Bijlage 1 - Evaluatie werkzaamheden Laan der Verenigde Naties.pdf

Evaluatie besluitvorming rondom nachtelijke werkzaamheden Laan der Verenigde Naties Aan Van Dossier

Jan Booij en Marieke van Gemert Z-21-385074 (omgevingsvergunning) Z-22-409285 (toezichtzaak inclusief ontheffing geluid)

Datum Onderwerp

Evaluatie besluitvorming rondom nachtelijke werkzaamheden Laan der Verenigde Naties

Inleiding Voor de bouw van een waterstoftankstation aan de Laan der Verenigde Naties in Dordrecht moest geheid worden en moesten damwanden ingetrild worden. Volgens het Bouwbesluit mogen bouwwerkzaamheden niet in de avond en nacht plaatsvinden. Na overleg met de gemeente vroeg de initiatiefnemer ontheffing van dat verbod aan om de werkzaamheden toch in de avond en nacht uit te voeren in de periode van 25 juli tot en met 8 augustus. Op die manier hoefde de Laan der Verengde Naties overdag niet afgesloten te worden. Op 25 juli 2022 verleende OZHZ namens het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Dordrecht de ontheffing. Die avond begonnen de werkzaamheden. De werkzaamheden leidden tot veel klachten uit de omgeving. Het gaat om meer dan 150 klachten en veel media aandacht. Naar aanleiding van de klachten sprak de gemeente op 2 augustus met de aannemer af dat men de werkzaamheden niet meer in de nacht maar overdag zouden uitvoeren. Op 3 augustus voerde de aannemer de laatste werkzaamheden overdag uit. Dat kon omdat het werk daarvoor vergenoeg gevorderd was en dit minder impact had op de beschikbaarheid van de Laan der Verenigde Naties. Er zat korte tijd tussen het verlenen van de ontheffing en de uitvoering van de werkzaamheden. Daardoor is de omgeving onvoldoende tijdig en onvolledig geïnformeerd en hadden zij geen mogelijkheden om bezwaar te maken.

Daarnaast ondervond de omgeving grote overlast als gevolg van de ontheffing. Deze factoren vragen om een evaluatie van het proces en de besluitvorming. De evaluatie vond plaats door middel van interviews en dossieronderzoek. Dit memo bevat een samenvatting, de bevindingen, de beantwoording van de vooraf opgestelde onderzoeksvragen en de conclusies en aanbevelingen. Bevindingen Behandeling aanvraag omgevingsvergunning De initiatiefnemer diende op 15 januari 2021 een aanvraag omgevingsvergunning in voor de bouw van een waterstoftankstation en het laten vervallen van de activiteit opslaan en verkoop van LPG aan de Laan der Verenigde Naties. De aanvraag bestond uit de activiteiten milieu, bouw en planologisch afwijken. Met name de beoordeling van de activiteit planologisch afwijken nam veel tijd in beslag. De gemeente beoordeelde veel verschillende ontwerpen voordat uiteindelijk een ontwerp op tafel lag waar de gemeente mee instemde. Op 18 mei 2022 lag er een definitieve vergunning.

Kopie

[naam]

1

Voor de initiatiefnemer lag druk op de vergunning omdat er een deadline voor de vergunning was in verband met een Europese subsidie. Deze subsidie was nodig om het plan financieel haalbaar te krijgen. De initiatiefnemer vroeg uiteindelijk om uitstel bij de subsidieverstrekker en kreeg uitstel. De initiatiefnemer ervaarde het proces van vergunningverlening als moeizaam. Een vast contactpersoon (tussenpersoon) voor het gehele proces vanuit de gemeente werd gemist. Daarnaast is de initiatiefnemer ongelukkig met de eis van de gemeente om de waterstoftank verdiept (grotendeels ondergronds) te plaatsen. Dit is kostenverhogend en maakte het nodig om in een later stadium te heien en damwanden te plaatsen voor de bouw. Deze eis stelde de gemeente in verband met de ruimtelijke inpasbaarheid. De gemeente wil een entree met een hoogwaardigere ruimtelijke kwaliteit de stad in en zoveel mogelijk aanwezig groen sparen en nieuw groen aanleggen. Voor het ontwikkelplan van dit gebied ontving de gemeente een subsidie van het Rijk. Uitgangspunt voor de verplaatsing van het tankstation, ten behoeve van een betere relatie met de Maasoever naar dit gebied, was een compact tankstation in het groen. Door de toevoeging van de waterstoftank aan het tankstation kwam dit uitgangspunt onder druk te staan.

