3b. OZHZ Jaarstukken 2021 vastgesteld DB 14 april 2022.pdf
Tekst van het document
Jaarstukken 2021 Jaarstukken 2020 Voorlopige jaarrekening 2020, vastgesteld door het dagelijks bestuur op <DATUM>
Vastgesteld Dagelijks Bestuur 14 april 2022
Directieteam 23 maart 2021
www.ozhz.nl
1
J aars tukken 2021. V ast gesteld Dagelijks B est uur 14 ap ril 2022
Inhoud Inleiding
4
I Jaarverslag
5
1.
6
Programmaverantwoording
1.1 Thema's
7
1.2 Bestuurlijke ontwikkelingen
8
1.3 Kritische prestatie indicatoren
13
1.4 Wat heeft het gekost?
19
2.
27
Paragrafen
2.1 Weerstandsvermogen en risicobeheersing
28
2.2 Onderhoud kapitaalgoederen
33
2.3 Financiering
33
2.4 Bedrijfsvoering
37
II Jaarrekening 2021
46
1.
Balans per 31 december 2021
47
2.
Programmarekening 2021
64
3.
Wet normering topinkomens (Wnt)
66
4.
Rechtmatigheid
68
Bijlage 1 Verbonden partijen
69
Bijlage 2 Overzicht taakvelden
70
2
J aars tukken 2021. V ast gesteld Dagelijks B est uur 14 ap ril 2022
3
J aars tukken 2021. V ast gesteld Dagelijks B est uur 14 ap ril 2022
Inleiding
Voor u liggen de jaarstukken 2021 van de Omgevingsdienst Zuid-Holland Zuid. Hiermee doen wij verslag over de uitvoering van de begroting 2021. Het jaarverslag is de verantwoording over de behaalde beheersmatige en financiële resultaten. Inhoudelijk wordt separaat, per opdrachtgever, gerapporteerd over de uitvoering van de jaarprogramma’s 2021. In de begroting 2021 hebben wij speerpunten en prestatie-indicatoren geformuleerd. In het jaarverslag sluiten wij hierop aan en gaan we in op de resultaten. De jaarstukken bestaan uit het jaarverslag (deel I) en de jaarrekening (deel II). Het jaarverslag bevat de programmaverantwoording (wat willen we, wat hebben we daarvoor gedaan en wat heeft het gekost?) en de verplichte paragrafen. De jaarrekening bevat de balans, programmarekening en specifieke verantwoordingen.
4
J aars tukken 2021. V ast gesteld Dagelijks B est uur 14 ap ril 2022
I. Jaarverslag 1. Programmaverantwoording Voorwoord 2021 was wederom een bijzonder jaar. Al geruime tijd zijn we in de ban van het Covid-19 virus. We moeten ons werk daardoor soms op een andere manier doen. De uitgestelde omgevingswet maakte dat we nog flexibeler moesten zijn. Alle medewerkers van OZHZ zijn daar het afgelopen jaar goed in geslaagd! We sluiten 2021 af met een positief financieel resultaat. Samen met opdrachtgevers en partners in de regio heeft OZHZ veel gerealiseerd op het gebied van een veilige, gezonde en duurzame leefomgeving. Bijzonder aandacht ging bijvoorbeeld uit naar het brandveilig maken van parkeergarages. De opmars van elektrische auto's heeft nogal een impact. OZHZ bracht de hele keten van e-waste in kaart en sloot zich aan bij een landelijke samenwerking. Vervolgens zijn samen met gemeenten en de Inspectie voor Leefomgeving & Transport controles uitgevoerd. Binnen het Regieplan is een hoop werk verzet. Het programma 'Opgavegericht werken' zocht naar juiste locaties voor een waterstoftank en samen met gemeentes is gekeken naar hoe bedrijventerreinen klimaatneutraal gemaakt kunnen worden. Vanuit het programma 'Informatiegestuurd werken' wordt informatie en data slimmer ingezet bij de meest uitdagende vraagstukken. Bijvoorbeeld om de biodiversiteit in een gemeente te vergroten.
OZHZ-experts ontwikkelden nieuwe producten en richtten processen samen met andere betrokken overheden opnieuw in voor de Omgevingswet. Vanaf 2022 gaat OZHZ werken met de Ontwikkelaanpak, als opvolger van het Regieplan. Uiteraard maakt het programma Omgevingswet daarvan nog deel uit, want we moeten op 1 januari 2023 klaar staan voor het uitvoeren van de Omgevingswet. De hoofdlijnen van deze Ontwikkelaanpak zijn bekend. Eén daarvan is de nadruk op data en dataproducten: deze worden nadrukkelijk gekoppeld aan de opgaven van opdrachtgevers. Dit is bijvoorbeeld van groot belang voor toekomstgerichte gebiedsontwikkeling, waarin de woningbouwopgave een belangrijke component is. En voor Samen meer Grip op Milieuschade, waar verschillende instanties de krachten én data bundelen voor het aanpakken van milieuschade en milieucriminaliteit. In 2021 zijn een aantal belangrijke onderzoeken gedaan en ook rapporten verschenen. Deze hebben gevolgen voor omgevingsdiensten. OZHZ ziet dit als aanmoediging om belangrijke stappen te zetten. En zodoende met veel plezier, kennis en kunde gemeenten en de provincie te helpen om hun ambities waar te maken! De medewerkers van OZHZ hebben niet stil gezeten. Ik nodig u dan vooral ook uit om een kijkje te nemen in dit jaarverslag voor een nog beter beeld van hun werk.
Bij deze dank ik alle medewerkers die zich in 2021 hebben ingezet voor een veilig, gezond, duurzaam en leefbaar Zuid-Holland Zuid! Meindert Stolk, voorzitter OZHZ 5
J aars tukken 2021. V ast gesteld Dagelijks B est uur 14 ap ril 2022
6
J aars tukken 2021. V ast gesteld Dagelijks B est uur 14 ap ril 2022
1.1
Thema's
Veiligheid OZHZ draagt bij aan een veilige regio. Door het verlenen van vergunningen zorgen wij ervoor dat bedrijfsactiviteiten zo min mogelijk gevolgen hebben voor de veiligheid van bewoners in de omgeving. Dit doen wij door in een vergunning vast te leggen hoeveel en welke stoffen een bedrijf mag verwerken, uitstoten of afvoeren. Samen met bijvoorbeeld de veiligheidsregio worden risicoanalyses gemaakt om onveilige situaties zoveel als mogelijk te voorkomen. Vervolgens controleren onze inspecteurs of de bedrijven zich aan de vergunningsvoorschriften houden.
Duurzaamheid OZHZ draagt bij aan een duurzame regio. Dit doen wij door advies te geven over een bewuster (her)gebruik van energie en grondstoffen om schade aan het milieu te voorkomen. De omgevingsdienst adviseert over energiebesparing aan bedrijfstakken zoals bijvoorbeeld zorginstellingen, scholen en bedrijven in de agrarische sector. OZHZ denkt met gemeenten mee over een duurzame inrichting van de ondergrond en omgeving. We streven hierbij naar een goede balans tussen omgevingskwaliteit en ruimte voor economische ontwikkelingen.
Gezondheid OZHZ draagt bij aan een gezonde omgeving. Door het verlenen van vergunningen zorgen wij ervoor dat bedrijfsactiviteiten zo min mogelijk schadelijke effecten hebben op de gezondheid van omwonenden of het milieu. Dit gebeurt door vast te leggen hoeveel en welke stoffen een bedrijf mag verwerken, uitstoten of afvoeren. Vervolgens controleren onze inspecteurs of de bedrijven zich aan de vergunningsvoorschriften houden. Bij het reinigen van vervuilde bodem adviseren onze deskundigen over hoe dat zo goed mogelijk en zonder risico’s voor de gezondheid kan. Daarnaast toetsen wij ook de saneringsplannen van gemeenten en bedrijven.
Leefbaarheid OZHZ draagt bij aan een leefbare regio door in de woonomgeving overlast die bewoners een gevoel van onbehagen geeft, te signaleren en aan te pakken. OZHZ houdt toezicht op bedrijven en behandelt klachten van inwoners over milieuoverlast. Daarnaast ondersteunen wij een aantal gemeenten met toezicht en handhaving bij bijvoorbeeld evenementen. De bescherming van natuurgebieden (de groene handhaving) is een speciale taak die OZHZ uitvoert voor de hele provincie. Ook op het gebied van geluid heeft OZHZ een rol. Geluidoverlast is een breed begrip. Wat voor de ene inwoner gezellige muziek is, kan voor een andere persoon irritante herrie zijn.
