20012026 Gedragscode publicatie persoonsgegevens op het RIS (schoon).pdf

Gedragscode met betrekking tot persoonsgegevens op de website van de gemeenteraad van Dordrecht (RIS);

gelezen de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG); gelet op artikel 149 van de Gemeentewet; besluit: vast te stellen de hierna volgende Gedragscode voor de publicatie van persoonsgegevens op de website van de gemeenteraad van Dordrecht (RIS)

Artikel 1: Definitie 'persoonsgegevens' Persoonsgegevens betreft alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon („de betrokkene”); als identificeerbaar wordt beschouwd een natuurlijke persoon die direct of indirect kan worden geïdentificeerd, met name aan de hand van een identificator zoals een naam, een identificatienummer, locatiegegevens, een online identificator of van een of meer elementen die kenmerkend zijn voor de fysieke, fysiologische, genetische, psychische, economische, culturele of sociale identiteit van die natuurlijke persoon. Dit zijn bijvoorbeeld naam, adres, emailadres, geboortedatum en telefoonnummer van een persoon, maar ook een ip-adres. De wet onderscheidt naast persoonsgegevens ook 'bijzondere persoonsgegevens'. Bijzondere persoonsgegevens zijn gegevens die zo gevoelig zijn dat de verwerking ervan iemands privacy ernstig kan beïnvloeden. Bijzondere persoonsgegevens mogen niet gebruikt worden tenzij er een beroep kan worden gedaan op een wettelijke uitzonderingsgrond. De bijzondere persoonsgegevens zijn limitatief in artikel 9 AVG opgesomd en zijn gegevens (informatie) die iets zeggen over iemands, - ras of etnische afkomst, - politieke opvattingen, - religieuze of levensbeschouwelijke overtuigingen, - lidmaatschap vakvereniging (vakbond), - biometrische gegevens, - gegevens over de gezondheid,

- gegevens met betrekking tot iemands seksueel gedrag of seksuele gerichtheid. Waar in deze gedragscode 'persoonsgegeven(s)' staat, worden beide bovengenoemde varianten bedoeld. Artikel 2: Definitie 'publicatie op de website' Onder 'publicatie op de website' wordt verstaan het plaatsen van informatie op het openbare, algemeen toegankelijke gedeelte van de website van de gemeenteraad van Dordrecht, het raadsinformatiesysteem (RIS). Stukken die op de website worden geplaatst, blijven na plaatsing permanent op internet vindbaar. Stukken die op het besloten gedeelte van het raadsinformatiesysteem worden geplaatst zijn enkel toegankelijk voor raads- en commissieleden en vallen daarmee buiten de werking van deze gedragscode.

Artikel 3: Mogelijkheid verzoek tot verwijdering van persoonsgegevens Personen die het aangaat kunnen een verzoek doen tot verwijdering vanhun persoonsgegevens van het RIS . Daartoe dienen zij aan te geven om welke gegevens het gaat en waar deze op de website zijn gepubliceerd. In bepaalde uit de wetgeving voortvloeiende gevallen kunnen persoonsgegevens niet verwijderd worden. Een verwijderingsverzoek wordt daarom getoetst aan de hand van de Algemene Verordening Gegevensbescherming en de Archiefwet, alsook de voorliggende gedragscode. .

Artikel 4: Gedragscode Voor de publicatie van persoonsgegevens op het RIS gelden ten aanzien van de hierna genoemde categorieën van personen de aldaar aangegeven gedragslijnen. Betrokkenen worden middels een privacyverklaring op de website geïnformeerd over de wijze waarop persoonsgegevens worden gepubliceerd.

a. Persoonsgegevens van politieke ambtsdragers, zoals raadsleden, commissieleden en collegeleden. Deze personen functioneren, elk in hun eigen rol, ten behoeve van het openbaar bestuur. Zij zijn als zodanig benoemd. Hun namen komen veelvuldig in raadsdocumenten voor, zoals op agenda's,

notulen, politieke documenten zoals moties, schriftelijke vragen, amendementen et cetera. Op het RIS worden van politieke ambtsdragers -naast het door hen vervulde ambt en de wettelijk verplichte nevenfuncties- voorletter(s) of naam, achternaam alsmede de naam van het gremium en/of de partij die zij vertegenwoordigen gepubliceerd. Indien politieke ambtsdragers daarvoor toestemming geven wordt ook het zakelijk e-mailadres, zakelijk telefoonnummer en een foto op de website geplaatst. Gedragslijn: Ten aanzien van politieke ambtsdragers worden de voorletter(s) of naam en achternaam gepubliceerd. Zakelijk emailadres, zakelijk telefoonnummer (de mailadressen en telefoonnummers die zij primair gebruiken voor de uitvoering van hun ambt) en een foto worden gepubliceerd indien de betrokkene daarvoor toestemming heeft gegeven. . b. Persoonsgegevens van ambtenaren indien die voor de gemeente Dordrecht werkzaam zijn: -

