Bijlage F2 - Beschrijving dienstverlening GR Sociaal vs 3 juni.pdf

Bijlage GR Sociaal

concept 3 juni 2022

Beschrijving organisatie De Gemeenschappelijke Regeling Sociaal is gestart op 1 januari 2022, als rechtsopvolger van de Gemeenschappelijke Regeling Drechtsteden. In de GR Sociaal nemen 7 gemeenten deel: Alblasserdam, Dordrecht, Hardinxveld-Giessendam, Hendrik-Ido-Ambacht, Papendrecht, Sliedrecht, en Zwijndrecht. GR Sociaal voert voor en met de gemeenten wetgeving in het sociaal domein uit, zoals de Participatiewet, en de Wet Maatschappelijke Ondersteuning. De GR is niet alleen op uitvoerend niveau actief, maar ook op strategisch beleidsniveau. GR Sociaal geeft onder andere mede vorm aan het regionale arbeidsmarktbeleid, en speelt een centrale rol bij het armoedebeleid. In 2022 is het besluit genomen tot integratie van de Gemeenschappelijke Regeling Drechtwerk in de GR Sociaal per 1 januari 2023. De werkzaamheden die hieruit voortvloeien zijn medio 2022 opgepakt zodat de formele integratie per 1 januari 2023 een feit zal zijn. Het Algemeen Bestuur is het hoogste bestuursorgaan van de GR. Elk college van B&W van de deelnemende gemeenten heeft een afvaardiging in het Algemeen Bestuur. Het Dagelijks Bestuur bestaat uit de voorzitter van het Algemeen bestuur en daarnaast uit twee leden die door het Algemeen bestuur uit zijn midden worden aangewezen.

1. Standaard opdracht omschrijving aanbesteding accountantsdiensten De accountantsdiensten bestaan uit een aantal verschillende activiteiten, te weten: 1. Controle van de jaarrekening inclusief de in de jaarrekening opgenomen verplichte bijlage op grond van de regeling Verantwoordingsinformatie specifieke uitkeringen (Single Information en Single Audit, SiSa). 2. Controle gericht op het afgeven van specifieke verklaringen. 3. Natuurlijke adviesfunctie. 4. Overige additionele controleopdrachten.

Specifieke aanvullende controle werkzaamheden voor deze organisatie

De uren voor activiteit 3 (natuurlijke adviesfunctie) vormen integraal onderdeel van de uren besteed voor de uitvoering van activiteiten 1 en 2; hiervoor kunnen geen extra kosten in rekening gebracht worden. Voor activiteit 4 (Additionele controleopdrachten) geldt dat een additionele controleopdracht voorafgegaan wordt door een afzonderlijke offerte, waarin een vaste prijs wordt aangeboden op basis van in de onderhavige aanbesteding geoffreerde uurtarieven. Slechts onvoorziene omstandigheden kunnen voor de accountantsdiensten leiden tot

1

meerwerk. Ad 1) Controle van de jaarrekening: De primaire functie van de opdrachtnemer is het als onafhankelijk deskundige uitvoeren van de accountantscontrole en het geven van een oordeel op grond van dit onderzoek als bedoeld in artikel 213 Gemeentewet en conform de eisen die zijn opgenomen in het Besluit Accountantscontrole Decentrale Overheden (BADO). Door de organisatie kunnen nadere regels zijn gesteld ingevolge artikel 213, lid 1 Gemeentewet. Belangrijke uitgangspunten voor de uitvoering van de accountantscontrole door de Inschrijver zijn: - De voor de jaarrekening geldende wet- en regelgeving (niet uitputtend maar onder meer op het gebied van verslaggeving, fiscaliteit en rechtmatigheid) op de datum van publicatie van het aanbestedingsdocument. - De op de datum van het aanbestedingsdocument al gepubliceerde voorgenomen wijzigingen in wet- en regelgeving, die voor de contractperiode zullen gaan gelden. Denk hierbij bijvoorbeeld aan voorgenomen wijzigingen in het BBV, en het invoeren van een rechtmatigheidsverklaring door het Dagelijks Bestuur.. - De op de datum van het aanbestedingsdocument laatst door het Algemeen Bestuur vastgestelde normenkader voor rechtmatigheid. - Overige uitgangspunten zoals beschreven in de gunningscriteria.

