RV 26-11 Aangepaste normenkader 2025-2026

RAADSVOORSTEL Zaaknummer Portefeuillehouder Onderwerp

: 2025-180097 : I.C.H. Jansen : Aangepaste normenkader 2025-2026

VOORSTEL: 1. Het aangepaste normenkader 2025-2026 vast te stellen.

BESLUIT: 1. Het aangepaste normenkader 2025-2026 vast te stellen.

INLEIDING: Het doel van het normenkader is om minimaal alle relevante wet- en regelgeving en onderliggende interne verordeningen te betrekken in de rechtmatigheidsverantwoording 2025. Daarnaast is het normenkader 20252026 ook het voorlopige kader voor 2026. Voor een goede uitvoering van de rechtmatigheidscontrole is belangrijk dat de geldende regelgeving duidelijk vastligt. Het gemeenschappelijke normenkader geeft een overzicht van alle relevante wet- en regelgeving, interne regelingen en verordeningen die van toepassing zijn binnen de gemeente Dongen. Als primair verantwoordelijke voor de naleving van de wet- en regelgeving en verantwoordelijke voor de rechtmatigheidsverantwoording, dient het college permanent zicht te hebben op het van toepassing zijnde normenkader. Het is daarom de taak van het college om het normenkader jaarlijks te actualiseren en te laten vaststellen door de raad. Het definitieve normenkader 2025-2026 is geactualiseerd ten opzichte van de eerder vastgestelde versie en door de raad vastgesteld op 13-11-2025. Tijdens het gesprek met de accountant van 19-01-2026 heeft de accountant een dringende aanbeveling gedaan om het interne inkoopbeleid en alle mandaatbesluiten niet langer als onderdeel van het normenkader 2025-2026 vast te stellen. Deze aanbeveling is conform de aanbeveling van de Commissie BBV.

De accountant constateert dat: • de reikwijdte van het interne inkoopbeleid aanzienlijk verder gaat dan de wettelijke Europese aanbestedingsregels, en • de mandaatbesluiten eveneens interne, nadere organisatorische bevoegdheden betreffen, en • opname ervan in het normenkader daardoor onnodig veel impact heeft op de interne controle, de rechtmatigheidsverantwoording en de accountantscontrole. Derhalve wordt voorgesteld het normenkader 2025-2026 op dit punt aan te passen. Het doel van dit raadsvoorstel is: • het normenkader 2025-2026 te wijzigen door het “Inkoop- en aanbestedingsreglement 2010" en “Inkoop en aanbestedingsbeleid 2024” én alle mandaatbesluiten te verwijderen. Dit zorgt voor een heldere scheiding tussen: 1. normen die van invloed zijn op de rechtmatigheidscontrole, en 2. interne beleidskaders voor bedrijfsvoering en organisatieontwikkeling.

ARGUMENTEN: 1.1 Het vermijdt ongewenste verbreding van de rechtmatigheid Het interne inkoopbeleid bevat aanvullende interne uitgangspunten - zoals duurzaamheidscriteria, lokale ondernemersbeleid, interne drempelbedragen en procesafspraken, die verder gaan dan de wettelijke vereisten. Wanneer deze intern beleidsregels onderdeel worden van het normenkader, leidt dit binnen de organisatie tot aanzienlijke extra werkzaamheden: alle interne procesafspraken en mandaatvoorschriften

moeten dan aantoonbaar en volledig worden vastgelegd, gemonitord en gecontroleerd om te voldoen aan de hoge betrouwbaarheidseisen die horen bij het normenkader. Dit vergroot de administratieve belasting, verhoogt de kans op procesfouten en legt een zware druk op de interne controlecapaciteit. Hetzelfde geldt voor mandaatbesluiten, die interne bevoegdheidsverdelingen bevatten en primair bedoeld zijn om de bedrijfsvoering efficiënt te organiseren. Hun opname in het normenkader zou betekenen dat elke rechtshandeling aantoonbaar precies volgens het interne mandaat moet zijn uitgevoerd, ook wanneer deze geen werking heeft. Pas daarna ontstaat de verplichting voor de accountant om al deze interne, nietwettelijke regels mee te nemen in de rechtmatigheidscontrole. Dit zorgt voor een ongewenste verbreding van de controle omvang, omdat de accountant dan moet toetsen of zowel het interne inkoopbeleid als alle mandaatbesluiten tot in detail zijn nageleefd. 1.2 De aanpassing van het normenkader sluit aan bij de aanbevelingen van de Commissie BBV De commissie BBV adviseert expliciet om enkel wettelijke normen en externe verplichtingen op te nemen in het normenkader. Interne beleidsregels die primair gericht zijn op de bedrijfsvoering horen daar niet in thuis, maar moeten separaat worden vastgesteld en toegepast als interne sturingsinstrumenten. Dit geldt ook voor mandaatbesluiten.

