5.1 Raadsondersteuning voorstel WGD 0423 def.pdf

Raadsondersteuning 1. Aanleiding Bij de gemeentelijke bezuinigingen in 2014/15 is ook op de griffie-organisatie bezuinigd (-1,49 fte). Sindsdien is de formatie van de griffie gelijk gebleven (10,1 fte). Het werk is echter toegenomen door onder andere: -

Decentralisering rijkstaken naar gemeente Opheffen Drechtraad Dordrecht regionale servicegemeente Groei ambtelijke organisatie Dordrecht (niet zijnde griffie) afgelopen jaren Werkwijze en prioriteitstelling gemeenteraad: Dordtse Dinsdag

Dit heeft geleid tot een (te) hoge werkdruk bij de Griffie. De werkgeversdelegatie heeft dit besproken met het Presidium en besloten is een onderzoek uit te voeren naar de raadsondersteuning; wat zijn de wensen van de raad en waar knelt het? Dit onderzoek is in het eerste kwartaal van 2023 uitgevoerd en de resultaten zijn in maart 2023 vastgelegd in het rapport 'onderzoek raadsondersteuning Gemeenteraad Dordrecht'. Dit rapport is, samen met een begeleidende brief van de Werkgeversdelegatie, met de raads- en commissieleden besproken tijdens de raadsdag op 31 maart 2023 in Den Haag. 2. Uitkomsten raadsdag De raads- en commissieleden hebben naar aanleiding van het gesprek over de raadsondersteuning, bestaande uit (1) ondersteuning vanuit ambtelijke organisatie, (2) griffie en (3) fractieondersteuning, een aantal richtinggevende uitspraken gedaan, te weten: -

Het verkrijgen van ambtelijke bijstand loopt al best goed. Er kan wellicht nog beter gebruik van worden gemaakt, maar hier kunnen geen wonderen van verwacht worden. De ambtenaren zijn er niet voor politieke standpunten, alleen voor technische informatie. Griffie kan liaison zijn, echte ambtelijke bijstand (voor bijvoorbeeld ondersteuning van een initiatiefvoorstel) loopt via de griffier en gemeentesecretaris.

-

De werkgeversdelegatie heeft een aantal scenario's voorgelegd. De voorkeuren voor scenario's zijn als volgt verdeeld: A Niet investeren in ondersteuning: herprioriteren en schrappen taken. Ook taken 30% die raken aan ambities raad. B Stappen conclusies rapport volgen. Resulteert in meer ambtelijke bijstand en 33% investering in of griffie of fractieondersteuning C Structureel griffiebudget en fractieondersteuning verhogen 37%

-

Een meerderheid van de raads- en commissieleden wil investeren in de griffie (meer groene bordjes)

-

17 van de 47 (36%) aanwezige raads- en commissieleden willen dat er meer geld gaat naar fracties voor fractieondersteuning.

-

Constateringen: - er zit een gat tussen de ambities van de raad en wat de griffie kan bieden

- als geïnvesteerd wordt in fractieondersteuning blijft de werkdruk op de griffie hetzelfde - de raad wil verder met de Dordtse Dinsdag, dat heeft ook consequenties voor de ondersteuning - er is behoefte aan een concreet voorstel dat geld mag kosten en waar de raad over besluit. In kaart dient te worden gebracht wat dit is en wat dit betekent / kost. Hierbij: 1. Kijken of alle taken die de griffie uitvoert noodzakelijk zijn en of er efficiency is te behalen 2. In kaart brengen waar extra op ingezet moet worden en hoe dit kan worden ingevuld 3. Welke kosten hiermee gemoeid zijn - snelle besluitvorming is gewenst 3. Voorstel Met de richtinggevende uitspraken heeft de Werkgeversdelegatie onderstaand voorstel opgesteld. Dit wordt besproken in het Presidium, waarna met eventuele aanpassingen de gemeenteraad erover besluit. 3a. Taken & efficiency griffie Alvorens te bezien welke investering gewenst is, is gekeken welke taken de griffie eventueel niet meer kan doen (1) of waar efficiency (2) is te behalen. 1. Taken niet meer doen De medewerkers van de griffie hebben meegedacht welke taken eventueel geschrapt kunnen worden. Hierbij zijn alle taken bekeken en worden de volgende mogelijkheden gezien: A. Geen (basis)instructie meer geven aan individuele ambtenaren. Het verloop binnen de Dordtse organisatie is groot en de kennis over de raad en de processen met regelmaat klein.