7
J aars tukken 2021. V ast gesteld Dagelijks B est uur 14 ap ril 2022
1.2
Bestuurlijke ontwikkelingen
Omgevingswet In februari 2022 werd bekend dat de Omgevingswet niet in werking treedt op 1 juli 2022 maar pas op 1 januari 2023. OZHZ rapporteert in het jaarverslag 2021 over de uitvoering van het programma Omgevingswet 2021 (als onderdeel van het Regieplan 2019 – 2021). Het AB stelt het jaarverslag vast in Q1 van 2022. Met het programma Omgevingswet maakt OZHZ zich klaar om te werken onder de nieuwe wet. Hoe kan OZHZ de initiatiefnemer straks beter helpen? En wij als ‘de overheid’: hoe werk je beter samen als één? Vooral ook snel, want de wettelijke doorlooptijden van bijvoorbeeld vergunningen zijn straks korter dan nu. Met de uitvoering van het programma 2021 Omgevingswet zorgde OZHZ ervoor dat de basis goed geregeld is. Kortom: OZHZ kan straks goede vergunningen blijven verlenen, strikt toezicht blijven houden en adviezen geven aan gemeenten en provincie. Om op tijd klaar te zijn met de voorbereidingen, formuleerden wij eerder vier opgaven: 1.
Ervaring opdoen en producten ontwikkelen
2.
Systemen en processen aanpassen en inrichten
3.
Kennis verwerven en opleiden
4.
Afspraken maken met opdrachtgevers
Enkele voorbeelden. In 2021 vonden ketentesten plaats. Hiermee gingen we ook door toen OZHZ, door het omschakelen naar een nieuw VTH-systeem, geen eigen aansluiting meer had op het Digitale Stelsel Omgevingswet. Zo keek OZHZ, samen met de gemeente Molenlanden en Hendrik-Ido-Ambacht, mee met een test vanuit de gemeente Hoeksche Waard. Samen met het waterschap Hollandse Delta en VRZHZ werden gecombineerde aanvragen met verschillende aanvragen getest. OZHZ maakte ook een digitaal naslagwerk van milieuthema’s in de Omgevingswet. En nam deel aan veel verschillende sessies om kennis op te bouwen en uit te wisselen, met andere omgevingsdiensten en met opdrachtgevers, van webinars tot 'omgevingstafels'. OZHZ deed de voorbereidingen samen de provincie Zuid-Holland, gemeenten en ketenpartners in de regio, zoals de GGD en veiligheidsregio. Het programma Omgevingswet loopt door in 2022. Het AB onderschreef al op 25 maart 2021 de uitgangspunten voor de taakuitvoering van OZHZ onder de Omgevingswet. Kern daarbij is dat OZHZ:
Dezelfde taken blijft uitvoeren.
Deze taken uitvoert voor zoveel mogelijk opdrachtgevers, teneinde de taakuitvoering kwalitatief en kwantitatief te kunnen blijven garanderen voor die opdrachtgevers.
Nieuwe taken die als gevolg van de Omgevingswet op opdrachtgevers afkomen, voor hen uitvoert als dat, gezien de huidige taakuitvoering, in de lijn der verwachting ligt.
Een en ander sluit aan bij de huidige dienstverlening van OZHZ aan zijn opdrachtgevers en ontzorgt de opdrachtgevers op de gebieden waarop OZHZ actief is. Om de inzet van OZHZ voor alle opdrachtgevers te kunnen garanderen en om een efficiënte bedrijfsvoering te kunnen voeren, is het van belang om structurele budgetten ter beschikking te hebben. OZHZ vroeg daarom in het AB aandacht voor het structureel opnemen van de huidige incidentele of offerte budgetten voor adviestaken en expertises in de jaarprogramma's van OZHZ. Belangrijk is dan dat duidelijkheid over het takenpakket de kwetsbaarheid van uitvoering van deze taken vermindert, zowel kwantitatief als kwalitatief. Het versterkt tevens de bedrijfsmatige basis van de 8
J aars tukken 2021. V ast gesteld Dagelijks B est uur 14 ap ril 2022
gemeenschappelijke regeling. Dit maakt een win-win situatie vanuit zowel opdrachtgeverschap als vanuit eigenaarschap. Met het oog op de maatschappelijke opgaven die voorliggen borgen de gemeenten en provincie hiermee dat OZHZ een robuuste dienst kan zijn en blijft, met voldoende structureel werkaanbod voor het behouden en aantrekken van voldoende kwalitatief goede medewerkers (OZHZ als aantrekkelijke werkgever). Met alle deelnemers sprak OZHZ af dat de inzet minimaal gelijk blijft. OZHZ verwacht wel dat de precieze aard van de werkzaamheden wat zal veranderen. Ten minste is de huidige capaciteit nodig om de werkzaamheden uit te voeren onder het regime van de Omgevingswet. De structurele financiële inbedding in de individuele jaarprogramma's is voor 2022 op hoofdlijnen uitgewerkt. Voor die onderdelen waarvan OZHZ de impact op voorhand kon inschatten, is dat gedaan. Te denken valt o.a. aan de verplichtingen die voortvloeien vanuit externe veiligheid en geluid. Overige effecten vangt OZHZ op binnen de +/-10% die OZHZ volgens de bijdrageverordening mag afwijken van het jaarprogramma. Veel zal afhangen ook van de keuzes die gemeenten nog moeten maken, bijvoorbeeld ten aanzien van het omgevingsplan en de bruidschat en hun VTH-beleid. Dat maakt het op voorhand kwantificeren lastig.
Voor integrale advisering wil OZHZ vanaf 2022 meer structurele financiering in de individuele jaarprogramma's borgen, in plaats van de incidentele financiering van dit moment. Wat voor 2023 de uiteindelijke financiële consequenties zijn, zal echt afhangen van de keuzes van gemeenten. Die nadere uitwerking vindt plaats in de begroting 2023 en in de jaarprogramma's. OZHZ heeft daarvan melding gemaakt in het AB van 2 december 2021 bij de bespreking van de begrotingsrichtlijnen. OZHZ werkte de afgelopen periode aan de implementatie van een nieuw VTH-systeem. Het traject met de huidige leverancier is stopgezet vanwege het uitstel van de Omgevingswet en onzekerheid over de continuïteit van het systeem. OZHZ heeft inmiddels een contract gesloten voor het gebruik van een ander VTH-systeem waarmee de Omgevingswet kan worden uitgevoerd. In de eerste helft van 2022 implementeert OZHZ het nieuwe systeem. Wet kwaliteitsborging voor het bouwen (Wkb) OZHZ informeerde het AB op 25 maart 2021 over de stand van zaken van de Wkb. Uit een rapport van Berenschot/ANG blijken risico's op het gebied van bedrijfsvoering en financiën. Dit gaat onder andere over een vermindering van legesinkomsten en het hebben van minder zicht op bouw gerelateerde ontwikkelingen in de gemeente. Verder zijn er op dit moment nog te weinig (representatieve) proefprojecten en werkt de ICTcomponent nog niet naar behoren.
Hoewel OZHZ de bouwtaken niet voor alle regiogemeenten uitvoert besloot het AB eerder al dat het wenselijk is dat de dienst zijn kennis en ervaringen uitwisselt met alle gemeenten. Het rapport is ook met alle gemeenten besproken. Zij vonden dit zonder meer waardevol. OZHZ pakt de aanbevelingen uit het rapport actief op. Voor Alblasserdam en Dordrecht onderzocht OZHZ de impact van de Wkb, ook in samenhang met de Omgevingswet en legesheffing, op financiën en formatie. Andere gemeenten doen dat zelf of laten dat doen. OZHZ voert op dit moment een proefproject uit in Dordrecht. Zodra de woning is opgeleverd, evalueert OZHZ het proefproject met de initiatiefnemer, aannemer en de kwaliteitsborger. De resultaten hiervan deelt OZHZ met de gemeente. Ook mogen wij aansluiten bij een proefproject die uitgevoerd wordt in de Hoeksche Waard. Op die manier doen we samen ervaring met het nieuwe stelsel op.