Dat de behandeling van de aanvraag omgevingsvergunning lang duurde en er veel verschillende ontwerpen nodig waren om uiteindelijk tot een ontwerp te komen waarover consensus werd bereikt, kwam omdat het uitbreiden van het tankstation met een waterstoftank en de daarvoor benodigde extra ruimte en verharding op die locatie eigenlijk niet inpasbaar was met het (gesubsidieerde en) vastgestelde plan van de gemeente voor dat gebied. Omdat milieu onderdeel was van de aanvraag, was de milieuvergunningverlener leidend in de behandeling. Dat betekent dat de rol van de vergunningverlener voor de activiteit 'Bouwen' zich beperkt tot adviseur van de vergunningverlener milieu. Dit heeft tot gevolg dat de vergunningverlener voor de activiteit 'Bouwen' in dit geval geen rechtstreeks contact had met de initiatiefnemer. Gedurende de behandeling van de vergunning was bereikbaarheid (beschikbaarheid van de Laan der Verenigde Naties) en bouwveiligheid geen onderwerp van gesprek. Bouwveiligheid Volgens werkproces van OZHZ beoordeelt de bouwvergunningverlener in welke fase de initiatiefnemer een bouwveiligheidsplan indient. Deze inschatting maakt de bouwvergunningverlener op basis van een matrix van de Vereniging Bouw- en Woningtoezicht. In dit geval had het bouwveiligheidsplan volgens die matrix al in de fase van behandeling van de aanvraag omgevingsvergunning onderwerp van gesprek moeten zijn.

Beoordeling beschikbaarheid Laan der Verenigde Naties In de vergunning staat dat voor de bereikbaarheid en beschikbaarheid van de openbare weg de initiatiefnemer contact opneemt met cluster Ruimtelijke kwaliteit – team bereikbaarheid. De vergunning noemt daarvoor geen termijn. Omdat de werkzaamheden dicht bij de Laan der Verenigde Naties plaatsvinden en men daarom de weg gedeeltelijk moest afsluiten, nam de initiatiefnemer op 27 juni contact op met de coördinator bereikbaarheid van de gemeente. Dat is 4 weken voor start uitvoering werkzaamheden. De initiatiefnemer zelf is er tot op dat moment altijd van uitgegaan dat men overdag zou werken en dat de initiatiefnemer verkeersregelaars in zou zetten. De coördinator bereikbaarheid oordeelde dat het Kopie

[naam]

2

(gedeeltelijk) afsluiten van de Laan der Verenigde Naties overdag geen optie is. De coördinator overweegt dat de Laan der Verenigde Naties een hoofdontsluiting is, dicht bij de A16 ligt en de hoofdroute naar de A16 is. Daarom is er grote terughoudendheid als het gaat om afsluiting van die weg. Overdag is dat beperkt mogelijk en daarom heeft het de voorkeur van de coördinator om de weg 's nachts af te sluiten. Voor deze beoordeling is geen vastomlijnd afwegingskader. Afweging gebeurt op basis van kennis en ervaring van de coördinator bereikbaarheid en in afstemming met de nood- en hulpdiensten en het OV. Alternatief was 's nachts werken en hier een ontheffing voor aanvragen bij OZHZ. Zowel de initiatiefnemer als de gemeente en OZHZ waren geen voorstander van 's nachts werken. Op vrijdag 8 juli vond overleg plaats tussen de initiatiefnemer, de projectleider vanuit de gemeente en de coördinator bereikbaarheid van de gemeente. Zij bespraken 3 opties: 1. Het verkeer steeds volledig stilzetten tijdens het hijsen van de palen. Deze optie viel vanuit de gemeente af in verband met de nood- en hulpdiensten die op dat moment dan geen doorgang hebben. 2. 1 rijbaan vrijhouden en tussen 09:00 en 15:00 werken. Deze optie viel vanuit de initiatiefnemer af omdat de werktijden dan te kort zijn waardoor de doorlooptijd van de werkzaamheden langer zouden worden.

