231207 Protocol geheimhouding gemeenteraad Dordrecht 2023 (in DROP-formaat).pdf
Tekst van het document
Protocol geheimhouding gemeenteraad Dordrecht 2023 De RAAD van de gemeente Dordrecht;
gelet op de Wet bevorderen integriteit en functioneren decentraal bestuur en Hoofdstuk Va van de Gemeentewet;
BESLUIT:
het volgende protocol vast te stellen:
Protocol geheimhouding gemeenteraad Dordrecht 2023
Hoofdstuk 1. Algemeen Artikel 1:1 Geheimhouding als uitzondering 1. 2.
In de informatievoorziening van college of burgemeester naar de raad, en in de beraadslagingen tussen college, burgemeester, raad en commissies is openbaarheid de regel en geheimhouding de uitzondering. De keuze voor geheimhouding dient altijd te worden gemotiveerd, voor zover dat kan in een openbaar stuk of een openbare vergadering.
Hoofdstuk 2 Geheimhouding van informatie Artikel 2:1 Geheim hanteren 1. 2.
Informatie van het college, de burgemeester, de raad en commissies is openbaar óf geheim. De term ‘vertrouwelijk’ wordt niet gehanteerd. Informatie waarop geen geheimhouding is gelegd is openbaar.
Artikel 2:2 Opleggen geheimhouding door college, burgemeester, commissie of raad 1.
2. 3. 4.
Het college, de burgemeester, de raad of een commissie als bedoeld in hoofdstuk V van de Gemeentewet legt enkel geheimhouding op als een belang genoemd in artikel 5.1, eerste en tweede lid, van de Wet open overheid van toepassing is. Een verplichting tot geheimhouding wordt duidelijk op het betreffende stuk vermeld. Waar mogelijk wordt de informatie die geheim moet blijven in een bijlage opgenomen zodat de informatie die openbaar is ook openbaar kan zijn. Als het college of de burgemeester geheime informatie aan de commissie of de raad overlegt wordt daarbij vermeld:
a.
5.
motivatie, onder vermelding van de grond(en) uit artikel 5.1, eerste en tweede lid van de Wet open overheid; b. de horizonbepaling (termijn); c. welke onderdelen van het voorstel geheim zijn. Een horizonbepaling bevat een conditie waaronder of een datum waarop geheimhouding kan worden opgeheven. Is een dergelijke bepaling niet mogelijk dan wordt opgenomen “voor onbepaalde tijd.”
Artikel 2:3 Publicatie geheime informatie Geheime informatie wordt alleen gepubliceerd in de digitale vergaderapplicatie waarbij de toegang is beperkt tot collegeleden en hun assistenten, de gemeentesecretaris en zijn eerste adviseur, medewerkers van de griffie, raadsleden, commissieleden en fractie-assistenten, mits de geheimhoudingsplicht voor deze fractie-assistenten juridisch is geborgd.
Artikel 2:4 Delen geheime informatie met anderen 1.
2. 3. 4.
5.
Geheime schriftelijke informatie wordt met alle raadsleden en commissieleden gedeeld. Indien geheime informatie door het college of de burgemeester schriftelijk wordt verstrekt aan een commissie waarin raadsleden zitten, beschikt de raad als geheel hier ook over, zoals vastgelegd in artikel 88 lid 5 Gemeentewet. Uitgangspunt is dat raads- en commissieleden geheime informatie die zij tijdens een besloten vergadering mondeling ontvangen met andere raads- en commissieleden die niet aanwezig waren mogen delen. Raads- en commissieleden mogen geheime schriftelijke en mondelinge informatie met fractie-assistenten delen mits de geheimhoudingsplicht voor deze fractie-assistenten juridisch is geborgd. De raad kan informatie waarop een verplichting tot geheimhouding is gelegd op grond van artikel 88 lid 6 Gemeentewet tevens aan anderen verstrekken. Daarbij geldt als randvoorwaarde dat verstrekking noodzakelijk is in het kader van het dagelijks bestuur van de gemeente (bijvoorbeeld wanneer de informatie gedeeld moet worden in het kader van een rechtszaak of ten behoeve van een onderzoek door de Rekenkamer, de accountantsdienst of een -op grond van 155a Gemeentewet- door de raad ingestelde onderzoekscommissie).
Uitsluitend voor zover dit voor de werkzaamheden van het college noodzakelijk is in het kader van het dagelijks bestuur, mag het college informatie waarop het geheimhouding heeft opgelegd en die verstrekt is aan de raad, ook delen met anderen, onder de vermelding dat geheimhouding in acht wordt genomen door eenieder die kennis van die informatie draagt, totdat de raad deze opheft. Het college of de burgemeester informeert de raad zo spoedig mogelijk over welke informatie om welke reden aan wie is verstrekt.