9
J aars tukken 2021. V ast gesteld Dagelijks B est uur 14 ap ril 2022
Overgang van bodemtaken Met de inwerkingtreding van de Omgevingswet gaat het bevoegd gezag voor bodemsaneringstaken grotendeels over van de provincie naar de gemeenten, met uitzondering van gemeente Dordrecht. Die gemeente is nu al bevoegd gezag. De lopende saneringen, nazorgtrajecten en grondwater-taken blijven onder het bevoegd gezag van de provincie vallen. Omdat de bodemsaneringstaak nu verplicht onderdeel is van het basistakenpakket, blijft dit ook zo geregeld onder de Omgevingswet. De uitvoering van toezicht en handhaving op de bodemsaneringstaak wordt daarmee in mandaat belegd bij OZHZ. De vergunningverlening en adviestaken voor deze taak komen bij OZHZ, omdat die kennis gebundeld aanwezig is bij OZHZ. In de richtlijnen voor de begroting 2023 (AB 2 december 2021) meldde OZHZ al dat het nog steeds niet duidelijk is wat de omvang van de bodemsaneringstaak voor gemeenten zal zijn. Dit maakt het lastig de financiële consequenties volledig in te schatten. Het overleg vindt op landelijk niveau plaats, OZHZ volgt het dossier nauwgezet. Zo hebben de gedeputeerde en de gemeente Dordrecht in 2020 hun zorgen geuit aan de verantwoordelijke minister en staatssecretaris. Ook de VNG is betrokken. In de circulaires van 2022 zal duidelijk moeten worden of de Rijksmiddelen voldoende zijn om deze wettelijke taken uit te voeren.
Bij onvoldoende middelen kan het benodigde uitvoeringsniveau niet gewaarborgd worden, wat negatieve effecten kan hebben op de gezondheid en het milieu. OZHZ schat in dat 70-80% van het provinciale bodemtakenpakket overgedragen zal worden naar de gemeenten. Op basis van deze schatting is € 800.000 benodigd om deze taken op het huidige uitvoeringsniveau volledig uit te voeren voor de gemeenten in Zuid-Holland Zuid (m.u.v. gemeente Dordrecht). OZHZ werkt dit verder uit in de begroting en jaarprogramma's 2023. Commissie Van Aartsen en provinciale verkenning VTH-taken In de tweede Bestuursrapportage, die bij de stukken van het AB van 2 december 2021 was gevoegd, gaat OZHZ uitgebreid in op de landelijke en provinciale verkenningen en adviezen omtrent de uitvoering van de VTH-taken. Zo concludeerde de Commissie Van Aartsen in het rapport ‘Om de leefomgeving, Omgevingsdiensten als gangmaker voor het bestuur’ dat het VTH-stelsel niet goed functioneert en niet voldoet aan de oorspronkelijke bedoeling van de commissie Mans. De commissie Van Aartsen geeft in dit rapport tien aanbevelingen om het landelijke stelsel van omgevingsdiensten en de kwaliteit van toezicht en handhaving te verbeteren. Daarnaast verschenen er in 2021 nog meer rapporten over het functioneren van het VTH-stelsel, zoals van de Algemene Rekenkamer.
De conclusies en aanbevelingen van die rapporten zijn grotendeels in lijn met die van de Commissie Van Aartsen. Het AB en DB bespraken deze ontwikkelingen in 2021 op meerdere momenten. Hoewel de situatie in ZuidHolland Zuid niet helemaal vergelijkbaar is met het beeld dat de landelijke onderzoeken schetsten, vindt OZHZ de gedane aanbevelingen toch zeker waardevol voor de verdere doorontwikkeling van de organisatie. Het is ook een steun in de rug voor de wijze waarop de gemeenten en provincie al sinds de start van OZHZ met elkaar en met de dienst samenwerken. Eind 2021 en begin 2022 zette het Rijk de eerste stappen om een vervolg te geven aan dit traject, te beginnen met het ophalen van input op de aanbevelingen van de Commissie Van Aartsen en het debat in de Tweede Kamer. OmgevingsdienstNL (ODNL), de landelijke vereniging van directeuren van omgevingsdiensten, herkent de gesignaleerde urgentie en begon in 2021 met het verder professionaliseren van de vereniging. ODNL zet in op het versterken en verbinden van de gezamenlijke kennis en expertise van de diensten, om zo een bijdrage te leveren aan de kwaliteit van een veilige, gezonde en duurzame leefomgeving, nu en in de toekomst.
In een brief aan de staatssecretaris van begin oktober wijst ODNL erop dat, om de forse ambities waar te maken, een omgevingsdienstoverschrijdende inzet vereist is die verder gaat dan de financiële ruimte die gemeenten en provincies via de omgevingsdiensten kunnen bieden. Bovenop de investeringen van gemeenten en provincies in het stelsel is een gezamenlijke inzet van alle partners nodig om de landelijke verbeteropgaven mogelijk te maken. 10
J aars tukken 2021. V ast gesteld Dagelijks B est uur 14 ap ril 2022
Om deze gezamenlijke inzet te concretiseren stelde ODNL – op verzoek van het ministerie van I&W – een eerste aanzet op voor een Impulsprogramma VTH-stelsel 2030, inclusief een financiële raming. De staatssecretaris ziet ODNL als een organisatie die mede kan zorgen voor een aantal verbeteringen. In december 2021 berichtte de staatssecretaris de Tweede Kamer over het vervolg, mede gelet op het aanvullende onderzoeksrapport 'Omgevingsdiensten in beeld'.
Een aantal ontwikkelingen heeft grote invloed op de taken die OZHZ uitvoert voor de gemeenten en provincie. Denk o.a. aan de Omgevingswet, de energieagenda, woningbouwopgaven, klimaatadaptie, de private kwaliteitsborging in de bouw en de overgang van bodemtaken van provincie naar gemeenten. Streven van provincie en gemeenten is om een kwalitatief hoogwaardige dienstverlening op de VTH-taken te organiseren. Niet alleen nu, maar ook in de toekomst. Dit is nodig om de opgaven tijdig te realiseren. Hier passen omgevingsdiensten bij die gezaghebbend kunnen optreden op basis van (actuele) kennis en vaardigheden, met voldoende financiële ruimte en ontsloten data en informatie. De besturen van de vijf omgevingsdiensten in ZuidHolland gaven daarom opdracht om vanaf 2022 samen een verbetertraject in te zetten. Dit traject richt zich in eerste instantie op de samenwerking bij arbeidsmarktcommunicatie en op het behoud en de ontwikkeling van expertise. Gelet op de huidige situatie op de arbeidsmarkt is het belangrijk dat de omgevingsdiensten hierin samen optrekken. Het is dan beter mogelijk om voldoende expertise te organiseren die nu en straks nodig is. Vooral op het gebied van de circulaire economie, energietransitie, ondermijning en de aanpak van milieucriminaliteit. In het verlengde hiervan werken de omgevingsdiensten aan verbetering van de informatiehuishouding en digitalisering.
Het accent ligt hierbij op het belang van kwalitatief goede data, goede informatie-uitwisseling, digitalisering van werkprocessen en versterking van de VTH-keten. De omgevingsdiensten passen de 'Altijd Actuele Digitale Vergunning' (AADV) met ingang van 2023 toe voor alle provinciale vergunningen. De omgevingsdiensten leggen de acties vast in een plan van aanpak dat in Q2 in het DB en AB wordt geagendeerd.
11
J aars tukken 2021. V ast gesteld Dagelijks B est uur 14 ap ril 2022
De OZHZ-bestuursconferentie van 4 november 2021 stond in het teken van het 10-jarig bestaan van de dienst. Aanwezige bestuurders en stakeholders discussieerden over de rol van OZHZ in het veranderende speelveld. Zij betrokken daarbij de conclusies en aanbevelingen uit de landelijke onderzoeken en de provinciale verkenning. OZHZ neemt deze mee bij de uitwerking van het verbetertraject.
12
J aars tukken 2021. V ast gesteld Dagelijks B est uur 14 ap ril 2022
1.3
Kritische Prestatie indicatoren (KPI's)
1.3.1
Algemeen
OZHZ voert zijn wettelijke taak uit in mandaat van gemeenten en provincie Zuid-Holland. Met de deelnemers zijn prestatieafspraken gemaakt. OZHZ moet deze afspraken binnen een bandbreedte van 90% - 110% realiseren. De omzet van OZHZ is per taakveld in verschillende mate variabel. Voor de wettelijke taken geldt dat budgetten binnen zekere marges mogen fluctueren. Voor de adviestaken geldt dat er tot dusver geen sprake is van enige verplichting voor gemeenten om opdrachten bij OZHZ neer te leggen. Wel onderschrijft het bestuur het "preferred suppliership" van OZHZ. Speerpunt
Prestatie indicator
Realisatie 2021
Taakuitvoering vindt plaats binnen de door
Taakuitvoering van OZHZ voldoet aan de
OZHZ voldoet aan de VTH-kwaliteitseisen
het AB gestelde kaders voor financiën en
VTH-kwaliteitseisen.
kwaliteit (bijdrageverordening) Producten en prestaties worden
Realisatie PZH (93,8%)
gerealiseerd binnen een bandbreedte van
Er is sprake van onderbesteding, maar
90-110% van het jaarprogramma.
realisatie blijft binnen bandbreedte. Realisatie gemeenten (gewogen gemiddelde 103,4%) bevindt zich op totaalniveau binnen de bandbreedte
Opdrachtgevers worden actief
2 maal per jaar voortgang- en 1 maal per
Jaarrapportage 2021 en
geïnformeerd.
jaar jaarrapportages conform planning in
voortgangsrapportages 2021 conform
jaarprogramma
planning opgesteld.
