4.1 Nota Dordtse Dinsdag.pdf

Nota Dordtse Dinsdag maart 2021 1. Inleiding In het Presidium van september 2019 heeft u gesproken over de toenemende vergaderdruk. Geconstateerd is dat deze te hoog is. Extra avonden / eerder starten zou niet moeten worden ingepland en op de reguliere avonden moet beter geprioriteerd en effectiever vergaderd worden. Dit blijkt in praktijk weerbarstig en lastig te realiseren. De griffier is toen gevraagd een 'discussienota' op te stellen aan de hand waarvan de discussie gevoerd kan worden hoe om te gaan met de vergaderdruk. Deze discussienota is in november 2019 besproken. In deze nota is een analyse van oorzaken en een aantal mogelijke oplossingsrichtingen gegeven waarbij de 'Dordtse Dinsdag' is geïntroduceerd. De bespreking in het Presidium leidde tot de volgende conclusies: 

het idee van een Dordtse Dinsdag vindt het Presidium een mooi idee. Alle vergaderingen vinden plaats op dinsdag (vaste vergaderdag) en geen enkele op een andere dag/avond. Dit is echter lastig te bereiken zonder ook het verruimen van de vergadertijd op deze dag.



Het nadrukkelijker invoeren van het BOB-model (beeldvorming, oordeelsvorming en besluitvorming) en meer investeren in beeldvorming wordt als nuttig gezien, het komt de kwaliteit van de besluitvorming ten goede en kan later in de besluitvorming tijd schelen. Dit vraagt echter wel tijd investeren aan de voorkant.



Het presidium staat in principe positief tegenover het verruimen van vergadertijd (met een gegeven 'doorkijkje'). Het is echter niet mogelijk om dat midden in een raadsperiode in te voeren. Raadsleden hebben immers afspraken gemaakt met werkgevers en dat is lastig tussentijds te veranderen. Daarom zou een dergelijk besluit voor het samenstellen van de kandidatenlijsten voor de volgende periode genomen moeten worden. De griffier wordt gevraagd dit een jaar voor de verkiezingen weer in te brengen.

In voorliggende nota wordt hier opvolging aan gegeven. Allereerst wordt een analyse gegeven, hoe komt het dat het knelt en hoe gaan andere gemeenten hier mee om? Vervolgens wordt in een voorstel uitgewerkt hoe dit er uit zou kunnen zien en wordt u gevraagd hierover te besluiten. 2. Analyse Geconstateerd kan worden dat de vergaderdruk onverminderd knelt. Zo zitten enkele commissies in maart al bijna vol toe en met juni, terwijl er nog stukken bij gaan komen. Er liggen verschillende oorzaken aan de vergaderdruk ten grondslag, onder andere:

A. Opgaven

Dordrecht is de 23e grootste stad van Nederland en één van de 100.000+ gemeenten. Een stad met grootstedelijke problematiek, met ambitieuze stedelijke & regionale (groei)ambities en een groot buitengebied met specifieke vraagstukken. Daarnaast maken regionale en landelijke ontwikkelingen dat het aanbod van stukken voor de gemeenteraad groot en inhoudelijk voor de stad van belang is. Ook vragen complexe en veelomvattende dossiers tijd om als raad goed te kunnen behandelen. Ontwikkelingen die wij de komende jaren op ons af zien komen, waarbij de raad een belangrijke rol speelt zijn bijvoorbeeld:

