2025-04-16 aangepast nieuw Reglement RvT (1).pdf

Reglement van de Raad van Toezicht

1.

Begripsbepalingen In dit reglement wordt verstaan onder:

2.

Stichting

: de Stichting voor Openbaar Onderwijs in Dordrecht

Raad van Toezicht

: het toezichthoudend orgaan van de Stichting

College van Bestuur

: het orgaan belast met het besturen van de Stichting

Statuten

: de statuten van de Stichting

Reglement 2.1.

Het Reglement Raad van Toezicht is opgesteld conform artikel 11, elfde lid van de statuten.

2.2.

Het reglement wordt vastgesteld en goedgekeurd door de Raad van Toezicht. De Raad van Toezicht stelt de Gemeenteraad in kennis van het Reglement Raad van Toezicht.

2.3.

Dit regelement treedt in werking op de dag waarop het door de Raad van Toezicht is vastgesteld.

2.4.

Dit reglement geldt voor onbepaalde duur en wordt in samenhang met de statuten en het Regelement College van bestuur geëvalueerd en zo nodig, door de Raad van Toezicht, aangepast.

3.

Bevoegdheden, verantwoordelijkheden en taken De Raad van Toezicht heeft de volgende bevoegdheden, verantwoordelijkheden en taken: Werkgever: 1. Voorzien in een goed samengesteld en functionerend College van Bestuur. 2. Het beoordelen van de leden van het College van Bestuur en de verantwoordelijkheid voor de rol van werkgever van de leden van het College van Bestuur. Opzichter (plannen goedkeuren en monitoren): 1. Het bewaken van het doel en de grondslag van de Stichting door te toetsen of het College van Bestuur de doelen van de Stichting effectief, rechtmatig en efficiënt realiseert en daar verantwoording over aflegt. Daarbij moet rekening

Reglement Raad van Toezicht Vastgesteld en goedgekeurd door de RvT op 16 april 2025 Instemming MR 17-06-2025

gehouden worden met maatschappelijke doelen welke door de Stichting of door de overheid in wet- en regelgeving zijn vastgelegd en voorgeschreven. 2. Het toezicht houden op het realiseren van de doelen op strategisch en beleidsmatig niveau, ten aanzien van het geven van onderwijs, zorgplicht, onderwijsdiensten, de onderwijsorganisatie en de leiding. 3. Het toezicht houden op de continuïteit van het onderwijs en het voortbestaan van de Stichting. 4. De bevoegdheid tot meningsvorming, beoordeling en besluitvorming in het kader van het toezicht houden en de verantwoordelijkheid voor het toezicht op alle aspecten van de Stichting. 5. De bevoegdheid voor het vaststellen van het Reglement van de Raad van Toezicht, het goedkeuren van (wijzigingen) in de statuten , evenals wijzigingen in de doelstellingen en grondslag van de Stichting, het Reglement College van Bestuur en de klokkenluidersregeling. 6. De verantwoordelijkheid de eigen werkzaamheden van de Raad van Toezicht te plannen, programmeren, te sturen, uit te voeren en te evalueren. 7. Zorg dragen voor een kwalitatief goed samengestelde Raad van Toezicht. 8. De verantwoordingsplicht betreffende de eigen bevoegdheid, verantwoordelijkheden en taken. Klankbord (adviseren en netwerken): 1. Het functioneren als klankbord voor het College van Bestuur.

4.

Onderwerpen van Toezicht 1. Het toezicht richt zich op de strategie en het beleid op korte/midden/lange termijn. De Raad toetst de beleidsvoornemens en uitkomsten aan de hand van de haalbaarheid en realiteit. Uitgangspunt hierbij zijn de gestelde doelen. 2. De Raad bespreekt ten minste eenmaal per jaar de invulling van de maatschappelijke taak, de positie en strategie alsmede het beleid van de onderwijsinstelling(en), de analyse van het risico verbonden aan de onderwijsinstelling(en) inclusief de risicobeheersing en controlesystemen, en voorts de in de statuten genoemde beleidsdocumenten. 3. De Raad toetst of het College van Bestuur bij zijn beleid en bij de uitvoering van zijn bestuurstaken oog houdt op het belang van de Stichting in relatie tot haar maatschappelijke functie. De Raad toetst of het College van Bestuur een zorgvuldige en evenwichtige afweging heeft gemaakt van de belangen van allen die bij de Stichting betrokken zijn. Daarbij heeft zij oog voor de effecten, het risico en de processen verbonden aan het realiseren van de doelen van het College van Bestuur.