Hoofdstuk 3 Vergaderen in beslotenheid Artikel 3:1 Openbare aankondiging en opening 1.
2.
Raads- en commissievergaderingen zijn in beginsel openbaar, met uitzondering van de bijzondere raadsvergadering waarin tot aanbeveling voor (her)benoeming van de burgemeester wordt besloten. Alle raads- en commissievergaderingen worden in ieder geval in het openbaar aangekondigd en geopend. Op de openbare agenda kan een agendapunt dat met gesloten deuren moet worden besproken in algemene termen worden benoemd.
Artikel 3:2 Het sluiten van de deuren 1. 2.
3.
Op verzoek van tenminste één vijfde deel van het aantal leden dat de presentielijst heeft getekend dan wel als de voorzitter dit nodig oordeelt, worden de deuren gesloten. Als de deuren worden gesloten besluit de commissie of de raad of er naast de raads- en commissieleden zelf, de (commissie)griffier, de betrokken leden van het college en de direct betrokken ambtenaren nog andere personen aanwezig mogen zijn. Als de deuren worden gesloten zorgt de griffie ervoor dat de uitzending via internet wordt stopgezet en dat de vergadering niet langer in nevenruimtes is te volgen.
Artikel 3:3 Vergaderen achter gesloten deuren 1.
2.
3. 4.
5.
6.
7.
Nadat de deuren zijn gesloten geeft de voorzitter eerst het voorstel om met gesloten deuren te vergaderen in bespreking. Alleen als de raad of de commissie in meerderheid hiertoe besluit zal daadwerkelijk met gesloten deuren worden vergaderd. Bij aanvang van de besloten vergadering worden, ten behoeve van het vastleggen van de aanwezigen in het woordelijk verslag, de namen van alle aanwezige raads-, commissie-, en collegeleden alsook eventuele overige aanwezigen genoemd. Bij aanvang van de besloten vergadering licht de voorzitter de consequenties van vergaderen in beslotenheid nog een keer kort toe. Besluit de raad of commissie tot een besloten vergadering, dan geldt vanaf dat moment van rechtswege geheimhouding op alle woorden die gesproken worden, totdat de raad of commissie de geheimhouding opheft. De raad of commissie legt bij aanvang van een besloten vergadering, onder vermelding van de grondslag uit de Wet open overheid, geheimhouding op op eventuele documenten die als stuk aan de besloten vergadering zijn toegevoegd en waarop door het college of de burgemeester nog geen geheimhouding is gelegd (zoals presentaties en beantwoording van technische vragen). Raads- en commissieleden die na aanvang van een besloten vergadering aankomen, hebben zonder enige belemmering toegang. Ook kunnen zij tussentijds de vergaderzaal verlaten.
Voor het verslag maakt de voorzitter melding van raads- en commissieleden die tijdens de besloten vergadering aankomen of vertrekken en attendeert hen op de beslotenheid van de vergadering. Als de raad of commissie de geheimhouding op hetgeen is besproken heeft opgeheven wordt het verslag ook openbaar gemaakt.
Artikel 3:4 Verslaglegging 1. 2. 3.
4. 5.
In de openbare besluitenlijst wordt opgenomen wie wel en niet hebben ingestemd met het voorstel om met gesloten deuren te vergaderen. Van een besloten raads- of commissievergadering wordt altijd een woordelijk verslag en een audioverslag opgemaakt. Deze verslagen worden niet openbaar gemaakt tenzij de raad of commissie anders beslist. Concepten van woordelijke verslagen van besloten raads- en commissievergaderingen worden zo spoedig mogelijk ter vaststelling aangeboden in een volgende raadsvergadering. Dit geschiedt in de openbare vergadering zolang vaststelling kan geschieden zonder het verslag te bespreken of in een besloten vergadering, indien om bespreking van het verslag is verzocht. Tijdens deze vergadering neemt de raad tevens een besluit over het al dan niet opheffen van de geheimhouding op het vastgestelde verslag. Het vastgestelde geheime verslag wordt door de voorzitter van de raad en de griffier ondertekend. Audioverslagen van besloten vergaderingen worden bewaard en zijn te raadplegen op de griffie door alle raads- en commissieleden en andere aanwezigen bij de desbetreffende besloten vergadering.
Hoofdstuk 4 Opheffen en schending geheimhouding Artikel 4:1 Opheffen geheimhouding 1. 2. 3. 4.
Het orgaan dat geheimhouding oplegt (college, burgemeester, raad of commissie als bedoeld in hoofdstuk V van de Gemeentewet) is bevoegd de geheimhouding op te heffen. Als een commissie geheimhouding heeft opgelegd, is naast deze commissie ook de raad (als orgaan dat de commissie heeft ingesteld) bevoegd tot opheffing van de geheimhouding. Zodra het college of de burgemeester informatie met de raad heeft gedeeld, is de raad exclusief bevoegd tot opheffing van de geheimhouding. Als de raad voornemens is de geheimhouding van aan de raad verstrekte informatie op te heffen, wordt daarover, voor zover daar bij de raad en/of het orgaan dat de geheimhouding heeft opgelegd behoefte aan is, in een besloten raadsvergadering met dit orgaan overleg gevoerd.
