Besluitenlijst Auditcommissie 11 februari 2025.pdf

OPENBARE BESLUITENLIJST AUDITCOMMISSIE DORDRECHT VAN 11 FEBRUARI 2025

OPENING 1

Opening, mededelingen en vaststellen agenda Besluit De agenda wordt ongewijzigd vastgesteld.

2

Vaststellen van het concept verslag en de besluitenlijst van 10 december 2024 Besluit De besluitenlijst wordt ongewijzigd vastgesteld.

STUKKEN TER BESPREKING 3

Bespreken Boardletter gemeente Dordrecht 2024 Besluit De accountant begint met de uitleg dat de 'managementletter' voortaan de naam 'boardletter' draagt, omdat een managementletter specifiek gericht is op het management, terwijl een boardletter zich richt op raadsleden en daarmee beter aansluit bij hun verantwoordelijkheden. De accountant spreekt zijn waardering uit op drie punten: de visie op controle, de controle op grondexploitaties en de versterking van het VIC-team. Daarnaast vraagt hij aandacht voor de prestatielevering (zijn de prestaties geleverd waarvoor is betaald?), het nieuwe interne inkoopbeleid vanaf dit jaar en stelt hij dat er hard is gewerkt aan de budgethoudersregeling. De auditcommissie vraagt naar de aanbevelingen met betrekking tot de rechtsmatigheidsverantwoording. De accountant legt uit dat dit een landelijk vraagstuk is, waarbij de discussie tussen raden en colleges nog onvoldoende gevoerd wordt. Vervolgens wordt uitgelegd dat de vervroegde rente, het vervroegd vaststellen van een vast percentage over de leningportefeuille, is verhoogd van 1 naar 2%. Dit leidt tot een lager resultaat van de grondexploitaties, maar dit is een boekhoudkundige wijziging. Enerzijds zijn er meer kosten, maar ook meer opbrengsten, wat geen effect heeft op de begroting.

De afspraak met de auditcommissie om de wethouder twee keer per jaar uit te nodigen voor een vergadering wordt gehandhaafd.

Besluit: De boardletter wordt door de auditcommissie naar de raad gestuurd door de griffie.

4

Bespreken concept Financiële Verordening en Nota waardering en afschrijven vaste activa Besluit De ambtelijke organisatie geeft een presentatie over de concept financiële verordening. De accountant heeft bijgedragen aan de opstelling van deze verordening en de aanbevelingen van de accountant, zoals het fraude-responsplan, zijn verwerkt. Dit plan wordt, zoals in de verordening beschreven, verder uitgewerkt. De auditcommissie bespreekt onder andere de volgende artikelen: • Artikel 2: In de perspectiefnota worden ontwikkelingen meegenomen die een beroep doen op aanvullende middelen. Ook middelen die vrijkomen, worden in de perspectiefnota opgenomen. • Artikel 7: Er zijn wijzigingen niet opgenomen, hoewel dit een aanbeveling was uit eerdere managementletters. De wijziging is nu onderdeel van de toelichtende balans. De accountant geeft aan dat hij zich kan vinden in de keuze van de organisatie, maar dat dit wel aandacht vraagt bij de jaarrekening om het goed te verantwoorden. De organisatie overweegt het artikel alsnog toe te voegen of zorgt voor een heldere uitleg. De auditcommissie spreekt waardering uit voor de concept verordening. Besluit: De organisatie biedt de financiële verordening als raadsvoorstel aan aan de raad. De auditcommissie informeert de agendacommissie vervolgens over de manier waarop de verordening tot stand kwam in de samenwerking.