o

o

o

o o

o o o o o

Bouwen: de komende jaren zal nog een invulling voor minimaal 6.000 nieuwe woningen gevonden moeten worden. Gezien de beperkte ruimte in de stad gaat dat ingewikkelde afwegingen opleveren t.a.v. de balans tussen bouwen, groen, blauw, mobiliteit. Dat vraagt genoeg (voorbereidings)tijd van de raad. Ook t.a.v. het daadwerkelijk realiseren van die woningen (vraagt ruimtelijke besluitvorming). Omgevingsvisie: De versie 1.0 wordt komend voorjaar vastgesteld, maar zal elk jaar herzien worden. Gezien de woningbouwopgave en de energie- en klimaatopgave zal dat elk jaar weer een flinke klus zijn voor de raad. Energietransitie: De RES 1.0 wordt dit jaar vastgesteld, maar is eigenlijk een kaderstellend instrument. Alle keuzes rondom bijv. windmolens en zonneparken moet daarna in beleid en het Omgevingsplan worden vastgelegd. Gezien de maatschappelijke impact van de energietransitie zal dit een flink beslag op de raad gaan leggen. Idem voor de Transitievisie Warmte: de uitdaging om de komende jaren steeds meer woningen aardgasvrij te maken. Nieuw Stadskantoor: naast de formele besluitvorming die nog aanstaande is zal de raad dit project de komende jaren ook intensief moeten blijven volgen vanuit haar controlerende rol. Met het opheffen van de GR Drechtsteden en zijn van Servicegemeente komt o.a.

de bestuurlijke/financiële kant van de groeiagenda (zoals de monitor en uitvoeringsagenda) erbij voor de Dordtse Raad. Ook zullen er lokaal meer besluiten genomen moeten worden ('meervoudig lokale samenwerking'). Er komen vele voorstellen die samen hangen met levendige binnenstad/horeca/ evenementen etc. Dat zal wellicht na Corona een versnelling krijgen en is nu in voorbereiding. Toegang en toezicht met betrekking tot voorzieningen in het sociale domein vragen om rolneming van de Raad (o.a. Jeugdhulp, Beschermd wonen en opvang). Sturing van sociaal domein vraagt onverminderd frequent vergadertijd en aandacht van de gemeenteraad om trends en ontwikkelingen in de stad te kunnen duiden1. Wellicht wordt digitalisering en informatievoorziening ook lokaal een meer politiek thema. Financiële vraagstukken. Landelijk volop een onderwerp van gesprek over de (financiële) verhoudingen tussen rijk, provincie en gemeenten. Wijzigingen op dit punt zijn niet onlogisch.

Zoals gezegd zijn dit voorbeelden, is de lijst niet uitputtend en gaat dit veelal om grotere ontwikkelingen die naast de gewone 'dagelijkse' dossiers (gaan) spelen. De ervaring leert dat de hoge vergaderdruk geen tijdelijke situatie is. Als we vooruit kijken en de lijst van voorbeelden zien, zal het in de toekomst zeker niet minder druk worden. Dordrecht is en blijft een grote stad waarvan het goed besturen tijd en aandacht vraagt. Hierbij zal de werkdruk gezien o.a. decentralisaties en (regionale) ontwikkelingen eerder toenemen dan afnemen. B. Ambitie We hebben uiteraard als gemeenteraad ambities voor onze stad (bijvoorbeeld 'een fijne stad om in wonen, werken en recreëren'). Maar we hebben als gemeenteraad ook ambities voor onszelf; hoe willen we als gemeenteraad door-ontwikkelen, optimaal functioneren en onze stad maximaal dienen? Hier hebben we bij de start van deze bestuursperiode een begin gemaakt en heeft in juni 2018 de raad de notitie 'doorontwikkeling raad' vast gesteld met daarin 14 besluiten ter verbetering van het functioneren van de raad. In voorjaar van 2019 is hier bij de raadsdag in Rotterdam opvolging aan gegeven en is gesproken over het functioneren van de raad. De belangrijkste uitkomst was dat het wenselijk is meer te werken met het BOB-model en dat wij met elkaar veelal te snel voorbij gaan aan de fase van beeldvorming.

