Bijlage 4 Procesomschrijving en gedetailleerde planning startnotitie.pdf

Bijlage 4

Processtappen in detail Het proces om de uitgangspunten uit te werken tot geactualiseerd beleid bestaat uit vier onderdelen die deels parallel worden uitgevoerd. 1.

Beschrijven en inventariseren huidige aanbod, trends en knelpunten

We zijn gestart met het in kaart brengen van de huidige situatie op het gebied van evenementen in Dordrecht. In bijlage 1 en 2 zijn hiervan de eerste resultaten gepresenteerd, maar dit werken we nog verder uit door middel van deskresearch gericht op het vaststellen van mate van integraliteit, vaststellen sterktes en zwaktes, benoemen speerpunten voor actualisering Evenementenbeleid. 2.

Reflectie en inspiratie

•

Digitale enquête onder stakeholders

Om er achter te komen hoe de verschillende stakeholders denken over het evenementenaanbod van Dordrecht, zetten wij een enquête uit. Daarin wordt o.a. hun mening gevraagd over het huidige evenementenaanbod, bekendheid/aanbevelen van evenementen, bezoekfrequentie inwoners, evenementen die worden gemist, spreiding evenementen over tijd en plaats, vergunningsproces, pren marketing van evenementen, tijdelijke verkeersmaatregelen etc. De verzamelde gegevens worden geanalyseerd en gebruikt als basis voor de interviews en klankbordbijeenkomsten met stakeholders. ·

Interviews en klankbordbijeenkomsten met stakeholders

Met het oog op een gedragen nieuwe evenementenvisie en de benodigde commitment van partners. Hoe kijken o.a. interne partners op gebied van verschillende beleidsvelden, organisatoren, bewoners, culturele instellingen, horeca en andere ondernemers in Dordrecht tegen het evenementenbeleid aan? En wat zijn hun ambities? Wat hebben ze nodig: op korte termijn (COVID-19), maar vooral ook op wat langere termijn. Waar liggen kansen voor Dordrecht? Hoe zien zij de rol van de gemeente? ·

Validatie participatie stakeholders

Om de conclusies van de evaluatie en de speerpunten van het nieuwe Evenementenbeleid te toetsen bij de geïnterviewde stakeholders uit de evaluatie-en visiefase, is een zogeheten ‘validatiesessie’ (bijeenkomst) voorzien. Met de collectieve input kunnen de speerpunten worden aangescherpt, verbeterd, aangevuld én geborgd. Dit zorgt voor draagvlak en commitment. De discussies kunnen ook bijdragen aan eenduidige keuzes. De stakeholdersessie wordt na afloop geëvalueerd met een extern klankbordcomité. We denken aan deskundigen die actief zijn of zijn geweest in vooraanstaande evenementensteden als Eindhoven, Utrecht en Den Haag. ·

Participatie gemeenteraad en bespreken scenario’s

3.

Opstellen concept versie evenementenbeleid

· Op basis van de speerpunten aangevuld met de opbrengsten van de stakeholdersessies, de sessie met de gemeenteraad, de input van de klankbordsessie met externe deskundigen en het gesprek met de ambtelijk en bestuurlijk opdrachtgevers, wordt de conceptversie van de evenementenvisie opgesteld. · De ambtelijk en bestuurlijk opdrachtgever hebben de mogelijkheid om via een intern traject input op te halen op basis van de conceptversie. Alle op- en aanmerkingen kunnen worden verwerkt in de definitieve versie, waarna eventuele keuzes definitief worden gemaakt.

4.

Presentatie en eindbespreking Evenementenbeleid

· Presentatie voor een brede groep waarbij betrokken partijen, waaronder de geïnterviewde stakeholders én raadsleden gezamenlijk worden uitgenodigd. ·

Besluitvorming door gemeenteraad

waarna ·

Communicatie naar organisatoren, omwonenden, interne en externe stakeholders

· Uitvoeringsprogramma wordt opgestart en start doorontwikkeling Nadere regels voor evenementen Daarna vindt doorontwikkeling in Nadere regels voor evenementen en andere instrumenten, zoals subsidieregelingen plaats.

