Bijlage 1 Evaluatie huidig Evenementenbeleid.pdf

Bijlage 1

Stand van zaken huidig Evenementenbeleid

Geformuleerde uitgangspunten

Proces / doel

Wat is bereikt, wat loopt

Uitgangspunt is dat particulier initiatief evenementen organiseert en de gemeente ondersteunt met menskracht en middelen. De gemeente of verwante organisaties (Dordrecht Marketing & Partners /culturele instellingen) kunnen ook zelf het voortouw nemen of als opdrachtgever fungeren.

Voortzetting beleid

- "Voor en door Dordtenaren" is nog steeds het principe dat wordt toegepast. Jaarlijks nemen circa 80 organisaties het initiatief tot de organisatie van een evenement. Hiervan behoort circa 85% tot de Dordtse bevolking. De Dordtse vrijwilliger is essentieel in de opzet die door de gemeente Dordrecht gekozen is. - De gemeente Dordrecht ondersteunt met menskracht (o.a. via het Evenementenbureau van Dordrecht Marketing & Partners) en middelen (Subsidieregeling 'Amateurkunst, Evenementen en Culturele Initiatieven Dordrecht') de organisatie van evenementen. - De gemeente Dordrecht heeft de afgelopen jaren het initiatief genomen om onder de noemer 'Dordtse Mijlpalen', vanuit historisch perspectief kwalitatief goede en beeldbepalende evenementen te laten ontwikkelen. Het succes van de Mijlpalen heeft bijgedragen aan het verkrijgen van de titel 'Evenementenstad van het jaar' die door de Stichting Evenementenprijzen jaarlijks wordt uitgereikt. Een tweetal mijlpalen, Dordrecht 800 jaar en de herdenking Elisabethvloed 600 jaar, heeft door corona slechts deels uitvoering gekregen en daardoor de beoogde doelstellingen niet behaald. In 2022 is de laatste mijlpaal gevierd '450 jaar Vrije Staten Vergadering'. Hiermee is een einde gekomen aan de serie Mijlpalen en zijn de bijbehorende budgetten niet meer beschikbaar.

- De gemeente Dordrecht heeft de afgelopen jaren op regelmatige basis specifieke TV-evenementen

ingekocht die passen bij het DNA van de stad en landelijk het imago van de stad Dordrecht versterken. - Topsportevenementen die verbonden zijn met de stad en maatschappelijk zijn ingebed in het DNA van onze stad kunnen net als de evenementen in de toplaag van onze piramide bijdragen aan de naamsbekendheid en het imago van de stad. Eenmalige evenementen hebben minder effect, de langdurige verbintenis met specifieke, passende sporten meer. Een voorbeeld hiervan is Shorttrack, dat onder andere door de media-aandacht die aan deze activiteit gegeven wordt, in de toplaag van onze evenementen-piramide thuis hoort. Dordrecht is de Shorttrackstad van Nederland. De sport heeft de laatste jaren een enorme groei doorgemaakt en is populairder dan ooit. Dordrecht heeft hier een grote rol in gespeeld. Mede door de succesvolle topprestaties van de Nederlandse atleten. We zetten Dordrecht met shorttrack events nóg meer op de (nationale- en internationale) kaart. Het fundament van de evenementen, in een piramide vorm gegeven, blijft bestaan. Dit betekent een goede basis aan lokale evenementen, gericht op een goede mix en spreiding in tijd, plaats en doelgroep. Ambitie: er is voor iedere Dordtenaar jaarlijks minstens één leuk evenement. De middenlaag bestaat uit evenementen met een (groot) regionale uitstraling. De bovenkant landelijk en/of internationale uitstraling.

Dit vergt ook aan de bovenkant van de piramide accenten leggen en keuzes maken.

