BIJLAGE 3 - Opbrengst enquete raads- en commissieleden.pdf

OPBRENGST ENQUÊTE DORDTSE DINSDAG De enquête bestond uit de volgende vragen: 1. 2. 3. 4.

Wat vindt u goed aan ons huidige vergadersysteem en wilt u graag behouden? Wat mist u in ons huidige vergadersysteem en/of wat is voor verbetering vatbaar? Welke ideeën voor verbetering wilt u aan de raadswerkgroep meegeven? Welke randvoorwaarden wilt u verder nog aan de raadswerkgroep meegeven?

Op de enquête is door 12 raads- en commissieleden gereageerd. Hieronder alle gegeven input per vraag. -----------------------------------------------------------------------------------------------------Wat vindt u goed aan ons huidige vergadersysteem en wilt u graag behouden?     

 

  

Weinig en dus niks denk ik ;-) Alle commissies vergaderen op dezelfde avond, met inloop voor belangstellenden en insprekers. Raadsvergaderingen vanaf 14.00 uur Het tijdig aanleveren van de stukken is over het algemeen goed geregeld. Regelmatig een technische sessie vooraf ook goed. Inhoudelijk, to the point, overzichtelijk en respectvol Voorspelbaarheid in de weekindeling zou ik willen behouden. Zo weet ik bijvoorbeeld dat ik op maandag en dinsdagavonden geen afspraken moet maken, want dat zijn de politieke vergaderavonden. Het is goed te combineren met je vaste baan omdat je maar 1x per maand overdag aanwezig moet zijn en de rest in de avonduren plaats vind. Ik vind het erg goed dat er in het huidige vergadersysteem -behoudens de maandelijkse raadsvergadering- nooit tijdens kantooruren wordt vergadert. Op die manier is het goed te combineren met een voltijds baan. Het werken in een soort van vaste commissies met veelal dezelfde commissieleden werkt prima. Elke commissie heeft zo zijn eigen mores en voor BenM werkt dat goed. Flexibiliteit in agendering en verantwoordelijkheid bij deelnemers hoe de bespreekpunten qua tijdsduur over de avond te verdelen. Commissievoorbereiding en beperkte bespreking in de raad. Vergaderen primair in de avonduren. Het overdag vergaderen voor de raad maakt het lastig/onmogelijk om te combineren met een voltijdsbaan.

Wat mist u in ons huidige vergadersysteem en/of wat is voor verbetering vatbaar?   



Blokkenindeling, agendacommissie, discipline om ons te houden bij de oorspronkelijke vergaderavonden, goede sturing op de effectiviteit van het debat Meer ruimte voor insprekers / meer contacten met initiatieven en organisaties Het nog helderder uitlijnen van oriënteren/informatie vergaren, het debat aangaan met elkaar op basis van die informatie en uiteindelijk de besluitvorming lijkt mij ook een aandachtspunt. Daarbij hoort ook dat we scherper mogen zijn op wat de politieke vragen zijn. Dat zijn in mijn ogen vragen aan onszelf als raad/commissie en niet zozeer aan het college. Het zijn ook vragen naar keuzes en hoofdlijnen en ze gaan minder over details. Ik ben strikt genomen niet zo’n voorstander van spreektijden, maar wie in een commissie laat ‘aan de beurt’ is, heeft doorgaans echt veel minder tijd dan degenen die bij een onderwerp vooraan in de rij staan. Daar moet toch een beetje in gestuurd worden. Dat is Pagina 1 van 5



 





 