Gedetailleerde planning Tijdindicatie maart/april 2022

Mei/juni2022

Juli 2022

Augustus 2022

Activiteit - basisinformatie verzamelen - overzicht stakeholders opstellen - overzicht onderliggende notities, raadsvoorstellen en werkvelden samenstellen - opzet benchmark onderzoek formuleren - offerte beoordelen OCD onderzoek binnen andere gemeenten– negatief beoordeeld/duur - starten met verzamelen informatie bij diverse gemeenten voor benchmark - Voorbereidende gesprekken intern en start werkgroep  Team Cultuur en Evenementen  Levendige Binnenstad  Sport  Openbare Orde & Veiligheid  Dordrecht Marketing & Partners  Omgevingsdienst Zuid-Holland Zuid  Clustermanager Stad, Duco Hoogland - Voorbereidend gesprek extern  Respons/Lex Kruijver - Verzamelen informatie voor benchmark (ikv vergelijk van het evenementenbeleid met andere steden) - Starten evaluatie huidige visie en nadere regels – trekken van conclusies/destilleren verbeterpunten voor toekomstbeeld en evenementenbeleid - Starten analyse evenementenaanbod (hoe ziet het aanbod eruit (lokaal, regionaal, landelijk), genres, doelgroepen, spreiding, DNA-Dordrecht) - Starten uitwerken benchmark andere gemeenten en bepalen welke items wij binnen Dordrecht ten gunste kunnen aanwenden - Benchmark: Landelijke trends - 1e concept startnotitie schrijven - concept startnotitie bespreken met werkgroep - Speerpunten formuleren nieuwe beleid obv evaluatie huidig beleid - concept startnotitie bespreken met clustermanager

September 2022 Oktober 2022

November 2022 December 2022 Januari 2023

Februari

Maart

April

Mei Juni 2023

- Voorbereiden digitale vragenlijsten stakeholderenquêtes - concept startnotitie bespreken binnen PO wethouder - Indienen Startnotitie 'Actualiseren Ambities, doelen en beleid voor evenementen in Dordrecht' - Voorbereiden gesprekken met stakeholders ism Respons en Werkgroep - Startnotitie behandelen binnen College B&W en Gemeenteraad - Start stakeholdersessies - Vervolg stakeholdersessies - Stakeholdersessies afronden - Overzicht samenstellen van uitkomsten bewonersonderzoek en stakeholdersessies - Bepalen structuur van definitieve Visie, ambities en doelstellingen - Validatiesessie met stakeholders van opgehaalde en verwerkte informatie - Start schrijven concept Evenementenbeleid - Klankbordsessie met externe experts op kwaliteit, Integraliteit en compleetheid - Beeldvormende sessie samen met gemeenteraad - Definitief Evenementenbeleid opstellen en bepalen traject Nadere regels en uitwerking van toekomstbeeld naar nieuw beleid - Financiële consequenties van nieuw beleid vaststellen - Eindpresentatie - Start opstellen raadsvoorstel - Input opstellen voor (mogelijke) claim Kadernota 2024 ter vaststelling in juni 2023 - Verder uitwerken raadsvoorstel - Indienen Raadsvoorstel 'Actualisering Evenementenbeleid en Nadere regels voor evenementen' - Nader onderbouwen claim Kadernota - Uitwerken plan van aanpak voor nieuwe Nadere regels voor evenementen - Start uitwerken Nadere regels

voor evenementen - Raadsbesluit inzake startnotitie 'Actualiseren Ambities, doelen en beleid voor evenementen in Dordrecht' - Uitvoeringsplan vormgeven en opstarten - Uitwerken Nadere regels voor evenementen