Concept Bijlage 34 Operationele Afstemming bij Samenwerkingsovereenkomst II.pdf

BIJLAGE 34 BEHORENDE BIJ DE SAMENWERKINGSOVEREENKOMST II XXX december 2020 tussen HAVENBEDRIJF ROTTERDAM N.V. en GEMEENTE DORDRECHT

2 van 11

INHOUDSOPGAVE Artikel 1 2 3 4 5 6

Pagina

DEFINITIES EN INTERPRETATIE. .................................................................................................... 3 DOEL VAN DEZE BIJLAGE OPERATIONELE AFSTEMMING. ........................................................ 4 BEHEER WEGEN. .............................................................................................................................. 4 MELDINGEN, VERZOEKEN EN AANVRAGEN ................................................................................. 4 SAMENWERKING EN AFSTEMMING. .............................................................................................. 6 SUBBIJLAGEN. ................................................................................................................................... 7

Paraaf HbR

Paraaf de Gemeente

Bijlage 34 behorende bij de Samenwerkingsovereenkomst II d.d. XXX december 2020

3 van 11

DEZE BIJLAGE 34 BEHORENDE BIJ DE SAMENWERKINGSOVEREENKOMST II van XXX december 2020 tussen: (1)

Havenbedrijf Rotterdam N.V., een naamloze vennootschap, statutair gevestigd te Rotterdam en kantoorhoudende te Wilhelminakade 909, 3072 AP Rotterdam, ingeschreven in het handelsregister van de Kamer van Koophandel onder nummer 24354561, hierbij rechtsgeldig vertegenwoordigd door haar bestuurders, de heer A.S. Castelein en de heer B. Siemons, ter uitvoering van het besluit van het directieteam van Havenbedrijf Rotterdam N.V. (datum 13 oktober 2020), hierna te noemen: HbR; en

(2)

Gemeente Dordrecht, een publiekrechtelijke rechtspersoon, kantoorhoudende te Spuiboulevard 300, 3311 GR Dordrecht, ingeschreven in het handelsregister van de Kamer van Koophandel onder nummer 50070525, hierbij op grond van het bepaalde in artikel 171 van de Gemeentewet rechtsgeldig vertegenwoordigd door de heer mr. A.W. Kolff, ter uitvoering van het besluit van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Dordrecht (datum 8 december 2020, kenmerk 2020-0148020), en het besluit van de raad van de gemeente Dordrecht (datum 14 juli 2020, kenmerk 2578604), hierna te noemen: Gemeente.

KOMEN OVEREEN ALS VOLGT:

1

DEFINITIES EN INTERPRETATIE.

1.1

Definities De in artikel 1.1.2 van de Samenwerkingsovereenkomst II en de artikelen 1.1.2 en 1.1.3 van de Allonge I opgenomen definities zijn van overeenkomstige toepassing op deze Bijlage Operationele Afstemming.

1.2

Interpretatie.

1.2.1

De definities kunnen zonder verlies van de inhoudelijke betekenis in zowel enkelvoud als meervoud in deze Bijlage Operationele Afstemming worden gebruikt.

1.2.2

Tenzij in deze Bijlage Operationele Afstemming anders is bepaald, geldt dat: (i) (ii) (iii)

(iv) (v)

elke verwijzing naar artikelen en Subbijlagen de verwijzing inhoudt naar de artikelen en Subbijlagen van deze Bijlage Operationele Afstemming; overal waar de mannelijke vorm wordt gebruikt, ook de vrouwelijke vorm gelezen kan worden, en vice versa; verwijzingen naar personen gelezen dienen te worden als mede verwijzende naar een particulier, firma, vennootschap, overheid(sinstantie) of een samenwerkingsverband, vereniging, maatschap (ongeacht of deze een eigen rechtspersoonlijkheid bezitten); verwijzingen naar een tijdstip gelden als verwijzing naar de Midden-Europese Standaardtijd; en kopjes bij artikelen en Subbijlagen slechts het gemak dienen en geen enkele werking ten aanzien van uitleg van deze Bijlage Operationele Afstemming hebben.

Paraaf HbR

Paraaf de Gemeente

Bijlage 34 behorende bij de Samenwerkingsovereenkomst II d.d. XXX december 2020

4 van 11

1.2.3

De Subbijlagen maken onlosmakelijk deel uit van deze Bijlage Operationele Afstemming en hebben dezelfde rechtskracht als ware zij expliciet opgenomen in het lichaam van deze Bijlage Operationele Afstemming zelf.

