RV 25-48 Vastelling Verordening voor de behandeling van bezwaarschriften

RAADSVOORSTEL Zaaknummer Portefeuillehouder Onderwerp

: 2025-166057 : J.C. Slagboom : raadsvoorstel voor vaststelling van de Verordening voor de behandeling van bezwaarschriften gemeente Dongen

VOORSTEL: 1. de Verordening voor de behandeling van bezwaarschriften, gemeente Dongen vast te stellen met als datum van inwerkingtreding 1 november 2025; 2. de Verordening voor de behandeling van bezwaarschriften, gemeente Dongen 2017 met ingang van 1 november 2025 in te trekken; 3. de commissie van advies voor de bezwaarschriften op grond van artikel 84 van de Gemeentewet in te stellen om advies uit te brengen over bij de gemeenteraad ingediende bezwaarschriften conform de werkwijze als vastgelegd in de Verordening voor de behandeling van bezwaarschriften, gemeente Dongen.

BESLUIT: 1. de Verordening voor de behandeling van bezwaarschriften, gemeente Dongen vast te stellen met als datum van inwerkingtreding 1 november 2025; 2. de Verordening voor de behandeling van bezwaarschriften, gemeente Dongen 2017 met ingang van 1 november 2025 in te trekken. 3. de commissie van advies voor de bezwaarschriften op grond van artikel 84 van de Gemeentewet in te stellen om advies uit te brengen over bij de gemeenteraad ingediende bezwaarschriften conform de werkwijze als vastgelegd in de Verordening voor de behandeling van bezwaarschriften, gemeente Dongen.

INLEIDING: Tegen beslissingen van de burgemeester, van het college en sommige besluiten van de gemeenteraad, kan bezwaar worden gemaakt. Onze gemeente heeft een externe commissie van advies voor de bezwaarschriften die juridisch advies kan uitbrengen over bezwaarschriften die worden ingediend. De werkwijze van de commissie is vastgelegd in de Verordening voor de behandeling van bezwaarschriften, gemeente Dongen 2017. De huidige verordening is verouderd en voldoet niet meer aan de recente ontwikkelingen. De informele afhandeling van bezwaarschriften door middel van mediation is daar een voorbeeld van. Om te zorgen voor een efficiënte afhandeling van bezwaarschriften en het toepassen van maatwerk, wordt voorgesteld de verordening te actualiseren. Als uitgangspunt voor het updaten van de verordening hebben we het meest recente VNG-model gebruikt. ARGUMENTEN: 1.1. Actualisatie Verordening voor de behandeling van bezwaarschriften uit 2017 Als in de inleiding aangegeven is de huidige verordening uit 2017 aan actualisatie toe. Deze voldoet niet meer aan de recente ontwikkelingen, zoals het steeds belangrijker worden van het informeel afhandelen van bezwaarschriften door middel van mediation. Ook willen we een efficiënte afhandeling van bezwaarschriften en maatwerk bevorderen, door voor bepaalde bezwaarschriften ambtelijk te gaan horen.

Voor het updaten van de verordening hebben we aansluiting gezocht bij de meest recente modelverordening van de VNG. Ook hebben we gekeken naar verordeningen van vergelijkbare en omliggende gemeenten. Daaruit is voorliggende verordening gekomen. Het concept van de verordening is aan de commissie van advies voor bezwaarschriften voorgelegd. De commissie van advies voor bezwaarschriften heeft met de voorgestelde wijzigingen ingestemd. Hieronder worden de belangrijkste inhoudelijke wijzigingen van de verordening toegelicht. Voor de volledigheid voegen we ook een was-wordt-tabel bij.

