Boardletter gemeente Dordrecht 2024.pdf

IT-audit wordt uitgevoerd voor alle relevante applicaties van de SGD Als onderdeel van de interim-controle bij de SGD hebben onze IT auditors de opzet en het bestaan van de algemene IT-beheersmaatregelen in Key2Financiën, Suites4Sociaaldomein en AFAS beoordeeld. De SGD gaat de detailbevindingen en de implicaties van deze bevindingen voor de processen met klantorganisaties (via de bestuurlijke lijn) via de regionale managementletter 2024 delen. De bevindingen zoals gerapporteerd in deze boardletter zijn gericht geweest op het beoordelen van de opzet en het vaststellen van het bestaan van algemene ITbeheersmaatregelen binnen de gemeente. De regionale boardletter is als bijlage bij deze boardletter toegevoegd (bijlage 4.2). In deze regionale boardletter wordt ook ingegaan op het belangrijke onderwerpen ‘Informatiebeveiliging en cybersecurity’ (en invoering NIS2).

23 boardletter 2024 – Gemeente Dordrecht

3.5 Verbijzonderde Interne Controle Gemeente Dordrecht beschikt over een sterk verbeterde VIC. Verbeterpunt: Investeringen die gedaan zijn in opzet en bestaan waarborgen en planning detailcontroles vervroegen. VIC-werkzaamheden gemeente Dordrecht Binnen gemeente Dordrecht zijn VIC-werkzaamheden gepland danwel uitgevoerd ten aanzien van de volgende, materiële processen:  Begroten en verantwoorden;  Memoriaalboekingen;  Inkopen en aanbesteden;  Investeringen  Treasury;  Factuurverwerking en betalingen;  Personeel;  Subsidieverstrekkingen;  Inkomende (incidentele) subsidies (SiSa);  Grondexploitatie, grondaankopen en -verkopen;  Huren en pachten;  Parkeeropbrengsten;  Dienstverlening aan de regio. Er zijn belangrijke stappen gezet in het verbeteren van de procesbeschrijvingen en lijncontroles In 2024 zijn belangrijke stappen gezet in het verbeteren van de procesbeschrijvingen en het uitgebreid vastleggen van het bestaan van controlemaatregelen in de verschillende processen middels lijncontroles. Bij de start van de interim-controle waren deze procesbeschrijvingen gereed en konden ook de lijncontroles door ons worden gecontroleerd.

Bij de start van de interim-controle waren de detailcontroles van 3 van de 13 proces gereed, dit waren overigens wel de drie processen met de meeste detailcontroles (inkoop, investeringen en grondexploitaties). De kwaliteit hiervan was goed. We bevelen aan om volgend jaar voor alle processen tussentijdse controles uit te voeren. Naar aanleiding van het doornemen van het VIC-plan en de review van de uitgevoerde VIC-werkzaamheden zien wij de volgende verbeterpunten:  De tijdigheid van de uitvoering van de detailcontroles is ons inziens een belangrijk aandachtspunt, voor het komende boekjaar adviseren wij de gemeente om in de planning van de VIC-werkzaamheden specifiek aandacht te besteden aan het naar voren halen van detailcontroles. Dit helpt ons om tijdig onze werkzaamheden te kunnen uitvoeren en mee te nemen in onze controlebevindingen, maar helpt de gemeente ook om piekbelasting in het vierde kwartaal te voorkomen.

 Een belangrijk verbeterpunt is daarnaast het concreet (en zichtbaar) vertalen van het (volledige) normenkader naar het toetsingskader om de volledigheid van de toetspunten binnen de uitgevoerde VIC-werkzaamheden te waarborgen;  Het opstellen van een tussentijdse rapportage ten aanzien van de geconstateerde bevindingen naar aanleiding van de controle op de opzet en het bestaan van de verschillende processen door de VIC;  Specifiek adviseerden wij het college u om prioriteit te geven aan uitwerken van richtlijnen en beleidsregels ten aanzien van het aantonen en vastleggen van de prestatielevering van inkopen.

24 boardletter 2024 – Gemeente Dordrecht

4. Bijlage

4.1 Uitgeschreven detailbevindingen 4.2 Regionale boardletter SGD

25 boardletter 2024 – Gemeente Dordrecht

4.1 Overzicht van onze bevindingen t.a.v. de processen Totaaloverzicht bevindingen OVERZICHT EN EVALUATIE VAN INTERNE BEHEERSMAATREGELEN Nr

Proces

Voortgang van detailbevindingen

1

Begroten en verantwoorden

Beperkte zichtbaarheid controle P&C

2

Memoriaalboekingen

Geen afgedwongen functiescheiding in het doorvoeren van memoriaalboekingen

3

Inkoop en aanbesteding

Afwijking van aanbestedingsregels

4

Investeringen

Geactiveerde kosten voldoen niet altijd aan de activeringscriteria

5

Factuurverwerking

Geen toereikende controle prestatielevering

6

Factuurverwerking

Juiste afgrenzing van inkoopfacturen in het boekjaar niet gewaarborgd in de procesopzet

-

Middel

7

Subsidieverstrekkingen

Geen zichtbare controle op de toetspunten vanuit de ASV of specifieke subsidieregeling

-

Laag

8

Subsidieverstrekkingen

Geen beleid geformaliseerd omtrent bevindingen uit steekproeven bij subsidieverstrekkingen < € 20.000

-

Laag

9

Inkomende subsidies

Geen VIC ingericht op de inkomende subsidies die niet vallen onder SiSa

-

Laag

10

Verhuringen

Ontoereikend leegstandsbeheer

Laag

11

Verhuringen

Indexatie verhuuropbrengsten niet conform afspraak verwerkt

Laag

12

Treasury

Het treasurystatuut is verouderd

-

Laag

13

Parkeeropbrengsten

Geen zichtbare beheersingsmaatregelen in de monitoring van de volledigheid van de opbrengsten

-

Laag

14

Verbonden partijen

Geen volledige procesbeschrijving aanwezig van het proces rondom de beheersing van verbonden partijen

-

Laag

geen voortgang |

eerder gerapporteerd – progressie |

2024

2023

Prioriteit

Laag -

Middel Hoog

toereikend (opgevolgd) |

-

Middel Hoog

nieuwe bevinding