230417 Technische vragen beantwoord FV 2023.pdf

MEMO Van

Cluster Versterking Bestuur en Organisatie

Aan

Griffie

Datum

17 april 2023

Kenmerk Betreft

Beantwoording technische vragen Financiële verordening 2023

Bijgaand treft u de beantwoording van de technische vragen voor de behandeling van de financiële verordening in de auditcommissie van 18 april 2023. 1. Informatie aan raad over afwijkingen. In artikel 5.4 staat hoe in de Burap over afwijkingen wordt gerapporteerd. Maar de beide zinnen zoals ik ze begrijp, lijken strijdig met elkaar. De eerste suggereert dat alle afwijkingen worden gerapporteerd, de tweede dat dat alleen gebeurt boven de € 100.000 of als het politiek relevant is. Hoe zit dat? In artikel 7.2 wordt geregeld dat afwijkingen boven de € 100.000 worden toegelicht of als ze samen meer dan € 250.000 bedragen. Waarom dat laatste? Gaat het daarbij om de hele begroting? En worden dan alle afwijkingen toegelicht? Waarom niet gewoon in zowel de burap als de jaarrekening alle afwijkingen melden, maar alleen boven de € 100.000 of bij politieke relevantie een toelichting geven? Antwoord: Er zijn twee significante verschillen tussen afwijkingen die in een Bestuursrapportage in de loop van het jaar worden opgenomen en afwijkingen die onderdeel uitmaken van de Jaarstukken na afloop van het jaar. Bij de Jaarstukken gaat het om feitelijk vastgestelde afwijkingen die 100% zeker zijn en ligt de nadruk op verantwoorden (van college aan raad).

Bij de Bestuursrapportages betreffen opgenomen bedragen prognoses van de afwijkingen aan het eind van het jaar en ligt de nadruk op (bij)sturen (wat dan ook nog mogelijk is). In beide gevallen gaan wij in beginsel uit van een grens van € 100.000 voor wat relevant is voor de gemeenteraad. In een Bestuursrapportage zullen wij daarom in principe geen afwijkingen opnemen van kleiner dan € 100.000, omdat het enerzijds onrealistisch is dat een afwijking op programmaniveau (het niveau waarop het mandaat ligt) zo nauwkeurig kan worden voorspeld (het kleinste programma omvat een budget van meer dan € 20 miljoen). Anderzijds verwachten wij dat het college in staat is om op deze kleine afwijkingen nog bij te sturen zonder gevolgen voor de uitvoering van de activiteiten uit de begroting. Indien het een politiek relevant onderwerp betreft of er een andere reden is waardoor een bedrag kleiner dan € 100.000 toch in de Bestuursrapportage moet worden opgenomen dan doen wij dat. Het zou dan echter vreemd zijn om niet toe te lichten waarom. Er wordt immers halverwege het jaar 'extra' budget opgehaald. Daarbij lijkt het ons zinvol ook aan de raad duidelijk te maken waarom. De zinnen in artikel 5.4 zijn dus niet strijdig met elkaar. In de Bestuursrapportage wordt alles toegelicht, waarbij onder de € 100.000 niet wordt opgenomen, tenzij… Dit is anders bij de Jaarstukken.

De werkelijke uitgaven zullen nooit exact gelijk zijn aan het geraamde bedrag. Ook is bijsturen niet meer mogelijk en draait het om de verantwoording. Het toelichten van kleine afwijkingen is dan niet zinvol en zou ook een hele lijst van kleine afwijkingen opleveren. Binnen één programma worden tientallen activiteiten uitgevoerd en die zouden dan per stuk moeten worden toegelicht. Omdat het mogelijk is dat er op programmaniveau toch een groot tekort ontstaat als gevolg van meerdere kleinere afwijkingen hebben wij de grens van € 250.000 opgenomen. Als er op vijf activiteiten een tekort is ontstaan van € 60.000 worden deze dus