 

alleen met ‘herhalen is niet nodig of moet worden voorkomen’. Je wilt immers ook uitleggen waarom je als partij op een bepaalde manier naar een onderwerp kijkt. De wijze van voorzitten is niet consistent, de ene vz laat veel meer toe dan de ander. Ook zouden sommige sprekers eerder afgekapt moeten worden als ze te lang doorgaan. Het is niet helder (bij commissievergaderingen) hoelang de spreektijd is. Niet direct behoefte aan wijzigingen, elke wijziging heeft weer effecten die ik erger vind Als het gaat om verbetering in het vergadersysteem, zou er wat mij betreft meer structuur kunnen worden aangebracht in voorbereiding van kaderstellende besluiten, monitoring van uitvoering/ collegebeleid en casuïstiek. In de politiek lijkt alles even belangrijk, en dat zie je vervolgens terug in de vergaderingen. Daardoor mis je gevoelsmatig wel eens de goede voorbereiding van belangrijke kaderstellende besluiten - daar zou wel meer tijd in mogen zitten in de voorbereiding. Als het gaat om monitoring zou elke wethouder eens in de zoveel tijd ‘verslag’ kunnen doen van wat hij/zij doet. De casuïstiek betreft dan soms heel concrete, soms heel individuele gevallen die politieke aandacht hebben. Het zou wel helpen wanneer er een standaard vergaderagenda is waarop het verschil in voorbereiding kaderstellende besluiten enz zichtbaar is. Idem in de termijnagenda.

Ik mis nauwelijks iets in het huidige vergadersysteem. De vergaderfrequentie van elke week een commissie- of raadsvergadering is goed. Weliswaar is er soms sprake van volle commissieagenda's, maar dat dwingt in de praktijk tot enige terughoudend bij agenderen. Meer vergadermomenten is geen remedie tegen een volle agenda. Met meer vergadermomenten verwacht ik dat er alleen maar meer onderwerpen worden geagendeerd. Discipline. Men houdt zich niet aan de geest van de afspraken waarin we pogen de vergaderdruk omlaag te houden. Reservedata zijn helemaal geen reservedata, maar gewoon data die standaard worden ingevuld. Het onderscheid tussen waar je ‘met z’n allen’ bij moet/wil zijn en onderwerpen die je ook in kleiner verband kunt doen, al dan niet over commissiegrenzen heen. De toch wel strikte indeling in 3 commissies. Als je bijvoorbeeld sport of cultuur als portefeuille doen, ben je eigenlijk meteen ‘veroordeeld’ tot cie sociaal, terwijl je misschien wel combi van evenementen, verkeer, sport en cultuur had willen doen. Teveel vergaderingen en te lang. Digitaal vergaderen was onhandig en heeft hier ook niet aan bijgedragen. De commissiestructuur is soms dermate breed dat er veel onderwerpen langs elkaar lopen. Debat en voorbereiding op basis van thema kan bijdragen aan makkelijkere besluitvorming.

Welke ideeën voor verbetering wilt u aan de raadswerkgroep meegeven?   

  

Coaching van de commissies vanaf nieuwe periode direct goed oppakken, liever streven naar goede debatten dan teveel bezig zijn met procedures etc Duidelijke scheiding tussen informatieve vergaderingen en besluitvormende vergaderingen Ik zou graag de commissiestructuur loslaten en thematisch (in carrousselvorm) gaan agenderen. Dan is er in de fractie ook per dossier/thema een woordvoerder aan te wijzen. Voordeel hiervan is ook - omdat de tijdstippen preciezer worden vastgesteld - dat insprekers en belangstellenden precies weten wanneer hun onderwerp wordt besproken. Organiseer een bijeenkomst met de commissievoorzitters en maak duidelijke afspraken (eventueel een cursus?) Een vaste commissievoorzitter die door commissie wordt gekozen (die dus ook draagvlak geniet en dus gekend wordt in zijn / haar kwaliteiten. Als het gaat om de Dordtse Dinsdag - waarover ik niet per se positief ben - zou ik me kunnen voorstellen dat de debatraad en commissiebehandeling in elkaar wordt geschoven. Er wordt Pagina 2 van 5

 







 