Voortzetting beleid

- Deze basis wordt nog altijd toegepast. En heeft tot goede resultaten geleid, zoals de benoeming tot Evenementenstad van het Jaar in 2003, 2012 en 2019. Ook de conclusies van publieksonderzoeken van de beeldbepalende evenementen uitgevoerd door het Onderzoekcentrum Drechtsteden onderbouwen dit fundament. De aantrekkelijkheid/uitstraling, levendigheid, bezoekersaantallen, waardering en economische spin-off van de evenementen in de ‘bovenlaag’ van de piramide (regionale/(inter-)nationale uitstraling) scoren hoog. Door bezuinigingen in 2016 zijn deze publieksonderzoeken niet meer uitgevoerd; uitsluitend de Kerstmarkt Dordrecht is in 2019 nog onderzocht en scoorde (zeer) positief op bovenstaande pijlers. Daarnaast blijkt uit het bewonersonderzoek 2019 in het kader van de nieuwe Cultuurnota dat de bewoners het evenementenaanbod breed waarderen met een 8,0. Hieruit kunnen we concluderen dat ook

de basis van de piramide veelal in orde is. - Het is op dit moment noodzakelijk goed naar structuur van de piramide te kijken. Is die nog wel toekomstbestendig? Door het wegvallen van het beleid op de historische mijlpalen en de kwetsbaarheid van de Kerstmarkt (weersafhankelijkheid, 2 dagen afgelast 2019, corona in 2019/2020), was en is het aantal evenementen in de toplaag (beeldbepalend en imago-ondersteunend) zeer beperkt. Daarbij komt dat de toekomst-bestendigheid van Dordt in Stoom onzeker is, door toekomstig beleid op stikstof en dat bij sommige evenementen ‘vergrijzing’ van de organisatie een risico is. Ook de evenementen in de middenlaag hebben extra aandacht nodig; deze laag is door corona (hoge kosten, lagere inkomsten) zwaar geraakt. Terwijl in de onderlaag de groei heeft gezeten in concepten die veelal elders worden geproduceerd en op hetzelfde thema actief zijn (bier-, wijn- en foodfestivals). Dit vraagt scherpe nadere afwegingen/regels t.a.v. toegevoegde waarde van evenementen ‘van buiten’. - Indien we ons in de top-10 van Evenementensteden willen handhaven, zijn (door-)ontwikkeling en kwalitatieve verrijking van de festivals en evenementen in de top van de piramide die bijdragen aan de (landelijke) positionering van de stad nodig. Hierbij wordt ingezet op innovatie en doorontwikkeling van evenementen binnen het kader van het DNA van onze stad.

De gemeente Dordrecht stimuleert de organisatie van evenementen door de inzet van de subsidieregeling 'Amateurkunst, Evenementen en Culturele Initiatieven'. Subsidieshoppen bij diverse sectoren is niet mogelijk.

Voortzetting beleid

- Een aantal grote voor de stad Dordrecht belangrijke evenementen, de 'specials', ontvangen een begrotingssubsidie per kalenderjaar. Hiertoe behoren de Kerstmarkt Dordrecht/Dordtse Decemberdagen, Big Rivers, Wantijpop en Dordt in Stoom. - De subsidieregeling 'Amateurkunst, Evenementen en Culturele Initiatieven' kent twee indieningsmomenten: in april en oktober. De hoogte van de subsidie wordt bepaald op basis

van de volgende criteria: a. Het maximale subsidiepercentage bedraagt 50 van de totale uitvoeringskosten van de activiteiten. b. Beoordelingscriteria, zoals vermeld in artikel 5 van deze regeling. c. Een begroting van de uitvoeringskosten van de activiteiten. Er wordt uitsluitend gesubsidieerd in het tekort op de begroting. Een onafhankelijke 'Dordtse' commissie beoordeelt de aanvragen inhoudelijk, kwalitatief en financieel. Deze commissie geeft advies aan het College B&W over het al dan niet toekennen van de aangevraagde subsidie en oordeelt bovendien ook over de hoogte van de subsidie. - De subsidieregeling 'Amateurkunst, Evenementen en Culturele Initiatieven' is in de loop van de tijd aangepast aan de vraag. Zo zijn Culturele Initiatieven toegevoegd en worden ook evenementen in de wijken gesubsidieerd. - Subsidieshoppen is geen optie, wel wordt ambtelijk gekeken of een aanvraag op de juiste plek in de organisatie wordt ingediend, waardoor eventueel meer gerealiseerd kan worden voor een aanvrager. Het gaat meer om de kwaliteit dan om de kwantiteit van evenementen.