5.
De griffie en het college zorgen ervoor dat de registers, zoals bedoeld in artikel 6.1, minimaal een keer per jaar ter kennisname aan de raad worden aangeboden inclusief een voorstel voor opheffing van de geheimhouding op de documenten en verslagen waarvan de geheimhouding kan worden opgeheven.
Artikel 4:2 Schending geheimhouding 1. 2.
Bij schending van de geheimhouding besluit de burgemeester of hij namens de gemeente aangifte doet. Bij schending van de geheimhouding kan de raad besluiten het betreffende raads- of commissielid voor ten hoogste drie maanden uit te sluiten van het ontvangen van informatie waarop de verplichting tot geheimhouding rust.
Artikel 4:3 Opheffing op initiatief van college of burgemeester In aanvulling op artikel 4:1, tweede lid, kan het college of de burgemeester ook op eigen initiatief de raad een voorstel doen tot opheffing van opgelegde geheimhouding over overgelegde of toegezonden informatie. Het is aan de raad om hier over te besluiten.
Artikel 4:4 Publicatie openbaar geworden informatie Nadat de geheimhouding is opgeheven wordt de desbetreffende informatie door de griffie op het openbare deel van het raadsinformatiesysteem geplaatst.
Hoofdstuk 5 Openbaar en besloten in andere gevallen Artikel 5:1 Andere bijeenkomsten en vergaderingen De Agendacommissie besluit over de beslotenheid van bijeenkomsten en vergaderingen wanneer dit niet per wet, verordening of raadsbesluit is geregeld.
Hoofdstuk 6 Registratie geheime informatie Artikel 6:1 Register 1.
2.
3.
De griffie houdt in samenwerking met het college een register bij van alle geheime documenten die door het college en de burgemeester aan de commissie of de raad zijn aangeboden en van alle documenten waar de commissie of raad zelf geheimhouding op heeft gelegd. De griffie houdt in samenwerking met het college een register bij van alle raads- en commissievergaderingen of delen van raads- en commissievergaderingen die in beslotenheid zijn gehouden waardoor op het verhandelde van rechtswege geheimhouding rust. De registers bevatten de datum van de vergadering, de datum van oplegging van geheimhouding, de grondslag voor de geheimhouding en de horizonbepaling dan wel de datum waarop of voorwaarde waaronder de geheimhouding kan worden opgeheven.
Hoofdstuk 7 Slotbepalingen Artikel 7:1 Slotbepalingen 1. 2.
Dit protocol treedt in werking nadat deze door de gemeenteraad is vastgesteld. Dit protocol kan worden aangehaald als “Protocol geheimhouding gemeenteraad Dordrecht 2023”.
Aldus vastgesteld in de openbare raadsvergadering van 19 december 2023.
De griffier,
De voorzitter,
A.E.T. Wepster
A.W. Kolff
Bijlage 1 Wettelijke kaders voor geheimhouding
De Wet open overheid (Woo) geeft in artikel 5.1, eerste en tweede lid, de gevallen aan waarin geheimhouding kan worden opgelegd. De Algemene wet bestuursrecht (Awb) bepaalt in artikel 2:5 in algemene zin dat een geheimhoudingsplicht geldt voor alle gegevens waarvan iemand het vertrouwelijke karakter kent of redelijkerwijs moet vermoeden. Deze bepaling geldt als een algemene regel in verhouding tot de in lid 4 en 5 genoemde bepalingen inzake geheimhouding uit de Gemeentewet. Het Wetboek van Strafrecht bepaalt in artikel 272 de strafbaarheid van het schenden van geheimhouding en vertrouwelijkheid. De Gemeentewet bepaalt in artikelen 23 en 24 de regels voor besloten raadsvergaderingen. De Gemeentewet bepaalt in artikel 60 de regels voor kennisgeving van beslissingen van het college aan de raad. De Gemeentewet bepaalt in artikel 81 de regels voor kennisgevingen van beslissingen van de burgemeester aan de raad. De Gemeentewet bepaalt in artikel 87 dat een orgaan van de gemeente bevoegd is om een verplichting tot geheimhouding op te leggen ten aanzien van informatie die bij dat orgaan berust, in artikel 88 dat dit orgaan deze informatie kan verstrekken aan een ander orgaan en in artikel 89 dat op de informatie vermeld wordt dat er geheimhouding op rust.
De raad kan op grond van artikel 88 lid 6 Gemeentewet nadere regels stellen rondom het verstrekken van informatie waarop geheimhouding rust.