Bij veel onderwerpen wordt gelijk in de commissie gesproken over ieders oordeel. Hiervan wordt meestal niet meer afgeweken ('anders ben je een draaikont'). Geconcludeerd is dat we in de beeldvormings- en oordeelsvormingsfase beter naar elkaar en betrokkenen uit de stad kunnen luisteren: 'ieder heeft zijn eigen wijsheid en voegt daar de wijsheid 1

Publicatie Decentrale taak is politieke zaak (ROB, 13 februari 2020), waarin wordt gesteld dat gemeenteraden de ruimte die zij hebben in de sturing van het sociaal domein beter kunnen benutten (zie https://www.raadopenbaarbestuur.nl/documenten/publicaties/2020/02/13/advies-decentrale-taak-ispolitieke-zaak

van anderen aan toe en maakt hiermee een nieuwe eigen wijsheid'. De verdere doorontwikkeling van de raad is mede door de komst van Corona gestokt, maar het zou goed zijn dit weer op te pakken zodra het kan. Het goed doorlopen van de drie fasen zou in het begin van het proces meer tijd kosten (waarbij afgesproken is ook te experimenteren met vormen), maar later in het proces tijd opleveren (ervaring van andere gemeenten). Wellicht kan hierbij ook meer aandacht worden besteed aan het opleiden van raadsleden (bijvoorbeeld 'hoe gebruik je interrupties, hoe bouw je kort en krachtig een goede woordvoering op, etc'). Dit alles vraagt ook tijd. C. Weerbarstige praktijk Agenderen en vergaderen doen de leden zelf en is mensenwerk. Terugkerend dilemma is dat de meesten effectiever en efficiënter willen vergaderen. Hier is al meerdere malen raadsbreed of in het Presidium over gesproken en afspraken zijn gemaakt. Ieder staat achter de afspraken, echter in praktijk blijkt het toch lastig. Veel onderwerpen worden (al dan niet terecht) geagendeerd, lange woordvoeringen, elkaar herhalen, te weinig op hoofdlijnen / te veel op details, vragen stellen over technische aspecten, interrumperen niet met een vraag aan de spreker maar extra tijd voor eigen standpunt, voor de bühne spreken, etc. De conclusie van bovenstaande analyse: 

We zijn een grote stad en hebben te maken met een veelheid aan belangrijke zaken & problematiek. Hierbij speelt de raad een wezenlijke rol, waarbij de werkdruk eerder toeneemt dan afneemt. We zijn een serieuze grote stad met serieuze vraagstukken. De raadsrol goed oppakken en serieus nemen vraagt tijd en aandacht.



We kunnen zelf werken aan ons functioneren: meer aandacht en tijd voor beeldvorming en beter vasthouden aan gemaakte afspraken. Wellicht ook meer aandacht voor het opleiden van raads- en commissieleden.



Vasthouden aan de huidige vergaderuren en tegelijk de raadsfunctie goed in (blijven) vullen gaat lastig samen.

Hoe doen anderen het? Naar aanleiding van bovenstaande en op uw verzoek is ook uitgevraagd hoe andere 100.000+-gemeenten omgaan met de gezamenlijke tijdsbesteding en of hier al dan niet ook overdag wordt vergaderd (de grote steden zijn hier uit gelaten, dat is immers geen reële vergelijking). In bijlage 1 is een overzicht opgenomen. Uit het overzicht (bijlage 1) blijkt dat er veel verschillende vergadersystemen worden gebruikt (commissies, raadsplein-systeem, stads- en raadsrondes, etc) en dat de meeste 100.000+-gemeenten niet alleen in de avond vergaderen. De vergaderdruk wordt herkend, Dordrecht is hier dus niet uniek in. Ook landelijk wordt hierover gesproken. Een aantal keer wordt de volgende redenering gezien: Hoe groter de gemeente, hoe hoger de raadsvergoeding. Dit omdat er vanuit wordt gegaan dat de werkdruk in een grotere gemeente groter is en je meer tijd kwijt bent aan het raadswerk dan in een kleinere gemeente. Deze vergoeding kan een raadslid gebruiken om ook (af en toe) overdag tijd te besteden aan het raadswerk en hier vaste tijden voor aan te houden. 3. Inventarisatie Ter voorbereiding op voorliggend stuk heeft de griffier de meeste (9) fractievoorzitters over de mogelijkheid van de Dordtse Dinsdag (iedere dinsdag vrij houden vanaf 16u)

