generatie staat klaar om het anders te doen. Beter, slimmer, innovatiever. Wie succesvol wil ondernemen, moet zelf ook vernieuwen. Open staan voor verandering. En met open vizier kijken naar de mogelijkheden die voor ons liggen. Nieuwe perspectieven, dát is wat BDO u wil bieden. En kan bieden, dankzij onze unieke combinatie van lokale marktkennis en een internationaal netwerk. Persoonlijke dienstverlening en een professionele aanpak. BDO helpt u graag om vanuit een andere invalshoek naar uw business te kijken. Zodat u de juiste beslissingen neemt om uw organisatie sterker, wendbaarder en succesvoller te maken. Of u nu een mkb-bedrijf, familiebedrijf, publieke organisatie of internationale onderneming bent. BDO kijkt graag met u vooruit. Samen komen we tot nieuwe inzichten en nieuwe kansen in uw markt. Samen creëren we nieuwe perspectieven.

BDO Accountants & Adviseurs verleent vanuit 28 vestigingen in heel Nederland en met ruim 2.150 professionals diensten op het gebied van accountancy, belastingadvies en consultancy. BDO adviseert ondernemingen in tal van branches en is sterk in de advisering aan het Nederlandse middenbedrijf, (semi-) overheidsinstellingen en familiebedrijven. Of het nu gaat om een controle van uw jaarrekening, de begeleiding van een ingewikkelde overname of een fiscaal advies op maat. In alle gevallen heeft u te maken met professionals. Zowel lokaal, regionaal, landelijk als internationaal. BDO maakt deel uit van het internationale BDO-netwerk (actief in 158 landen, meer dan 67.000 medewerkers wereldwijd) dat bestaat uit zelfstandige en onafhankelijke organisaties, die over de hele wereld onder de merknaam BDO actief zijn op het gebied van de zakelijke dienstverlening. Dat maakt ons in alle opzichten bijzonder betrokken. Kijk voor meer informatie op www.bdo.nl All rights reserved 2020