5

Vaststellen Nota Risicosturing & Weerstandsvermogen

- Raadsvoorstel

Besluit In de vergadering is aandacht voor de volgende punten met betrekking tot de weerstandsratio: Ophoging van de weerstandsratio van 1.0 naar 1.4: De organisatie licht toe dat de weerstandsratio op zichzelf een beperkte indicatie is voor de begrotingsruimte. Er wordt naar meerdere indicatoren gekeken om te bepalen wat de werkelijke ruimte is. Het uitbreiden van de weerstandsratio met de onbenutte belastingcapaciteit: Het uitbreiden van de weerstandsratio met de onbenutte belastingcapaciteit is een voorstel omdat de onbenutte belastingcapaciteit ruimte biedt om risico's op te vangen. Enerzijds nemen risico's toe en is het daarom verstandig om voorzichtiger te zijn en de weerstandsratio te verhogen, anderzijds is het dan goed om de onbenutte belastingcapaciteit mee te nemen omdat als risico's zich voordoen dit ruimte biedt om die risico's op te vangen. Wie besluit na afroming over de besteding van het surplus waarbij de raad aan zet wil zijn: De tekst over wie besluit roept onduidelijkheid op. Vanuit de organisatie wordt toegelicht dat het omgaan met incidentele surplus ruimte getrapt is georganiseerd: ambtelijk, college, raad waarbij de raad uiteindelijk altijd besluit. Dit is niet gewijzigd ten opzichte van nu of het verleden. Gekeken wordt of hierop vanuit de organisatie een toelichting/ verduidelijking kan volgen.

De accountant geeft aan een herkenbare nota te zien en heeft geen aanvullende

opmerkingen naar aanleiding van de discussie. Besluit: De auditcommissie adviseert de agendacommissie de nota oordeelsvormend te agenderen op een Dordtse Dinsdag. Met als politieke vragen ter bespreking: Is de commissie het eens met de voorgestelde uitgangspunten weerstandsratio (m.n. 1,4%, zie p. 12) en Is de commissie het eens met de rol van het college zoals geschetst in de zin (p.11) "Bij een ratio > 1,4 zal het college aan de hand van het risicoprofiel en de andere financiële kengetallen (met name schuldquote, solvabiliteit) beoordelen of het surplus of een deel ervan kan worden ingezet als incidentele financiële vrije ruimte. Voorstellen daartoe worden door het college aan de gemeenteraad voorgelegd."?

6

Vaststellen controleprotocol 2024 en normenkader 2024 - Raadsvoorstel Besluit Een korte toelichting wordt gegeven over de omvangbasis (1e alinea, pagina 2): de omvangbasis is 1% van de totale lasten plus de dotaties uit reserves. Besluit: De nota ligt als hamerstuk bij de gemeenteraad, de auditcommissie voegt geen begeleidend schrijven toe.

STUKKEN TER KENNISNAME 7

Richtlijnen standaardformuleringen financiële beslispunten college- en raadsvoorstellen Besluit Ingebracht wordt dat raadsvoorstellen zonder financiële dekking niet doorgestuurd mogen worden naar de gemeenteraad komt niet helder naar voren uit de richtlijnen. Als er geen of onvoldoende dekking is dan moet geborgd zijn dat dit wordt ingebracht bij de perspectiefnota waar een integrale afweging kan worden gemaakt door de gemeenteraad. Dit punt wordt nog nagekeken om hier helderheid op te bieden en de richtlijnen terug te laten komen in de volgende auditcommissie.

8

Brief aan gemeenteraad van Provincie Zuid Holland over Financieel toezicht begroting 2025 Besluit De auditcommissie neemt kennis van de brief van de provincie.

9

Besluitvormingsprocessen P&C-producten raad 2025 Besluit De auditcommissie neemt kennis van de planning en het proces en heeft geen opmerkingen of aandachtspunten.

10

Auditcommissie-planning 2025

Besluit De auditcommissie neemt kennis van de planning 2025 zonder opmerkingen of aandachtspunten.

TENSLOTTE 11

Rondvraag Besluit Vanuit de griffie wordt aandacht gevraagd voor het verzoek van de voorzitters van de auditcommissies uit de regio om een gezamenlijke brief op te stellen. Dit verzoek is voortgekomen uit een informele bijeenkomst waarin specifiek aandacht werd gevraagd voor de tijdige aanlevering van stukken door de Gemeenschappelijke Regelingen (GR-en). Er werd voorgesteld om gezamenlijk een brief op te stellen om dit onderwerp verder te adresseren bij de GR-en. Op dit verzoek is nog niet door alle gemeenten gereageerd. Vanuit Dordrecht is aangegeven dat de auditcommissie geen verantwoordelijkheid draagt voor de GRen, en dat de aanlevertijden van de GR-en in Dordrecht (en ook in enkele andere gemeenten) niet als een probleem wordt herkend. De brief, evenals de concept-reactie vanuit Dordrecht, wordt per e-mail met de auditcommissie gedeeld.

12

Sluiting Besluit De vergadering wordt door de voorzitter afgesloten met dank aan de aanwezigen.