Advies van Inkoop over accountant 2022.pdf

Aan Van Datum Betreft

: : :

auditcommissies Dordrecht en GRD Bas-Jan Kramp 1 mei 2021 Nieuwe overeenkomst BDO inzake accountantsdiensten 2022

Achtergronden De auditcommissies van de GRD en van de gemeente Dordrecht hebben gevraagd na te gaan of het mogelijk is BDO de controle van jaarrekening 2022 te laten doen. Zowel de GR-Drechtsteden (GRD) als Dordrecht zouden nu eigenlijk een nieuwe aanbesteding moeten doen voor de controlejaren 2022 en verder. Het voornemen is echter om de huidige GRD-dochters, met uitzondering van de Sociale Dienst, per 1 januari 2022 organisatorisch onder te brengen bij de gemeente Dordrecht, als service organisatie. De sociale dienst blijft binnen de GRD, die omgevormd wordt tot college-regeling (waardoor de Drechtraad komt te vervallen). Inmiddels zijn alle (zeven) gemeenten akkoord gegaan met dat principebesluit. De GRD en Gemeente Dordrecht overwegen om separaat van elkaar de opdracht voor accountantsdiensten 2022 één op één te gunnen aan BDO. Aanbestedingsbeleid Drechtsteden / Gids Proportionaliteit Op grond van het Aanbestedingsbeleid GRD (‘het aanbestedingsbeleid’) en de Gids Proportionaliteit (onderdeel van de aanbestedingswet 2012) geldt dat opdrachten (leveringen en diensten):    

Met een totale waarde tot ca. € 25.000,- één op één gegund mogen worden; Met een totale waarde tussen ca. € 25.000,- en ca. € 125.000,- via een meervoudig onderhandse aanbesteding dienen te worden vergeven; Met een totale waarde tussen ca. € 125.000,- en € 214.000,- via een nationale aanbesteding dienen te worden vergeven. Met een totale waarde boven € 214.000,- Europees dienen te worden aanbesteed.

Genoemde bedragen zijn exclusief btw. De geraamde waarde van deze opdrachten liggen zover bekend op per opdracht op maximaal € 160.000 waardoor deze opdrachten separaat van elkaar in beginsel meervoudig onderhands dient te worden aanbesteed. Uitgangspunt bij het aanbestedingsbeleid en de Gids Proportionaliteit is dat in slechts zeer uitzonderlijke gevallen mag worden afgeweken van het beleid. Voorstellen tot afwijking van het aanbestedingsbeleid moeten altijd zijn voorzien van een advies van team Inkoop van het GRD en ter beslissing worden voorgelegd aan degene die op grond van het aanbestedingsbeleid bevoegd is te beslissen over afwijken van het aanbestedingsbeleid (van de organisatie die de aanbesteding uitvoert).

De opdrachtverstrekking aan de accountant vindt plaats door de Gemeenteraad (voor Dordrecht) en de Drechtraad (voor de GRD). Gemeenteraad en Drechtraad zijn daarmee ook verantwoordelijk voor de keuze van de (afwijkende) aanbestedingsvorm. Overweging te kiezen voor een enkelvoudige aanbestedingsprocedure is dat de voordelen daarvan aantoonbaar groter kunnen zijn op grond van onderstaande argumenten: 1. Gezien het transitie voornemen is het niet goed mogelijk nu een aanbesteding te doen voor de accountantsdiensten 2022 en verder. Veel van de toekomstige organisatie- en werkwijzen moeten nog worden uitgewerkt. 2. Definitieve besluitvorming aangaande de transitie vindt later dit jaar pas plaats. 3. Daarnaast heeft het voordelen als de huidige accountant ook in 2022 betrokken is en blijft bij de transitie. Advies besluit Team Inkoop is van mening dat op grond van bovenstaande argumentatie sprake is van een bijzondere omstandigheid die afwijken van het beleid en de Gids Proportionaliteit rechtvaardigen. De bijzondere omstandigheid ligt voornamelijk gelegen in het feit dat de voorgenomen transitie en de daaruit voortvloeiende consequenties nog niet definitief duidelijk zijn, dat maakt het nu aanbesteden van accountantsdiensten voor meerdere jaren niet zinvol.

Aangezien de aflopende overeenkomsten tussen GRD en gemeente Dordrecht en BDO niet meer verlengd kunnen worden dienen er twee nieuwe eenjarige overeenkomsten gesloten te worden. De aanbestedingswetgeving biedt de ruimte om gemotiveerd een keuze voor 1 op 1 gunning te maken zolang de opdrachtwaarde onder de Europese aanbestedingsdrempel van € 214.000 blijft, dat is in deze situatie het geval. Zowel bij Dordrecht als bij de GRD blijft de opdrachtwaarde van de controle van de jaarrekening 2022 ruim onder dit bedrag. Te allen tijde dient dus wel te worden voorkomen dat de totale opdrachtwaarde de drempel voor Europees aanbesteden van € 214.000 overschrijdt. Mocht de drempel van € 214.000 worden overschreden zonder dat er een Europese aanbesteding heeft plaats gevonden, levert dit een onrechtmatigheid op t.o.v. de Europese en nationale wetgeving. BDO (accountant) heeft in een ander vergelijkbaar dossier bij een andere gerelateerde aanbestedende dienst aangegeven geen bezwaar te hebben tegen deze constructie in relatie tot de rechtmatigheid van de opdrachtverstrekking zolang de totale opdrachtwaarde maar onder de € 214.000 blijft en voor de opvolgende jaren wel een rechtmatige overeenkomst wordt aanbesteed.

Het uiteindelijke besluit tot wel of niet enkelvoudig onderhands aanbesteden van voornoemde opdracht wordt genomen door degene die op grond van een mandaatbesluit bevoegd is te beslissen over het afwijken van het aanbestedingsbeleid. Indien GR-Drechtsteden en gemeente Dordrecht kiezen voor een één op één gunning dien ik voor de volledigheid te vermelden dat deze mandaathouders te allen tijde verantwoordelijk zijn voor het afwijken van het aanbestedingsbeleid en dienen diegene hier wel goedkeuring voor te verlenen. Risico’s die ontstaan bij het afwijken van de geldende aanbestedingsregels zijn o.a. het niet verkrijgen van een rechtmatigheidsverklaring van een accountant en bezwaar van marktpartijen die nu niet kunnen meedingen naar de opdracht. In dat laatste geval hebben marktpartijen o.g.v. de aanbestedingswet de mogelijkheid de opdracht wegens onrechtmatigheid bij opdrachtverlening via tussenkomst door een rechter te laten

ontbinden, dan wel een schadevergoeding te eisen. Hoe groot dit risico is, is moeilijk te zeggen. Dat is mede afhankelijk van de ‘werkhonger’ in de branche, de omvang en aard van de opdracht e.d. Mocht er inderdaad gekozen worden voor een één op één gunning aan BDO wordt geadviseerd om wel te onderhandelen over voorwaarden en tarieven. BDO krijgt deze opdrachten immers één op één gegund. Mocht een en ander nog tot vragen leiden, dan ben ik graag tot nadere toelichting bereid. Met vriendelijke groet, SJP Kramp Senior Inkoopadviseur Afdeling Financiën & Inkoop Service centrum Drechtsteden