1 maal per maand vindt gesprek met de
Het periodiek overleg met de gedeputeerde
gedeputeerde plaats
en wethouders heeft in de verslagperiode
2 maal per jaar met wethouders
consequent plaatsgevonden.
1 maal per 4 maanden ambtelijk MARAP-
Ook de ambtelijk MARAP overleggen zijn
overleg
conform planning gevoerd.
Periodiek overleg met de opdrachtgever
Alle opdrachtgevers zijn binnen de afgesproken bandbreedte (90%-110%) van het budget gebleven. OZHZ heeft op individuele basis afspraken gemaakt over de verrekening van over- en onderbestedingen. In 2020 heeft OZHZ haar formatie voor wat betreft Ketentoezicht en vergunningverlening Afvalsector op niveau gebracht. Dit deels met uitbreiding van formatie en structurele inhuurcapaciteit. OZHZ voldoet daarmee aan de kwaliteitseisen. De realisatie van de provinciale omzet is achtergebleven bij de planning (93,8%). Deze lagere uitputting betreft alle taakvelden, met in het bijzonder de vergunningsactiviteiten. Dit wordt gecompenseerd door een hogere realisatie op de gemeentelijke wettelijke taken (103,4%). Het beeld varieert sterk per opdrachtgever. Meer specifiek is er een toenemende vraag naar vergunningen bouw vanwege de hoogconjunctuur. Hier staan hogere legesopbrengsten tegenover. OZHZ is in 2021 individueel met de opdrachtgevers in gesprek geweest over bijsturingsacties en de financiële consequenties.
13
J aars tukken 2021. V ast gesteld Dagelijks B est uur 14 ap ril 2022
Speerpunt Productiviteit
Prestatie indicator
Realisatie 2021
Het aantal productieve uren per FTE
De productiviteit bedraagt 62,2%
bedraagt 1.410 uur. De productiviteitsnorm bedraagt daarmee 63,6 % Aandeel overhead
Het aandeel uren overhead ten
Het overheadpercentage is 26,8%
opzichte van het totaal aantal uren is genormeerd op 27,3% Flexibele capaciteit
Het aandeel uren inhuur ten opzichte
Het aandeel inhuur bedraagt 14,8%
van het totaal aantal uren is gemiddeld 15% Ziekteverzuim
1
OZHZ hanteert een norm van 5% voor
Het ziekteverzuim bedraagt 4,6%
ziekteverzuim.
Productiviteit en overhead Door de ontwikkelingen in de externe omgeving (Covid-19, nieuwe taken en een krappe arbeidsmarkt) en de instroom van nieuwe medewerkers is de productiviteit iets achtergebleven. Het productiviteitsverlies was voorzien in de begroting. Het verlies is opgevangen door een hogere omzet en achterblijvende materiële kosten. Flexibele formatie en flexibele schil De flexibele capaciteit (norm 15%) bestaat uit de flexibele formatie (circa 10%) en de flexibele schil (5%). Ondanks een succesvolle werving is in 2021 sprake geweest van een onderbezetting vanwege een relatief grote uitstroom. De flexibele capaciteit blijft op totaalniveau (14,8%) binnen de norm. De interne verdeling is echter uit balans. Van de productieve taakuitvoering is 21,2% afkomstig van ingehuurde medewerkers. Van de improductieve taakuitvoering is dit 8,9%. Ziekteverzuim Het ziekteverzuim over 2021 bedraagt 4,6%. Ten opzichte van 2020 is sprake van een lichte daling. Het verzuim is in de laatste maanden toegenomen; onder meer vanwege een aantal Covid-19 besmettingen.
1
Inclusief zwangerschapsverlof 14
J aars tukken 2021. V ast gesteld Dagelijks B est uur 14 ap ril 2022
1.3.2. Vergunningen en meldingen Vergunningaanvragen moeten binnen wettelijke termijnen worden afgehandeld en meldingen moeten worden beoordeeld op juistheid en volledigheid. De door de burgers en bedrijven ingediende documenten worden getoetst en leiden bij volledigheid en juistheid tot een bevestigingsbrief of een beschikking. Speerpunt
Prestatie indicator
Realisatie 2021
Tijdige en geïntegreerde
Regulier: 99% van de reguliere vergunningen dient
99% van het aantal besluiten is
vergunningen
binnen de wettelijke termijn verleend te zijn.
binnen de termijn verleend.
Uitgebreid: 95% van de uitgebreide vergunningen
95% van het aantal besluiten is
dient binnen de wettelijke termijn verleend te zijn.
binnen de termijn verleend.
Bij wettelijke termijn moet gedacht worden aan de mogelijkheden die de wet biedt, dus inclusief mogelijke verlenging. Risicobeheersing
99% van de besluiten wordt niet vernietigd dan wel
100% van de zaken is in stand
krijgt positief advies bij de rechtbank/Raad van
gebleven.
State dan wel de bezwaarschriftencommissie Dienstbaarheid
Klanttevredenheid:
Uit het klanttevredenheidsonderzoek is naar voren gekomen dat de
Het gemiddelde van het KTO is minimaal een 7.
bedrijven tevreden zijn over de interactie met OZHZ. De interactie wordt als goed aangemerkt. Het betreft de milieuvergunningprocedures voor de provincie en de gemeente en de vergunningen op het gebied van APV en bijzondere wetten (gemeente Dordrecht).
OZHZ heeft in 2021 de KPI's "tijdige vergunningen reguliere procedure" en "risicobeheersing" gehaald. Uit het klanttevredenheidsonderzoek is naar voren gekomen dat de bedrijven tevreden zijn over OZHZ. De interactie wordt als goed aangemerkt.
15
J aars tukken 2021. V ast gesteld Dagelijks B est uur 14 ap ril 2022
1.3.3. Toezicht en handhaving OZHZ houdt toezicht en handhaaft de relevante wettelijke bepalingen. Bij toezicht wordt informatie verzameld en een oordeel gevormd of een activiteit voldoet aan de in de vergunning en algemene regels gestelde eisen. Onder handhaving wordt verstaan het opleggen van sancties (bestuursrechtelijk en/of strafrechtelijk) indien uit het toezicht blijkt dat niet aan de gestelde eisen wordt voldaan. Ten aanzien van de toezichthoudende en handhavingstaken is de KPI toezichtdichtheid (TD) gedefinieerd als het percentage uitgevoerde preventieve controles in een verslagperiode ten opzichte van het aantal geplande controles in het jaarprogramma. De KPI Naleving-initieel is gedefinieerd als het aantal uitgevoerde initiële periodieke milieucontroles zonder overtredingen ten opzichte van het aantal uitgevoerde initiële periodieke milieucontroles aan het einde van een verslagperiode. Speerpunt
Prestatie indicator
Realisatie 2021
Betrouwbaarheid Provincie
Provincie Grijs: TD = 100% NA-initieel >= 60%
TD grijs = 100% NA-initieel = 63%
Provincie Groen: TD = 100% NA-initieel >= 80%
TD groen = 119% NA-initieel groen = 84%
Provincie Bouw en sloop: NA-initieel >= 90%
NA-initieel = 87%
Betrouwbaarheid Gemeenten
Gemeenten RUN milieu periodiek toezicht: TD milieu = 100% NA-initieel >= 60%
TD = 102% NA-initieel = 60%
Betrouwbaarheid Gemeenten AL, DO en ML
Gemeenten RUN integraal periodiek toezicht:
Betrouwbaarheid Gemeenten AL en DO2 Risicobeheersing
TD integraal = 100% NA-initieel >= 60%
TD = 99% NA-initieel = 51%
Gemeenten Bouw en sloop (incl. asbest): NA-initieel >= 70%
NA-initieel = 81%
80% van de zaken die bij de
Realisatie = 100%
bezwarencommissie, rechtbank en afdeling Bestuursrechtspraak van de Raad van State worden behandeld blijft in stand.
