Bijlage F3 - Beschrijving dienstverlening OZHZ.pdf

Bijlage 5 Beschrijving dienstverlening per deelnemer Beschrijving organisatie Bestuurlijke organisatie: Omgevingsdienst Zuid-Holland Zuid Omvang: 225 FTE; omzet circa € 25 mln. 1. standaard opdracht omschrijving aanbesteding accountantsdiensten De accountantsdiensten voor iedere in deze aanbesteding deelnemende gemeente, gemeenschappelijke regeling of organisatie kent een aantal verschillende activiteiten, te weten:    

Controle jaarrekening van de organisatie inclusief de in de jaarrekening opgenomen verplichte bijlage op grond van de regeling Verantwoordingsinformatie specifieke uitkeringen (Single Information en Single Audit, SiSa). Controle gericht op het afgeven van specifieke verklaringen. Natuurlijke adviesfunctie. Overige additionele controleopdrachten.

De uren voor activiteit 3 (natuurlijke adviesfunctie) vormen integraal onderdeel van de uren besteed voor de uitvoering van activiteiten 1 en 2; hiervoor kunnen geen extra kosten in rekening gebracht worden. Bij een specifiek groter vraagstuk op verzoek van de Raad kan vooraf afgestemd worden of dit tot additionele kosten leidt. Voor activiteit 4 (Additionele controleopdrachten) geldt dat een additionele controleopdracht voorafgegaan wordt door een afzonderlijke offerte, waarin een vaste prijs wordt aangeboden op basis van in de onderhavige aanbesteding geoffreerde uurtarieven. Slechts onvoorziene omstandigheden kunnen voor de accountantsdiensten leiden tot meerwerk. Ad 1) Controle jaarrekening van de gemeenten: De primaire functie van de opdrachtnemer is het als onafhankelijk deskundige uitvoeren van de accountantscontrole en het geven van een oordeel op grond van dit onderzoek als bedoeld in artikel 213 Gemeentewet en conform de eisen die zijn opgenomen in het Besluit Accountantscontrole Decentrale Overheden (BADO). Door de organisatie kunnen nadere regels zijn gesteld ingevolge artikel 213, lid 1 Gemeentewet. Belangrijke uitgangspunten voor de uitvoering van de accountantscontrole door de Inschrijver zijn:  De voor de jaarrekening geldende wet- en regelgeving (niet uitputtend maar onder meer

Specifieke controle werkzaamheden voor deze organisatie Beschrijving: Ad 1) Controle jaarrekening van de gemeenten: Conform, met uitzondering van Uitgangspunt voor de controle zijn de eisen overeenkomstig artikel 217 van de Provinciewet De accountant wordt benoemd door het algemeen bestuur van de Gemeenschappelijke Regeling en werkt in opdracht van het Algemeen Bestuur van de Gemeenschappelijke Regeling. De accountant treedt op als adviseur van het dagelijks bestuur, de algemeen directeur van de Gemeenschappelijke Regeling en de auditcommissie. De gemeente Dordrecht (SGD) voert de PenO en ICT dienstverlening uit voor OZHZ. OZHZ blijft zelf primair verantwoordelijk voor de verantwoording van de gegevens in de jaarrekening en de rechtmatigheid. Met de SGD worden nadere afspraken gemaakt met betrekking tot de verantwoording over deze activiteiten en de wijze waarop de rechtmatigheid is geborgd. OZHZ moet daarbij deels kunnen steunen op de interne controle van de SGD.

  

op het gebied van verslaggeving, fiscaliteit en rechtmatigheid) op de datum van publicatie van het aanbestedingsdocument. De op de datum van het aanbestedingsdocument al gepubliceerde voorgenomen wijzigingen in wet- en regelgeving, die voor de contractperiode zullen gaan gelden. Denk hierbij bijvoorbeeld aan voorgenomen wijzigingen BBV. De op de datum van het aanbestedingsdocument laatst door de raad vastgestelde normenkader voor rechtmatigheid. Overige uitgangspunten zoals beschreven in de gunningscriteria.