Reglement Raad van Toezicht Vastgesteld en goedgekeurd door de RvT op 16 april 2025 Instemming MR 17-06-2025

5.

Accountant en externe deskundigheid 1. De Raad van Toezicht wijst de externe accountant aan en formuleert in overleg met het College van Bestuur de opdracht voor de jaarlijkse controle van de jaarrekening. 2. Eenmaal in de vier jaar vindt een grondige beoordeling plaats van het functioneren van de externe accountant. 3. De Raad van Toezicht bespreekt jaarlijks eenmaal onderling en eenmaal in aanwezigheid van het College van Bestuur het accountantsverslag en de jaarrekening. 4. De Raad van Toezicht heeft het recht de accountant en/of externe deskundigheid voor zijn oordeel en advies in te schakelen over elk door de Raad van Toezicht noodzakelijk geacht onderwerp. 5. De Raad van Toezicht voorkomt waar mogelijk belangenverstrengeling van een lid of leden van de Raad van Toezicht als het College van Bestuur en van de accountant van de Stichting en neemt bij het constateren ervan een zodanig besluit dat de belangenverstrengeling zo volledig en zo spoedig mogelijk ten einde komt.

6.

Vergaderingen van de Raad van Toezicht 1. De Raad van Toezicht werkt met een planning en control cyclus en een vergaderschema waarin de te behandelen onderwerpen en de data voor het komende jaar zijn opgenomen. 2. De Raad van Toezicht werkt met een agendavoering waarbij de onderwerpen zijn gerubriceerd in informatie, controlerende, meningsvormende, besluitvormende, goedkeurende of evaluatieve agendapunten.

7.

Informatievoorziening 1. De Raad van Toezicht is zelf verantwoordelijk voor zijn informatievoorziening. 2. De Raad van Toezicht bepaalt zijn informatievoorziening, bespreekt dit met het College van Bestuur, en legt deze vast in zijn planning en control cyclus. 3. De Raad van Toezicht wordt van informatie voorzien over beleid, de doelrealisatie, de prestaties en resultaten, het aan de onderwijsinstelling(en) verbonden risico, de maatschappelijke functie en strategie. 4. De Raad van Toezicht wordt op gestandaardiseerde wijze geïnformeerd over interne en externe ontwikkelingen en over wet- en regelgeving. 5. De Raad van Toezicht wordt geïnformeerd over ernstige problemen of conflicten binnen de organisatie en relaties met derden, calamiteiten die gemeld zijn of worden bij de Inspectie van het Onderwijs dan wel bij Justitie, gerechtelijke procedures en aangelegenheden die in de publiciteit komen of zijn gekomen.

Reglement Raad van Toezicht Vastgesteld en goedgekeurd door de RvT op 16 april 2025 Instemming MR 17-06-2025

6. De Raad van Toezicht wordt op gestandaardiseerde wijze geïnformeerd in de vorm van een planning en control cyclus met behulp van ijkpunten of kengetallen, met een rapportage over de interne beheersystemen inclusief de bestuurlijke informatievoorziening. 7. De Raad van Toezicht kan, indien nodig voor het uitoefenen van zijn verantwoordelijkheden en bevoegdheden, op eigen wijze informatie inwinnen en heeft daartoe toegang tot de bescheiden en voorzieningen van de Stichting, conform de statutaire bepalingen op dat gebied.

8.

Evaluatie 1. De Raad van Toezicht evalueert ten minste eenmaal per jaar, buiten aanwezigheid van het College van het Bestuur, zowel het functioneren en de samenstelling van het College van Bestuur, alsmede de relatie tussen de Raad van Toezicht en het College van Bestuur. Ook de hieraan verbonden conclusies worden daarbij besproken. De uitkomst van de evaluatie wordt met het College van Bestuur besproken. 2. De Raad van Toezicht evalueert ten minste eenmaal per jaar, buiten aanwezigheid van het College van Bestuur zijn eigen functioneren als een collegiaal orgaan, het functioneren van de leden en zijn omgang met het College van Bestuur. Ook de hieraan verbonden conclusies worden daarbij besproken. Het College van Bestuur wordt geïnformeerd over de uitkomst van de evaluatie.