2
Voor de bouw- en sloopfase is geen KPI TD vast te stellen. Afhankelijk van het soort bouw- of sloopplan geeft het beleid aan of toezicht noodzakelijk is. 16
J aars tukken 2021. V ast gesteld Dagelijks B est uur 14 ap ril 2022
Provincie Grijs TD: Het programma aan periodieke controles is uitgevoerd. De Covid-19 crisis zorgde ervoor dat de werkwijze van de inspecteurs is aangepast. Zo wordt de periodieke controle op afspraak uitgevoerd en opgeknipt in een actieve controle ter plaatse en een controle op afstand rondom de administratieve verplichtingen. NA-initieel: De naleving is beter dan de norm. Hierbij speelt mee dat het toezicht op afspraak is uitgevoerd. Zichtbaar is dat het aantal overtredingen van gedragsvoorschriften is afgenomen. Provincie Groen TD: In de jaarprogrammering is rekening gehouden met een nieuwe en nauwkeurigere wijze van registeren van het aantal controles in Natura 2000-gebieden. Het toezicht vindt digitaal plaats en wordt middels GPS gelogd. Door deze werkwijze kan een inspecteur nauwkeuriger zijn controles registreren tijdens zijn dienst. Deze nauwkeurige registratie valt samen met een toename van recreatie in Natura 2000 gebieden door de Covid-19 19 crisis. Door deze verbetering is gebleken dat de raming van het aantal controles te laag was. OZHZ heeft dit toegelicht in de tweede voortgangsrapportage. Gemeenten RUN-milieu periodiek toezicht TD: Ook bij gemeenten is het programma aan periodieke controles opgesplitst in een fysieke en administratieve controle NA-initieel: De naleving is beter dan de norm. Hierbij speelt mee dat het toezicht op afspraak is uitgevoerd.
Zichtbaar is dat het aantal overtredingen van gedragsvoorschriften is afgenomen. Gemeenten RUN integraal periodiek toezicht TD: Het programma aan periodieke controles is op een vijftal controles in Dordrecht en Molenlanden na uitgevoerd. De betreffende periodieke controles zijn niet uitgevoerd omdat het om grote bijeenkomst functies gaat die door de Corona-maatregelen beperkt of helemaal niet mochten plaatsvinden. Daarnaast is bij een zorggroepswoning de periodieke controle geannuleerd vanwege Corona besmettingen in het huis. Verder is het toezicht bij een aantal locaties in de branches 'verzorging' en 'spoor- en wegtunnels' op afstand uitgevoerd. Het toezicht is gericht op het beheer van verplichte installaties en het onderhouden van voorzieningen. NA-initieel: De naleving is lager dan de norm. Dit komt met name doordat bij de zorg- en onderwijsfuncties veel aandacht gaat naar het naleven van de Covid-19 protocollen om besmettingen te voorkomen. In sommige gevallen zorgen de noodmaatregelen voor tegenstrijdige handelingen ten opzichte van brandveiligheid. Door onze inspecteur en in afstemming met de Veiligheidsregio Zuid-Holland Zuid wordt bij deze situaties naar een tijdelijke oplossing toegewerkt, waarbij zowel gedacht wordt aan de Covid-19 maatregelen als aan de brandveiligheid.
Daarnaast is ook te zien dat de werkdruk bij bedrijven ervoor zorgt dat reguliere keuringen en inspecties niet tijdig worden uitgevoerd. Gemeenten Bouw en Sloop (incl. asbest) NA-initieel: De naleving van de regelgeving rondom met name het slopen en afvoeren van asbest is goed. Deze goede naleving is mede het gevolg van actieve inzet op gedragsbeïnvloeding. Door de inspecteur wordt bij aanvang van de werkzaamheden contact opgenomen met de opdrachtgever om de verplichtingen die bij de werkzaamheden behoren door te nemen. Dit zorgt ervoor dat de uitvoerders zich er meer bewust van zijn de voorschriften na te leven.
17
J aars tukken 2021. V ast gesteld Dagelijks B est uur 14 ap ril 2022
1.3.4.
Beoordelingen en beschikkingen bodem
OZHZ levert expertise op het gebied van geluid, lucht, bodem en externe veiligheid aan zijn opdrachtgevers voor het ontwikkelen, inrichten en beheren van een duurzame leefomgeving. Om de kwaliteit te beoordelen van de producten, waarvoor geen wettelijke termijn bestaat en ook een toets bij de rechter niet van toepassing is, is een klanttevredenheidsonderzoek (KTO) de meest geëigende aanpak. OZHZ voert regulier een klanttevredenheidsonderzoek uit met behulp van projectevaluaties voor de adviestaken. Beoordeling en beschikking bodem Speerpunt
Prestatie indicator
Tijdigheid
Minimaal 90% van de producten wordt afgerond
Resultaat 2021 95%
binnen de termijn.
Risicobeheersing
99% van de besluiten wordt niet vernietigd dan
100%
wel krijgt positief advies bij de Awb-commissie, rechtbank en Raad van State. 80% van de zaken die bij Awb-commissie, Rechtbank en Raad van State worden behandeld blijft in stand. Klanttevredenheid
Onderzoeksvraag:
Nvt 11 respondenten tevreden zeer tevreden
Kwaliteit product en samenwerking met OZHZ 2 respondenten ontevreden
Tijdigheid Voor de KPI 'Tijdigheid' ligt de realisatie met 95% boven de norm van 90%. Risicobeheersing In 2021 heeft geen behandeling van bezwaar en beroep bij de Awb-commissie, rechtbank of Raad van State plaatsgevonden. Eind 2021 is op twee beschikkingen bezwaar ingediend. Behandeling hiervan vindt in 2022 plaats. Klanttevredenheid In de verslagperiode is – conform de KTO-systematiek die de vijf omgevingsdiensten in de provincie Zuid-Holland gebruiken – de klanttevredenheid gemonitord. De meeste respondenten geven aan tevreden tot zeer tevreden te zijn over de samenwerking met OZHZ. Met twee respondenten die hebben aangegeven ontevreden te zijn over de afhandeltermijn van de beschikking voor de eindevaluatie (administratieve afronding) heeft afstemming plaatsgevonden. Beiden hebben begrip getoond voor de uitleg dat deze evaluaties vanwege een eerder capaciteitstekort tijdelijk alleen op verzoek zijn uitgevoerd en dat de achterstand inmiddels is ingehaald.
18
J aars tukken 2021. V ast gesteld Dagelijks B est uur 14 ap ril 2022
1.4
Wat heeft het gekost?
De programmarekening 2021 sluit met een positief saldo van € 267.000. Ten opzichte van de tweede bestuursrapportage (€ 293.000) is er sprake van een nadeel van € 27.000. De totale omzet is hoger dan begroot. Dit wordt volledig veroorzaakt door hogere kosten die direct in rekening worden gebracht bij opdrachtgevers. Deze additionele productkosten hebben daarmee geen effect op het financiële resultaat. De omzet uit uren op de wettelijke taken en offertetaken blijft ongeveer € 370.000 achter. De ingezette capaciteit (eigen personeel en inhuur) is hierdoor ook lager (€ 319.000). Per saldo is sprake van een nadeel van € 51.000. De overige autonome kosten vallen € 24.000 lager uit. Het gaat om een saldo van diverse, relatief geringe, meeen tegenvallers.
1.4.1
Resultatenrekening 2021
Onderstaand is de realisatie per begrotingspost weergegeven. Programmarekening 2021 Omgevingsdienst Zuid-Holland Zuid
Realisatie 2020
Begroting 2021 primair
Begroting 2021 bijgesteld
Realisatie 2021
Verschil
2.163 20.380 4.681 11 27.234
2.182 20.258 2.460 24.900
2.182 22.062 3.598 3 65327.193
2.182 21.367 3.761 7 27.318
695164 3 653 125
20.327 253 1.743 502 976 3.050 50 309 27.210
20.020 258 1.864 539 957 1.485 118 25.241
21.630 330 1.786 495 1.375 1.901 141 27.658
21.360 315 1.808 485 1.258 2.393 154 27.772
2701522 10118492 13 114
Gerealiseerd totaalsaldo van baten en lasten
24
341-
465-
454-
11
Onttrekkingen aan reserves Toevoegingen aan reserves
718 124
341 -
1.608 850
1.571 850
38-
Baten Inwonerbijdrage Wettelijke taken Offerte- en subsidietaken Overige baten Vergoedingen Totaal baten Lasten Personeels kosten Kapitaallas ten Ondersteuning SCD Huisvesting Overige bedrijfskos ten Additionele productkosten Onvoorzien Overige bijzondere posten Totaal lasten
Gerealiseerd resultaat Waarvan algemeen dekkingsmiddel
618
0-
293
267
27-
2.163
2.182
2.182
2.182
-
Bedragen x € 1.000
1.4.2
Baten
De totale baten komen € 125.000 hoger uit dan begroot. Inwonerbijdrage (nihil) De inwonerbijdrage is een lumpsumbudget en kan worden beschouwd als een algemeen dekkingsmiddel. Vanuit de inwonerbijdrage wordt een deel van de overhead gedekt en algemene activiteiten van inspecteurs,
19
J aars tukken 2021. V ast gesteld Dagelijks B est uur 14 ap ril 2022
vergunningverleners en adviseurs die ten goede komen aan alle deelnemers. Voorbeelden zijn: relatiebeheer, kwaliteitszorg, de voortgangsrapportages en de organisatie van de wachtdienst. De realisatie van de inwonerbijdrage (€ 2,18 mln.) is conform de begroting. Wettelijke taken milieu/bouw/gebruik (€695.000 lagere baten) OZHZ maakt in de individuele jaarprogramma’s per opdrachtgever afspraken over de uit te voeren activiteiten en budgetten. Verantwoording vindt plaats door middel van financiële maandrapportages en de bestuursrapportages. In 2021 hebben diverse opdrachtgevers extra budgetten beschikbaar gesteld voor opgaven op het gebied van woningbouw, duurzaamheid, bodem en de energie agenda. Een groot deel heeft een incidenteel karakter. De begroting is daardoor tussentijds gewijzigd met € 1,804 mln. Ondanks de Covid-19 crisis wordt dus een steeds groter beroep gedaan op OZHZ. De realisatie 2021 (€ 22,02 mln.) is iets lager (€ 42.000) dan de bijgestelde begroting. Het verschil is een saldo van diverse over- en onderbesteding van de individuele opdrachtgevers. Met name het jaarprogramma PZH is achtergebleven bij de raming van de tweede bestuursrapportage. De materiële kosten die direct worden doorbelast naar de jaarprogramma's zijn € 101.000 hoger dan begroot.