Gemeenten ontvangen van andere organisaties diverse specifieke verklaringen, die relevant zijn in het kader van de controle van de jaarrekening. Hoewel dit geen limitatieve lijst is, kunt u hierbij denken aan:  Van GR - SDD: controleverklaring overgedragen regelingen per gemeente  Van Gemeente Dordrecht: systeemverklaring met oordeel over kwaliteit van en interne controle op de gegevensverwerking bij Dordrecht voor werkzaamheden die in het kader van Dienstverleningsovereenkomsten voor gemeente / GR worden uitgevoerd. De volgende rapportages en verklaringen dienen te worden verzorgd en opgeleverd:  De controleverklaring (voor rechtmatigheid en getrouwheid) bij de jaarrekening (inclusief Sisa-bijlage)  Een accountantsverslag met de controlebevindingen naar aanleiding van de controle van de jaarrekening. In het rapport wordt gerapporteerd over de onderwerpen die wettelijk zijn voorgeschreven en over onderwerpen omschreven in het programma van eisen van dit Beschrijvend Document.  Een managementletter met de bevindingen naar aanleiding van de interim-controle.  (Concept)rapportages aan de accountant, opgesteld door in opdracht van de accountant ingezette specialisten in het kader van de controle van de jaarrekening, dienen voorgelegd aan en besproken te worden met opdrachtgever ter afstemming van feiten en omstandigheden en mogelijke onjuistheden.

Algemeen geldt dat de beoogde externe accountant goed bekend is met overheidsaccountancy en specifieke materiekennis heeft relevant voor decentrale overheden. Ad 2) Controle gericht op het afgeven van specifieke verklaringen: De Gemeenschappelijke Regeling SDD voert een groot aantal taken en regelingen voor de gemeente uit. Voor het verkrijgen van de bijzondere uitkeringen en subsidies moet de GR-SDD verantwoordingen opstellen en deze zelf, dan wel deze door de gemeente verstrekken aan

Ad 2) Controle gericht op het afgeven van specifieke verklaringen:

Ad 3) Natuurlijke adviesfunctie: OZHZ heeft behoefte aan nadere advisering bij de Implementatie van de rechtmatigheidsverantwoording Ad 4) Additionele controleopdrachten: De GR OZHZ voert taken en regelingen uit voor de deelnemende gemeenten en de provincie Zuid-Holland. Indien er specifieke verklaringen zouden worden gevraagd door de deelnemers, dan worden deze beschouwd als een additionele opdracht. Op dit moment geldt dit voor een provinciale bijdrage in het kader van de spoed en nazorglocaties.

andere overheden (de geldgevers). De gemeente neemt deze verantwoordingen dan over in het geval van verantwoording door de gemeente in de eigen jaarrekening. Belangrijk hierbij is dat deze verantwoordingen op een betrouwbare wijze tot stand komen. In veel gevallen verlangt de geldgever een accountantsverklaring bij deze verantwoordingen. In een aantal gevallen moeten deze verantwoordingen worden opgesteld ten behoeve van de deelnemende gemeente, omdat de gemeenten verantwoordingsplichtig zijn naar de betrokken geldgevers. Het aantal verantwoordingen en de eisen die aan de controle worden gesteld, wijzigt jaarlijks. Gemeente Dordrecht verricht als servicegemeente diensten ten behoeve van o.a. de Drechtstedengemeenten, waaronder de verwerking van financiële gegevens. De deelnemers blijven zelf primair verantwoordelijk voor de verantwoording van deze financiële gegevens in hun eigen jaarrekening. Zij zijn daarbij afhankelijk van de betrouwbaarheid van de gegevensverwerking bij de gemeente Dordrecht. In het kader van het laten uitvoeren van werkzaamheden door de deelnemers aan de gemeente Dordrecht zijn nadere afspraken gemaakt over de verantwoordelijkheid van zowel Dordrecht als de deelnemers in het kader van deze gegevensverwerking en over de manier waarop de accountantscontrole daarop moet worden ingevuld.

Gemeente Dordrecht verstrekt aan de deelnemers een Assurance verklaring, waarin een oordeel wordt gegeven over de opzet en de werking van de administratieve organisatie en de daarin opgenomen interne controles op de gegevensverwerking bij Dordrecht. Ad 3) Natuurlijke adviesfunctie: In de gunningscriteria wordt aan Inschrijvers gevraagd om een uitwerking van hun visie op de natuurlijke adviesfunctie. Hier is ook aangegeven wat de organisatie hieronder minimaal verstaan. In de bijlage per organisatie zijn eventuele specifieke wensen ten aanzien van de natuurlijke adviesfunctie per organisatie uitgewerkt. Ad 4) Additionele controleopdrachten: De additionele controleopdrachten omvatten zowel controleopdrachten voor de gemeente als controles van financiële verantwoordingen aan subsidieverschaffers, die niet via de Sisa-bijlage worden verantwoord. De organisaties kunnen de accountant additionele controleopdrachten verlenen, waarvoor de accountant voorafgaand aan de start van de werkzaamheden per opdracht een offerte indient. Uitgangspunt voor deze offerte zijn de in deze aanbesteding geoffreerde uurtarieven. In de bijlage per organisatie zijn eventuele additionele controleopdrachten die jaarlijks worden