Dit zorgt voor vertraging en is kostbaar. 3. De weg overdag vrijhouden en 's avonds en 's nachts gedeeltelijk afsluiten en dus 's avonds en 's nachts werken. Omdat optie 1 en 2 dus afvielen, is in dat overleg de keuze op optie 3 gevallen. Beoordeling geluid nachtelijke werkzaamheden Diezelfde vrijdag (8 juli) vroeg de initiatiefnemer bij OZHZ ontheffing aan om in de avond en nacht te werken. Dat was 2 weken en 3 dagen voor start werkzaamheden. Op het aanvraagformulier staat dat de aanvraag 3 weken van tevoren moet worden ingediend. Ook staat op dat formulier dat bij de aanvraag een akoestisch onderzoek aangeleverd moet worden. Bij de aanvraag ontbrak het akoestisch onderzoek. Op dinsdag 12 juli vraagt OZHZ het akoestisch onderzoek op bij de initiatiefnemer. Op donderdag 21 juli om 20:00 levert de initiatiefnemer het akoestisch onderzoek aan bij OZHZ. Daarin ontbrak informatie over de piekbelasting. De maandag daarop zouden de werkzaamheden starten. Voor de beoordeling van de ontheffing is geen vastgesteld beleidskader. Voor de beoordeling wordt aansluiting gezocht bij de waarden van het Activiteitenbesluit milieubeheer 1. Uit het akoestisch onderzoek bleek dat de geluidsbelasting (zelfs nog zonder rekening te houden met de piekbelasting) te hoog was om, volgens kaders die OZHZ hanteert, ontheffing voor te verlenen.

De geluidspecialist houdt voor de ontheffing een maximaal geluidsniveau van 60 dB(A) aan voor maximaal 1 nacht. 2 nachten heien overschrijdt deze norm. Vervolgens vond nog ruim 1 week het intrillen van damwanden plaats met ook een geluidsniveau van meer dan 40 dB(A). Op vrijdag 22 juli geeft OZHZ bij de initiatiefnemer aan dat om de aanvraag goed te kunnen beoordelen, OZHZ informatie wil over de piekbelasting. Daarbij geeft OZHZ aan dat áls OZHZ (namens het bevoegd gezag) ontheffing verleent de belangrijkste voorwaarde is dat men de 1

Kopie

Langtijdgemiddeld 45 dB(A) avond en 40 dB(A) nacht. Maximaal 65 dB(A) avond en 60 dB(A) nacht.

[naam]

3

bewoners die hiervan volgens het akoestisch onderzoek de meeste overlast gaan ervaren overnachting elders aanbiedt. Bereikbaarheid en geluid zijn niet in samenhang, maar los van elkaar (volgordelijk) beoordeeld. (Bestuurlijke) opschaling vanuit Dordrecht Diezelfde vrijdag 22 juli schaalt de projectleider Dordrecht op naar de wethouder met milieu/duurzaamheid in portefeuille en de wethouder met Dordtse Mijl in portefeuille. De projectleider vraagt deze wethouders om in te stemmen met de ontheffing. De wethouder met vergunningverlening, toezicht en handhaving bouw (VTH bouw) in portefeuille wordt hierbij niet betrokken (en is tot op dat moment ook nog niet betrokken geweest bij dit dossier). De wethouders geven aan een integrale afweging van belangen te missen. Zij vragen aan de projectleider Dordrecht de bevestiging dat: 1. Het definitieve advies van de projectleider en de ambtelijk opdrachtgever Dordtse Mijl is om tot ontheffing over te gaan. Als overgebleven optie na het afwegen van alle belangen vanuit verkeersveiligheid en bereikbaarheid bij afsluiten belangrijke verkeersader overdag versus geluidsoverlast van bouwwerkzaamheden in de avond en nacht. 2. De projectleider met de initiatiefnemer afstemt om zoveel mogelijk rekening te houden met omwonenden. Door bijvoorbeeld het aantal dagen zo beperkt mogelijk te houden. 3.

De projectleider bij de initiatiefnemer navraagt of de initiatiefnemer zo snel mogelijk een bord bij de locatie plaatst met informatie over de werkzaamheden. 4. Men proactief blijft communiceren met omwonenden en via de communicatiekanalen van de gemeente. 5. Men vragen en/of klachten zo snel mogelijk beantwoordt en passend gevolg aangeeft. De projectleider en ambtelijk opdrachtgever Dordtse Mijl bevestigen dat het ambtelijk advies is om een ontheffing voor uitvoering van werkzaamheden in de avond en nacht te verlenen. Ten aanzien van punt 4 ligt dit bij de initiatiefnemer en een deel binnen de reguliere projectcommunicatie Dordtse Mijl. Vanuit de gemeente is op dit moment niet pro actief richting inwoners van Dordrecht gecommuniceerd. Op maandag 25 juli, de dag van uitvoering van de werkzaamheden, besluiten de betreffende 2 wethouders, afgaande op het ambtelijk oordeel/advies en in de veronderstelling dat de omwonenden geïnformeerd waren, om 11:00 's ochtends de ontheffing te verlenen. Zij vragen via mail om de wethouder met VTH bouw in portefeuille te informeren. Deze vraag werd niet gesteld vanuit het besef dat dit vraagstuk zijn portefeuille betrof, maar omdat de andere wethouders vakantie hadden en hij op dat moment de vervanger was binnen het college.