De overbesteding betreft extern uitbesteed advieswerk voor de bouwtaken (de gemeenten Dordrecht en Alblasserdam) en enige reparaties aan de vaartuigen (Provincie Zuid-Holland). Dit betekent dat de totale urenomzet op de jaarprogramma's is achtergebleven met € 143.000. De lagere omzet op de wettelijke taken staat in relatie tot lagere kosten van de flexibele capaciteit. In de AB-vergadering van juli 2021 is besloten het onverdeeld resultaat 2020 te verdelen volgens het voorstel. Dit resulteert in een resultaat uitkering van € 53.000 aan de eigenaren. Daarnaast is een restsaldo van de bestemmingsreserve frictievergoeding uitgekeerd. (€ 600.000). De baten komen daarmee uit op -/- € 653.000. Hier staat een overeenkomstige onttrekking tegenover van de algemene reserve (€ 53.000) en de bestemmingsreserve frictiekosten (€ 600.000). Offerte- en subsidietaken (€ 164.000 hogere baten) Adviezen en projecten hebben een incidenteel karakter. Opdrachtgevers verstrekken op basis van een offerte of programma een opdracht voor een specifiek advies of onderzoek. De raming van de primaire begroting is doorgaans behoedzaam, vanwege het onzekere karakter van de omzet. De begroting is in 2021 positief bijgesteld met € 1,138 mln. op grond van de tussentijdse realisatie. De realisatie van € 3,76 mln. is hoger uitgekomen (€ 164.000) dan de bijgestelde begroting.
Belangrijkste reden zijn de saneringswerkzaamheden door externe partijen voor het project "lood in de speeltuinen". OZHZ vervult namens PZH de rol van opdrachtgever richting aannemers die de saneringen uitvoeren. De hogere kosten hebben dus betrekking op werkzaamheden die extern zijn uitbesteed. De urenomzet is juist achtergebleven. Daardoor is minder capaciteit ingehuurd. De hogere omzet op de offerte- en subsidietaken heeft daardoor geleid tot hogere additionele productkosten (directe doorbelaste kosten aan opdrachtgevers), maar lagere kosten van de flexibele capaciteit. Overige baten (€ 3.400 hogere baten) De overige baten hebben een incidenteel karakter. De begroting is in 2021 positief bijgesteld met € 3.300 vanwege verkoop van overtollige activa. De realisatie 2021 bedraagt € 6.700. Het verschil betreft doorbelaste wervingskosten aan de omgevingsdienst Midden Holland.
20
J aars tukken 2021. V ast gesteld Dagelijks B est uur 14 ap ril 2022
Overige vergoedingen (€ 653.000 hogere baten) In de bijgestelde begroting is de verwerking van de resultaat uitkering aan de eigenaren (€ 53.000) en de uitkering vanuit de bestemmingsreserve frictievergoeding (€ 600.000) als overige vergoeding opgenomen. In afwijking op de bijgestelde begroting is heeft verwerking plaatsgevonden vanuit de wettelijke taken. Dit leidt technisch tot hogere baten voor de post overige vergoedingen, en lagere baten op de wettelijke taken. Derhalve is geen sprake van een resultaat effect.
1.4.3
Lasten
De totale lasten komen € 114.000 lager uit dan begroot. Personeelskosten (€ 270.000 lagere lasten) Onder personeelskosten vallen de kosten van eigen personeel en de kosten van inhuur. Voor het capaciteitsbeleid wordt verwezen naar de paragraaf Bedrijfsvoering (hoofdstuk 2.4). De begroting is in 2021 tussentijds bijgesteld met € 1,61 mln. vanwege de inzet van flexibel personeel omwille van de extra omzet, invulling van vacatures en improductiviteit vanwege het inwerken van nieuwe medewerkers. De totale personeelskosten 2021 bedragen € 21,36 mln. en komen daarmee lager uit (€ 270.000) dan de bijgestelde begroting. De onderverdeling in eigen personeel en flexibele capaciteit is als volgt: Personele lasten
Begroting 2021
Realisatie 2021
Verschil
Personeelskosten intern Flexibele capaciteit
16.644 4.986
16.549 4.811
-95 -175
Totaal personele lasten
21.630
21.360
-270
Bedragen x € 1.000 De kostenonderschrijding op het eigen personeel bedraagt € 95.000. Dit is een saldo van diverse plussen en minnen. De loonkosten en overige vergoedingen zijn iets lager dan begroot (-/- € 10.000). Ook is per saldo meer verlof aangekocht dan verkocht, op grond van het Individuele keuzebudget. Dit leidt tot lagere kosten (-/- € 40.000). Daar staat een hogere verlofverplichting op de post onvoorzien tegenover. Vanwege de Covid-19 crisis is er sprake van lagere reiskosten (-/- € 57.000) en lagere kosten voor externe locaties (-/- € 30.000). De extra vergoeding voor het thuiswerken, vooruitlopend op de nieuwe CAO kon fiscaal gunstig worden ondergebracht in de werkkostenregeling, zonder overschrijding van de vrije ruimte (-/- € 32.000). Hier staan hogere kosten tegenover voor opleidingen (€ 41.000), vanwege het inwerken van nieuw personeel, werkkleding (€ 15.000), vanwege een nieuwe kledinglijn en incidentele beloningen (€ 15.000). Het restant (€ 3.000) is verspreid over diverse kleine posten. De inhuurkosten zijn € 175.000 lager dan begroot. Belangrijkste reden is de achterblijvende urenomzet bij de wettelijke taken en de offertetaken. Kapitaallasten (€ 15.000 lagere lasten) De kapitaalgoederen van OZHZ betreffen voornamelijk specifieke investeringen in de huisvesting en ICT.