9.

Werkgeverschap 1. De Raad van Toezicht is de werkgever van het College van Bestuur en als zodanig verantwoordelijk. 2. De Raad van Toezicht stelt voor het College van Bestuur een profielschets vast en gaat periodiek na of de profielschets nog voldoet en stelt deze zo nodig bij. Het concept wordt ter advies voorgelegd aan het College van Bestuur en de medezeggenschapsraad. 3. De Raad van Toezicht stelt aan de hand van de wettelijke, statutaire en reglementaire voorschriften een procedure op voor de werving, selectie, voordracht en benoeming van de leden van het College van Bestuur vast. De procedure wordt in concept ter advies voorgelegd aan het College van Bestuur en de medezeggenschapsraad. 4. De Raad van Toezicht voert jaarlijks een functioneringsgesprek met de leden van het College van Bestuur, conform de hiervoor in de Stichting geldende procedure. 5. De Raad van Toezicht spreekt met het College van Bestuur dan wel de individuele leden van het College van Bestuur voorafgaand aan een beoordelingsperiode

Reglement Raad van Toezicht Vastgesteld en goedgekeurd door de RvT op 16 april 2025 Instemming MR 17-06-2025

een beoordelingskader af. Na afloop van de beoordelingsperiode komt de Raad van Toezicht aan de hand van dit beoordelingskader tot een oordeel. De beoordelingsprocedure wordt vastgesteld conform de in de Stichting gebruikelijke beoordelingsprocedures. 6. De Raad van Toezicht bepaalt de rechtspositie, arbeidsvoorwaarden en de bezoldiging van de leden van het College van Bestuur.

10.

Regels voor besturing De Raad van Toezicht is verantwoordelijk voor: 1. In geval van een verschil van inzicht tussen de leden van het College van Bestuur, en het besluit van de voorzitter van het College van Bestuur dienaangaande niet tot oplossing van dit verschil leidt, zijn één of meer leden van het College van Bestuur bevoegd om dit besluit of verschil van inzicht voor te leggen aan de Raad van Toezicht, die als arbiter optreedt en dan bevoegd is tot het nemen van een beslissing inzake het verschil van inzicht. 2. Voor het geval het College van Bestuur dan wel de Raad van Toezicht vindt dat er sprake is van een conflict tussen beide raden , niet zijnde een arbeidsconflict tussen één of meer leden van het College van Bestuur en de Stichting, roept de voorzitter van de Raad van Toezicht een vergadering van de Raad van Toezicht bijeen, hoort daarin zo mogelijk het College van Bestuur over het conflict, en neemt dan alsnog ter zake een besluit met een meerderheid van ten minste twee/derde van het aantal leden dat de Raad van Toezicht telt op het moment van het besluit.

11.

Relatie met het College van Bestuur 1. De Raad van Toezicht fungeert als een klankbord voor het College van Bestuur en door mee te denken en door zijn ervaring, kennis en kunde daartoe ter beschikking te stellen. 2. De voorzitter van de Raad van Toezicht fungeert als communicatiepartner voor het College van Bestuur. De relatie tussen de Raad van Toezicht en het College van Bestuur wordt versterkt door regelmatig contact tussen de voorzitters van beide organen.

12.

Werven en selecteren van leden Raad van Toezicht 1. Een vacature in de Raad van Toezicht wordt intern openbaar gemaakt, zodat het College van Bestuur en de medezeggenschapsraad in de gelegenheid zijn de Raad van Toezicht op kandidaten te attenderen.

13.

Functies in de Raad van Toezicht

Reglement Raad van Toezicht Vastgesteld en goedgekeurd door de RvT op 16 april 2025 Instemming MR 17-06-2025

1. Naast de reguliere toezichthoudende taken van elk lid van de Raad van Toezicht heeft de voorzitter van de Raad van Toezicht de volgende specifieke taken: •

het bewust zijn van de Europese regelgeving;

•

het leidinggeven aan de Raad van Toezicht en aan diens toezicht;

•

het bepalen van de agenda en het bewaken van de informatievoorziening;

•

het bewaken van de besluitvorming volgens de statuten en reglementen;

•

het bewaken van de werkgeverstaken van de Raad van Toezicht;

•

het bewaken van de eigen werkzaamheden van de Raad van Toezicht en het houden van het overzicht hierover; hij gaat na of deze voorzien, gepland, uitgevoerd en geëvalueerd worden