gesproken. De reacties waren verdeeld. Vijf vinden het een goed idee, drie hebben twijfels en één is tegen. Van de voorstanders willen er twee leden liever om 14u starten (zelfde starttijd als raad en meer tijd met elkaar om zaken goed op te pakken). Aangegeven is dat het moet kunnen dat in ieder in ieder geval vanaf 16u vrij houdt in de agenda. Genoemd is dat daar de vergoeding ook voor is bedoeld (het stelt je in staat minder te werken en gaat om een paar uurtjes, ook kan er wellicht flexibeler gewerkt worden voor de baas). Wil je het raadswerk goed doen, dan vraagt dat tijd. Het wordt ook als groot voordeel gezien dat alle vergaderingen dan op één dag plaatsvinden. Daarnaast wordt een gezamenlijke maaltijd als goed gezien voor de binding tussen raads- en commissieleden en geeft het een mogelijkheid om informeel met elkaar te overleggen / zaken bij elkaar te polsen. Als kanttekening wordt wel gegeven dat dit niet geldt in Coronatijd. Digitaal werken vanaf 14u of 16u is te lang. Ook wordt gesteld: 'als we dit niet doen, hoeveel avonden gaan we dan samenkomen? Het is helder dat we iets moeten'. De personen die twijfelen of tegen zijn noemen een aantal bezwaren: 



Het geeft spanning in de verhouding tussen werk en gezin. Het raadswerk wordt steeds lastiger te combineren en werven van leden zal hiermee ook niet makkelijker worden. De maatschappelijke carrière is van belang. Niet iedereen wil/kan al vanaf 15u vrij nemen. Trek je dan een ander soort raadsleden (gepensioneerden en huisvrouwen/mannen)?

Wel wordt het alléén vergaderen op dinsdag in deze groep als positief gezien en aangegeven dat het wellicht een mogelijkheid is om tussen 16-18u niet iedereen nodig te hebben. Fracties kunnen dan zelf kijken wie ze in die tijd afvaardigen zodat niet iedereen iedere week er vroeg hoeft te zijn. Ook is als aandachtspunt meegegeven te kijken naar de vergoeding van commissieleden. Ook in deze groep is het alternatief van twee vaste avonden vergaderen meegegeven of wordt het tijdstip van 17u starten geopperd. 4. Vergadersysteem Wij werken op dit moment als gemeenteraad met een commissiesysteem en hebben dat op onze Dordtse manier ingevuld. Dit systeem leidt veelal tot tevredenheid, maar er gaan ook geluiden op met wensen om het anders te doen. Voorgesteld wordt om de periode mei – oktober van dit jaar te gebruiken als verkenning. Welke wensen en eisen stellen wij aan een vergadersysteem? Welke mogelijke manieren van werken zijn er (raadsplein, stadsrondes/raadsrondes, commissies, etc) met welke voor- en nadelen? Hoe werkt dit in andere steden? Welke werkende systemen zijn zo interessant om eens een kijkje te gaan nemen? Wat past het beste bij Dordrecht? Of is het huidige systeem wellicht zo slecht nog niet? Et cetera. Deze verkenning leidt tot een rapportage met mogelijke uitwerkingen en aanbevelingen.

Het Presidium kan op basis hiervan aan het eind van dit jaar (november) besluiten over hoe we volgende raadsperiode gaan werken. Voorgesteld wordt om voor deze verkenning een werkgroep in het leven te roepen, ondersteund/getrokken door de griffier en commissiegriffier fysiek. Iedere fractie kan hiervoor een persoon afvaardigen. Hiermee wordt brede inbreng mogelijk gemaakt en ontstaat draagvlak voor het mogelijke besluit. De werkgroep kan bijvoorbeeld starten met een inventarisatie onder alle raads- en commissieleden: wat gaat nu goed en wat kan beter?