Voortzetting beleid

- Dit uitgangspunt is nog steeds van toepassing. - Kanttekening: Er is slechts beperkt sturing mogelijk, terwijl dit wel wenselijk is in kader van schaarse middelen, schaarse locaties en drukte op evenementenkalender. De subsidieregeling voor evenementen zal hierop aangepast moeten worden. Er zijn nadere regels nodig, waaronder voor evenementen ‘buiten’ (toegevoegde waarde voor Dordrecht en de evenementenkalender. - Bij de keuze voor kwaliteit boven kwantiteit en bij het vaststellen van het uitgangspunt dat de functie van festivals en evenementen breder is dan alleen economisch, maar ook maatschappelijk, sociaal en

cultureel blijft de kwantitatieve doelstelling (1.500.000 bezoekers per jaar) van kracht, maar is niet alles bepalend. Festivals en evenementen spelen een belangrijke rol in de marketing en profilering van de stad.

Voortzetting beleid

- Dordrecht Marketing & Partners voert de citymarketing uit; hierin wordt nadrukkelijk gebruik gemaakt van de beeldbepalende evenementen bij de landelijke (imago-)campagnes. De evenementen in de middenlaag vormen onderdeel van de marketingactiviteiten ter ondersteuning van 'aantrekkelijke stad met regiofunctie'. Informatie en communicatie over kleinere, meer lokaal gerichte evenementen en het uitlichten daarvan in lokale/regionale kanalen zorgen voor verbinding, herkenning en deelname onder de Dordtse inwoners.

Dordrecht wil de huidige maatschappelijke functie(s) van evenementen in stand houden.

Voortzetting beleid

- Gerealiseerd. De toegevoegde waarde van evenementen en is ook uitgangspunt voor toekomstige ambities en doelen. Een evenementenaanbod is geen doel op zichzelf, maar een middel om een stad aantrekkelijker en leefbaarder te maken. Evenementen zorgen voor saamhorigheid, levendigheid en vermaak in de stad. Voor jong en oud en voor mensen met uiteenlopende achtergronden. Soms lichten evenementen bepaalde plekken in de stad uit of creëren ze maatschappelijke bewustwording rond thema’s. Daarnaast zorgen evenementen voor extra bezoek en als consequentie daarvan voor een grote economische spin-off, niet alleen op de evenemententerreinen maar over de volle breedte van de stad. Daarmee dragen evenementen bij aan de economische vitaliteit van onze binnenstad (zoals aantrekkelijke horeca en winkellandschap) en de aantrekkelijkheid als vestigingsstad voor bedrijven en potentiële inwoners. De stad Dordrecht zet haar evenementen bovendien in als instrument voor het landelijk positioneren van de stad en genereren van bekendheid bij en het trekken van het Nederlandse publiek. Doordat de publieksonderzoeken van het OCD niet

langer worden uitgevoerd, is dit uitgangspunt slechts beperkt cijfermatig te onderbouwen. 1) In het bewonersonderzoek dat in 2019 is uitgevoerd in het kader van de nieuwe Cultuurnota worden de volgende conclusies getrokken: - De door Dordtenaren best bezochte evenementen in 2018 en 2019 in Dordrecht zijn achtereenvolgens Dordt in Stoom (61%), de Kerstmarkt (51%, twee dagen uitval in 2019) en Big Rivers (48%). Het aanbod van evenementen in Dordrecht krijgt een ruime voldoende (8,0). Jongeren vinden de evenementen wel oké of goed. Slechts 1% van de inwoners geeft het evenementenaanbod een onvoldoende. - Slechts 7% van de inwoners bezoekt geen evenementen. 2) Het publieksonderzoek van de Kerstmarkt Dordrecht 2019 onderschrijft de economische spin-off van evenementen, de aantrekkingskracht van evenementen op bezoekers van elders (toeristisch bezoek en herhaalbezoek), het belevingselement van evenementen en het positieve effect op het imago van de stad. Zowel inwoners, bezoekers als ondernemers oordelen positief over de Kerstmarkt. Dordrecht wil het evenwicht tussen levendigheid en leefbaarheid blijven bewaren.

Voortzetting beleid

- In het beleid van de gemeente Dordrecht zal het evenwicht tussen levendigheid en leefbaarheid altijd een grote rol spelen. Immers de stad Dordrecht wil een prettige stad zijn voor haar inwoners en ondernemers. Een rol hierin spelen de zogeheten ‘Nadere regels’, goede informatie voor inwoners van de binnenstad en continue aandacht voor het onderwerp. - Om een vitale binnenstad te creëren is het toevoegen van combinatiefuncties (wonen, werken, beleven) essentieel, daarmee wordt de openbare ruimte beschikbaar voor evenementen schaarser. De druk op het evenwicht neemt hierdoor toe. Door in te zetten op kwaliteit en beleving boven kwantiteit is

hierin rek te vinden; dit kan eveneens worden gerealiseerd door gebruik te maken van de openbare ruimte in de wijken en bij gebiedsontwikkelingen door integraal beleid. Festivals en evenementen moeten passen in en bij de stad, ze moeten waar mogelijk verbindingen leggen en verbonden zijn met de kracht en identiteit en/of toekomst van de stad.