•

het toezien op het goed functioneren van de ingestelde commissie(s)

•

het zorg dragen voor introductie-, opleidings- of trainingsprogramma’s voor de leden van de Raad van Toezicht;

•

het toezien op (de organisatie van) de verantwoording van de Raad van Toezicht;

•

het initiëren van de jaarlijkse evaluatie van het functioneren van de Raad van Toezicht en het College van Bestuur;

•

het ondertekenen namens de Raad van Toezicht

2. De vicevoorzitter vervult, bij waarneming van de functie van voorzitter, de taken zoals vermeld in artikel 15 lid 1. 3. De functie van vicevoorzitter kan gecombineerd worden met de functie van secretaris. De secretaris beheert het archief van de Raad van Toezicht, draagt zorg voor het regelen van de verslaggeving van de vergadering en ondertekent namens de Raad van toezicht. 4. De voorzitter en de vicevoorzitter/secretaris ondertekenen namens de Raad van Toezicht de aanstellingen van de (leden van) het College van Bestuur, de correspondentie van de Raad van Toezicht en de verslagen van de vergadering van de Raad van Toezicht.

14.

Functieverdeling 1. De Raad van Toezicht kiest uit zijn midden een voorzitter en vicevoorzitter. De functie van vicevoorzitter kan gecombineerd worden met de functie van secretaris. 2. De Raad van Toezicht kan alleen een voorzitter en vicevoorzitter kiezen indien de meerderheid van zijn leden ter vergadering aanwezig is. 3. De leden van de Raad van Toezicht kunnen zich kandidaat stellen voor de functie van voorzitter en/of vicevoorzitter met inachtneming van de vereiste kwaliteiten en eigenschappen, gelet op de diverse facetten die de aandacht van de voorzitter dan wel vicevoorzitter vragen.

Reglement Raad van Toezicht Vastgesteld en goedgekeurd door de RvT op 16 april 2025 Instemming MR 17-06-2025

4. De kandidaatstelling geschiedt, mondeling, ter vergadering. 5. Indien voor een functie slechts één kandidaat is gesteld, vindt voor die functie geen stemming plaats en wordt de gestelde kandidaat geacht te zijn gekozen. 6. Indien voor een functie meer kandidaten zijn gesteld, dan wordt ter vergadering schriftelijk gestemd. 7. Ieder lid van de Raad van Toezicht heeft één stem. 8. De voorzitter dan wel de vicevoorzitter stelt ter vergadering het aantal stemmen vast dat op elke kandidaat is uitgebracht. 9. De kandidaat met het hoogste aantal stemmen is gekozen. Indien er meer kandidaten zijn, die een gelijk aantal stemmen op zich verenigd hebben, beslist tussen hen het lot. 10. Het door de voorzitter dan wel de vicevoorzitter ter vergadering uitgesproken oordeel betreffende de uitslag van de stemming is beslissend. 11. Als voor een functie geen kandidaten zijn gesteld, wordt de functie tijdelijk, voor een periode van één jaar, door een daartoe door de Raad van Toezicht aangewezen lid, vervuld. Het lot bepaalt wie de functie tijdelijk zal vervullen.

15.

Commissies van de Raad van Toezicht 1. De Raad van Toezicht kan commissies instellen, bestaande uit leden van de Raad van Toezicht en/of externe deskundigen, die onder verantwoordelijkheid van de Raad van Toezicht belast kunnen worden met aangelegenheden die tot de bevoegdheid van de Raad van Toezicht behoren. Een commissie is verantwoording verschuldigd aan de Raad van Toezicht.

16.

Kwaliteit en deskundigheid 1. De Raad van Toezicht houdt zijn kwaliteit op peil door middel van deskundigheidsbevordering en vermeldt dit in zijn jaarverslag.

17.

Bezoldiging van de Raad van Toezicht 1. De Raad van Toezicht stelt zelf, na overleg met het College van Bestuur en de Medezeggenschapsraad, jaarlijks de hoogte van de bezoldiging vast, mede op basis van advies van de desbetreffende vereniging van toezichthouders. 2. De Raad van Toezicht heeft een vergoedingsregeling op basis waarvan een bezoldiging c.q. onkostenvergoeding wordt uitbetaald. N.B. Het bedrag per lid per jaar is uit dit artikel gehaald en opgenomen in een separate vergoedingsregeling Raad van Toezicht. 3. Indien de Raad van Toezicht van de vastgestelde vergoedingsregeling afwijkt, maakt het hiervan melding in het jaarverslag.