5. Voorstel Gezien bovenstaande wordt voorgesteld te besluiten: 1. Vanaf de volgende bestuursperiode alle raads- en commissieleden te vragen iedere dinsdag vanaf 16u vrij houden voor de Dordtse Dinsdag. Niet iedereen hoeft er iedere dinsdag om 16u te zijn. Hieronder wordt een doorkijkje gegeven hoe de Dordtse Dinsdag eruit kan zien. De debatraad start zoals we gewend zijn om 14u. Op andere dagen dan dinsdag wordt er door de Griffie niks georganiseerd. Het levert voor de meesten dan ook minder belasting in de avonduren op. Eén keer per kwartaal is er geen Dordtse Dinsdag, omdat er dan een regionale bijeenkomst op dinsdag is.

2. Mei – oktober van dit jaar te gebruiken voor een inventarisatie met betrekking tot het vergadersysteem en hiervoor een werkgroep in het leven te roepen met mogelijke afvaardiging vanuit iedere fractie. De werkgroep levert in de eerste week van november een rapportage met aanbevelingen op, waarna het Presidium hierover in november kan besluiten. Doorkijkje Een aantal opties combinerend zou de Dordtse Dinsdag er bijvoorbeeld drie van de vier vergaderweken (de vierde dinsdag is debatraad) als volgt uit kunnen zien: Tijdstip

Activiteit

16.00 – 18.00 uur

Beeldvormende fase voor commissies: politieke markt met verschillende mogelijke vormen (ronde tafel gesprek, werkbezoek, presentatie, informatiemarkt, thema-bijeenkomsten, etc.). Bijvoorbeeld op 2 van de 4 Dordtse Dinsdagen. Overleggen van Presidium, Auditcommissie, CTOO, werkgroepen etc. Bijvoorbeeld op 1 van de 4 Dordtse Dinsdagen hiervoor vrij maken (als het niet nodig is, dan niet vergaderen).

18.00 – 18.45 uur

Gezamenlijke maaltijd

18.45 – 19.15 uur

Eventueel raadsbreed vragen halfuurtje (vragen aan college) (Waren velen enthousiast over bij werkbezoek aan Rotterdam. Dit hoeft uiteraard niet!)

19.15 – 19.30 uur

Hamerraad (of start commissies)

19.35 – 23.00 uur

Commissies beeldvormend & oordeelsvormend (nader uitwerken hoe)

Uiteraard kan van bovenstaand schema afgeweken worden en kan de verkenning van de werkgroep leiden tot een heel ander systeem. Met bovenstaand voorstel is het gevaar dat te makkelijk voorbij gegaan wordt aan de genoemde bezwaren (spanning verhouding tussen werk / gezin en raadswerk wordt steeds lastiger te combineren met maatschappelijke carrière). Dat is zeker niet de bedoeling. Enerzijds kunnen raadsleden hun vergoeding mogelijk en desgewenst inzetten om afspraken te maken met hun werkgever. Anderzijds raken wij steeds meer gewend

aan digitaal en flexibel werken. Omdat ieder vooraf weet wat er wanneer verwacht wordt op de Dordtse Dinsdag kunnen er wellicht in die zin ook flexibele afspraken gemaakt worden met werkgevers (het werk hoeft bijvoorbeeld niet altijd op dinsdagmiddag plaats te vinden). Dit vraagstuk is niet uniek voor Dordrecht. Overal in het land worstelen raadsleden met dergelijke vragen (van kleine tot grote gemeenten). De Nederlandse Vereniging voor Raadsleden en het Ministerie van Binnenlandse Zaken zijn permanent bezig met het oplossing van dit vraagstuk via de band van bijvoorbeeld vergoedingen, takenpakket, opleiding en toerusting van raden en raadsleden.

