1. Regeling risicovolle projecten.pdf

Regeling Risicovolle Projecten

Mei 2025

Inleidend Bij de behandeling van de perspectiefnota 2025 is een motie aangenomen 'grip en sturing op risicovolle projecten', waarin de gemeenteraad het college opdracht heeft gegeven te komen met een set afspraken over de vorm en het moment van informatievoorziening richting de raad over risicovolle projecten. Deze regeling geeft gehoor aan de motie en legt de afspraken vast tussen College en Raad omtrent de informatievoorziening van risicovolle projecten.

Artikel 1.1 Definities project en programma -

project: een tijdelijke werkorganisatie die is opgezet voor het realiseren van een uniek, scherp gedefinieerd resultaat binnen afgesproken tijd, budget en kwaliteitsnormen.

-

programma: een tijdelijke, unieke en complexe verzameling van doelen en inspanningen waaraan mensen doelgericht samenwerken om meerdere doelstellingen te behalen; vanuit een programma kunnen meerdere projecten ontstaan die bijdragen aan de doelstellingen van dat programma.

Artikel 1.2 Doelstelling -

Het doel van deze regeling is de controlerende en kaderstellende rol van de raad bij risicovolle projecten te versterken. Dit te bewerkstelligen door; o de meest risicovolle projecten tijdig aan te wijzen met behulp van een afwegingskader. o het verloop en de uitvoering van die projecten op uniforme wijze te monitoren en op basis daarvan, waar nodig, de dialoog over sturing en beheersing te voeren.

Artikel 1.3 Toepassing -

-

Projecten die voldoen aan de volgende criteria worden getoetst aan het afwegingskader: o Alle projecten en/of programma's waarbij wordt uitgegaan van de definities aangegeven in 1.1. o Projecten in uitvoering binnen de gemeente Dordrecht. Projecten uitgevoerd binnen verbonden partijen worden niet getoetst. o Projecten met een gemeentelijke investering van meer dan € 2 mln. Overal waar in deze regeling project staat kan tevens programma worden gelezen.

Artikel 2.1 Aanwijzing risicovol project -

-

Het college stelt een afwegingskader (bijlage 1) vast om een risicoprofiel van een project te beoordelen. Het afwegingskader toetst op de volgende criteria: o Financiële omvang o (Financiële) risico's o Aantal organisatieonderdelen (domeinen) o Aantal stakeholders extern o Complexiteit project (deelprojecten) o Koppeling met collegedoelstellingen o Maatschappelijke impact en politieke gevoeligheid o Doorlooptijd Bij de start van elk project wordt het risicoprofiel van het project beoordeeld met behulp van een afwegingskader. Voor projecten met een hoog risicoprofiel wordt voorgesteld deze aan te wijzen als risicovol project en onder de regeling te brengen. In een raadsvoorstel dat betrekking heeft op de

start of wijziging van een project met een hoog risicoprofiel, zal tevens het besluit worden voorgesteld een project onder de regeling te brengen.

Artikel 2.2 Tussentijdse beëindiging of aanwijzing risicovol project -

-

-

Projecten kunnen een lange looptijd hebben. Het is niet vanzelfsprekend dat projecten, als zij eenmaal onder de regeling vallen, daar permanent onder blijven vallen. Immers, als projecten naar een andere fase gaan, kunnen de (uitvoerings)risico’s weer anders ingeschat worden. Gedurende de looptijd van een project kunnen de risico's ook toenemen. Als uit een reguliere (risico)actualisatie blijkt dat het risicoprofiel van een project dusdanig is gestegen dat het project als hoog risicovol wordt geclassificeerd kan deze ook tussentijds onder de regeling worden gebracht. In een raadsvoorstel betreffende een wijziging van een project of bij het raadsvoorstel van de monitor risicovolle projecten kan aan de Raad worden voorgesteld om een project tussentijds onder de regeling te brengen of de onderbrenging te beëindigen.

Artikel 3.1 Informatievoorziening risicovol project -

-

Voor alle projecten met een hoog risicoprofiel wordt een startdocument aangeboden aan de Raad. Hierin wordt alle voor de Raad relevante informatie over het project opgenomen. Dit vormt het kader voor het project. In het startdocument wordt tevens voorgesteld het project onder de regeling te brengen. Risicovolle projecten rapporteren op uniforme wijze twee keer per jaar over de voortgang aan de Raad. Hiervoor wordt een aparte monitor opgesteld, waarin deze informatie wordt gebundeld voor alle risicovolle projecten, de Monitor Risicovolle projecten.

Artikel 3.2 Startdocument risicovolle projecten -

Het startdocument is het basisdocument voor de kaderstelling en controle op de risicovolle projecten op hoofdlijnen door de Raad. In het startdocument wordt tenminste gerapporteerd over de doelstellingen, scope, financiën, organisatie, tijd en risico's. Voor de risico's worden tevens beheersmaatregelen opgesteld.

Artikel 3.3 Vorm en frequentie Monitor risicovolle projecten -

-

De Monitor risicovolle projecten is een afwijkingenrapportage op het vlak van doelstellingen, financiën, organisatie, tijd, en risico's. Deze informatie wordt op een bondige en uniforme wijze gepresenteerd in de vorm van een stoplichtenmodel. Toelichting wordt enkel gegeven op afwijkingen. Daarnaast worden maatregelen voorgesteld voor bijsturing, indien nodig. De monitor wordt tweemaal per jaar door het College aan de Raad aangeboden. In de monitor worden geen wijzigingen van kaders voorgesteld. Informatievoorziening over risicovolle projecten is in principe openbaar. Als informatie geheim moet blijven, kan geheimhouding worden opgelegd conform de regelgeving en bestaande procedures.