Servicegemeente Dordrecht voert voor de GR Sociaal een aantal ondersteunende taken uit. GR Sociaal ontvangt hiervoor een systeemverklaring over de financiële handelingen die de Servicegemeente verricht, waarin door de accountant van de Servicegemeente een oordeel wordt gegeven over de kwaliteit van en interne controles op de gegevensverwerking.

Inschrijver wordt gevraagd zijn visie te geven op de mogelijkheden de accountantscontrole zo efficiënt mogelijk in te richten, bijvoorbeeld door het gebruik van data-analyse.

De volgende rapportages en verklaringen dienen te worden verzorgd en opgeleverd: - De controleverklaring (voor rechtmatigheid en getrouwheid) bij de jaarrekening (inclusief Sisa-bijlage) - Een accountantsverslag met de controlebevindingen naar aanleiding van de controle van de jaarrekening. In het rapport wordt gerapporteerd over de onderwerpen die wettelijk zijn voorgeschreven en over onderwerpen omschreven in het programma van eisen van dit Beschrijvend Document. - Een managementletter/boardletter met de bevindingen naar aanleiding van de interim-controle. - (Concept)rapportages aan de accountant, opgesteld door in opdracht van de accountant ingezette specialisten in het kader van de controle van de

2

jaarrekening, dienen voorgelegd aan en besproken te worden met opdrachtgever ter afstemming van feiten en omstandigheden en mogelijke onjuistheden. Algemeen geldt dat de beoogde externe accountant goed bekend is met overheidsaccountancy en specifieke materiekennis heeft relevant voor decentrale overheden en meer specifiek het werkveld van de GR Sociaal. Ad 2) Controle gericht op het afgeven van specifieke verklaringen: GR Sociaal voert taken en regelingen uit voor de deelnemende gemeenten. Voor een aantal daarvan stelt de GR Sociaal per gemeente een financiële verantwoording op. De gemeenten nemen die financiële verantwoording dan over in de eigen jaarrekening.

Ad 3) Natuurlijke adviesfunctie: In de gunningscriteria wordt aan Inschrijvers gevraagd om een uitwerking van hun visie op de natuurlijke adviesfunctie. Hier is ook aangegeven wat de organisatie hieronder minimaal verstaat.

Ad 4) Additionele controleopdrachten: De additionele controleopdrachten omvatten zowel controleopdrachten voor de GR Sociaal als controles van financiële verantwoordingen aan derden, die niet via de Sisa-bijlage worden verantwoord. GR Sociaal kan de accountant additionele controleopdrachten verlenen, waarvoor de accountant voorafgaand aan de start van de werkzaamheden per opdracht een offerte indient. Uitgangspunt voor deze offerte zijn de in deze aanbesteding geoffreerde uurtarieven. Uitgangspunten Controle en rapportage tolerantie: a. Controletolerantie b. Rapportagetolerantie

Ad 2) Controles gericht op het afgeven van specifieke verklaringen: De accountant van de GR Sociaal wordt gevraagd een verklaring af te geven bij de volgende specifieke verantwoordingen: - Voor elke gemeente een controleverklaring overgedragen regelingen - Voor de centrumgemeente Dordrecht een controleverklaring voor de regeling WMO – Beschermd Wonen De adviesfunctie voor het Algemeen Bestuur is hierna, bij punt 2, beschreven.

a. De goedkeuringstolerantie komt overeen met het BADO (Besluit Accountantscontrole Decentrale Overheden). Dat betekent een tolerantie van 1% voor fouten (1% van de totale bruto lasten) en 3% voor onzekerheden (3% van de totale bruto lasten) b. Voor de rapporteringtolerantie geldt als norm alle gesignaleerde onrechtmatigheden, fouten of onzekerheid die het bedrag van € 125.000