De omvang van de kapitaalgoederen is relatief beperkt, aangezien OZHZ de kapitaalgoederen grotendeels huurt of leaset. Voorbeelden zijn het huurcontract inzake Post 120 en leasecontracten voor het wagenpark. Voor de omvang en samenstelling van de kapitaalgoederen wordt verwezen naar de paragraaf onderhoud kapitaalgoederen (hoofdstuk 2.2). 21
J aars tukken 2021. V ast gesteld Dagelijks B est uur 14 ap ril 2022
De begroting is in 2021 tussentijds bijgesteld met € 72.000, op grond van de investeringskredieten. Deze hebben voor een belangrijk deel betrekking op het nieuwe werk concept met investeringen in huisvesting, meubilair en hardware. Het restant betreft investeringen in informatietechnologie en onderhoud aan een vaartuig. De realisatie (€ 315.000) is iets lager dan de bijgestelde begroting (€ 330.000). Dit houdt verband met vertraging van verbouwingswerkzaamheden voor het nieuwe werk concept Bij de vorming van OZHZ zijn de vaar- en voertuigen en specifieke apparatuur “om niet“ overgenomen van de provincie. De onderhoud- en gebruikskosten van deze activa worden gedekt uit de provinciale bijdrage. Ondersteuning SCD (€ 22.000 hogere lasten) De ondersteuning door het SCD heeft betrekking op de dienstverlening met betrekking tot ICT, personeelszaken, inkoop, verzekering en juridische diensten. Bij eerdere begrotingswijzigingen is de begroting neerwaarts bijgesteld met € 72.000. De bijstelling had voornamelijk betrekking op een overheveling van de variabele kosten naar de overige bedrijfskosten. De realisatie 2021 bedraagt € 1,808 mln. en is hoger dan begroot (€ 22.000). De hogere kosten betreffen extra ICT-expertise en uitvoerende werkzaamheden in verband met de implementatie van het nieuwe werk concept. De onderverdeling per onderdeel is als volgt: Ondersteuning SCD
Begroting 2021
Realisatie 2021
Verschil
ICT Personeel en organisatie
1.419 366
1.419 389
0 22
Totaal ondersteuning SCD
1.786
1.808
22
Bedragen x € 1.000 Huisvesting (€ 10.000 lagere lasten) Per 2016 heeft OZHZ een huurcontract afgesloten voor de locatie post 120 te Dordrecht. In 2021 is de begroting tussentijds verlaagd met € 44.000 vanwege een lagere eindafrekening van de energie- en overige servicekosten en een lagere indexering dan begroot. De realisatie 2021 valt lager uit dan begroot vanwege vertraagde onderhoudskosten. Overige bedrijfskosten (€ 118.000 lagere lasten) De overige bedrijfskosten hebben onder meer betrekking op software licenties, externe advies- en accountantskosten, Arbodienstverlening, kantoorbenodigdheden, facilitaire kosten en verzekeringen. De raming is bij de tussentijdse begrotingswijzigingen verhoogd met € 419.000. Belangrijkste reden was de aanpassing van het VTH-systeem vanwege de invoering van de Omgevingswet, de invoering van het nieuwe werk concept en opschoning van het archief. De realisatie 2021 (€ 1,258 mln.) blijft met € 118.000 achter bij de begroting. Het betreft onder meer een latere start van de opschoning van het archief (-/- € 35.000). Hier staat een lagere onttrekking aan de bestemmingsreserve tegenover. Ook de kosten van het dataverkeer, externe communicatie en kleine aanpassingen aan het pand zijn lager dan begroot (-/- € 40.000). Tot slot is nauwelijks gebruik gemaakt van het reguliere budget voor de inhuur van externe expertise (-/- € 17.000).
Het restant (-/- € 25.000) is een saldo van diverse relatief kleine posten.
22
J aars tukken 2021. V ast gesteld Dagelijks B est uur 14 ap ril 2022
Additionele productiekosten (€ 492.000 hogere lasten). De additionele productiekosten worden direct in rekening gebracht bij de opdrachtgevers. Het kan daarbij gaan om externe (juridische) expertise, uitgevoerde werkzaamheden door aannemers, etc. De raming is bij de tussentijdse begrotingswijzigingen bijgesteld (€ 416.000), op grond van de realisatie. De realisatie 2021 (€ 2,393 mln.) is fors hoger (€ 492.000) dan de bijgestelde begroting. Belangrijkste reden zijn de saneringswerkzaamheden door externe partijen voor het project "lood in de speeltuinen". OZHZ vervult namens de provincie Zuid-Holland de rol van opdrachtgever richting aannemers die de saneringen uitvoeren. Ook de materiële kosten die direct worden doorbelast naar de jaarprogramma's zijn hoger uitgekomen dan begroot. De overbesteding betreft extern uitbesteed advieswerk voor de bouwtaken (de gemeenten Dordrecht en Alblasserdam) en enige reparaties aan de vaartuigen (Provincie Zuid-Holland). Het effect op het financiële resultaat is nihil, omdat de hogere lasten leiden tot overeenkomstige hogere baten. Onvoorzien (€ 13.000 hogere lasten) Het budget onvoorzien is onderdeel van het weerstandsvermogen en bedoeld voor afboeking van niet factureerbare uren (onderhanden werk) en overige onvoorziene tegenvallers.
Bij eerdere begrotingswijzigingen is de raming bijgesteld met € 23.000, omdat de post fluctueert met het begrotingstotaal. De realisatie 2021 (€ 154.000) is hoger dan begroot. De post onvoorzien is als volgt aangewend:
Onvoorzien
Begroting 2021
Realisatie 2021
Dotatie verlofstuwmeer Afboeking en verliesvoorziening OHW Totaal onvoorzien Bedragen x € 1.000
Verschil
169 -15 141
154
13
Aangezien de individuele posten niet zijn begroot is de begroting alleen op totaalniveau weergegeven. Het verlofstuwmeer is toegenomen. Hier is een relatie met de Covid-19 crisis, de extra omzet in de loop van 2021 en de krapte op de inhuurmarkt voor bepaalde taakvelden. Dit is deels opgevangen door minder verlof op te nemen. Ook hebben medewerkers meer verlof bijgekocht dan verkocht, onder meer vanwege de extra mogelijkheid om zorgverlof op te nemen in verband met het thuisonderwijs. Voor een nadere toelichting op het verlofstuwmeer wordt verwezen naar de jaarrekening (2.2 overlopende passiva). Op grond van de risicoanalyse van doorlopende projecten is de voorziening vanwege oninbaarheid verlaagd met € 15.000. In gevallen van oninbaarheid is veelal sprake van uren die zijn gemaakt op nog niet formeel bevestigde projecten. Dit is een aandachtspunt voor verdere verbetering.
23
J aars tukken 2021. V ast gesteld Dagelijks B est uur 14 ap ril 2022
1.4.4.
Reserves
Toevoegingen (conform begroting) Conform de begroting bij tweede bestuursrapportage is in 2021 € 850.000 toegevoegd aan de bestemmingsreserves.
Toevoeging reserves
Begroting 2021
Realisatie 2021
Verschil
Bestemmingsreserve CAO effect
350
350
0
Bestemmingsreserve Archief
300
300
0
Bestemmingsreserve Werkconcept
200
200
0
Totaal onvoorzien
850
850
0
Bedragen x € 1.000 Bestemmingsreserve: Cao-effect (€ 350.000) Ten tijde van de tweede bestuursrapportage 2021 was een informeel akkoord gesloten over de cao. Inschatting was dat de cao zou leiden tot een onderbesteding van circa € 350.000 in 2021. Omdat hoofdzakelijk sprake zou zijn van een vertraging van de lasten van 2021 naar 2022, is dit bedrag toegevoegd aan de bestemmingsreserve "cao-effect". De incidenteel niet gedekte lasten van de cao in 2022 worden in dat jaar onttrokken uit deze bestemmingsreserve. Een eventueel restant valt vrij per ultimo 2022. Bestemmingsreserve Archief (€ 300.000) De bestemmingsreserve Archief is bij eerste bestuursrapportage 2021 gevormd vanuit de resultaatbestemming 2020. De reserve wordt ingezet ter dekking van meerjarige incidentele kosten voor het terugdringen van de achterstanden in het archief. Bestemmingsreserve Werk concept (€ 200.000) De bestemmingsreserve Werkconcept is bij eerste bestuursrapportage 2021 gevormd vanuit de resultaatbestemming 2020. Incidenteel zijn extra middelen nodig voor de projectorganisatie en investeringen in hardware, meubilair en aanpassing van de kantoorinrichting en daarbij behorende ontwerpkosten. Deze worden deels gedekt uit de reguliere begroting en deels uit de bestemmingsreserve.
24
J aars tukken 2021. V ast gesteld Dagelijks B est uur 14 ap ril 2022
Onttrekkingen (€ 38.000 lager dan begroot) De reserves zijn voor € 1,571 mln. onttrokken. Dat is € 38.000 lager dan begroot.
Onttrekking reserves
Begroting 2021
Realisatie 2021
Verschil
Resultaatbestemming 2020
553
553
-0
Bestemmingsreserve Frictievergoeding
670
670
0
Bestemmingsreserve Regieplan Bestemmingsreserve Digitalisering
145
145
0
80
80
0
Bestemmingsreserve Archief
60
25
-35
Bestemmingsreserve Werkconcept
100
97
-3
Totaal onvoorzien
1.608
1.571
-38
Bedragen x € 1.000 Resultaatbestemming 2020 algemene reserve (€ 553.000) Dit betreft de technische verwerking van de bestemming van het rekeningresultaat 2020, conform het besluit van het AB op 7 juli 2021. Er heeft een overheveling van middelen plaatsgevonden naar de bestemmingsreserve Archief (€ 300.000) en de bestemmingsreserve Werkconcept (€ 200.000). Het restant betreft het niet bestemde deel van het resultaat 2020. Dit is geretourneerd aan de eigenaren (€ 53.000). Frictiekosten ontvlechting (€ 670.000) De onttrekking heeft voor het overgrote deel (€ 600.000) betrekking op een uitkering van vrijvallende middelen aan de eigenaren. Daarnaast is € 58.000 onttrokken voor diverse wervingscampagnes. Tot slot zijn de kosten voor de evaluatie van de gedeeltelijke uittreding bouwtaken van de gemeente Molenlanden ten laste van de reserve gebracht. Regieplan (€ 145.000) OZHZ en zijn opdrachtgevers zien in de maatschappelijke opgaven van de gemeenten en provincie in de komende periode belangrijke kansen en uitdagingen. Het regieplan biedt een programmatische, doelgerichte, aanpak. De additionele productkosten die hiermee samenhangen worden gedekt vanuit de reserve Regieplan. In 2021 heeft een onttrekking plaatsgevonden van € 145.000. Daarvan heeft € 123.000 betrekking op additionele productkosten.