2

DOEL VAN DEZE BIJLAGE OPERATIONELE AFSTEMMING.

2.1

Doel van deze Bijlage Operationele Afstemming Het doel van deze Bijlage Operationele Afstemming is het (opnieuw) vastleggen en nader uitwerken van de door Partijen gemaakte afspraken omtrent de operationele afstemming inzake het Droog Beheer.

3

BEHEER WEGEN.

3.1

Onttrekken aan openbaarheid. Verzoeken inzake het onttrekken van Wegen aan de openbaarheid worden afgehandeld conform de procedure zoals beschreven in Subbijlage A.

3.2

Aanpassingen Openbaar Gebied. De in artikel 9.2.3 van de Samenwerkingsovereenkomst respectievelijk artikel 3.3.7 van de Allonge I bedoelde procedure is beschreven in Subbijlage B van deze Bijlage Operationele Afstemming.

4

MELDINGEN, VERZOEKEN EN AANVRAGEN

4.1

Meldingen. De Gemeente registreert meldingen betreffende het Openbaar Gebied van Derden in de applicatie Fixi. In Subbijlage C van deze Bijlage Operationele Afstemming is de procedure ter zake beschreven.

4.2

Incidentmanagement, wacht- en waakdienst. Het tot het Droog Beheer behorende incidentmanagement en de wacht- en waakdienst worden vanaf de Ingangsdatum Allonge I uitgevoerd door HbR. Partijen leggen vóór de Ingangsdatum Allonge I schriftelijk werkafspraken vast over de onderlinge afstemming en doorverzending.

4.3

Verzoeken / aanvragen van Derden. HbR is verantwoordelijk voor de behandeling van verzoeken / aanvragen van Derden. Verzoeken / aanvragen van Derden kunnen bij zowel de Gemeente als HbR binnen komen. Verzoeken / aanvragen die de Gemeente ontvangt worden binnen een redelijke termijn doorgezonden naar HbR. Partijen leggen vóór de Ingangsdatum Allonge I schriftelijk werkafspraken vast over de onderlinge afstemming en doorverzending.

Paraaf HbR

Paraaf de Gemeente

Bijlage 34 behorende bij de Samenwerkingsovereenkomst II d.d. XXX december 2020

5 van 11

4.4

Tijdelijk gebruik. Tijdelijke uitgifte in het Openbaar Gebied, waaronder tijdelijke uitgifte voor evenementen of opslag tijdens werkzaamheden, is voorbehouden aan HbR. Indien voor het tijdelijk gebruik een vergunning van de Gemeente wordt verlangd, verstrekt de Gemeente deze eerst nadat HbR daarover heeft geadviseerd. Een vergunningsaanvraag wordt door de Gemeente ter advisering aan HbR voorgelegd. HbR adviseert binnen vijf werkdagen over het verlenen van de vergunning. De Gemeente betrekt, met behoud van de publiekrechtelijke bevoegdheden, het advies van HbR bij de vergunningverlening. Artikel 15.1 van de Samenwerkingsovereenkomst II is van overeenkomstige toepassing.

4.5

Werk in uitvoering. In afwijking van hetgeen is vastgelegd in de 'Regels, kaders en voorwaarden voor Tijdelijke VerkeersMaatregelen; WIU Dordrecht 2020 - Werk in uitvoering', of een daarvoor in de plaats tredende regeling, geldt (i) voor alle Wegen een termijn van twee weken voor het aanmelden van een gedeeltelijke of rijdende afzetting (variant C als bedoeld in voormelde regeling) en (ii) dat deze meldingen te allen tijde gratis zijn.

4.6

Sleufherstel. In artikel 3.1.1 van de Allonge I is vastgelegd dat eventueel sleufherstel als gevolg van het verleggen van Leidingen een verantwoordelijkheid van de Gemeente blijft. Sleufherstel vindt plaats binnen de termijnen vastgelegd in XXX. Sleufherstel in asfalt wordt uiterlijk binnen negen maanden na afronding van het verleggen van de Leidingen door asfaltering afgerond. De Gemeente overhandigt na afronding van het sleufherstel een opleverdossier (voorzien van onder andere gegevens over de oppervlakte en verdichting) aan HbR.