(Bestuurlijke) opschaling vanuit OZHZ De projectleider neemt de toezichthouder OZHZ mee in de mail die hij op vrijdag 22 juli naar de wethouders stuurt. De toezichthouder OZHZ schakelt intern op naar de unitmanager en de unitmanager naar de directeur van OZHZ. Op maandag 25 juli informeert de unitmanager OZHZ de wethouder met VTH bouw in portefeuille. Dit is het eerste moment waarop deze wethouder geïnformeerd wordt. Die middag vindt overleg plaats met deze wethouder, de projectleider van de gemeente Dordrecht, de unitmanager van OZHZ, de toezichthouder van OZHZ en de geluidsspecialist van OZHZ. Kopie

[naam]

4

Besluit verlening ontheffing Het overleg over de ontheffing vond plaats op maandagmiddag 25 juli. Volgens planning startten die avond de werkzaamheden. Het dossier was op dat moment voor de wethouder met VTH bouw in portefeuille volledig nieuw. Hij overwoog dat:  hij enorm voor het blok werd gezet om de keuze nu te maken;  er te weinig en te beperkte communicatie naar de omgeving was, te weinig handelingsperspectief;  er geen ruimte was voor belanghebbenden om bezwaar te maken en een voorlopige voorziening aan te vragen. In samenhang overwoog hij ook dat:  2 wethouders al akkoord gaven voor de ontheffing;  de projectleider en ambtelijk opdrachtgever adviseerden om alles overwegende de ontheffing te verlenen;  hij besefte dat de weg voor de veiligheid moest worden afgesloten tijdens het uitvoeren van de werkzaamheden;  als er dan toch 's nachts gewerkt moest worden, dan maar in de vakantieperiode;  alles al klaar stond om de werkzaamheden uit te voeren;  iedere keuze nadelige gevolgen zou hebben. Uiteindelijk besloot de wethouder met VTH bouw in portefeuille alles in samenhang overwegende, en na ambtelijk overleg en telefonisch overleg met een van de andere twee betrokken wethouders, om de ontheffing te verlenen. De unitmanager OZHZ tekende de ontheffing in mandaat.

In de ontheffing staat dat omwonenden ruim voor aanvang van het werk geïnformeerd moeten worden over het heien en dat omwonenden het geluid hiervan zullen waarnemen. Dit is een niet reële voorwaarde aangezien het besluit aan het einde van de middag viel en kort daarna de werkzaamheden startten. Uitstel van de werkzaamheden is wel op verschillende momenten besproken. Zo ook in het gesprek op 25 juli. Bijvoorbeeld uitstel tot de laatste weken van de vakantie om:  daarmee belanghebbenden de mogelijkheid te bieden bezwaar te maken en eventueel een voorlopige voorziening aan te vragen;  meer tijd te hebben voor een goed communicatietraject, en;  belanghebbenden de mogelijkheid te geven zich hierop voor te bereiden. Voor deze optie is niet gekozen, vooral omdat alles al klaar stond om de werkzaamheden uit te voeren. Communicatie Uitgangspunt van de gemeente is dat de initiatiefnemer verantwoordelijk is voor omgevingscommunicatie over bouwinitiatieven. Door diverse omschreven omstandigheden werd het besluit om ontheffing te verlenen om 's avonds en 's nachts te werken pas genomen op de dag dat de werkzaamheden startten. Vooruitlopend op dit besluit stimuleerde de gemeente de initiatiefnemer om de omgeving te informeren over de werkzaamheden. Dit deed de initiatiefnemer in de vorm van een bewonersbrief pas op de dag dat de werkzaamheden startten.

Het is een summiere brief waarin in 4 regels staat dat werkzaamheden in de avond en nacht plaatsvinden.

