RIB 74 - Voorziening onderhoud

Aan de raadsleden

Dongen, 27 september 2021

Uw kenmerk Zaaknummer Bijlage(n) Contactpersoon/tel.nr. Betreft

: : : : :

Raadsinformatiebrief nr. 74 – zaaknummer 2021-015164 1 William Lagendijk; Joost van Boekel/ 14 0162 RIB voortgang interne beheersing

Geachte heer, mevrouw,

Op 23 september jl. heeft uw raad de beheerplannen civieltechnische kunstwerken en wegen behandeld. Bij die behandeling is door wethouder Lepolder toegezegd voor de begrotingsbehandeling een raadsinformatiebrief te sturen met een uitwerking van het instellen van een voorziening voor onderhoud van civieltechnische kunstwerken en wegen, inclusief financiële onderbouwing. Met deze raadsinformatiebrief wordt aan dit verzoek voldaan. In de bijlage van deze raadsinformatiebrief is een overzicht opgenomen waarin een omschrijving wordt gegeven van de verschillende soorten onderhoud, de verschillende wijze van bekostiging en de manier waarop het in Dongen is geregeld. De ervaring leert dat de verschillende begrippen nog wel eens door elkaar worden gebruikt of tot verwarring leiden. Zoals uit het overzicht blijkt, biedt de regelgeving (Besluit Begroting en Verantwoording, BBV) twee mogelijkheden voor de financiële verwerking van de lasten voor groot onderhoud: direct ten laste van de exploitatie of ten laste van een onderhoudsvoorziening. Regelgeving Op basis van het BBV mag er in drie situaties een voorziening worden getroffen: 1. Voor risico’s, verplichtingen en verliezen waarvan de omvang of het moment van voordoen onzeker is. 2. Voor het gelijkmatig verdelen van kosten over de jaren (kostenegalisatie). 3. Voor toekomstige vervangingsinvesteringen waarvoor een heffing wordt geheven.

De situatie waar het hier om gaat, een voorziening voor jaarlijks terugkerend onderhoud, heeft betrekking op situatie 2, de kostenegalisatie. Gemeenten zijn in deze situaties niet verplicht een voorziening te treffen; zoals aangegeven biedt het BBV hiervoor twee mogelijkheden: direct ten laste van de exploitatie of ten laste van een onderhoudsvoorziening. In de beheerplannen voor wegen en voor civieltechnische kunstwerken wordt geadviseerd dit via een onderhoudsvoorziening te doen. Dit wordt in het beheerplan civieltechnische kunstwerken beargumenteerd door te wijzen op het risico van onvoorziene (grote) uitgaven. In het beheerplan wegen wordt gewezen op het BBV die zou verplichten om structurele uitgaven uit structurele middelen (en daarmee een het) te bekostigen. Beide argumenten verdienen een nuancering. Bij een onderhoudsvoorziening gaat het om geprogrammeerd groot onderhoud. Bij onvoorzien onderhoud gaat het doorgaans om achterstallig onderhoud, hiervoor moet in alle gevallen een voorziening worden getroffen (situatie 1 uit de opsomming hierboven). Dit staat los van een voorziening voor groot

onderhoud (situatie 2). Het BBV biedt zoals gezegd de mogelijkheid om onderhoudsuitgaven direct ten laste van de begroting te brengen. Ook in dat geval worden de uitgaven uit de structurele (begrotings)middelen bekostigd. Een reden om te kiezen voor een onderhoudsvoorziening ligt in het egaliseren van de kosten over de jaren, zodat onwenselijke schommelingen over de jaren worden voorkomen. Hiervan kan bijvoorbeeld sprake zijn als de onderhoudskosten in het ene jaar veel hoger liggen dan in het andere jaar. Gemeenten die geen onderhoudsvoorziening hebben voor civieltechnische kunstwerken en wegen, zoals de gemeente Dongen, betalen de jaarlijkse onderhoudskosten direct uit de begroting. De Financiële Verordening 2020 van de gemeente Dongen bepaalt de regels ten aanzien van reserves en voorzieningen. Hierin is onder meer opgenomen dat het aantal bestemmingsreserves en voorzieningen beperkt blijft tot het hoogst noodzakelijke (artikel 10, lid 2). Financieel-technische werking Indien een gemeente kiest voor de bekostiging van de onderhoudslasten uit een voorziening, dan worden hieraan door het BBV voorwaarden gesteld. Voor de bepaling van de benodigde omvang van een dergelijke voorziening is een meerjarige kosteninschatting nodig. Dit gebeurt op basis van een onderhoudsplan dat maximaal 5 jaar oud mag zijn.