Dit kost de griffie veel tijd. Denk aan uitleg over de Dordtse Dinsdag, advies over opbouw raadsvoorstel, kwaliteit van stukken, tijdig laten aanleveren van presentaties etc. De griffie kan éénmalig een document met uitleg ontwikkelen en samen één keer per kwartaal een toelichting geven aan (nieuwe) medewerkers over de bestuurlijke processen. Consequentie: processen zullen minder goed lopen, ambtenaren kunnen niet terecht met vragen (niet collegiaal) en kwaliteit stukken wellicht minder goed. De vraag is ook hoe lang de Griffie 'nee' kan blijven zeggen. B. ICT-voorzieningen voor raads- en commissieleden Het rechtspositiebesluit decentrale ambtsdragers (art. 3.3.3.) stelt sinds 2018 dat het college van B&W ten laste van de gemeente aan een raadslid voor de duur van de uitoefening van zijn functie informatie- en communicatievoorzieningen ter beschikking. In Dordrecht kreeg ieder raads- en commissielid een bedrag per maand voor ICT-voorzieningen. Omdat er sprake was van overgangsrecht krijgt ieder raads- en commissielid sinds de verkiezingen in 2022 een Ipad-pro met toetsenbord ter beschikking. Omdat de griffie het ICT-budget had, heeft de griffie aangeboden dit voor de raads- en commissieleden te verzorgen (in plaats van dit aan het college te laten).

Dit blijkt in praktijk een tijdrovende klus voor de medewerker bedrijfsvoering (wachtwoorden vergeten, Ipad kwijt, Ipad in regen laten liggen, Ipad moet vervangen, etc). Hiervoor kunnen wij niet aankloppen bij ICT/helpdesk van de gemeente en is de medewerker bedrijfsvoering ook een helpdeskmedewerker geworden waarmee andere taken blijven liggen.

Omdat bij Wet het college hiervoor verantwoordelijk is kan overlegd worden met de gemeentesecretaris: kan ICT dit toch oppakken of kan dit worden uitbesteed (voor kosten college)? Consequentie: de griffie stopt hiermee, de taak (het onderhoud/helpdesk) wordt dan 'verder weg' georganiseerd. Wellicht verminderd de service, maar dat is niet zeker. Hiernaast zijn er nog veel meer zaken te bedenken die de griffie niet meer zou doen. Bijvoorbeeld: • organiseren van zomerBBQ/presidiumtweedaagse/VNG-congres/raadsdag(en)/nieuwjaarseten, • voorzitters commissies stemmen zelf af wie wanneer voorzit, • geen annotaties meer voor voorzitters, • geen donderdagbrief meer, • dagschema niet meer rubriceren naar begrotingsprogramma, • geen prints meer maken voor raadsleden (met name bij moties/amendementen raad), • niet adviseren bij moties en amendementen, • informatie over context stukken niet meer bij de stukken zetten, etc. De griffie schat in dat deze maatregelen echt ongewenst zijn en dat dat het (de ondersteuning van het) raadswerk schaadt. Voorgesteld wordt A wel te continueren (het heeft immers effect op de raadsvoorstellen en processen) en B over te nemen. Dus de helpdesk voor ICT-voorzieningen voor raadsleden uit te besteden en bij het college te beleggen. Vooralsnog wordt er gezien de wettelijk taak vanuit gegaan dat het college eventuele kosten hiervoor voor zijn rekening neemt.