Het betreft de ontwikkeling van een datawarehouse, het verbeteren van kaartmaterieel en de robotisering van dataprocessen. Het restant (€ 22.000) betreft de dekking van afschrijvingslasten van de investering in KaartViewer (GEO-Software). Voor meer informatie wordt verwezen naar de paragraaf onderhoud kapitaalgoederen (hoofdstuk 2.2). Digitalisering in relatie tot doorontwikkeling (€ 80.000) OZHZ streeft naar een volledige digitalisering van de werkprocessen. Dit draagt bij aan de maatschappelijke wens tot een snelle en transparante informatievoorziening en een vlottere afdoening van zaken. De onttrekking in 2021 betreft de invoering van Squit 20/20. Vanwege uitstel van de omgevingswet heeft OZHZ de implementatie stilgelegd. De gemaakte kosten zijn verrekend met de opdrachtnemer. Archief (€ 25.000) De Regionale Archivaris bemerkt dat er achterstanden ontstaan in het 538 meter strekkende archief over de periode 1995 – 2016. Een inhaalslag zonder dat de reguliere archiefwerkzaamheden in het gedrang komen is onhaalbaar. Door uitbesteding kan binnen 2 jaar de achterstand worden weggewerkt. Vanwege een latere start blijven de kosten in 2021 achter. Verdere uitvoering vindt plaats in 2022. 25
J aars tukken 2021. V ast gesteld Dagelijks B est uur 14 ap ril 2022
Nieuw werkconcept (€ 97.000) De Covid-19 pandemie heeft het inzicht gebracht dat een gezonde verhouding tussen thuis- en op kantoor werken tot voordelen leidt voor organisatie en medewerkers. OZHZ is gestart met het ontwikkelen van een werkconcept waarbij aandacht is voor een integrale benadering voor huisvesting, personeel, communicatie en ICT. Dekking van de project- en ontwerpkosten voor de aanpassing van de huisvesting vindt plaats vanuit de bestemmingsreserve werkconcept. In 2021 is een bedrag van € 97.000 onttrokken. Dit betreft met name het ontwerp, akoestisch advies en onderzoek naar het binnenklimaat. Verdere uitvoering vindt plaats in 2022.
26
J aars tukken 2021. V ast gesteld Dagelijks B est uur 14 ap ril 2022
2. Paragrafen Het Besluit Begroting en Verantwoording stelt de volgende paragrafen verplicht in de programmabegroting en de jaarstukken. 1. Lokale heffingen 2. Weerstandsvermogen en risicobeheersing 3. Onderhoud kapitaalgoederen 4. Financiering 5. Bedrijfsvoering 6. Verbonden partijen 7. Grondbeleid. De paragrafen “lokale heffingen”, “verbonden partijen” en “grondbeleid” zijn niet op OZHZ van toepassing, omdat OZHZ niet wordt gefinancierd door heffingen, niet participeert in verbonden partijen en geen gronden in bezit heeft. De overige paragrafen zijn hieronder toegelicht. Het weerstandsvermogen geeft aan hoe robuust de meerjarenbegroting is en geeft inzicht in de financiële draagkracht van OZHZ indien zich onvoorziene gebeurtenissen voordoen. In de paragraaf onderhoud kapitaalgoederen wordt aangegeven hoe kapitaalgoederen worden beheerd. De financieringsparagraaf is een belangrijk instrument voor het transparant maken en daarmee voor het sturen, beheersen en controleren van de financieringsfunctie. De paragraaf bedrijfsvoering geeft inzicht in de stand van zaken en de beleidsvoornemens rond de bedrijfsvoering.
27
J aars tukken 2021. V ast gesteld Dagelijks B est uur 14 ap ril 2022
2.1
Weerstandsvermogen en risicobeheersing
Het weerstandsvermogen geeft aan hoe robuust de meerjarenbegroting is en geeft inzicht in de financiële draagkracht van OZHZ indien zich onvoorziene gebeurtenissen voordoen. Een exact sluitende meerjarenbegroting zonder toereikende buffer betekent dat elke onvoorziene financiële tegenvaller direct dwingt tot bezuinigen om alsnog een structureel sluitende begroting te houden. In dat geval staat het beleid van OZHZ ook direct onder druk. Daarom heeft OZHZ op elk moment voldoende weerstandscapaciteit nodig.
2.1.1
Begripsomschrijving
Het weerstandsvermogen is de relatie tussen de risico’s, waarvoor geen specifieke maatregelen zijn getroffen enerzijds, en de capaciteit van middelen en mogelijkheden (weerstandscapaciteit) die de organisatie heeft om niet begrote kosten op te vangen anderzijds. Hoe groot die weerstandscapaciteit moet zijn, is afhankelijk van de risico’s die OZHZ op dat moment loopt. Hiertoe worden strategische risico’s onderscheiden van de reguliere. Reguliere risico’s doen zich regelmatig voor en zijn over het algemeen goed meet- en beheersbaar. Voorbeelden van beheersmaatregelen zijn het afsluiten van verzekeringen, het vormen van voorzieningen, het creëren van bestemmingsreserves en het inrichten van de administratieve organisatie en interne controle. Kenmerkend aan strategische risico’s is dat er sprake is van niet of nauwelijks beïnvloedbare (externe) risico’s. Meestal is de kans dat het risico zich voordoet klein, terwijl de financiële gevolgen groot kunnen zijn. Beide zijn moeilijk in te schatten. Dergelijke risico’s kunnen samenhangen met bezuinigingen bij opdrachtgevers, onvoorziene kostenstijgingen, productiviteitsverlies en veranderingen in de vraag. De verhouding tussen de beschikbare weerstandscapaciteit en de benodigde weerstandscapaciteit geeft het weerstandsvermogen aan.
2.1.2
Beleid OZHZ inzake risico’s en weerstandsvermogen
De weerstandscapaciteit van OZHZ bestaat uit de algemene reserve, het budget onvoorzien en de (structureel) aanwezige begrotingsruimte. Voorzieningen behoren niet tot de weerstandscapaciteit. Uitgangspunt is dat de structurele begroting van OZHZ sluitend is. Echter, als OZHZ geconfronteerd wordt met incidentele uitgaven die leiden tot een nadelig exploitatieresultaat, dan wordt dit nadelige resultaat ten laste gebracht van de deelnemers in de GR OZHZ. De wijze waarop dit gebeurt is vastgelegd in de financiële verordening OZHZ. Het weerstandsvermogen/de algemene reserve van OZHZ wordt gevoed uit de positieve exploitatieresultaten, totdat de vereiste weerstandscapaciteit is bereikt. In paragraaf 2.1.3 vindt een verdere uitwerking plaats van het risicoprofiel. De totale benodigde weerstandscapaciteit wordt vervolgens gerelateerd aan de aanwezige weerstandscapaciteit.
28
J aars tukken 2021. V ast gesteld Dagelijks B est uur 14 ap ril 2022
2.1.3
Risicoprofiel Omgevingsdienst
Categorie 1 Wettelijke taken
Omschrijving risico
Effect
Impact
Kans
Bezuiniging
Schaalnadeel
Medium
Medium
Beheersmaatregel
Financieel restrisico
Frictiekostenregeling
Benodigde weerstandcapaciteit
308
154
354
265
253
190
Verzuimbeleid
739
370
Frictieregeling
pm
pm
262
196
1.916
1.175
Regionaal Uitvoeringsniveau Flexibele schil Tarifiëring 2 Overige omzet (offerte en subsidie)
Bezuiniging
Schaalnadeel
Medium
Hoog
3 Prijsstijging inflatie
Hoger dan index
Exploitatieverlies
Medium
Hoog
4 Ziekteverzuim
Hoger dan norm (5%)
Exploitatieverlies
Groot
Medium
5 Omgevingswet
Omzetdaling
Schaalnadeel
Groot
pm
Flexibele schil
Separaat wetgevingstraject 6 Tarieven inhuur
Overspannen arbeidsmarkt
Kostenverhoging
Medium
Hoog
Marktplaatsprocedure
Totaal benodigd weerstandsvermogen
Bedragen x € 1.000 Waarschijnlijkheid Zeer hoog
Kans > 75%
Hoog
Kans > 50% en < 75%