Kopie

[naam]

5

Op maandag 25 juli valt het besluit om ontheffing te verlenen. Afspraak is dat de initiatiefnemer langs de huizen gaat die volgens het akoestisch onderzoek de meeste overlast zullen ervaren en aan hen overnachting elders aanbiedt. Deze afspraak is per mail bevestigd aan de initiatiefnemer en niet als voorwaarde opgenomen in de vergunning. Omdat diezelfde avond de werkzaamheden startten, geven zowel de brief als het huisbezoek weinig voorbereidingstijd voor mensen om te anticiperen op de overlast. Daarnaast zijn de bewoners waar de meeste overlast te verwachten was geïnformeerd, maar was het geluid in veel bredere omtrek waarneembaar. Buiten deze gerichte communicatie vanuit de initiatiefnemer communiceerde de gemeente niet in de volle breedte via bijvoorbeeld de website van de gemeente of de sociale media kanalen. In het gesprek met de wethouder met VTH bouw in portefeuille is wel afgesproken dat de gemeente en OZHZ een vergelijkbare boodschap op hun websites zouden plaatsen. OZHZ plaatste op maandag 25 juli een incidentenbalk op de website van OZHZ. Op de website van de gemeente Dordrecht stond geen bericht. Direct na de start van de werkzaamheden kwamen er klachten binnen. De gemeente en OZHZ reageerden in gezamenlijke afstemming op klachten en vragen vanuit de media.

Vervolgens ging de gemeente ook via diverse kanalen nog communiceren, maar dat was dus pas nadat de overlast al was ontstaan. De communicatieboodschap vanuit de gemeente was lastig, omdat 's nachts werken zeker niet de voorkeur heeft én dat de omgeving geen mogelijkheid had om hiertegen bezwaar te maken en/of zich hier goed op voor te bereiden. Maar dit was nu eenmaal het gevolg van de afweging die gemaakt was en het besluit dat genomen was. De communicatiemedewerker van de gemeente haalde dagelijks de omgevingsbeelden op (wat gebeurt er in de media en op sociale media). Die informatie werd zowel met de betrokkenen bij de gemeente en OZHZ gedeeld als met de initiatiefnemer. Communicatie vanuit de gemeente en OZHZ werd daarop afgestemd. De communicatieboodschap was dat de gemeente blij is met de komst van de waterstoftank. Dat hiervoor werkzaamheden uitgevoerd moeten worden en dat deze werkzaamheden helaas alleen 's nachts uitgevoerd konden worden. Vanuit de omgeving was onbegrip over deze boodschap. En ook de gemeente zelf en OZHZ hadden moeite met het uitdragen van de boodschap, omdat de communicatie te laat was en het argument dat het werk alleen 's nachts uitgevoerd kon worden wankel was. Op het moment dat de werkzaamheden plaatsvonden, hadden veel betrokkenen van zowel de gemeente als OZHZ vakantie.

Dat maakte het verzamelen van informatie voor de communicatieadviseur en het uit laten voeren van interventies moeizaam. Een goede crisisorganisatie werd gemist. Publicatie van het besluit vond pas 1,5 week na het genomen besluit plaats. Toen waren de werkzaamheden al afgerond. Uitvoering werkzaamheden Tijdens de uitvoering van de werkzaamheden is het werkelijke geluidsniveau niet gemeten. Met de ontheffing geeft het bevoegd gezag ontheffing van het verbod om bouwwerkzaamheden in de avond en nacht uit te voeren. Daarbij geeft het bevoegd gezag geen nieuw maximaal geluidsniveau mee. Maar de ontheffing wordt verleend op basis van het akoestisch onderzoek, dus de niveaus die daarin genoemd staan mogen niet worden overschreden. Kopie

[naam]

6

Reactie op klachten Tijdens de uitvoering van de werkzaamheden reageerde OZHZ op klachten. OZHZ en de gemeente spraken af dat OZHZ alle klagers die bij OZHZ klaagden persoonlijk telefonisch zou informeren. Toen in 1 nacht meer dan 100 klachten binnenkwamen, besloten de gemeente en OZHZ in overleg dat OZHZ aan die klagers een mail zou sturen. Die mail is echter pas enkele dagen later verstuurd. Opvallend is dat op die mail maar 1 reactie binnenkwam. Dit kwam waarschijnlijk omdat de werkzaamheden toen al klaar waren. Want naar aanleiding van de enorme hoos aan klachten, is op 2 augustus door de loco-gemeentesecretaris en de wethouder met VTH bouw in portefeuille gekeken of er toch alternatieven waren. In overleg met de plaatsvervangend coördinator bereikbaarheid is toen door de gemeente besloten dat de laatste werkzaamheden overdag uitgevoerd moesten worden. Dat is op 3 augustus tussen 12:00 en 13:00 's middags gebeurd en toen waren de werkzaamheden klaar. (De mail naar de klagers is op vrijdag 5 augustus verstuurd.) Vervolg Deze situatie heeft ertoe geleid dat er rondom het uittrillen van de damwanden andere afspraken zijn gemaakt. Deze werkzaamheden vinden wel overdag plaats tussen 09:00 en 17:00. Wat dit betekent voor het verkeer wordt gedurende de werkzaamheden gemonitord.