Accent

- Deels gerealiseerd. Een groot aantal evenementen wordt georganiseerd door en voor onze eigen inwoners, waardoor de evenementen geworteld zijn in onze stad en door anderen niet zomaar nagedaan kunnen worden. Het draagvlak bij de inwoners is groot. Velen voelen zich verbonden met de evenementen in de stad. De aanwas aan evenementen komt veelal van buiten en is derhalve niet gebaseerd op of geworteld in de identiteit van de stad, maar zijn duplicaten van evenementen elders. Het onderscheidend vermogen en de eigenheid van onze evenementen komt hierdoor onder druk te staan. Zoals eerder aangegeven is het opstellen van een afwegingskader (toegevoegde waarde) hier van belang. - Voor de grotere evenementen speelt dit uitgangspunt nog altijd een rol. Dit zal ook in de toekomst zo zijn ivm uniciteit, imagoversterking en passen in en bij de stad in verband met draagvlak.

Er komt meer ruimte voor vernieuwing.

Accent

- Deels gerealiseerd. Inhoudelijke doorontwikkeling van evenementen heeft slechts beperkt plaatsgevonden. Er is in de afgelopen jaren veelal gewerkt met de 'succesnummers', zonder voldoende te kijken naar kwetsbaarheid of gewijzigde marktvraag. Hierdoor is Dordtse Evenementenkalender op dit moment niet meer toekomstbestendig en passend binnen het gevoerde beleid. - Een groot deel van de muziekfestivals en evenementen heeft binnen hun programmering oog voor talentontwikkeling. Niet alleen wordt een podium geboden aan jong talent maar veelal biedt de

organisator in de programmering ook een educatieve component aan, zodat deelnemers zich kunnen verdiepen en aanscherpen. Er blijft aandacht voor het ondersteunen van de vrijwilligers, maar er komt meer ruimte voor professionalisering gelet op de risico’s en complexiteit bij grote evenementen.

Accent

- Deels gerealiseerd. Deze ontwikkeling speelt ook landelijk! - Het werken met vrijwilligersorganisaties vereist extra begeleiding en delen van kennis. Het begeleiden van organisatoren is goed ingeregeld (o.a. via het Evenementenbureau van Dordrecht Marketing & Partners), echter het delen van kennis en gezamenlijk aanpakken van nieuwe kennisuitdagingen kan worden verbeterd. De laatste jaren is er veel nieuwe wetgeving ontwikkeld op een groot aantal beleidsterreinen. Slechts een beperkt aantal ondersteunende partijen haalt informatie en kennis op, die middels voorwaarden aan de organisatoren en andere betrokken partijen kenbaar worden gemaakt. Organisatoren voelen zich veelal overvallen en overzien niet direct de consequenties voor hun eigen handelen. In de afgelopen jaren zijn er verschillende themaavonden georganiseerd op diverse beleidsterreinen, zoals brandveiligheid en crowdmanagement. - Maak het samen delen van nieuwe informatie en verhogen van het kennisniveau bij de organisatoren tot een gezamenlijk doel. Dit komt de kwaliteit van de aanvraag en de uitvoering van evenementen ten goede. Bovendien straalt dit af op de betrokkenheid en gezamenlijke verantwoordelijkheid binnen de kaderstellingen en in het contact naar mogelijke sponsoren, bedrijven en inwoners. - Het is voor organisatoren niet altijd duidelijk waar welke regels gemaakt worden, landelijk, lokaal, regionaal.

Het is van belang dat (nog) beter uit te leggen, evenals de rol en verantwoordelijkheden van

partijen in het proces. Het beleidsveld wordt geborgd in de gemeentelijke organisatie.