4.7

Openbare verlichting. De installatieverantwoordelijkheid ten aanzien van openbare verlichting in het Zeehavengebied Dordrecht ligt vanaf de Ingangsdatum Allonge I bij HbR. De Gemeente zal de netbeheerder hiervan vóór de Ingangsdatum Allonge I schriftelijk in kennis stellen. Het energieverbruik dat gepaard gaat met de openbare verlichting dient jaarlijks door HbR in oktober voor het jaar erop door middel van een bestuurdersverklaring opgegeven te worden aan de Leidingexploitant. Bij deze bestuurdersverklaring dient een overzicht opgenomen te worden van de openbare verlichting in het Zeehavengebied Dordrecht, inclusief gebruik/branduren, dat is overgedragen aan HbR. HbR krijgt ten behoeve van de bestuurdersverklaring voor het jaar 2021 van de Gemeente het overzicht van het areaal Zeehavengebied, zodat HbR ook voor haar deel een bestuurdersverklaring aan de Leidingexploitant kan afgeven.

4.8

Basisregistratie Grootschalige Topografie. De Gemeente is verantwoordelijk voor het bijhouden van de Basisregistratie Grootschalige Topografie (BGT) betreffende het Zeehavengebied Dordrecht. In verband met deze verantwoordelijkheid levert HbR jaarlijks een digitaal bestand met alle relevante mutaties uit de afgelopen periode (functionele wijzigingen en wijzigingen van materiaal en/of beplanting) aan bij de Gemeente.

Paraaf HbR

Paraaf de Gemeente

Bijlage 34 behorende bij de Samenwerkingsovereenkomst II d.d. XXX december 2020

6 van 11

4.9

Verwerkersovereenkomst. Voor de uitvoering van het Droog Beheer dient HbR te beschikken over informatie die op grond van de Algemene Verordening Gegevensbescherming dan wel de Uitvoeringswet AVG beschouwd worden als persoonsgegevens, zoals gedefinieerd in de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Partijen sluiten vóór de Ingangsdatum Allonge I een (door de Gemeente nog op te stellen en door HbR nog te accorderen) Verwerkersovereenkomst om het rechtmatig gebruik door HbR van die persoonsgegevens te borgen.

5

SAMENWERKING EN AFSTEMMING.

5.1

Afstemming en evaluatie.

5.1.1

Gedurende de looptijd van de Samenwerkingsovereenkomst II zal op initiatief van HbR overleg plaatsvinden tussen Partijen rondom operationele aspecten.

5.1.2

De in deze Bijlage Operationele Afstemming vastgelegde afspraken worden jaarlijks op initiatief van HbR geëvalueerd. In deze evaluatie komen de volgende onderwerpen aan bod: a. nakoming van de gemaakte afspraken; b. lopende projecten, inclusief de planning; c. eventuele aanpassingen van de in deze Bijlage Operationele Afstemming vastgelegde afspraken.

5.2

Wijzigen van de afspraken in Bijlage Operationele afstemming

5.2.1

Indien één der Partijen behoefte heeft tot aanpassing van de in deze Bijlage Operationele Afstemming vastgelegde afspraken kan hiervoor een verzoek tot wijziging worden opgesteld. Dit verzoek tot wijziging wordt door de andere Partij binnen vier weken na ontvangst beoordeeld. Na schriftelijk akkoord door beide Partijen wordt de wijziging van de afspraak in het wijzigingsregister opgenomen. Jaarlijks worden wijzigingen schriftelijk vastgesteld door Partijen conform het gestelde in artikel 27.6 van Samenwerkingsovereenkomst II.

5.2.2

Indien er noodzaak is (erkend door beide Partijen) om een wijziging eerder vast te stellen, dan kan van de procedure als bedoeld in artikel 7.3.1 van deze Bijlage Operationele Afstemming worden afgeweken.

5.3

Escalatiemodel

5.3.1

Wanneer HbR of de Gemeente aantoont dat de andere Partij zich niet aan de afspraken uit deze Bijlage Operationele Afstemming houdt, zal hiervan melding worden gemaakt door middel van een afwijkingsrapport. HbR of de Gemeente dient binnen vier weken na ontvangst van een afwijkingsrapport, of direct wanneer het een afwijking op veiligheid of bereikbaarheid betreft, verbetermaatregelen te treffen om de geconstateerde afwijking te herstellen. Indien tijdens de jaarlijkse evaluatie blijkt dat HbR of de Gemeente de genoemde verbetermaatregelen niet heeft geïnitieerd of wanneer blijkt dat de verbetermaatregelen niet tot verbetering hebben geleid, dan heeft HbR of de Gemeente het recht om de verbetermaatregelen op kosten van de andere Partij uit te (laten) voeren.