Als dit anders is, komt de griffie er bij het Presidium op terug. 2. Efficiency A. 'kluitjesvoetbal' Toen we met drie vaste commissies werkte had de griffie haar werk verdeeld naar commissies en iedere commissie had een vaste raadsadviseur en een vaste griffiemedewerker (commissiesecretaris). Het was heel helder wie wat deed. Nu we werken met de Dordtse Dinsdag lopen de zaken/portefeuilles meer door elkaar (en heeft de griffie moeten ervaren hoe dit loopt). Niet alleen vanwege de Dordtse Dinsdag, maar ook vanwege ziekte en vervanging (werk wordt overgenomen). Dit maakt het wat minder helder wie waarvan is (welke positie in het veld heeft) en rennen we soms met de beste bedoelingen met teveel spelers achter de bal aan. Dit kost (afstemmings)tijd, bijvoorbeeld iedereen krijgt een mail, terwijl slechts enkelen er iets mee hoeven maar wel ieder er (even) mee bezig is. Hier kan de griffie het werk beter (her)structureren en afspraken over maken. Hoeveel tijdswinst het oplevert is lastig in kaart te brengen, maar er is winst te behalen. Dit pakt de griffie zelf op en hier is geen extra geld mee gemoeid. B. Optimaliseren data-informatiesystemen De griffie werkt met veel data-informatiesystemen, wat suboptimaal werkt. Om zaken goed

gepubliceerd te krijgen moeten er veel (onnodige/extra/dubbele) handelingen worden gedaan of er zitten nog wat onhandige 'bugs' in het systeem. Voorbeelden zijn de koppeling tussen diverse applicaties eBesluitvorming (o.a. aanlevering van stukken door het college) en GemeenteOplossingen RIS (openbare publicatie van stukken). Ook de niet-werkende koppeling tussen het zaaksysteem InProcess en digitale archivering vanuit eBesluitvorming richting InProcess zorgt ervoor dat dossiers op papier moeten worden gearchiveerd via de griffie. Griffiemedewerkers moeten veel dubbele administratieve handelingen uitvoeren in diverse applicaties om één wijziging door te voeren. Dit alles kost de griffiemedewerkers veel tijd en hier is echt winst behalen. Daarnaast is het de wens om te komen tot een werkend zoeksysteem van dossiers op het RIS. Dit kan de griffie niet zelf oplossen. Voor de systemen is de griffie afhankelijk van Dordrecht / Drechtsteden, deze zijn veelal in gezamenlijkheid aangeschaft in gebruik/onderhoud. Om een begroting te kunnen maken dienen eerst te applicaties in het ICT-landschap te worden uitgetekend die een rol spelen in werkprocessen griffie – ambtelijke organisatie, zodat hier door ICT stapsgewijs een plan van aanpak voor kan worden ontwikkeld om deze koppelingen te optimaliseren. Pas als helder is wat hiervoor moet gebeuren kan een begroting worden gemaakt.

De inschatting is dat dit incidenteel een flinke investering vraagt. De verwachting is dat als dit is opgelost, het een merkbare verlichting geeft in de werkdruk bij de drie griffiemedewerkers. Zij hebben dan tijd om ook meer organisatorische zaken op te pakken (o.a. organiseren van beeldvormende sessies, dat doen nu veelal de adviseurs omdat de medewerkers er geen tijd voor hebben). Voorgesteld wordt dat de griffie het kluitjesvoetbal oplost en structureert en dat de datainformatiesystemen worden geoptimaliseerd. Hier is incidenteel een noodzakelijke investering mee gemoeid. 3b. Extra inzet Het onderzoek naar raadsondersteuning heeft laten zien waar de gemeenteraad behoefte aan heeft: • • • • • • • • • • • • • • •