Artikel 3 Informele afhandeling bezwaarschriften (als nieuw artikel toegevoegd) Als een bezwaarschrift binnen komt kijken we eerst of dat informeel (zonder hoorzitting bij de commissie van advies voor de bezwaarschriften) kan worden opgelost. De informele oplossing kan bijvoorbeeld

bestaan uit mediation, een extra uitleg over het besluit waardoor wederzijds begrip ontstaat of (bij een bezwaar tegen een bouwvergunning) een goed gesprek tussen alle partijen, waarbij (al dan niet binnen de grenzen van de vergunning) wordt gekeken of partijen elkaar nog tegemoet kunnen komen. Tijdens deze informele gesprekken kan ook nieuwe informatie boven tafel komen, die maakt dat het besluit waartegen het bezwaar zich richt moet worden herzien. Kortom, in onderling overleg wordt gekeken of het bezwaar naar tevredenheid van alle betrokken partijen kan worden opgelost. Maatwerk wordt mogelijk. Dit vergroot het draagvlak voor naleving en kan partijen dichter tot elkaar brengen. Deze ontwikkeling past in de trend van de laatste jaren waarin de nadruk veel meer is komen te liggen op het voorkomen van geschillen dan het beslechten ervan. Niet alle zaken lenen zich voor de informele afhandeling. Voorbeelden hiervan complexe handhavingszaken waarbij veel bezwaarmakers zijn betrokken of zaken op het gebied van openbare orde en veiligheid (zoals woningsluitingen op grond van artikel 13b Opiumwet). Per zaak zal worden bezien of deze zich leent voor informele afhandeling. Artikel 4 Ambtelijk horen (nieuw artikel toegevoegd) In artikel 4 van de verordening wordt de mogelijkheid tot ambtelijk horen in het leven geroepen.

In het aanwijzingsbesluit ambtelijk horen (dat naast deze verordening door het college moet worden vastgesteld) hebben we zaken aangewezen waarvoor we ambtelijk kunnen horen. Hiermee wordt geborgd dat we in sommige gevallen de termijn om op een bezwaarschrift te beslissen beter kunnen halen. Daarnaast creëren we de mogelijkheid tot het toepassen van maatwerk en efficiënte bezwaarafhandeling. Ter illustratie hierna een aantal voorbeelden. Er is een wens om meer te gaan handhaven op afvaldumpingen en verkeerd aangeboden afval. Dit willen we gaan doen door het toepassen van spoedeisende bestuursdwang. Tegen deze besluiten staat bezwaar open. De ervaring vanuit andere gemeenten leert dat tegen dergelijke besluiten veel bezwaar wordt gemaakt. Door in deze zaken ambtelijk te gaan horen voorkomen we dat er wachtlijsten bij de commissie ontstaan, waardoor we termijnen niet halen als gevolg waarvan lang moet worden gewacht op de afwikkeling van een bezwaarschrift. Lang wachten op een besluit op een bezwaar brengt rechtsonzekerheid met zich mee. Dat moeten we voorkomen waar nodig.

Andere zaken waarin we voorstellen om ambtelijk te gaan horen zijn veelal eenvoudige APV-zaken, zoals het verwijderen van fiets-, auto- en / of scooterwrakken, het plaatsen van sandwichborden zonder vergunning, het langer dan drie achtereenvolgende dagen plaatsen van een aanhanger of caravan op de openbare weg, etc. In erg uitzonderlijke gevallen gelden er op grond van de Wet open overheid (Woo) kortere beslistermijnen voor bezwaar. Deze termijn bedraagt twee weken. Als het bezwaarschrift in dat geval nog moet worden voorgelegd aan de adviescommissie voor de bezwaarschriften dan wordt die termijn niet gehaald. Artikel 8 Zittingsduur (wijziging bestaand artikel) In de nieuwe verordening worden aan de maximale zittingsduur van de leden duidelijkere kaders gesteld, met de mogelijkheid om deze indien nodig te veranderen / verlengen. Tevens wordt een ontslagmogelijkheid toegevoegd. Artikel 9 Uitoefening bevoegdheden (wijziging bestaand artikel) De voorzitter van de commissie heeft een aantal bevoegdheden op grond van artikel 9, zoals het vragen om een machtiging (als bezwaarmaker een gemachtigde heeft), het versturen van stukken, het stellen van een termijn voor het aanvullen van een bezwaarschrift, etc. Deze bevoegdheden worden in de praktijk uitgeoefend door de secretaris. De voorzitter moet deze daarom aan de secretaris mandateren.