Ambtenaren worden veelvuldig in bestuurlijke documenten vermeld, bijvoorbeeld als steller van ambtelijke adviezen, als ambtelijke ondersteuning bij vergaderingen of als griffier van (commissie)vergaderingen. Voor zover ambtenaren genoemd worden in relatie tot hun functie, is bekendmaking op de website relevant en niet 'bovenmatig'. De openbaarmaking dient zich te beperken tot de naam, de afdeling waar zij werkzaam zijn, zakelijk telefoonnummer en zakelijk mailadres. Gedragslijn: Persoonsgegevens van ambtenaren - als zij voor de gemeente Dordrecht werkzaam zijn – geldt dat uitsluitend hun naam, de afdeling waar zij werkzaam zijn, zakelijk telefoonnummer en zakelijk mailadres op de website mogen worden openbaargemaakt.

c. Persoonsgegevens van ambtenaren indien ze werkzaam zijn voor een andere overheidsorganisatie -

Ambtenaren worden veelvuldig in bestuurlijke documenten vermeld, bijvoorbeeld in de rol van projectleider en/of secretaris. Persoonsgegevens van ambtenaren van andere overheidsinstanties worden geanonimiseerd, met uitzondering van de functie en de afdeling waar zij werkzaam zijn.

Gedragslijn: Persoonsgegevens van ambtenaren die voor een andere overheidsorganisatie werkzaam zijn dan gemeente Dordrecht worden geanonimiseerd. d. Persoonsgegevens van natuurlijke personen die brieven of andere geschriften aan de raad richten Brieven aan de raad zijn onder andere afkomstig van burgers. Ze bevatten de adresgegevens en vaak het telefoonnummer van de afzender en ze zijn als regel ondertekend. Het komt ook voor dat er een petitie aan de raad of aan een commissie wordt overhandigd, met handtekeningenlijsten die doorgaans handgeschreven naam- en adresgegevens en handtekeningen bevatten. Openbaarmaking - dit geldt voor genoemde vormen - zou betekenen dat via de website alle persoonsgegevens door een ieder rechtstreeks zijn in te zien. Dit moet als 'bovenmatig' worden beschouwd. Het effect van de geschriften aan de raad kan ook bereikt worden zonder openbaarmaking. De raad zelf en de leden van de raad moeten echter wel kennis kunnen nemen van de brieven én hun afzender om zich een oordeel te kunnen vormen over hetgeen de brief van de raad vraagt. Gedragslijn: Ingekomen brieven en petities die aan de raad zijn gezonden of overhandigd, worden als zodanig niet op de website van de raad openbaar gemaakt.

Dergelijke stukken worden gepubliceerd op het digitaal vergadersysteem van de gemeenteraad, in een digitaal beschermde omgeving die enkel en alleen toegankelijk is voor raads- en commissieleden en griffiemedewerkers. e. Persoonsgegevens van rechtspersonen die brieven of andere geschriften aan de raad richten Brieven/geschriften van instellingen/organisaties zijn naar hun aard doorgaans niet persoonlijk en bevatten weinig persoonsgegevens. De persoonsgegevens die voorkomen in dergelijke stukken zijn veelal zakelijk. Een voorbeeld van niet bovenmatige persoonsgegevens zijn bijvoorbeeld de naam, het zakelijk e-mail adres en zakelijk telefoonnummer van topfunctionarissen, zoals voorzitters, directeuren en/of ministers. Deze gegevens worden daarom niet geanonimiseerd. In stukken van of namens organisaties en instellingen worden bijzondere persoonsgegevens en

persoonsgegevens van derden wel geanonimiseerd, mochten die in dergelijke stukken voorkomen. Gedragslijn: Ingekomen stukken van rechtspersonen welke afkomstig zijn van topfunctionarissen/bestuurders worden openbaar gemaakt met behoud van de naam, het zakelijk e-mailadres en zakelijk telefoonnummer van de afzender. Bijzondere persoonsgegevens en persoonsgegevens van derden worden niet openbaar gemaakt. f. Persoonsgegevens van personen die tijdens openbare commissievergaderingen gebruik maken van het spreekrecht, namens zichzelf of anderen of namens instellingen.