gevraagd per organisatie gespecificeerd. Uitgangspunten Controle en rapportage tolerantie: a. Controletolerantie: b. Opgave Rapportage tolerantie

Het AB heeft het volgende besloten inzake de controle- en rapportagetolerantie in het kader van de rechtmatigheidsverantwoording: * Vooralsnog uit te gaan van een minimale variant; de beheersing is gericht op het kunnen afgeven van de rechtmatigheidsverantwoording. * Het huidige normenkader te hanteren (de relevante externe financiële regelgeving en AB-besluiten) en dit bij controleprotocol 2021 te vertalen in een concreet toetsingskader. * Een verantwoordingsgrens in de rechtmatigheidsverantwoording vast te stellen van vooralsnog 3%. *Het rapporteren van fouten in de paragraaf bedrijfsvoering vanaf een bedrag van € 100.000.

2. Visie op en wijze invulling natuurlijke adviesfunctie: De organisaties verstaan onder de natuurlijke adviesfunctie minimaal:  Alle activiteiten ten behoeve van de Opdrachtgever voor zo ver een relatie aanwezig is met de taakuitoefening van de accountant.  Gevraagd en ongevraagd adviseren aan het bestuurlijk en ambtelijk niveau. In dit verband kan worden gedacht aan adviezen op basis van controlebevindingen, alsmede aan adviezen die een logisch gevolg zijn van de uitkomsten van besprekingen van uitgebrachte (concept)rapportages. Het gaat om onderwerpen zoals de opzet en werking van de administratieve organisatie, (verbijzonderde) interne controle, de doelmatigheid, automatisering en informatievoorziening, subsidiemogelijkheden, fiscale zaken, risico’s en dergelijke. Dat zijn adviezen die: o een logisch gevolg zijn van de controlebevindingen; o een logisch gevolg zijn van de uitkomsten van besprekingen van bepaalde rapportages; o met betrekking tot ontwikkelingen binnen de organisatie, zoals het beoordelen van nieuwe procedures, andere werkwijzen en de inrichting van de administratieve organisatie; o voortvloeien uit bevindingen in andere gemeenten / GR'en; o voortvloeien uit ontwikkelingen op het vakgebied; o voortvloeien uit informatie van de rijksoverheid c.q. wettelijke bepalingen.

 Een signalerende functie van de controlerend accountant met betrekking tot nieuwe ontwikkelingen en risico’s voor de organisatie is hierbij van belang.

Aanvullende eisen voor deze organisatie



 

Het karakter van de natuurlijke adviesfunctie brengt met zich mee, dat de accountant direct aanspreekbaar is. De accountant wordt ook gevraagd binnen redelijke termijn na verzoek van de opdrachtgever (een week en bij calamiteiten direct) beschikbaar te zijn om gevraagd advies te leveren. Ook periodiek overleg met de gemeenteraad, griffie, auditcommissie, college, directie/management en concerncontroller wordt gezien als onderdeel van de natuurlijke adviesfunctie. Deze functie moet dus ruim worden opgevat.

4. Rapportage en contactmomenten Rapportage en contactmoment zijn specifiek per organisatie opgegeven in de rechterkolom hiernaast.

Specifieke opgave voor deze organisatie: Algemeen Bestuur (AB) accountant niet aanwezig bij bespreking in het AB van de jaarrekening en rapport van bevindingen van de accountant Auditcommissie: Accountant aanwezig bij bespreken managementletter Accountant aanwezig bij bespreken accountantsverslag Dagelijks Bestuur: Accountant aanwezig bij bespreken managementletter Accountant aanwezig bij bespreken accountantsverslag Directie Accountant aanwezig bij bespreken managementletter Accountant aanwezig bij bespreken accountantsverslag