Ze hebben betrekking op interne bevoegdheidsverdeling en ondertekeningsbevoegdheden en vormen daarmee een onderdeel van de interne organisatie-inrichting. Mandaten zijn geen externe rechtsnormen waaraan de accountant de rechtmatigheidsverantwoording zou moeten toetsen. Het opnemen van mandaatbesluiten in het normenkader zou in strijd zijn moet de lijn van de Commissie BBV, omdat het normenkader dan onnodig wordt gevuld met interne organisatorische regels in plaats van met externe juridisch afdwingbare normen. 1.3 De organisatie heeft niet voldoende capaciteit De organisatie heeft niet voldoende capaciteit om alle interne procesafspraken en mandaatvoorschriften op het vereiste betrouwbaarheidsniveau vast te stellen en te controleren wanneer deze deel blijven uitmaken van het normenkader. De benodigde werkzaamheden zijn omvangrijk, terwijl de jaarrekening al eind maart 2026 moet worden afgerond. Hierdoor is het binnen de beschikbare tijd niet haalbaar om de extra administratieve en controlerende lasten zorgvuldig uit te voeren, waardoor risico's ontstaan voor de kwaliteit en rechtmatigheid van de verantwoording.

KANTTEKENINGEN: 1.1 Niet aanpassen normenkader 2025-2026 Het handhaven van deze interne normen in het normenkader brengt een forse extra belasting met zich mee voor de ambtelijke organisatie. Medewerkers moeten niet alleen voldoen aan de wettelijke vereisten, maar ook aantoonbaar aan alle interne procesafspraken, drempelbedragen, duurzaamheidseisen en mandaatverplichtingen. Dit vraagt om uitgebreidere administratieve vastlegging, intensievere interne controles en aanvullende waarborgen om aan de hoge betrouwbaarheidseis van 95% te kunnen voldoen. De kans op procesfouten - die mogelijk materiaal worden - neemt hierdoor toe, met als gevolg extra herstelwerk, onzekerheden in de rechtmatigheidsverantwoording en mogelijke bestuurlijke risico's. Het behouden van deze interne documenten in het normenkader betekent daarmee een structurele toename van zowel kosten als werkdruk, zonder dat dit bijdraagt aan een betere borging van de rechtmatigheid zoals bedoeld door de BBV. Indien het inkoop- en aanbestedingsbeleid en alle mandaatbesluiten niet uit het normenkader worden gehaald, heeft dit aanzienlijke consequenties voor zowel de interne organisatie als de accountant. Omdat interne beleidsregels en mandaatstructuren dan als toetsingscriteria gaan gelden, is de accountant verplicht om op alle interne normen te controleren, ook wanneer deze verder gaan dan de externe wettelijke vereisten.

Dit betekent dat alle aanbestedingen met een opdrachtwaarde van boven de € 50.000,- volledig moeten worden gecontroleerd op naleving van interne beleidsregels, proceseisen en mandaatvoorschriften. De controle moet plaatsvinden met een zekerheid van 95% wat resulteert in een zeer gedetailleerde toetsing en een hoge kans dat zelfs kleine administratieve afwijkingen als materiële fout worden aangemerkt. Dit leidt direct tot aanzienlijk hogere accountantskosten, omdat de controle omvang substantieel wordt uitgebreid. FINANCIËN: Niet van toepassing. COMMUNICATIE:

Niet van toepassing. VERVOLG: Na vaststelling van het aangepaste normenkader zal deze gedeeld worden met de accountant. BIJLAGEN: Bijlage 1: Raadsbesluit Bijlage 2: Aangepaste normenkader 2025-2026 Bijlage 3: Was - wordt lijst Aangepaste normenkader 2025-2026

Burgemeester en wethouders van Dongen, Namens dezen, de secretaris,

de burgemeester,

dr. G.W. Goedmakers

ir. J.C. Slagboom