  

bij de Dordtse Dinsdag gesproken over eerder op de dag een vergadering laten beginnen waarbij dan wordt aangegeven dat raadsleden een vergoeding krijgen enz. Die gedachtegang klopt niet helemaal, maar los daarvan: Wanneer dit laatste de leidende gedachte zou zijn, dan moet je commissieleden niet willen opzadelen met eerder op de dag beginnen met vergaderen. Dan zou je de Dordtse Dinsdag steevast moeten aftrappen met een hamerraad of onderwerp op een debatraad. En daarna pas de commissievergaderingen starten. Vervolgens zou je een groot deel van de dinsdagmiddag-debatraad kunnen schrappen. In het verlengde hiervan: het wordt wellicht tijd om eens na te denken over verplichte aanwezigheid tijdens de hele debatraad? Ik vergelijk dat met de tweede kamer: niet iedereen is bij een debat aanwezig. Wel op het moment dat er stemmingen zijn. Het heeft geen zin om voor het ‘decorum’ aanwezig te zijn. Beter is het voor de raadsleden om de tijd te kunnen benutten voor mondelinge afstemming of voorbereidingen van andere onderwerpen. Als derde punt, hetgeen ik hiervoor onder 2 heb aangegeven.

Iets van workshops, een mix voor beginners en langer zittende raadsleden en gemeentelijke /provinciale of landelijke thema's Zet radicaal het mes in allerlei presentaties van het college, die kunnen prima op papier worden gezet en op die manier efficiënter worden gelezen op een moment dat het beste schikt voor raads- en commissieleden. Zet radicaal het mes in de thema-avonden georganiseerd door de griffie. De presentaties kunnen prima op papier worden gezet en op die manier efficiënter worden gelezen op een moment dat het beste schikt voor raads- en commissieleden. De gedachtewisseling tussen raadsleden en andere aanwezigen die ook wel plaatsvindt tijdens thema-avonden kan veel beter plaatsvinden in de volle openbaarheid van het debat in de commissievergaderingen. Zet radicaal het mes in allerlei collectieve vanuit de griffie georganiseerde werkbezoeken of informatiesessies met bewoners, maatschappelijke organisaties, verenigingen, stichtingen, etc. Het is de eigen verantwoordelijkheid van elke fractie om contacten te onderhouden met uiteenlopende bewoners, organisaties en bedrijven in onze stad. Ik denk dat het juist goed is als ieder dat op zijn eigen manier doet en daarbij zijn eigen accenten legt.

Wie zelf geen verbinding kan of wil maken met de stad, heeft ofwel een uitmuntende intuïtie voor wat er leeft, of wordt bij de volgende verkiezingen terecht weggevaagd door de kiezer. De door de griffie georganiseerde collectieve activiteiten voor raads- en commissieleden moet zich wat mij betreft vrijwel uitsluitend beperken tot het politieke debat tussen fracties in raads- en commissievergaderingen om raadsbesluiten te kunnen nemen. Er zou toch eens kunnen gaan denken aan spreektijden in commissies en ook een maximum aan het aantal interrupties en de duur van een interruptie. Bij voorbeeld 30 seconden. Veel mensen maken er een woordvoering van Clustering van agendering op gedetailleerder niveau dan nu (bijv sport, cultuur, verkeer, evenementen, etc…) Ga terug naar 3 commissies. Stop met Auditcommissie, Grote Projecten en CTOO. Dat kan door onderwerpen Auditcommissie een keer in de 6 tot 8 weken te agenderen voor B&M (16-18 uur) met zonodig controller, accountant of rekenkamercommissie erbij. Dan de techniek bespreken en zelfde avond of week later inhoud als er besluit nodig is. Grote Projecten via de commissie waar het onderwerp thuishoort. CTOO op dezelfde wijze als Auditcommissie maar dan in combinatie met SL. Vergaderingen Presidium aansluitend aan een vergadering van B&M, die dan om 9 uur stopt. Ontvang bedrijven, instellingen etc in bijeenkomsten tussen 16 en 18 uur.

