Bijlage - gedetailleerde reactie op jaarverslag gemeentearchivaris 2025.pdf

Bijlage: Gedetailleerde reactie op aanbevelingen gemeentearchivaris Wij hebben het jaarverslag 2025 van de gemeentearchivaris over de toestand van de informatiehuishouding van de gemeente Dordrecht ontvangen. In dit jaarverslag wordt de kwaliteit van de informatiehuishouding getoetst aan de hand van indicatoren. Er worden een aantal aanbevelingen en verbeteringen genoemd. Ter kennisname bieden wij u onze reactie op de specifieke aanbevelingen uit dit rapport aan. Besteed zoveel aandacht als nodig aan het vergroten van de bewustwording onder de medewerkers van de vereiste registratie van archiefwaardige informatie in het Klant-, Zaak- en Archiefsysteem (KZA). Dit is een structureel punt van aandacht. De afgelopen jaren hebben we al stappen gezet om de noodzakelijke bewustwording te vergroten en vervolgens op peil te houden. Onze doelstelling is dat alle informatie op de juiste wijze wordt opgeslagen, bewaard en vindbaar wordt. Dit doen we onder andere door: •

•

•

•

Het geven van cursussen, uiteraard aan nieuwe medewerkers maar ook voor bestaande medewerkers zodat de benodigde kennis op pijl blijft. Onderdeel hiervan is het vergroten van het bewustzijn van de eigen verantwoordelijkheid en het belang van het op een goede wijze omgaan met informatie en het op de juiste wijze opslaan en archiveren daarvan. Het continue optimaliseren van de inrichting van het Klant-Zaak-Archief systeem (KZA) zodat dat dit blijft aansluiten op onze organisatiestructuur. Op deze manier is en blijft de inrichting herkenbaar voor medewerkers. Hierdoor kunnen zij makkelijker en sneller archiefwaardige informatie opslaan én terugvinden; Het uitvoeren van een meerjarige integrale aanpak, waardoor we op een structurele en stapsgewijze manier de gewenste staat van de informatiehuishouding bereiken die voldoet aan alle gestelde eisen, waaronder de Archiefwet. Het gebruik van onze nieuwe Digitale Werk Ruimte verder te borgen, waarmee we ook de benodigde aandacht geven aan de informatiehuishouding en het hierin op de juiste wijze opslaan en archiveren van informatie.

Met deze acties werken we toe naar een optimaal toegankelijk archief voor onszelf maar ook voor burgers, bedrijven en de pers. Terwijl we tegelijkertijd de vereiste mate van privacy en veiligheid borgen. Zorg voor periodieke kwaliteitscontroles op de opslag van informatie op MS Office 365 (OneDrive/MS Teams met op de achtergrond SharePoint). Zorg ervoor, dat archiefwaardige informatieobjecten in MS Office 365 worden verplaatst naar het KZA c.q. een taakapplicatie. Wij onderkennen het belang van het tijdig verplaatsen van archiefwaardige informatieobjecten vanuit MS 365 naar het KZA of een taakapplicatie. In eerste instantie richten wij ons dit jaar op de implementatie van generieke 1

vernietigingstermijnen binnen MS 365. Daarbij zal nadrukkelijk aandacht besteed worden aan gebruikersadoptie en de spelregels voor het gebruik van MS 365 in de dagelijkse praktijk. Dit vormt een noodzakelijk basis voor een beheerste en verantwoorde informatiehuishouding. De volgende stap is om te verkennen welke mogelijkheden er zijn om structurele (periodieke) controles uit te gaan voeren op de opslag van informatie. Implementeer de selectielijst e-mailbewaring met bijbehorende methodiek binnen afzienbare tijd om meer grip te krijgen op de emailarchivering binnen de gemeentelijke organisatie. Veel overheidsorganisaties, waaronder gemeenten, lopen tegen problemen aan bij het goed archiveren van e-mail. Dit brengt risico’s met zich mee, bijvoorbeeld voor de volledigheid van het gemeentelijk archief en voor het tijdig en volledig kunnen voldoen aan informatieverzoeken op grond van de Wet open overheid (Woo). Om deze risico’s te beperken heeft het college, net als de andere Drechtsteden-gemeenten, besloten aan te sluiten bij de door de Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG) vastgestelde selectielijst voor de bewaring van e-mail. Inmiddels is beleid vastgesteld waarin het volgende is bepaald:  

E-mailberichten van functionarissen met een sleutelfunctie worden permanent bewaard; E-mailberichten van medewerkers zonder sleutelfunctie worden zeven jaar na ontvangst of verzending vernietigd.

Gemeenten die deze selectielijst toepassen, dienen dit beleid vanaf 1 januari 2024 te implementeren. Tot het moment waarop de nieuwe werkwijze daadwerkelijk is ingevoerd, blijft de huidige manier van werken van kracht. De overstap naar de MS 365-omgeving biedt technische mogelijkheden om e-mail beter te beheren en tijdig te vernietigen. Hiermee starten we dit jaar. Zorg voor de vereiste capaciteit om tot een goede oplossing te komen voor de problematiek omtrent het veiligstellen van langdurig te bewaren digitale informatie, en voor een functionaliteit voor het rechtmatig vernietigen van digitale informatie uit Mozaiek. Mozaïek, de voorloper van het huidige KZA, is een verouderd documentmanagementsysteem dat draait op een legacyplatform van KPN. Dit platform wordt stapsgewijs uitgefaseerd. In de afgelopen jaren is er daarom gericht gewerkt aan het buiten gebruik stellen van werkprocessen en functionaliteiten binnen Mozaïek, met als doel het gebruik van de applicatie volledig te beëindigen. In de loop der jaren is in Mozaïek een grote hoeveelheid informatie opgeslagen met (mogelijke) archiefwaarde. Hoewel Mozaïek oorspronkelijk niet bedoeld was als archiefsysteem, is het binnen de organisatie feitelijk wel zo gebruikt. Op dit moment ontbreekt een duurzame oplossing om deze gegevens te blijven 2

raadplegen én om informatie waarvan de bewaartermijn is verlopen op een zorgvuldige manier te vernietigen.

Om tot een goed onderbouwd besluit te komen gaan we dit jaar aan de slag met het opstellen van een businesscase. Dit voorstel moet een oplossing bieden voor:   

Het veiligstellen en duurzaam toegankelijk houden van informatie met archiefwaarde; Het (met terugwerkende kracht) vernietigen van gegevens waarvan de wettelijke bewaartermijn is verstreken; Het migreren van blijvend te bewaren informatie naar KZA, of – waar passend – opname in het papieren archief.

Zorg ervoor dat het project aangaande de bewerking van de bouwdossiers van de gemeente Dordrecht ook na de verhuizing uit het Stadskantoor integraal wordt voortgezet. Vanaf de zomer van 2025 loopt een project om de bouwdossiers te schonen, te ordenen en te beschrijven. Het oudste deel (1990-1999) wordt gereedgemaakt voor definitieve overbrenging naar het stadsdepot. Begin van dit jaar hebben wij deze inspanning geïntensiveerd zodat we alle dossiers geschoond hebben voor de verhuizing naar het Dordthuis.

3