Personen die gebruik willen maken van inspreekrecht of deelnemen aan de beraadslaging in raadsvergaderingen en op politieke avonden, dienen zich ervan bewust te zijn dat zij zich mengen in het publieke debat en dat dus niet anoniem kunnen doen. Insprekers worden daarom van tevoren geïnformeerd dat als zij gebruik maken van dit recht, zij akkoord gaan met publicatie van hun bijdrage en hun naam op de website (zowel in de vorm van geluidsmateriaal als gepubliceerde tekst). Mocht een persoon hier niet akkoord mee willen gaan, dan wordt diegene gewezen op de mogelijkheid dat de inspreektekst als ingekomen stuk aan de raad aangeboden kan worden, waarna deze geanonimiseerd gepubliceerd wordt. Personen die in een participatieprocessen, bijvoorbeeld middels deelname in een klankbordgroep, een bijdrage leveren aan of betrokken zijn bij beleids- en besluitvorming van de raad dienen ook gewezen te worden op de openbaarheid van hun deelname. Gedragslijn: Insprekers worden van tevoren geïnformeerd dat als zij gebruik maken van dit recht, zij akkoord gaan met publicatie van hun bijdrage en hun naam op de website (zowel in de vorm van geluidsmateriaal als gepubliceerde tekst). Mocht een persoon hier niet akkoord mee willen gaan, dan wordt diegene gewezen op de mogelijkheid dat de inspreektekst als ingekomen stuk aan de raad aangeboden kan worden, waarna deze geanonimiseerd gepubliceerd wordt.

g. Persoonsgegevens van personen die een rol spelen in het kader van besluitvorming en als zodanig voorkomen in de tekst van raadsvoorstellen en daaraan verwante documenten. De raad neemt in het kader van zijn taak als bestuur op hoofdlijnen weinig besluiten ten aanzien van individuele burgers. Het komt dan ook niet vaak voor dat in raadsvoorstellen persoonsgegevens staan. Wel is dit soms het geval in bijlagen bij raadsvoorstellen, zoals zienswijzennota's bij bestemmingsplannen en andere besluiten van algemene strekking. Dergelijke stukken zijn altijd afkomstig van het college. Een tweede categorie raadsstukken waarin persoonsgegevens kunnen voorkomen wordt gevormd door documenten in het kader van bezwaarprocedures tegen raadsbesluiten.. De hoofdlijn is dat persoonsgegevens van inwoners in openbare raadsstukken en de daarbij behorende bijlagen, voor zover deze op de website worden gepubliceerd, worden geanonimiseerd en dat handtekeningen door het college worden verwijderd. Dit geldt ook voor raadsstukken in het kader van bezwaarprocedures en bij de raad ingediende zienswijzen. Betreffen de stukken onderwerpen waarbij het adres van belang is, zoals bijvoorbeeld bestemmingsplannen, dan worden deze specifieke gegevens niet geanonimiseerd. Een derde categorie is het indienen van een burgerinitiatief.

Dat is een uitgewerkt voorstel over een onderwerp dat een buurt, een wijk of de gehele stad aangaat. Met een burgerinitiatief vragen burgers de gemeenteraad om een voorstel te bespreken en er een standpunt over in te nemen. Het verzoek en de steunbetuigingen moeten worden voorzien van de achternaam, de voornamen, het adres, de postcode, de geboortedatum en de handtekening van degene die het verzoek indient/ondersteunt. Een voorstel van een burgerinitiatief, dat op de website is gepubliceerd, mag de naam/namen bevatten van degene(n) die het initiatief hebben ingediend. De adresgegevens en overige persoonsgegevens worden geanonimiseerd en handtekeningen worden verwijderd. Ondersteuningsverklaringen worden niet op de website gepubliceerd. Gedragslijn: De hoofdlijn is dat persoonsgegevens in openbare raadsstukken en de daarbij behorende bijlagen, niet worden gepubliceerd op de website. Dergelijke stukken worden gepubliceerd op het digitaal vergadersysteem van de gemeenteraad, in een