Reglement Raad van Toezicht Vastgesteld en goedgekeurd door de RvT op 16 april 2025 Instemming MR 17-06-2025

4. De jaarrekening geeft expliciet aan welke bedragen op grond van de vastgestelde vergoedingsregeling zoals bedoeld in lid 1, in het desbetreffende boekjaar zijn uitbetaald.

18.

Verslag van de Raad van Toezicht De Raad van Toezicht maakt jaarlijks een verslag dat wordt toegevoegd aan het jaarverslag van de Stichting. Hierin worden vermeld: • de namen en persoonlijke gegevens van de leden; • het rooster van aftreden en benoeming, voorzien van de data en het aantal termijnen; • bespreking van de strategie en de realisatie van de doelstellingen; • verslag van de taakuitvoering van de Raad van Toezicht (verrichte werkzaamheden en onderwerpen die aan de orde zijn geweest); • de bespreking van het eigen functioneren en de deskundigheidsbevordering; • de bezoldiging.

19.

Gedragscode van de Raad van Toezicht 1. Leden van de Raad van Toezicht worden geacht deel te nemen aan activiteiten van de Raad van Toezicht. Bij frequente afwezigheid wordt het betreffende lid hierop door de voorzitter aangesproken. 2. Indien een lid van de Raad van Toezicht voorziet dat (de schijn van) een tegenstrijdig belang of onverenigbaarheid voor zichzelf of een ander lid zou kunnen optreden, meldt hij dit terstond aan de voorzitter. Indien naar het oordeel van de Raad van Toezicht zich een incidentele tegenstrijdigheid voordoet, waarvan de bezwaren kunnen worden opgelost door een tijdelijke voorziening, dan werkt het betrokken lid aan die voorziening mee. Indien zich naar het oordeel van de Raad van Toezicht een meer dan incidentele onverenigbaarheid voordoet, dan treedt het betreffende lid af. Dit geldt ook voor nevenfuncties of nevenwerkzaamheden. 3. De leden van de Raad van Toezicht zijn verplicht tot geheimhouding van wat hun uit hoofde van hun functie ter kennis is gekomen voor zover die verplichting uit de aard van de zaak volgt of hen nadrukkelijk is opgelegd. Deze verplichting eindigt niet bij de beëindiging van het lidmaatschap van de Raad van Toezicht. 4.

De leden van de Raad van Toezicht doen geen publieke uitspraken over het beleid en besluiten van de Raad van Toezicht, noch over die van het College van Bestuur, tenzij op verzoek van dan wel na overleg met de voorzitter die het aanspreekpunt van de Raad van Toezicht is. 5. De leden van de Raad van Toezicht zullen zich ervan onthouden:

Reglement Raad van Toezicht Vastgesteld en goedgekeurd door de RvT op 16 april 2025 Instemming MR 17-06-2025

• middellijk of onmiddellijk deel te nemen aan aannemingen van de Stichting; • middellijk of onmiddellijk geschenken, provisie of commissieloon aan te nemen of te vorderen van personen die ten behoeve van de Stichting werkzaam zijn dan wel van (potentiële) leveranciers van de Stichting; • zonder schriftelijke toestemming van de Raad van Toezicht door personen in dienst van de Stichting voor persoonlijke doeleinden werkzaamheden te laten verrichten of iets dat aan de Stichting toebehoort voor persoonlijke doeleinden te gebruiken; • zonder schriftelijke toestemming van de Raad van Toezicht deel te nemen aan het toezicht of bestuur van rechtspersonen, die middellijk of onmiddellijk producten en/of diensten ten behoeve van de Stichting of onderdelen daarvan kunnen offreren dan wel samenwerking met de Stichting dan wel voor samenwerking in aanmerking komen.

Vastgesteld op 16 april 2025 door de Stichting voor Openbaar Onderwijs in Dordrecht.

J.B.M. Rasch,

A. Beune,

Voorzitter Raad van Toezicht

secretaris/ vicevoorzitter Raad van Toezicht

Reglement Raad van Toezicht Vastgesteld en goedgekeurd door de RvT op 16 april 2025 Instemming MR 17-06-2025