3

2. Visie op en wijze invulling natuurlijke adviesfunctie: De organisatie verstaan onder de natuurlijke adviesfunctie minimaal: • Alle activiteiten ten behoeve van de Opdrachtgever voor zo ver een relatie aanwezig is met de taakuitoefening van de accountant. • Gevraagd en ongevraagd adviseren aan het bestuurlijk en ambtelijk niveau. In dit verband kan worden gedacht aan adviezen op basis van controlebevindingen, alsmede aan adviezen die een logisch gevolg zijn van de uitkomsten van besprekingen van uitgebrachte (concept)rapportages. Het gaat om onderwerpen zoals de opzet en werking van de administratieve organisatie, (verbijzonderde) interne controle, de doelmatigheid, automatisering en informatievoorziening, subsidiemogelijkheden, fiscale zaken, risico’s en dergelijke. Dat zijn adviezen die: o een logisch gevolg zijn van de controlebevindingen; o een logisch gevolg zijn van de uitkomsten van besprekingen van bepaalde rapportages; o met betrekking tot ontwikkelingen binnen de organisatie, zoals het beoordelen van nieuwe procedures, andere werkwijzen en de inrichting van de administratieve organisatie; o voortvloeien uit bevindingen in andere gemeenten/ GR'en; o voortvloeien uit ontwikkelingen op het vakgebied; o voortvloeien uit informatie van de rijksoverheid c.q. wettelijke bepalingen.

• Een signalerende functie van de controlerend accountant met betrekking tot nieuwe ontwikkelingen en risico’s voor de organisatie is hier van belang. • Het karakter van de natuurlijke adviesfunctie brengt met zich mee, dat de accountant direct aanspreekbaar is. De accountant wordt ook gevraagd binnen redelijke termijn na verzoek van de opdrachtgever (een week en bij calamiteiten direct) beschikbaar te zijn om gevraagd advies te leveren.

overschrijden. c. Voor de controle van de specifieke uitkeringen (SiSa) wordt overeenkomstig het BADO als ondergrens € 125.000 gehanteerd indien de lasten groter dan € 1.000.000 zijn. Voor specifieke uitkeringen met lasten lager dan € 1.000.000 worden eveneens de toleranties gehanteerd zoals vermeld in het BADO. Kwaliteit samenwerking accountant en Algemeen Bestuur A. GR Sociaal hecht veel belang aan het advies van en een natuurlijke samenwerking met de accountant. Het Algemeen Bestuur zoekt een accountant die als adviseur, in duidelijke en makkelijk te begrijpen bewoordingen, het Algemeen Bestuur kan helpen om voorliggende (vraag)stukken te doorgronden. Het Algemeen Bestuur verwacht dat de accountant hierin ook proactief is. Vooral door mee te denken aan wat voor het Algemeen Bestuur belangrijk is. Een accountant die niet alleen ondersteunt bij de vaste stukken die op de agenda staan, zoals de jaarrekening en het controleprotocol, maar vooral ook wijst op relevante ontwikkelingen. B. de (brede) adviesfunctie.  om het Algemeen Bestuur goed in positie te houden of te stellen;  om de kader stellende en controlerende taak van het Algemeen Bestuur vol tot zijn recht te laten komen.

4

•

Ook periodiek overleg met het Algemeen Bestuur, dagelijks Bestuur, Portefeuillehouder bedrijfsvoering, directie/management en concerncontroller wordt gezien als onderdeel van de natuurlijke adviesfunctie. • Deze functie moet dus ruim worden opgevat. 3. Rapportage en contactmomenten Rapportage en contactmoment zijn specifiek per organisatie opgegeven in de rechter kolom hiernaast.

Specifieke opgave voor deze organisatie • Algemeen Bestuur: De accountant is aanwezig bij de bespreking in het Algemeen Bestuur van de jaarrekening in en het rapport van bevindingen. • Dagelijks Bestuur De accountant is aanwezig bij de bespreking in het Dagelijks Bestuur van de managementletter/board letter, en van de jaarrekening met het rapport van bevindingen • Portefeuillehouder Financiën: De accountant is ten minste 2x per jaar aanwezig, bij een bespreking met de portefeuillehouder van de managementletter, en van de jaarrekening met het rapport van bevindingen • Secretaris van het Bestuur: De accountant is ten minste 2x per jaar aanwezig, bij bespreking met de secretaris van de managementletter, en van de jaarrekening met het rapport van bevindingen

5