Paraaf HbR

Paraaf de Gemeente

Bijlage 34 behorende bij de Samenwerkingsovereenkomst II d.d. XXX december 2020

7 van 11

5.3.2

Ieder zakelijk verschil van inzicht / mening tussen de Gemeente en HbR ten aanzien van deze Bijlage Operationele Afstemming wordt in eerste instantie behandeld door de door beide Partijen nader te benoemen operationele contactpersonen. Wanneer deze operationele contactpersonen niet tot overeenstemming komen, dan is sprake van een geschil als bedoeld in artikel 20.1.2 van Samenwerkingsovereenkomst II.

5.3.3

Wanneer iemand gebruik maakt van de mogelijkheid tot escalatie, dan dient hij het verschil van inzicht / mening schriftelijk te verwoorden met daarbij zijn advies. Het advies kent tenminste de volgende inhoud: a. een uiteenzetting van de oorzaak of oorzaken van het verschil van inzicht / mening respectievelijk het conflict; b. een inschatting van de belangen van Partijen; c. de ondernomen acties richting de andere Partij met een verwijzing naar de betreffende documenten en correspondentie; d. een overzicht van de mogelijke scenario’s die kunnen leiden tot een oplossing van het verschil van inzicht / mening respectievelijk het conflict, inclusief de consequenties per scenario; e. een integraal advies; de gemotiveerde keuze voor één scenario.

6

SUBBIJLAGEN. De volgende Subbijlagen maken onlosmakelijk onderdeel uit van deze Bijlage Operationele Afstemming: A. B. C.

Procedure onttrekken Wegen aan de openbaarheid; Procedure Aanpassingen Openbaar Gebied; Procedure klachtenmeldingen via Fixi.

Paraaf HbR

Paraaf de Gemeente

Bijlage 34 behorende bij de Samenwerkingsovereenkomst II d.d. XXX december 2020

8 van 11

Havenbedrijf Rotterdam N.V.

___________________________ Door: A.S. Castelein Titel: president-directeur Datum: xxx 2020

___________________________ Door: B. Siemons Titel: directeur Infrastructuur & Maritieme Zaken Datum: xxx 2020

Gemeente Dordrecht

___________________________ Door: A.W. Kolff Titel: burgemeester Datum: xxx 2020

Paraaf HbR

Paraaf de Gemeente

Bijlage 34 behorende bij de Samenwerkingsovereenkomst II d.d. XXX december 2020

9 van 11

SUBBIJLAGE A; Procedure onttrekken Wegen aan de openbaarheid De in het Zeehavengebied Dordrecht gelegen Wegen waarop de Hoofderfpacht is gevestigd, zijn deels openbare wegen in de zin van de Wegenwet. Partijen hebben de intentie de Wegen aan de openbaarheid in de zin van de Wegenwet te onttrekken. Tot het moment dat dat dit besluit onherroepelijk is of indien Partijen besluiten niet alle Wegen aan de openbaarheid te onttrekken, geldt dat – indien HbR voornemens

is een (deel van een) openbare weg (tijdelijk) aan de openbaarheid te onttrekken – HbR een daartoe – met redenen omkleed – schriftelijk verzoek indient bij de gemeenteraad van de Gemeente. De hieronder beschreven procedure is alsdan van toepassing. Procedure onttrekking Definitieve onttrekking 1. HbR dient een – met redenen omkleed – schriftelijk verzoek in bij de gemeenteraad van de Gemeente. 2. De Gemeente weegt bij de beoordeling van het verzoek af: a. of het algemeen belang er zich niet tegen verzet; b. of belangen van Derden niet te zeer worden geschaad; c. of er dringende redenen zijn om tot onttrekking aan de openbaarheid over te gaan. 3. De Gemeente kan nadere voorwaarden stellen aan het besluit tot onttrekking. De proceduretijd is afhankelijk van het al dan niet indienen van een bezwaarschrift bij de gemeenteraad en/of beroep bij de rechtbank c.q. hoger beroep bij de Raad van State. Er dient rekening gehouden te worden met een doorlooptijd van enkele maanden tot enkele jaren. Tijdelijke onttrekking De Wegenwet kent geen mogelijkheden tot het tijdelijk onttrekken aan de openbaarheid. Ingeval van wegwerkzaamheden o.i.d. volstaat een verkeersmaatregel (maximaal vier maanden) of een verkeersbesluit op grond van de Wegenverkeerswet 1994. De volgende procedure is van toepassing: 1.