Om de kaders van het beleid te bewaken, om de afstemming tussen de diverse sectoren te borgen, om ‘nieuwe’ initiatieven te beoordelen en om de kwaliteit van bestaande evenementen te blijven toetsen wordt een ‘regiecommissie evenementen’ ingesteld. Deze bestaat uit interne en externe deskundigen uit de diverse beleidsvelden.

- Gerealiseerd. - Het evenementenoverleg bestaande uit OZHZ (vergunningverlener), Evenementenbureau (faciliterend), OOV en diverse andere afdelingen van de gemeente Dordrecht en de nood- en hulpdiensten, beoordeelt de kwaliteit van de draaiboeken en plattegronden en toetst deze aan het bestaande beleid voordat een evenementen-vergunning wordt verleend. Indien nodig ontvangt een organisator integraal advies hoe de vergunningaanvraag te optimaliseren. Daarbij worden ook praktische werkafspraken gemaakt voor de dagen van het evenement. Via een "Klantreismethode" is het aanvraag- en vergunningproces geëvalueerd. Voor organisatoren is informatie over het aanvragen van een vergunning makkelijk toegankelijk en kan aan aanvraag digitaal worden ingediend. Met deze integrale aanpak waarbij op een verantwoorde en veilige manier gestuurd wordt op ‘mogelijk maken wat mogelijk is’, is Dordrecht landelijk één van de toonaangevende steden. Die aanpak was -mede- basis voor het winnen van de titel Evenementenstad van het Jaar in 2019.

De rol, taken en verantwoordelijkheden van het Evenementenbureau binnen Dordrecht Marketing & Partners wordt opnieuw bekeken.

Accent

- Bij de opstart van het Evenementenbureau is gekozen voor vervullen van een intermediaire functie tussen de betrokken partijen. Het bureau faciliteert de organisatoren en behartigt over en weer de belangen van alle betrokken partijen, zodat afgewogen beslissing worden genomen en het proces wordt gestroomlijnd. Daarnaast verzorgt het bureau de communicatie naar de inwoners en ondernemers en begeleidt het de voorbereidingen die nodig zijn in de openbare ruimte om een evenement mogelijk te maken.

De afgelopen jaren is gekeken naar de rol van het Evenementenbureau en dat van andere partijen in het proces, om de verantwoordelijkheden wederzijds weer helder(der) te krijgen. Bovenstaande bleef daarbij het uitgangspunt. - In het kader van het actualiseren van het evenementenbeleid en de prioritering van de inhoudelijke uitgangspunten zullen de rol, taken en verantwoordelijkheden van het Evenementenbureau opnieuw bekeken worden. De discussie over de zogenaamde hand- en spandiensten komt ten einde.

Om de doelstelling dat de discussie over de hand- en spandiensten tot een goed einde wordt gebracht, wordt voorgesteld om deels bestaande middelen te realloceren en deels aanvullend budget beschikbaar te stellen (€ 50.000), zodat één budget hiervoor beschikbaar komt. Nader onderzoek moet gaan uitwijzen waar en tegen welke voorwaarden en condities dit budget het beste ondergebracht zou kunnen worden.

- Deels gerealiseerd. - Een aantal activiteiten zoals het verwijderen van materialen uit de openbare ruimte of het uitzetten van lantaarnpalen wordt tegenwoordig doorbelast aan de organisatoren. - De verantwoordelijkheid voor het opstellen en uitvoeren van verkeersplannen ligt bij de afdeling Bereikbaarheid van de gemeente, daarbij geadviseerd en ondersteund door andere bij evenementen betrokken partijen en organisaties. - Om de kwaliteit van de verkeerplannen en de communicatie daarover richting het publiek op goed niveau te houden is besloten om de evenementen op de Evenementenkalender (meldingen en kleine Aevenementen uitgesloten) te laten opstellen en uitvoeren door de gemeente Dordrecht. De kosten hiervoor vallen binnen de gemeente. - Voor de kleine evenementen/meldingen is kosteloos een beperkt aantal dranghekken beschikbaar.

Vanuit de behoefte om meer regie wordt de ondersteuning met middelen op punten flexibeler en op punten specifieker.

Accent

De subsidieregeling 'Amateurkunst, Evenementen en Culture Initiatieven is in 2020 uitgebreid met Culturele Initiatieven en een snelloket voor nieuwe activiteiten die buiten de reguliere aanvraagperiodes plaatvinden.

De regie kan verder worden verbeterd, door de regeling meer toe te spitsen op het gevoerde beleid.