Kopie

[naam]

7

Beantwoording onderzoeksvragen 1. Zijn de juiste processen, procedures en werkafspraken gevolgd (ook afspraken rondom externe communicatie)? De processen, procedures en werkafspraken zijn niet in alle gevallen gevolgd. Uit de evaluatie blijkt ook dat de bestaande processen niet in alle gevallen toereikend zijn en dat voor sommige onderwerpen processen ontbreken. Zie conclusies en aanbevelingen. 2. Zijn de mandaten en bevoegdheden juist toegepast? Het ontheffingsbesluit is door een daartoe bevoegd persoon getekend. In de bestuurlijke afstemming is de verantwoordelijk wethouder te laat betrokken. 3. Zijn de juiste mensen op het juiste moment betrokken? Nee, zie conclusies en aanbevelingen. 4. Welke inhoudelijke gronden leidden tot dit besluit en beoordeelden we deze gronden juist? Mede door tijdsdruk, het ontbreken van regie op het totaal en een, in eerste instantie, niet integrale afweging is de conclusie dat we de inhoudelijke gronden onjuist beoordeelden. Zie verder conclusies en aanbevelingen. 5. Welke leerpunten zijn er? Zie aanbevelingen.

Kopie

[naam]

8

Conclusies en aanbevelingen Dit hoofdstuk bevat conclusies en aanbevelingen over het proces van aanvraag omgevingsvergunning tot en met afronding van het heien en intrillen van de damwanden. 1. Kraak harde noten zoveel mogelijk aan het begin van het proces. De initiatiefnemer wilde een waterstoftank toevoegen aan het tankstation. Dit past wel in de duurzaamheidsambities van de gemeente, maar niet in het ontwikkelplan van de gemeente voor dit gebied. Omdat het bij de duurzaamheidsambities past van de gemeente, wilde de gemeente hier wel aan meewerken. Het ontwikkelplan 'groene entree met compact tankstation in het groen' werd daarbij alleen niet losgelaten of aangepast. Daarom bleven de plannen van de initiatiefnemer en de gemeente schuren, duurde de behandeling van de aanvraag lang, werden de kosten hoger en was er sprake van zowel frustratie bij de gemeente als bij de initiatiefnemer. Hierin had óf bestuurlijk een duidelijkere keuze gemaakt moeten worden vooraan in het proces. Door bijvoorbeeld toch nee te zeggen tegen de toevoeging van de waterstoftank aan het tankstation of door het uitgangspunt 'groene entree met compact tankstation in het groen' (deels) los te laten. Of duidelijk uitgesproken moeten worden dat het een langer proces zou worden van passen en meten waarbij beide partijen wellicht concessies moesten doen.

De afweging rondom het overdag afsluiten van de Laan der Verenigde Naties versus het uitvoeren van de werkzaamheden in de nacht was wederom niet eenvoudig. En op dat moment was er dus al de nodige frustratie. Dit in combinatie met de korte tijd voor besluitvorming draagt niet bij aan het kunnen nemen van een weloverwogen objectief besluit. 2. Rolverdeling binnen grote projecten tussen milieu, bouw en toezicht Binnen OZHZ is de werkafspraak om bij grote projecten een projectteam te vormen. Een projectteam bestaat afhankelijk van het type aanvraag uit bijvoorbeeld een milieuvergunningverlener, een bouwvergunningverlener en een toezichthouder. Op verschillende momenten kunnen dan andere disciplines aansluiten, zoals een constructeur, adviseur brandveiligheid, geluidsadviseur of een jurist. Deze werkafspraak bestond ten tijde van deze aanvraag nog niet. Het werken in een projectteam had in deze situatie een positieve bijdrage kunnen leveren aan de behandeling van de aanvraag en de behandeling van het verzoek om ontheffing. 3. Volg de matrix van de Vereniging Bouw- en woningtoezicht over bouwveiligheid Bereikbaarheid en bouwveiligheid was geen onderwerp van gesprek tijdens de behandeling van de aanvraag omgevingsvergunning. Volgens de matrix van de Vereniging Bouw- en Woningtoezicht moest dit in deze fase wel onderwerp van gesprek zijn.