Ter formalisering is deze mogelijkheid in de verordening opgenomen. De voorzitter neemt ook nog een separaat mandaatbesluit. Dit bevordert efficiënte afhandeling van een bezwaarschrift. Artikel 15 Openbaarheid zitting (wijziging bestaand artikel) In de oude verordening stond nog dat de zitting in geheel openbaar was, terwijl dit in de praktijk niet zo is. Niet alle zittingen zijn openbaar. Zittingen over bezwaren in het Sociaal Domein, zoals Wmo en jeugdzaken, zijn niet openbaar. Dit omdat hier privacygevoelige onderwerpen worden besproken. Dit onderscheid is nu ook formeel in de verordening aangebracht. De mogelijkheid om de deuren in andere categorieën te sluiten blijft uiteraard bestaan. Artikel 16 Verslaglegging (wijziging bestaand artikel)

Al lange tijd wordt de hoorzitting opgenomen. Er wordt niet meer standaard een schriftelijk verslag gemaakt. Dit stond nog wel in de oude verordening. In de nieuwe verordening is opgenomen dat de verslaglegging plaats vindt via een digitale geluidsopname die partijen kunnen opvragen. De mogelijkheid voor het opstellen van een schriftelijk verslag blijft bestaan. Wel alleen op verzoek. Artikel 20 Jaarverslag (nieuw artikel toegevoegd)Artikel 20 Jaarverslag (nieuw artikel toegevoegd) Jaarlijks uiterlijk op 31 maart wordt verslag uitgebracht door de commissie aan de burgemeester. Dit artikel is nieuw toegevoegd. De belangrijkste bevindingen uit dit verslag worden via de kadernota met met de raad gedeeld. Artikel 21 Vergoeding (nieuw artikel toegevoegd) Op verzoek van de commissie zijn wij onderzoek aan het doen naar de wijze waarop buurgemeentes de commissieleden vergoeden. In meerdere gevallen is hier tevens iets over opgenomen in de verordening. De mogelijkheid bestaat om in dit artikel ook de wijze van vergoeding en indexering vast te leggen. Dit schept duidelijkheid voor zowel de gemeente als voor de leden. Voor de indexering van de vergoeding wordt aangesloten bij afdeling 3.4 van het Rechtspositiebesluit decentrale politieke ambtsdragers. 2.1. Intrekken oude verordening uit 2017 De oude verordening uit 2017 moet worden ingetrokken.

Het is niet wenselijk als er twee verordeningen naast elkaar gelden (die elkaar tegenspreken). Rechtszekerheid is van belang. 3.1. Instellingsbesluit commissie De verordening voor de behandeling van bezwaarschriften geeft algemene regels voor de commissie en de manier waarop bezwaarschriften worden afgehandeld. Elk bestuursorgaan van de gemeente dat besluiten neemt waartegen bezwaar kan worden gemaakt, moet ook nog een instellingsbesluit tot het instellen van de commissie nemen. Dit geldt ook voor de gemeenteraad. Hierdoor wordt de commissie officieel ingesteld om uw raad te adviseren over ingediende bezwaarschriften in overeenstemming met de werkwijze die in de verordening is vastgelegd. Het nemen van een instellingsbesluit is verplicht op grond van artikel 84 van de Gemeentewet. Het college en de burgemeester nemen een afzonderlijk instellingsbesluit. KANTTEKENINGEN: 1.1 Ambtelijk horen en aanwijzingsbesluit ambtelijk horen In de geactualiseerde verordening is de mogelijkheid opgenomen om categorieën van bezwaarschriften aan te wijzen, waarbij ambtelijk kan worden gehoord. Bezwaarschriften worden dan niet aan de commissie van advies voor de bezwaarschriften voorgelegd, maar twee ambtenaren (die niet bij de besluitvorming van het besluit waartegen bezwaar wordt gemaakt zijn betrokken) horen de bezwaarmaker(s).

