Antwoordbrief artikel 40-vragen SP Verslag 2019 Gemeentearchivaris (RIS dossier 2640890).pdf

Retouradres: Postbus 8

3300 AA DORDRECHT

Gemeente Dordrecht Spuiboulevard 300

Aan

3311 GR DORDRECHT

de heer J.J. 't Lam

T 14078

van de fractie SP

www.dordrecht.nl

p/a raadsgriffie@dordrecht.nl Contactpersoon J.D.H. Verschoor T (078) 770 4177 Datum

15 december 2020

E

Ons kenmerk

InProces BBV: 2020-0167400

jdh.verschoor@dordrecht.nl

Betreft

Beantwoorden artikel 40-vragen inzake jaarverslag 2019 van de gemeentearchivaris (RIS dossier 2640890)

DOSSIER Afschrift: - VBO/OB, EG Imthorn

SK Dordrecht 704

Geachte heer 't Lam,

- raadsgriffier t.b.v. raads- en burgerraadsleden

Bij brief van 16 november 2020, bij ons ingekomen op 17 november 2020, heeft u op grond van artikel 40 van het Reglement van Orde van de gemeenteraad namens de fractie SP vragen gesteld inzake het jaarverslag 2019 van de gemeentearchivaris (RIS dossier 2640890). Wij beantwoorden uw vragen als volgt. Vraag 1.

Wij snappen niet precies wie (Dordrecht, SCD) waarvoor verantwoordelijk is. Het is een rapportage van de Gemeentearchivaris van Dordrecht over Dordrecht. Het gaat om stukken van Dordrecht, maar het SCD verzorgt de archivering als wij het goed begrijpen. Kunt u uitleggen hoe dit nu precies zit?

Antwoord Het college van de gemeente Dordrecht is verantwoordelijk voor de zorg voor zijn archieven. Het college heeft een deel van deze taak; het beheer van de archieven, belegd bij het SCD/DIV. De Gemeentearchivaris houdt toezicht. Vraag 2.

Wie verzorgt de archivering voor de SDD. Is dat de SDD of het SCD? Als het de SDD zelf is, gaat dit in 2022 dan over naar de GR Sociaal en als het de SCD is, wordt in 2022 de gemeente Dordrecht als servicegemeente dan verantwoordelijk voor het archief van de SDD?

Antwoord De cliënt dossiers van de SDD worden beheerd door de SDD zelf. De overige correspondentie door het SCD. Het ligt in de rede dat de archivering van de cliënt dossiers ook in de toekomst bij de nieuwe GR-sociaal zal komen te liggen. Voor de overige onderdelen is dit een onderwerp voor nader onderzoek. Vraag 3.

Als de verantwoordelijkheid overgaat naar Dordrecht als servicegemeente: welke maatregelen neemt u dan dat u op 1 januari 2022 niet alleen voor Dordrecht complete fysieke dossiers krijgt overgedragen, maar ook complete fysieke dossiers van de organisaties waarvoor u servicegemeente wordt?

Antwoord De colleges blijven zorgdrager voor hun archieven. De servicegemeente zal, gelijk aan de huidige SCD/DIV situatie, enkel de beheertaak gaan uitvoeren. Dit onderwerp zal verder moeten worden onderzocht bij de transitie en zo nodig zullen dan nadere afspraken gemaakt worden.

Pagina 1/2

Datum

15 december 2020

Ons kenmerk

InProces BBV: 2020-0167400

Vraag 4.

In de RIB over het verslag 2018 spreekt u over de uitkomst van het vooronderzoek. Is dat de uitkomst van de bij het jaarverslag 2017 genoemde opdracht aan SCD-DIV of is het een ander onderzoek en waarom noemt u bij het verslag 2018 weer dezelfde opdracht aan SCDDIV? Kortom welke opdrachten zijn er nu wanneer, aan wie verstrekt, en wat waren de uitkomsten van deze onderzoeken?

Antwoord In 2018 hebben wij aan het SCD/DIV advies gevraagd hoe we de benoemde aandachtspunten goed kunnen aanpakken. Doordat wij prioriteit aan de implementatie van het Klant Zaak en Archief systeem (KZA) hebben gegeven, heeft het SCD/DIV dit onderzoek nog niet gestart. Vraag 5.

U schreef in de RIB bij het verslag 2018 dat enkele fysieke dossiers niet goed waren bijgehouden. Waarom werden die enkele dossiers dan niet meteen bijgewerkt of waren het er meer? Om hoeveel dossiers gaat het nu?

Antwoord Dit raakt een breder vraagstuk, waarmee iedere organisatie mee te maken heeft. In deze digitale tijd met een veelheid aan digitale communicatie en opslagmiddelen zijn fysieke dossiers niet de enige factor. Wij hebben de verwachting dat er door de volledige implementatie van KZA meer controle komt op de volledigheid van onze archieven. Daarnaast kennen wij een instructie voor onze medewerkers om zakelijke e-mail te archiveren. In praktijk zien we dit soort archivering vanuit de organisaties niet altijd de benodigde aandacht krijgt. Vraag 6.

In de RIB bij het verslag 2019 kondigt u de start van een benodigd onderzoek aan. Waarom is dit onderzoek nodig als er al eerder één of meerdere onderzoeken zijn geweest? Aan wie wordt dit nieuwe onderzoek opgedragen en is de opdracht al uit?

Antwoord Door voortschrijdend inzicht en nieuwe ontwikkelingen (KZA en de implementatie van Office 365) bezinnen wij ons op de scope en aanpak van het gewenste onderzoek. De opdracht hiervoor is echter nog niet uit. Dit wens is om een dergelijk inhoudelijk onderzoek intern uit te voeren, dit heeft als consequentie dat dit nu nog knelt met de druk als gevolg van de afrondende fase van de implementatie van KZA. Wij vertrouwen er op u hiermee voldoende te hebben geïnformeerd. Hoogachtend, Het college van Burgemeester en Wethouders

J. Scholten secretaris

Pagina 2/2

A.W. Kolff burgemeester