Beantwoording technische vragen Regeling Risicovolle Projecten.pdf

MEMO

Contactpersoon Saskia van Ommeren T 0619842981 E s.van.ommeren@dordrecht.nl

Aan

Griffie

Datum

1 juli 2025

Betreft

Beantwoording technische vragen Regeling Risicovolle Projecten

In deze memo worden de gestelde vagen over de Regeling Risicovolle Projecten beantwoord. 1. Niet duidelijk is hoe projecten en programma's zich binnen de regeling tot elkaar verhouden. Programma's kunnen wel risicovol zijn, maar zijn doorgaans minder concreet en afgebakend dan projecten. Wat betekent het onder de regeling brengen van programma's voor concrete projecten binnen die programma's vallen? Zoals het project Grote Markt dat binnen het programma Levendige binnenstad valt? Wordt dit project dan nog afzonderlijk als risicovol project aangewezen en wordt hier dan nog apart over gerapporteerd? Is dit dan niet dubbel? Hoe wordt gewaarborgd dat concrete risicovolle projecten binnen bredere programma’s – zoals Grote Markt binnen Levendige Binnenstad – afzonderlijk zichtbaar en toetsbaar blijven voor de raad, en niet verdwijnen in abstracte programmamonitoring? Antwoord: Het is mogelijk dat programma's die onder de regeling vallen projecten bevatten die afzonderlijk ook onder de regeling zouden vallen. Deze projecten worden niet afzonderlijk als risicovol aangewezen, maar worden gemonitord binnen het programma. Als er zich afwijkingen/risico's voordoen zullen deze in de monitor worden gepresenteerd en toegelicht. 2.

Bij de behandeling van de RIB over het Integraal Huisvestingsplan vo - vso Dordrecht 2024-2039 heeft de commissie aangegeven zorgen te hebben over de financiële en maatschappelijke risico’s van deze grootschalige investeringen en dat het daarom goed zou zijn deze investeringen te labelen als zogenaamd risicovol project. Deze ontbreekt nu nog in het overzicht van projecten/programma's dat in het raadsvoorstel is opgenomen. Of worden (kunnen) de afzonderlijke nieuwbouwprojecten van de individuele scholen later nog onder de regeling gebracht? Waarom zijn majeure investeringen zoals het Integraal Huisvestingsplan VO/VSO niet als risicovol gelabeld, terwijl ze financieel omvangrijk zijn en maatschappelijke gevolgen hebben?

Antwoord: Investeringsprojecten kunnen worden opgenomen onder de regeling als deze worden aangestuurd door een tijdelijke gemeentelijke projectorganisatie. Het Integraal Huisvestingsplan VO/VSO is een lijngestuurd plan met een structureel karakter en valt daarmee niet binnen de definitie van een project. Daarnaast speelt in deze casus dat de projectsturing en -beheersing valt onder de verantwoordelijkheid van de scholen en niet van de gemeente. Daarmee voldoet het Integraal Huisvestingsplan VO/VSO niet aan de in de regeling genoemde voorwaarden om als risicovol project onder de regeling te worden gebracht. In enkele gevallen wordt ervoor gekozen een grote investering door een gemeentelijke projectorganisatie aan te sturen gezien het specifieke karakter van de investering. Een dergelijk investeringsproject komt wel in aanmerking voor de regeling, het Dordthuis is hier een voorbeeld van. 3. Er wordt voorgesteld in de monitor te rapporteren op afwijkingen (ten opzichte van het startdocument van het project). Dat betekent dat het startdocument wel volledig en duidelijk moet zijn over de doelstellingen, scope, financiën, organisatie, tijd en risico's. Antwoord: Dat klopt, de startdocumenten zijn de basis voor de verdere monitoring. 4. Voor lopende projecten (alle in het raadsvoorstel voorgestelde 9 projecten/programma's) is geen startdocument opgesteld.

Niet duidelijk is waaraan het college in de eerste monitor dan gaat toetsen. Antwoord: Voor alle voorgestelde projecten is een document aanwezig waarmee kaders zijn vastgesteld in de Raad. Dit kan zijn het raadsvoorstel openen/herziening grondexploitatie, een uitvoeringsprogramma of kredietaanvraag. Deze documenten beschouwen we als startdocumenten. Op dit moment loopt er een inventarisatie of deze documenten voldoende informatie bevatten om op te monitoren. In een aantal gevallen zal een actualisatie moeten plaatsvinden, deze actualisaties zullen bij de eerste monitor worden aangeboden. 5. Graag toelichting op hoe de Monitor Risicovolle Projecten zich gaat verhouden tot de bestaande monitoring van de Agenda Dordrecht 2030. Antwoord: Er is zeker enige samenhang met de monitor agenda 2030. Een deel van de projecten/programma's komen in beide monitors voor. Insteek is echter heel anders, de Monitor Risicovolle Projecten is puur een afwijkingenrapportage die de Raad informeert over afwijkingen en in positie brengt te kunnen bijsturen waar nodig. De agenda 2030 is gericht op integrale beleidsdoelen, waarvan de projectresultaten bijdragen aan die doelen. Komende periode zal de agenda 2030 worden herijkt, waarbij tevens een voorstel wordt gedaan voor de monitoring daarop. Samenhang met de Monitor Risicovolle Projecten nemen we daarin mee.

6. In andere steden is vaak in de regeling opgenomen dat na afronding van een project nog een einddocument wordt opgesteld waarin het project wordt geëvalueerd. Dit ook om van te leren voor de toekomst. In voorliggende Dordtse regeling ontbreekt dit element. Zonder startdocument en zonder evaluatieverplichting ontbreekt een beginén eindpunt voor toetsing. Hoe denkt het college met deze regeling structureel verantwoording af te leggen en te leren van complexe projecten, zoals andere gemeenten dat wel doen? Antwoord: Alle projecten worden projectmatig aangestuurd, waarbij verantwoording afleggen en evalueren onderdelen zijn van het proces. Verantwoordingsrapportages en evaluaties worden in ambtelijke projectgroepen en bestuurlijke stuurgroepen besproken, waarmee het lerend vermogen wordt geborgd. Er is in de regeling geen verplichting opgenomen van een einddocument. Dit gezien de regeling voornamelijk bedoeld is om de Raad tijdens de uitvoering van risicovolle projecten beter te informeren en in positie te brengen tussentijds bij te sturen. Daarnaast is deze keuze gemaakt om de rapportageverplichtingen enigszins behapbaar te houden voor de organisatie. 7. Het zou goed zijn de werking van voorliggende Regeling Risicovolle Projecten na een bepaalde periode te evalueren. Daarover is niets in het raadsvoorstel en/of de regeling opgenomen.

Wel heeft de auditcommissie geconcludeerd de eerste uitgave van de monitor te willen reviewen op kwaliteit van de informatiewaarde, zodat aan de hand daarvan desgewenst verbeteringen kunnen worden voorgesteld die in de tweede monitor meegenomen kunnen worden. Antwoord: In de auditcommissie van 13 mei jl. is afgesproken dat bij de bespreking van de Eerste Monitor Risicovolle Projecten in de auditcommissie tevens wordt geëvalueerd of de informatiewaarde voldoende is. De Eerste Monitor wordt in het najaar 2025 verwacht. Ook als op een later moment blijkt dat aanpassingen in de regeling of monitor wenselijk zijn, is dat mogelijk.