2309 Advies bij Jaarrekening van Auditcommissie aan GR def.pdf

MEMO Raadsgriffie Spuiboulevard 300 Van

Auditcommissie

DORDRECHT

Aan

Gemeenteraad t.b.v. vergadering 19-9-2023

T 078 770 85 50

Datum

15-9-2023

Kenmerk

-

Contactpersoon

Betreft

Advies auditcommissie bij jaarstukken en accountantsverslag

L. Vermeulen

Bijlage(n)

Bijlage bij Jaarrekening 2022 gemeente Dordrecht

T 06 – 43607859 E l.vermeulen2@dordrecht.nl

Geachte gemeenteraad, De auditcommissie heeft in haar extra vergadering van 12 september 2023 het accountantsverslag, dat hoort bij de jaarstukken 2022, geagendeerd en globaal besproken. Er was onvoldoende tijd om het verslag goed te doorgronden. Een inhoudelijk oordeel over de jaarstukken blijft dan wat de auditcommissie betreft ook achterwege, de auditcommissie houdt het in dit advies bij signaleringen en constateringen. Besproken in auditcommissie De auditcommissie heeft vragen gesteld en gesprek gevoerd met de accountant BDO en de stadscontroller. Hierna heeft de auditcommissie zich een beeld gevormd van de situatie en haar advies gevormd voor de oordeelsvormende vergadering en gemeenteraad. De auditcommissie deelde ter vergadering de volgende haar in het oog springende constateringen: De procesgang en (ver)late verstrekking van alle documenten behorend bij de jaarrekening heeft tijdsnood op de bespreking en besluitvorming in auditcommissie en gemeenteraad gebracht. De gemeenteraad wordt immers geacht haar besluit tot vaststellen van de jaarstukken niet later dan september te nemen; College en gemeenteraad krijgen vanaf de jaarrekening 2023 meer verantwoordelijkheid voor de rechtmatigheidsverantwoording; BDO verstrekte over de jaarstukken 2022 een goedkeurende controleverklaring voor wat betreft de getrouwheid en met een beperking ten aanzien van de rechtmatigheid.

; BDO rapporteert vooralsnog onvoldoende perspectief in haar accountantsverslag op verbetering. In de auditcommissie is gesproken over: De consequenties van het beperkende oordeel; Het verschil tussen het geprognosticeerde overschot en het resultaat (onderbenutting) en de wijze waarop de raad hierin gekend is of had moeten zijn; De consequenties van de constateringen voor de jaarrekeningcontrole 2023 en de begroting 2024; Acht contracten die niet-Europees aanbesteed zijn; Ontbreken en oorzaak van (het uitblijven van) voldoende opvolging van signalen uit eerdere Management Letter en jaarrekeningcontrole. Resultaat bespreking Er is begrip voor de situatie binnen de organisatie, die leidt tot een controleverklaring met als oordeel goedkeurend voor wat betreft de getrouwheid, en met een beperking

Pagina 1/2

als oordeel over de rechtmatigheid. Deze situatie is grotendeels ontstaan als gevolg van onvoldoende beheersing van de processen en ambtelijke tekorten. De auditcommissie constateert dat signalen die eerder zijn gegeven door de accountant in Management Letter(s) en bij jaarrekeningcontrole(s) onvoldoende zijn opgevolgd of dat de opvolging onvoldoende effect had. Daarbij dient opgemerkt te worden dat verschillende constateringen van de accountant al meerdere jaren spelen. Hoewel dat in het accountantsrapport niet expliciet is benadrukt, onderstreept dit wel de urgentie van de problematiek. Het ontstane probleem betekent dat adequate verantwoording en daardoor sturing ontbreekt in de jaarstukken. Hier moet wat aan gedaan worden. De auditcommissie adviseert de gemeenteraad om hetzelfde verwachtingenniveau ten aanzien van kwaliteit van planning- en controlproducten te hanteren als eerder. Zodat de gemeenteraad haar controlerende en kaderstellende taak op een adequate en verantwoorde wijze kan blijven uitoefenen. Daarnaast wordt de raad geadviseerd de wethouder te verzoeken tot een passend verbetertraject en bijbehorende rapportages aan de raad. De auditcommissie heeft zelf al in voorjaar 2023 een gesprek met de wethouder gevraagd over de opvolging van de constateringen van de Management Letter en een halfjaarlijkse voortgangsrapportage.

Dit gesprek vindt plaats tijdens de oktober-auditcommissie. De auditcommissie hoopt u met deze informatie een goed advies te hebben gegeven voor de beraadslaging over de jaarstukken van de gemeente Dordrecht over 2022.

Hoogachtend, J.B. Katif Voorzitter auditcommissie

Pagina 2/2