HbR dient een – met redenen omkleed – schriftelijk verzoek in bij de gemeenteraad van de Gemeente. 2. De Gemeente weegt bij de beoordeling van het verzoek af of de tijdelijke onttrekking noodzakelijk is en of een verkeersmaatregel of verkeersbesluit genomen moet worden. 3. De Gemeente kan nadere voorwaarden stellen aan de verkeersmaatregel of het verkeersbesluit. De hiervoor beschreven procedure is van overeenkomstige toepassing op nieuwe wegen die openbaar zijn in de zin van de Wegenwet en die na de Ingangsdatum Allonge I worden toegevoegd aan het Zeehavengebied Dordrecht.

Paraaf HbR

Paraaf de Gemeente

Bijlage 34 behorende bij de Samenwerkingsovereenkomst II d.d. XXX december 2020

10 van 11

SUBBIJLAGE B; Procedure Aanpassingen Openbaar Gebied Partijen komen overeen dat de onderstaande procedure wordt gevolgd ingeval van Aanpassingen, ongeacht welke Partij de Aanpassing initieert, voorbereidt of uitvoert. Procedure: 1. Beide Partijen mogen voorstellen tot Aanpassingen initiëren. 2. Voordat met de voorbereiding van een Aanpassing wordt gestart, worden de uitgangspunten en randvoorwaarden geïnventariseerd. 3. De initiatiefnemer zorgt voor de voorbereiding van de Aanpassing. Indien het een Aanpassing betreft waarvan de uitvoering bij beide Partijen rust, dient aan het eind van de voorbereidingsfase elk der Partijen het ontwerp en het bestek te toetsen. 4. De initiatiefnemer zorgt voor de aanbesteding van de Aanpassing. 5. De initiatiefnemer zorgt voor toezicht op de realisatie van de Aanpassing. 6. Indien het een Aanpassing betreft waarvan de uitvoering bij beide Partijen rust, dient voor afronding van de realisatie door Partijen gezamenlijk te worden vastgesteld dat de realisatie van de Aanpassing voldoet aan het ontwerp. Deze toets staat los van de daadwerkelijke oplevering van de Aanpassing conform bestekeisen. Dit is de verantwoordelijkheid van de Partij die de Aanpassing verzorgd. 7. De gewijzigde situatie wordt in gebruik genomen na de constatering dat de Aanpassing voldoet aan het ontwerp.

Vanaf dit moment valt deze gewijzigde situatie formeel onder het beheer en onderhoud van de op basis van de Samenwerkingsovereenkomst II dan wel deze Allonge I verantwoordelijke Partij.

Paraaf HbR

Paraaf de Gemeente

Bijlage 34 behorende bij de Samenwerkingsovereenkomst II d.d. XXX december 2020

11 van 11

SUBBIJLAGE C; Procedure klachtenmeldingen via Fixi Klachtenafhandeling via Fixi Bewoners/ondernemers kunnen meldingen, betrekking hebbend op de openbare ruimte, melden via Fixi (app, website of telefonisch). Meldingen die via de Beter Buiten app binnen komen, worden handmatig door een medewerker van het klantcontactcentrum van de Gemeente in Fixi ingevoerd. HbR is met ingang van de Ingangsdatum Allonge I verantwoordelijk voor de afhandeling van alle meldingen betreffende het Zeehavengebied Dordrecht. Processtappen 1 Meldingen uit het Zeehavengebied Dordrecht komen via Fixi binnen bij de Gemeente. 2 De Gemeente stuurt de betreffende meldingen voor afhandeling door naar HbR. 3 De Gemeente sluit de melding af (status afgehandeld) en meldt melder (standaardtekst) dat de melding ter afhandeling doorgestuurd is naar HbR. 4 HbR pakt de melding vervolgens op en handelt deze af. De Gemeente hoeft geen terugkoppeling van het HbR wanneer de melding afgehandeld is.

Paraaf HbR

Paraaf de Gemeente

Bijlage 34 behorende bij de Samenwerkingsovereenkomst II d.d. XXX december 2020