Vragen aan het college: begin daar om 19.15 uur mee en doe dat in alle commissies. We lazen ergens om het wekelijks in de raad te doen, maar dan missen de commissieleden de mogelijkheid voor vragen. Trek 30 minuten uit voor max 3 vragen. Stellen van een vraag 2 minuten, antwoord 2 minuten, aanvullende vraag en antwoord 2 x 1 minuut dan is er nog 4 Pagina 3 van 5

 



  





   

minuten voor een vraag over het onderwerp van een andere fractie (max 10 minuten per vraag). Vragen uiterlijk 10 uur op dinsdagmorgen bij de griffie indienen Zij geven uiterlijk 14 uur aan alle leden door welke vragen er worden gesteld Doe inspraak van burgers tussen 19.45 en 21.00 of korter als het minder tijd vergt. Koppel de 3 commissies aan elk 2 portefeuillehouders. Dat voorkomt dat portefeuillehouders zich moeten verplaatsen tijdens een commissiedag. Als ze elkaar dan ook kunnen vervangen zit je altijd met een bestuurder die kan reageren. Voorbeeld huidige portefeuilleverdeling: commissie 1 burgemeester en wethouder Burggraaf, commissie 2 wethouder Sleeking en Stam en commissie 3 wethouder Heijkoop en vd Linden. Beperk de tijd die nodig is voor nieuwe behandelvoorstellen. Zet er geen advies bij. Uiterlijk 10 uur op dinsdag geven fracties door welke nieuwe behandelvoorstellen ze willen bespreken. Daar hoort dan hun politieke vraag bij. Uiterlijk 14 uur geeft de griffie door welke verzoeken er zijn binnengekomen. Op dinsdagavond om 22.15 uur wordt er dan een beslissing genomen. Geen reactie bij een onderwerp is hameren/vka in de raad zonder er dan nog over te praten. Wel reactie: willen 2 tot 6 fracties bespreken dan agenderen voor korte bespreking. Met 6 of meer fracties dan uitgebreide bespreking. Dit geldt voor zowel RV als RIB.

Door nu veel steun te moeten hebben om RIB te bespreken, gaan fracties over het onderwerp moties bij de raad indienen omdat zij hun verhaal niet in de commissie kwijt kunnen. Korte bespreking: max 2 minuten oer fractie (2e termijn 1 minuut). Uitgebreide bespreking: max 5 minuten per fractie (2e termijn 2 minuten). In beide gevallen stelt voorzitter voor begin 1e termijn vast wie het woord wil voeren. Alleen deze fracties voeren in 1e termijn het woord. In 2e termijn krijgen alle fracties nog gelegenheid om te reageren. Voorzitter is er scherp op dat debat alleen over de politieke vragen gaat. Stukken die in de commissie zijn besproken komen in de raad alleen nog aan de orde aan de hand van een amendement of motie. Alleen die stukken zijn dan onderwerp van het debat in de raad. Uitgezonderd belangrijke politieke items. Afspraken maken over aantal interrupties in de commissie en vooral de lengte. Vaak is het nu extra woordvoering zonder verhelderende vraag en gaan andere leden iemand die interruptie heeft weer een vraag stellen. Stop met de termijnagenda: laat de planning aan de griffie met de vaste voorzitters van de betreffende commissie over. Minimaliseren vergaderdruk. Themagestuurd, ipv brede commissies Minder algemene presentaties en thema-avonden. Prestaties kunnen veelal op papier, of laat ze een korte video met presentatie opnemen van 5 a 10 minuten.

Kan overdag opgenomen worden en kan iedereen op zijn eigen tijd terugkijken.

Welke randvoorwaarden wilt u verder nog aan de raadswerkgroep meegeven?    