Er is een aanwijzingsbesluit opgesteld waarin staat in welke zaken ambtelijk wordt gehoord. Dit creëert duidelijkheid en rechtszekerheid. Bezwaren tegen besluiten van de raad worden altijd voorgelegd aan de commissie van advies voor de bezwaarschriften. Het aanwijzingsbesluit wordt daarom enkel ter kennisname aan uw raad aangeboden. Het college en de burgemeester hebben het aanwijzingsbesluit ambtelijk horen, onder voorbehoud van vaststelling van de verordening voor de behandeling van bezwaarschriften door uw raad, vastgesteld. Dit betekent dat het aanwijzingsbesluit ambtelijk horen pas definitief wordt zodra uw raad de verordening heeft vastgesteld. Dit heeft het college gedaan, omdat de grondslag voor het vaststellen van het aanwijzingsbesluit in de verordening ligt. Het college is op grond van artikel 4 van de verordening bevoegd het aanwijzingsbesluit te nemen. De redenen om ambtelijk horen aan te gaan bieden zijn als volgt. Het zorg voort een efficiënte bezwaarbehandeling, het mogelijk maken van maatwerk en het beter waarborgen dat termijnen waarbinnen een bezwaar moet worden afgehandeld, worden gehaald. Bij eenvoudige zaken is geen advies van de commissie nodig. Deze zaken zijn niet ingewikkeld. Zij gaan vaak over een verschil van inzicht in de feiten en omstandigheden en niet over de juridische uitleg van de regels, waarvoor de commissie juist is bedoeld.

1.2 Verandering werkwijze Door de informele afhandeling structureel op te nemen in de verordening verandert de werkwijze. Medewerkers die zich hiermee bezig gaan houden worden hiervoor getraind door middel van een cursus mediationvaardigheden en het toepassen van de juiste gesprekstechnieken. Dit geldt ook voor het ambtelijk horen. Medewerkers binnen de organisatie worden hiervoor ook getraind.

3.1 Instellingsbesluit Het instellingbesluit van het college tot het instellen van de commissie is onder voorbehoud van vaststelling van de verordening door de raad gebeurd, omdat de werkwijze van de commissie in de verordening is vastgelegd en de commissie wordt ingesteld conform de daarin genoemde werkwijze. FINANCIËN: Er zijn geen financiële consequenties. Het gaat namelijk om actualisatie van de verordening voor de behandeling van bezwaarschriften. Voor het volgen van cursussen voor het realiseren van een uniforme informele afhandeling van bezwaarschriften is opleidingsbudget. De vergoeding van de commissieleden is structureel in de begroting vastgelegd. COMMUNICATIE: Als de verordening is vastgesteld, zal deze worden gepubliceerd in het elektronisch Gemeenteblad en op www.decentrale.regelgeving.overheid.nl. Ook actualiseren we de tekst op de website over de manier waarop onze gemeente bezwaarschriften afhandelt. VERVOLG: Na vaststelling van de verordening door uw raad vervalt het voorbehoud van het college voor het vaststellen van het aanwijzingsbesluit ambtelijk horen en het instellingsbesluit tot het instellen van de commissie. Deze besluiten worden dan definitief. Na vaststelling door de raad wordt ook het aanwijzingsbesluit ambtelijk horen bekend gemaakt in het elektronisch gemeenteblad en gepubliceerd op www.decentrale.regelgeving.overheid.nl.

Hetzelfde geldt voor het instellingsbesluit dat het college heeft genomen en dat in de verordening zit verdisconteerd. BIJLAGEN: 1. verordening voor de behandeling van bezwaarschriften 2. was-wordt-tabel 3. raadsbesluit 4. aanwijzingsbesluit ambtelijk horen (ter kennisname)

Burgemeester en wethouders van Dongen, Namens dezen, de secretaris,

de burgemeester,

dr. G.W. Goedmakers

ir. J.C. Slagboom