een goede termijnplanning en (strategische) termijnagenda (3), kwaliteit van raadsvoorstellen (3), beeldvormende (informatieve) bijeenkomsten (4), bevorderen vakmanschap raadsleden (3), sturing op hoeveelheid en kwaliteit van informatie (4), positionering gemeenteraad (3), informatie over (complexe) dossiers helder en overzichtelijk (5), meer betrokkenheid van inwoners (3), inhoudelijke ondersteuning (5), meer/betere controle van (uitvoering) van beleid en kaders (4), agenderen van opgaven die belangrijk zijn in de komende 20 jaar (4), sturing door raad op inrichtring van besluitvormingsprocessen (2), kaderstelling (2), toezicht op kwaliteit van dienstverlening en uitvoering (3), (regionale) sturing op verbonden partijen (2).

Tussen haken is achter de taak in inschatting gemaakt van de zwaarte van de taak; 1-5 waarbij 1 een lichte taak is en 5 een zware taak qua tijdsbesteding voor de griffie.

Voor een belangrijk deel zijn bovengenoemde taken ook de taken waarvan de griffie aangeeft dat zij hier niet (goed) aan toekomt. De verwachting is dat 1 fte raadsadviseur extra (schaal 12) hier verlichting kan geven en ervoor zorgt dat de taken opgepakt kunnen worden. De plv griffier kan dan bovenstaande taken oppakken en de nieuwe adviseur de 'basis-adviseurstaken' oppakken. Voorgesteld wordt de griffie uit te breiden met 1 fte schaal 12. 3c. Samenvattend en welke kosten mee gemoeid Samenvattend wordt voorgesteld: 1. 2. 3. 4.

De ICT-voorzieningen voor raads- en commissieleden uit te besteden. Het kluitjesvoetbal intern op de griffie op te lossen. Te investeren in het optimaliseren van de data-informatiesystemen. Te investeren in 1 fte raadsadviseur om de extra inzet op te kunnen vangen.

Hiermee zijn de volgende investeringen gemoeid: Ad 1. ICT-voorzieningen voor raadsleden uitbesteden Overleg hierover dient plaats te vinden met de gemeentesecretaris. Ervan uit wordt gegaan dat dit de griffie geen extra geld kost. Mocht dat wel zo zijn, komt de griffer er op terug. Ad 2. Kluitjesvoetbal Dit pakt de griffie op en hier zijn geen extra kosten mee gemoeid. Ad 3. Optimaliseren data-informatiesystemen Met het optimaliseren van de werking van de data-informatiesystemen zijn incidentele kosten gemoeid, dus éénmalig. Op het moment van schrijven is het voor de griffie niet in te schatten hoe hoog deze kosten zijn. Dit kan wel oplopen. Hier dient eerst goed in kaart te worden gebracht wat er precies moet gebeuren en kunnen prijsopgaven worden gevraagd. Overigens hebben ook de aanbieders/ontwikkelaars baat bij doorontwikkeling en kunnen kosten wellicht deels gezamenlijk gedragen worden. De incidentele lasten zijn PM. Daarvoor volgt een uitgewerkt voorstel in het Presidium en mogelijk daarna de gemeenteraad. Ad 4. Raadsadviseur Met 1 fte raadsadviseur schaal 12, is bij benadering structureel €120.000 gemoeid. Opgemerkt dient te worden dat bij het voorstel om 1 fte uit te breiden (ad 4) ervan uit wordt gegaan dat de punten onder 1 tot en met 3 worden uitgevoerd. Indien dit niet wordt uitgevoerd is het de vraag of 1 fte volstaat.

De punten 1 tot en met 4 vormen derhalve een totaalvoorstel wat met elkaar samenhangt. Dit betekent een totale investering van: ICT-voorzieningen raadsleden uitbesteden Kluitjesvoetbal Optimaliseren data-informatiesystemen Raadsadviseur

Structureel € 120.000

Incidenteel PM