Nu zijn deze onderwerpen naar de uitvoering geschoven door ze als voorwaarde in de vergunning op te nemen. Als bereikbaarheid en bouwveiligheid eerder onderwerp van gesprek was geweest, dan had dit wellicht in die fase nog niet volledig in detail ingevuld kunnen worden, maar dan was wel duidelijk dat daar richting de uitvoering tijdig aandacht aan had moeten worden besteed. Eerder aandacht voor uitvoeringsaspecten, kan zelfs leiden tot een ander bouwontwerp. Neem ook een termijn op in de vergunning voor het contact opnemen met de gemeente over bereikbaarheid. Kopie

[naam]

9

4. Weeg conflicterende belangen/adviezen integraal, tijdig en op de juiste tafel af. Idealiter was eerder duidelijk dat een knelpunt ontstond ten aanzien van het niet overdag willen afsluiten van de Laan der Verenigde Naties enerzijds en de overlast van het uitvoering van bouwwerkzaamheden in de avond en nacht anderzijds. Nu kwam dit 4 weken voor aanvang werkzaamheden op tafel, maar niet als integraal vraagstuk. De gemeente richtte het proces zo in dat een initiatiefnemer zelf verantwoordelijk is voor het in contact gaan met de gemeente over onderwerpen als bereikbaarheid. Het gevolg (in deze situatie) was dat de onderwerpen bereikbaarheid en overlast volgordelijk en onvoldoende in samenhang zijn beoordeeld. Een vast contactpersoon voor de initiatiefnemer/overall projectleider had in dit geval bij kunnen dragen. Dit miste nu en daarom was het de projectleider Dordrecht die richting wethouders escaleerde en hen adviseerde om de ontheffing te verlenen. Hij kwam hiermee in een positie waar hij eigenlijk niet in had moeten komen. Daarnaast is de keuze niet aan de juiste wethouder (portefeuillehouder) voorgelegd. Dit had in ieder geval bestuurlijk gesignaleerd moeten worden.

Als bereikbaarheid versus overlast op basis van volledig transparante informatie eerder tegen elkaar waren afgewogen had ook eerder ambtelijk naar clustermanager Dordrecht/unitmanager OZHZ opgeschaald kunnen worden als blijkt dat hierin een dilemma ontstond. Ook had minder tijdsdruk wellicht tot meer alternatieve opties kunnen leiden. Als bestuurlijke escalatie dan nog nodig was, had dat gezamenlijk vanuit de gemeente en OZHZ plaats kunnen vinden. (Bestuurlijke) opschaling/advisering vond nu, in eerste instantie, eenzijdig plaats vanuit de gemeente. Het advies was om ontheffing te verlenen. Om tot dit advies te komen is het oordeel ten aanzien van bereikbaarheid onvoldoende ter discussie gesteld, is het oordeel van OZHZ ten aanzien van geluidsoverlast onvoldoende op waarde geschat en is onvoldoende rekening gehouden met het feit dat de besluitvorming te kort op uitvoering van de werkzaamheden zat. Ten aanzien van het goed kunnen beoordelen van de geluidsbelasting had een praktische vertaling van de cijfers kunnen helpen. Door voorbeelden te geven van waarmee je een bepaald geluidsniveau kan vergelijken, maak je de cijfers meer tastbaar en kan je een betere inschatting maken van de overlast die mensen kunnen gaan ervaren. 5. Denk na over of en hoe de gemeente de rol van vast aanspreekpunt binnen de gemeente voor de initiatiefnemer én voor de gemeente/OZHZ zelf kan invullen.

De gemeente kiest er bewust voor om veel verantwoordelijkheid bij de initiatiefnemer te leggen. Resultaat daarvan is dat veel zaken ook gefragmenteerd plaatsvinden. De initiatiefnemer moet bij verschillende loketten zijn. Zowel de initiatiefnemer als de gemeente en OZHZ misten een vast contactpersoon vanuit de gemeente. Er zijn veel verschillende functionarissen betrokken bij deze aanvraag, maar er is niet 1 functionaris met het overall beeld. Een functionaris die contact heeft met de opdrachtgever en een wegwijzer kan zijn omdat hij ook binnen de gemeente en OZHZ weet waar hij moet zijn. Er zijn verschillende functionarissen die dit deels in hun rol hebben, maar niemand volledig. Denk aan Dordt Onderneemt, een gebiedsmanager, projectleider, casemanager/vergunningverlener en toezichthouder. Dit zou per fase een andere functionaris kunnen zijn, als de taakafbakening dan voor alle partijen maar duidelijk is en sprake is van een warme overdracht. De contactpersoon draagt bij aan een soepeler, meer integraal proces en kan knelpunten signaleren en ambtelijk/bestuurlijk voorleggen.