Bijlage 1, overzicht tijdsbesteding vergaderingen andere 100.000+-gemeenten Stad

Vergaderingen / tijdsbesteding

Breda Ede

Iedere donderdag vanaf 16u Iedere week vanaf 14u, fracties bepalen welke leden ze inzetten. Achterliggende redenering: voor raadsleden geldt dat hun vergoeding ook bedoeld is voor inleveren werktijd om te kunnen vergaderen e.a. Niet iedereen kan dat altijd, maar het lukt. Vergaderdruk neemt ook toe omdat de raad zelf steeds meer onderwerpen (informatief of oordeelvormend) agendeert, dan ook bereid zijn hier tijd aan te geven. Dit geeft geen problemen m.b.t. de representativiteit, nieuwe raadsleden weten waar ze aan beginnen. M.a.w.: het zijn vooral inloopproblemen, maar als het eenmaal loopt gaat het goed. Wat helpt is dat er van 18-18.45 u. een gezamenlijk maaltijd is en dat is bijzonder goed voor de verhoudingen. Iedere dinsdag vanaf 17u, soms vanaf 14u Er wordt niet overdag vergaderd Nu nog alleen avond, vanaf volgende bestuursperiode ook middag. Maken onderscheid tussen must-do ((formele) kaderstellende en controlerende raadszaken) en nice-to-do besprekingen (bedrijfsbezoeken, informatiebijeenkomsten, werksessies enz.). Komen uit de traditie dat raadsleden de hele maandag beschikbaar houden voor raadswerk, omdat zij daar ook een vergoeding voor krijgen. Echter, sinds 2014 is daar steeds meer de klad ingekomen.

Dat verklaren wij door enerzijds het grote aantal ZZP-ers in de raad die hierover geen structurele afspraken met hun baas kunnen maken (zoals voorheen wel vaak gebeurde). Ook doordat steeds meer raadsleden de vergoeding niet gebruiken voor inleveren van uren bij de baas. Dat betekent dat we nu op de maandag tussen 15 en 19 uur alle beeldvormende (technische en informatieve) sessies plannen, plus alle niet reguliere (art 82) raadscommissies. Vanaf 19 uur is onze reguliere commissie of raad. Elke dinsdagavond hebben we ergens in de stad een stadsdeelcommissie. Elke donderdagavond is beschikbaar voor interne overleggen. In het Haarlemmermeers Raadsplein-systeem wordt om de week donderdag plenair vergaderd vanaf 17.00u tot 22.30u (incl. maaltijd, en op basis van spreektijden). Als er meer tijd nodig is om zaken te behandelen, dan wordt ook op de tussenliggende donderdagavond vergaderd, maar dan niet plenair. Starttijd is dan 19.00u tot uiterlijk 22.00u. Als er presentaties, werkbezoeken, excursies, etc. centraal via de gemeente, in casu de griffie worden georganiseerd, dan wel werkgroepen moeten vergaderen, mag dit alleen op donderdagmiddagen, na 13.00u, wederom qua planning uitgaand van de 2-wekelijkse plenaire raad. De spreekwoordelijke uitzondering wordt gevormd door de agendacommissie , die op eigen verzoek twee-wekelijks op donderdagochtend vergadert.

Vergaderavond start om 16u. Liefst met onderwerpen waar niet direct de hele raad bij aanwezig moet zijn. Wekelijks stads- en raadsrondes vanaf 17/18u. Vergadermaandag vanaf in ieder geval 15u, soms eerder. Woensdag vergaderavond. Maar starten steeds vaker eerder, extra avonden of zaterdagochtend. Vergaderen alleen 's avonds

Eindhoven Delft Deventer Enschede

Haarlemmermeer

Leeuwarden Maastricht Tilburg Venlo Zaanstad