Hierbij worden de totale kosten over de looptijd opgeteld en gedeeld door het aantal jaren zodat een gemiddelde jaarlast ontstaat. Dit is de jaarlijkse toevoeging aan de voorziening vanuit de begroting; deze is dus constant. De daadwerkelijke uitgaven aan onderhoud komen ten laste van de voorziening, dit zijn de onttrekkingen. Het saldo van toevoegingen onttrekkingen aan de voorziening bepaalt de jaarlijkse omvang van de voorziening. Een bijkomende eis hierbij is dat het saldo van de voorziening in geen enkel jaar negatief mag zijn. Bij de interne en externe (accountant) controle wordt strak toegezien op de juiste onderbouwing van de omvang van de voorziening waaronder de toetsing van het meerjarig onderhoudsplan. Kostenegalisatie De enige reden om te kiezen voor een onderhoudsvoorziening is het egaliseren van de onderhoudskosten over de jaren. De gemeentelijke begroting wordt dan niet geconfronteerd met jaarlijkse schommelingen in de omvang van de onderhoudskosten. In de onderhoudsplannen die op 23 september jl. voorlagen, is de jaarlijkse schommeling in de uitgaven beperkt. Voor civieltechnische kunstwerken variëren de kosten tussen de € 36.000 en de € 65.000. Hoewel dit procentueel een grote schommeling is, is de schommeling in absolute euro’s eenvoudig op te vangen binnen de begroting. Voor het onderhoud aan wegen begroten we jaarlijks een vast bedrag.

In de uitvoering van het onderhoud sturen we dusdanig dat de kosten zich gelijkmatig over de jaren heen verdelen. Via de bestuursrapportages monitoren we de uitputting van het budget en indien nodig komen we met een budgetbijstelling. Voor een organisatie als de gemeente Dongen is dit een passende methodiek. Zoals uit onderstaand overzicht blijkt, zijn de uitgaven aan wegenonderhoud relatief stabiel. Ten opzichte van de huidige systematiek biedt een onderhoudsvoorziening geen meerwaarde. Jaar 2020 2019 2018

Begroot € 384.000 € 362.000 € 341.000

Werkelijk € 375.000 € 352.000 € 377.000

Meerjarige beheerplannen Een veel gehoord argument is dat bekostiging van onderhoud uit een voorziening leidt tot een betere onderbouwing of een beter inzicht in de kosten. Dat inzicht ontstaat echter niet uit de voorziening zelf, maar uit het meerjarige beheerplan dat hieraan ten grondslag ligt. De beheerplannen in Dongen hebben doorgaans een looptijd van 4 jaar. Een verbeterd inzicht kan verkregen worden door voortaan beheerplannen met een looptijd van 8 jaar op te stellen. Door deze plannen net als nu iedere 4 jaar te actualiseren ontstaat een situatie dat je in ieder jaar minimaal een doorkijk van 4 jaar vooruit hebt. We nemen deze overweging mee bij de nieuw op te stellen beheerplannen. Impact op schuldquote De keuze voor een onderhoudsvoorziening heeft geen impact op de schuldquote. De hoogte van de schuldquote wordt bepaald door de liquiditeitsbehoefte van de gemeente: hoeveel geld komt er binnen en hoeveel geld gaat er uit? De onderhoudskosten drukken op je liquiditeitsbehoefte op het moment dat je de factuur moet betalen. Of die factuur direct ten laste komt van de begroting (situatie Dongen)

of ten laste wordt gebracht van de voorziening (in de situatie van een onderhoudsvoorziening) doet hierbij niet ter zake. Belangrijk hierbij om te vermelden is dat er bij de toevoeging aan een voorziening geen daadwerkelijk spaarpotje wordt gebouwd. Het is niet meer dan een boekhoudkundige oplossing waarbij de daadwerkelijke onderhoudsuitgaven niet meer via je begroting lopen, maar via een balanspost die je met een vast bedrag per jaar vanuit je begroting voedt. Conclusie Naar de mening van de ambtelijke organisatie biedt het vormen van een (egalisatie)voorziening geen meerwaarde ten opzichte van de huidige methodiek. Binnen de huidige methodiek is beperkt sprake van schommelingen in de uitgaven. Het instellen van een voorziening leidt niet tot meer of een verbeterd inzicht in de te verwachte kosten en daarmee ook niet tot een betere begroting. Bovendien past een onderhoudsvoorziening niet binnen ons beleid om het aantal reserves en voorzieningen te beperken tot de hoogst noodzakelijke. Tot slot heeft de gekozen methodiek geen effect op de schuldquote.

Wij hopen u hiermee voldoende te hebben geïnformeerd.

Met vriendelijke groet, Burgemeester en wethouders van Dongen, De secretaris,

De burgemeester,

Mr. H.L.M. van Noort

Drs. M.C. Starmans-Gelijns

Bijlage: 1. Overzicht verschillende vormen onderhoud en investeringen

i

De brieven van de gemeente Dongen worden in principe niet meer of digitaal ondertekend. In uw reactie op dit schrijven s.v.p. altijd het zaaknummer vermelden.