1

Kenmerk Datum

17 april 2023

gezamenlijk toegelicht en niet afgedaan met het standaard zinnetje 'afwijkingen onder de € 100.000 lichten wij niet toe'. 2. In artikel 10 en artikel 13 is iets toegevoegd t.o.v. de versie die we in februari bespraken. Kan toegelicht worden waarom? Antwoord: Dit artikel regelt vooral handelingen van het college die niet direct voortkomen uit de programmabegroting en waarbij ook geen lasten binnen die programmabegroting ontstaan. Indien het college activa koopt, bijvoorbeeld grond, zwembad, vastgoed e.d. of leningen aantrekt/verstrekt, vinden er alleen balansmutaties plaats. Deze transacties 'kosten' eigenlijk niets; Er worden liquide middelen omgezet in een ander actief wat dezelfde waarde vertegenwoordigd. In principe mag de raad verwachten dat het college alleen dergelijke transacties uitvoert als dat past in door de raad vastgesteld beleid. Om misverstanden te voorkomen hebben wij daarbij de volgende bijzin toegevoegd om dat vastgestelde beleid te duiden: 'waaronder de uitvoering van de programmabegroting, de structuurvisie en vastgestelde grondexploitaties'. Voor aankopen binnen vastgestelde grondexploitaties zal dus geen wensen en bedenkingen procedure meer worden gevolgd. Voor grondaankopen buiten vastgestelde grondexploitaties en structuurvisie wel.

Omdat het kan voorkomen dat bij een bepaalde transactie snelheid is geboden, bijvoorbeeld omdat een verkoper anders aan een ander verkoopt, hebben wij artikel 10.2 toegevoegd: '10.2 Indien het college acht dat er noodzaak is om snel(ler) te handelen, neemt het college een besluit en informeert zij de raad zo snel mogelijk, zoals beschreven in artikel 11.' Om de raad maximaal inzicht te geven is ook artikel 10.3 toegevoegd: '10.3 Balansmutaties als gevolg van lid 1 worden daarnaast toegelicht in de Jaarrekening.' In artikel 13 is lid 2 toegevoegd: '13.2 Het college operationaliseert het normenkader in een controleplan en controleprotocol ten behoeve van de interne beheersing.' Dit artikel dwingt het college (en de organisatie) om invulling te geven aan en actie te ondernemen ten aanzien van rechtmatigheid en het vastgestelde normenkader. Het controleplan en controleprotocol helpen het college om dat gericht te doen (vanuit risico's, prioriteiten en planning). 3. Artikel 12: als de raad de rechtmatigheidsverantwoording goedkeurt, worden onrechtmatige handelingen dan gelegaliseerd? Antwoord: De raad keurt de rechtmatigheidsverantwoording an sich niet goed, maar stelt de Jaarstukken en resultaatbestemming vast. Handelingen die onrechtmatig zijn uitgevoerd blijven onrechtmatig.

Bij sommige handelingen kan het college de onrechtmatigheid herstellen, bij sommige handelingen niet meer. Indien bijvoorbeeld een dienst verkeerd is aanbesteed en het contract waarop deze dienst wordt uitgevoerd nog loopt, kan alsnog een nieuwe (juiste) aanbesteding worden uitgevoerd. Dat kan wel gelijktijdig leiden tot een verplichting tot schadevergoeding aan de oorspronkelijke contractant. De onrechtmatigheid is dan wel gestopt. De raad kan naar aanleiding van de verklaring van het college het gesprek voeren en het college opdracht geven zaken te verbeteren en/of te herstellen.

2

Kenmerk Datum

17 april 2023

4. In artikel 21 (grondbeleid) is ook iets toegevoegd. Maar ik begrijp niet wat er staat. Wat wordt verstaand onder ‘maatschappelijke grond’ en ‘intern door te leveren grond’? Zijn dit de enige twee soorten grond die er zijn? Antwoord: Wij hebben het volgende lid toegevoegd: '21.2. Het college stelt jaarlijks een grondprijzenbrief vast met een vastgestelde uitgifteprijs voor zowel maatschappelijke grond als intern door te leveren grond, die ter kennisname aan de raad wordt aangeboden.' Dit artikel is gebaseerd op de modelverordening van de VNG en was ten tijde van de eerste behandeling in de auditcommissie nog niet afgestemd met team grondzaken en de betreffende wethouder. Dat is inmiddels wel het geval. Het college stelt nu ook al jaarlijks de grondprijzenbrief vast, dus dat is ongewijzigd, maar nu ligt het ook vast in de verordening. Normaal gesproken geldt voor grondprijzen de waarde in het economisch verkeer. Het is mogelijk om voor grond die voor maatschappelijke doelen wordt ingezet andere (lagere) prijzen te hanteren. Daarnaast dient een prijs vastgesteld te worden voor interne administratieve doeleinden indien grond die al in bezit van de gemeente is wordt opgenomen in een grondexploitatie. Deze prijs heeft invloed op het exploitatieresultaat en het resultaat van de grondexploitatie en is dus ook voor de Belastingdienst (VPB) relevant.

In de grondprijzenbrief wordt vastgelegd hoe hiermee wordt omgegaan.

3