Kopie

[naam]

10

6. Overweeg om afwegingskaders/beleidskader vast te stellen voor bereikbaarheid en ontheffing maximaal toegestane geluidsniveaus. Een vooraf vastgesteld beleidskader kan helpen bij het gezamenlijk objectief beoordelen van de situatie en het juist en feitelijk inschatten van de omstandigheden. Maar het blijft maatwerk en het blijft nodig om de situatie integraal te beoordelen. In een dergelijk beleidskader voor ontheffing maximaal toegestane geluidsniveaus kan ook een maximaal toegestaan geluidsniveau worden opgenomen. 7. Richt het proces aanvraag ontheffing uitvoering werkzaamheden in en handel daarnaar. In de vergunning staan geen termijnen genoemd waarbinnen de ontheffing moet worden aangevraagd. Op het aanvraagformulier staat 3 weken voor uitvoering werkzaamheden. Dit is te kort voor een goede integrale afweging én voor een tijdige communicatie. In dit geval kwam het verzoek tot ontheffing 2 weken voor datum uitvoering werkzaamheden bij OZHZ binnen (8 juli) en was de aanvraag niet compleet. Dit was het moment om te zeggen dat dit niet haalbaar was en om te escaleren. Dat had voorkomen dat de initiatiefnemer op 14 juli, op eigen risico, de heiploeg vastlegde. Door allerlei gebeurtenissen en omstandigheden nam de gemeente/OZHZ het ontheffingsbesluit op de dag van de start van de werkzaamheden.

Op dat moment was de omgeving onvoldoende geïnformeerd en kon men geen gebruik maken van de beschikbare rechtsmiddelen zoals bewaar en verzoek om voorlopige voorziening. Doordat het besluit op maandag 25 juli laat genomen was, is het besluit pas op 3 augustus in de krant gepubliceerd. Dat was de laatste dag van de werkzaamheden. Tijdens de uitvoering van de werkzaamheden is het geluidsniveau niet gemeten. Advies is om dit wel te doen om te meten of het werkelijke geluidsniveau het aangegeven geluidsniveau in het akoestisch onderzoek niet overschrijdt. Als dat namelijk wel het geval had geweest, dan had de initiatiefnemer de bouwwerkzaamheden zodanig moeten aanpassen dat wel voldaan werd aan de ontheffing. 8. Pak als bevoegd gezag een rol in omgevingscommunicatie bij gevoelige besluiten. Uitgangspunt van de gemeente is dat de initiatiefnemer zelf verantwoordelijk is voor omgevingscommunicatie. Dat is in de basis ook goed, omdat de initiatiefnemer iets gaat bouwen/ondernemen. Maar het is in alle gevallen het bevoegd gezag dat een besluit neemt over die plannen. En in situaties waarin te verwachten is dat de omgeving bijvoorbeeld hinder gaat ondervinden van een besluit van de gemeente, is het goed om zelf ook een rol te pakken in pro actieve omgevingscommunicatie. Aanvullend op de verantwoordelijkheid van de initiatiefnemer.

Daarbij is het belangrijk om duidelijk te communiceren en, in dit geval, rekening te houden met de subjectiviteit van hinder. In dit geval zou bijvoorbeeld aangegeven kunnen worden over welk geluidsniveau het ging en waar dat mee te vergelijken is. Daarnaast had het goed geweest om aan te geven waar men bij de gemeente terecht kon met klachten en om dit ook van tevoren binnen de gemeente goed te communiceren/stroomlijnen. In deze situatie wist de omgeving (die geen brief kreeg) niet waar het geluid vandaan kwam en waar men terecht kon met klachten. In eerste instantie dachten veel mensen dat het om werkzaamheden aan de rijksweg ging en klaagden zij bij Rijkswaterstaat.

Kopie

[naam]

11

9. Zorg voor voldoende bezetting tijdens de vakantieperiode en een volledige overdracht van werkzaamheden Nadelige bijkomstigheid is dat de besluitvorming rondom de ontheffing en de werkzaamheden zelf plaatsvonden in de vakantieperiode. Wat daarbij opviel is dat ambtenaren/bestuurders terwijl zij op vakantie waren toch betrokken waren bij dit proces. Enerzijds toont dit een enorme betrokkenheid. Anderzijds brengt dit ook beperkingen met zich mee. Voor onder andere de duidelijkheid en slagvaardigheid is het beter dat de betrokkenheid en regie volledig wordt overgenomen door ambtenaren/bestuurders die wel fysiek aanwezig zijn. Daarvoor is nodig dat er voldoende bezetting en beschikbaarheid is tijdens de vakantie en dat werkzaamheden volledig worden overgedragen voordat men op vakantie gaat.

Kopie

[naam]

12