Zorg voor een goed werkend vergadersysteem waar alles op vindbaar is. Tot uiterlijk 23 uur vergaderen. De focus op één middag + avond lijkt mij een goede keuze. Dan resteert er meer tijd om met de stad in gesprek te gaan en werkbezoeken in te plannen. Verlies niet uit het oog dat voor verreweg de meeste raadsleden dit iets is wat ze erbij doen. In de middag beginnen met vergaderen is al lastig te regelen voor sommigen, zorg in ieder geval dat die sessies tijdig bekend zijn. Vergaderen is geen doel op zich. Ook is het van belang dat raadsleden maatschappelijk actief zijn, door werk en andere activiteiten. Daarom is het belangrijk raadswerk een nevenfunctie Pagina 4 van 5

 





 



  

activiteit blijft. Dus eenmaal in de maand de dinsdag raad is prima, maar geen experimenten van eerder starten met commissies, vragenuurtjes, actualiteiten etc. Extra gelegenheid wordt hoe dan ook volpraat en het levert verder niks op. Dan maak je de raad weinig aantrekkelijk voor een grote groep mensen die dit niet meer kan combineren. Personal note, ik zou zelfs overwegen te stoppen. Daarnaast is een randvoorwaarde dat een Dordtse Dinsdag daadwerkelijk leidt tot minder en niet meer officiële vergadertijd. Veel raads- en commissieleden hebben overdag gewoon een baan waarbij het overdag uren moeten inleveren problemen geeft. Persoonlijk: ik ben hoofdkostwinnaar werk 32 uur en bij 4 uur onbetaald verlof per week zou ik €370 euro moeten inleveren, wat voor mijn gezin een flinke bezuiniging gaat worden. Waarschijnlijk wil mijn werkgever dan dat mijn contract van 32uur naar 28 uur wordt gezet en loop ik ook veel AOW-opbouw enz enz mis plus het risico dat als ik geen raadswerk meer doe, mijn contract niet weer opgehoogd kan worden en ik nog meer financiële problemen krijg. Blijf de vergaderingen zo veel mogelijk buiten kantooruren plannen. Hoe meer vergaderingen er worden gepland tijdens kantooruren des te moeilijker het wordt voor mensen met een (veeleisende) baan.

Wat mij betreft organiseren we het zo dat ook de advocaat bij een groot kantoor, de medisch specialist of zakenbankier kan deelnemen aan het raadswerk in onze stad. Het argument dat de raadsvergoeding de gelegenheid zou scheppen om minder te gaan werken gaat niet op voor dit soort beroepen waar de norm is om meer dan fulltime te werken om carrière te maken. Het alternatief is een raad die zoveel tijdens kantooruren vergadert dat alleen nog ambtenaren, werklozen en gepensioneerden in de raad zitten. Het primaire doel van de raad is de bevolking vertegenwoordigen. Alles in de vergaderplanning moet er daarom op gericht zijn om een zo breed mogelijke groep in de gelegenheid te stellen om deel te nemen aan raads- en commissievergaderingen. Echt geen enkele avond meer dan die dinsdag, voor geen enkele commissie of wat dan ook. Hooguit georganiseerde bezoekjes op locatie. Maar geen verkapte commissievergaderingen. Het middaggedeelte is facultatief en bevat geen verplichte onderdelen. Veel mensen hebben ook gewoon een baan met verantwoordelijkheden. Zorg er echt voor dat niet stiekem toch de woensdag en donderdag weer opties worden bij tijdsdruk in de agenda’s. Sta geen enkele afwijking toe wat betreft vergaderdag. Dus uitsluitend op dinsdag en stop altijd om 22.30 uur (nog even tijd voor drankje, gesprekje en voor degenen die andere dag weer moeten werken voldoende nachtrust).

Vergader elke dinsdag behalve als het raad is met de commissies. Dus 3 of 4 keer in de maand. Geen vergaderingen bij feestdagen en vakanties. Dat kan nu we geen Drechtsteden verplichtingen meer hebben. Overdag enkel optionele en informerende bijeenkomsten (muv raadsvergadering). Deelname aan deze bijeenkomst kan deels online gevolgd worden en/of teruggekeken worden. Geen andere dagen/avonden van de week met vergaderingen of andere verplichtingen Cyclus met raadsvergaderingen of activiteiten die eerder op de middag al beginnen blijft beperkt tot 1x per maand.

Pagina 5 van 5