digitaal beschermde omgeving die enkel en alleen toegankelijk is voor raads- en commissieleden en griffiemedewerkers. Dit geldt ook voor raadsstukken in het kader van bezwaarprocedures en bij de raad ingediende zienswijzen. Documenten in het kader van bezwaarprocedures tegen raadsbesluiten worden geanonimiseerd. Betreffen de stukken onderwerpen waarbij het adres van belang is, zoals bijvoorbeeld bestemmingsplannen, dan worden deze specifieke gegevens niet geanonimiseerd. . Dergelijke stukken worden volledig openbaar gepubliceerd op het digitaal vergadersysteem van de gemeenteraad, in een digitaal beschermde omgeving die enkel en alleen toegankelijk is voor raads- en commissieleden en griffiemedewerkers. Een voorstel van een burgerinitiatief, die op de website is gepubliceerd, mag de naam/namen bevatten van degene(n) die het initiatief hebben ingediend. De adresgegevens en overige persoonsgegevens worden geanonimiseerd en handtekeningen worden afgeplakt. De ondersteuningsverklaringen worden niet op de website gepubliceerd. Deze verklaringen zijn wel zichtbaar via het digitale vergadersysteem. h. Persoonsgegevens in de aankondiging van activiteiten voor de raad In het overzicht van activiteiten voor de raad op de website kunnen persoonsgegevens voorkomen van mensen die bij de betreffende activiteit zijn betrokken.

Als regel gaat het daarbij om mensen die de activiteit organiseren en/of bij wie men zich kan aanmelden. In verreweg de meeste gevallen betreft het functionarissen van organisaties, waarbij zakelijke telefoonnummers en/of emailadressen zijn vermeld. Voor een behoorlijk verloop van de activiteitenadministratie zijn dit noodzakelijke gegevens. Er mogen geen andere gegevens op de website worden gepubliceerd dan die voor de activiteit noodzakelijk zijn. Daarbij wordt zo nodig afgestemd met de organisator. Gedragslijn: Bij publicatie van activiteiten voor de raad op de website wordt de naam van de contactpersoon of die van de persoon waar men zich moet aanmelden genoemd, inclusief een zakelijk telefoonnummer en/of e-mailadres. Het adres van de contactpersoon en alle andere persoonsgegevens worden niet gepubliceerd, tenzij dit voor de duidelijkheid omtrent de betreffende activiteit noodzakelijk is. Daarbij wordt zo nodig afgestemd met de organisator.

i. Persoonsgegevens in de beantwoording door het college Brieven aan de gemeenteraad worden vaak ter afdoening doorgezonden naar het college. De beantwoording van deze brieven wordt in afschrift naar de gemeenteraad gezonden. Deze brieven bevatten de adresgegevens van de briefschrijvers. Gedragslijn: De beantwoording door het college van brieven aan de gemeenteraad worden als zodanig niet op de website van de raad openbaar gemaakt. Dergelijke stukken worden gepubliceerd op het digitaal vergadersysteem van de gemeenteraad, in een digitaal beschermde omgeving die enkel en alleen toegankelijk is voor raadsen commissieleden en griffiemedewerkers. j. Persoonsgegevens in schriftelijke vragen en beantwoording door het college De leden van de gemeenteraad hebben het recht om conform artikel 40 schriftelijke vragen aan het college te stellen. In lijn met artikel 3 lid a van deze gedragscode geldt ten aanzien van politieke ambtsdragers beperkingen voor het publiceren van deze vragen inclusief persoonsgegevens op de website van de raad. Dit geldt eveneens voor de beantwoording van de schriftelijke vragen door het college. Gedragslijn: Ten aanzien van politieke ambtsdragers worden enkel de namen, op de website van de raad openbaargemaakt. Schriftelijke vragen worden op de website geplaatst zoals deze zijn ontvangen.

De beantwoording hiervan door het college wordt gestuurd naar het politiek centrum op naam van de indiener (+ naam fractie) en zodanig op de website van de raad gepubliceerd.

Artikel 5: Inzage brieven en dergelijken door derden Ingekomen brieven en petities die aan de raad zijn gezonden of overhandigd kunnen interessant zijn voor derden. Een verzoek tot inzage wordt behandeld conform de Wet Open Overheid en haar uitzonderingsgronden..

Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van 3 februari 2026