RIB 72 - Bijlage 3 - Aftrap evenementenjaar 2024 - presentatie

AFTRAP EVENEMENTENJAAR 2024 & TERUGBLIK 2023 Gemeente Dongen 6 november 2023

• WELKOM • TERUGBLIK 2023

• TOELICHTING SPECIFIEKE ONDERWERPEN • VOORUITBLIK 2024 • LAATSTE VRAGEN / TIPS / AANDACHTSPUNTEN

TERUGBLIK 2023

-Algemeen -Aanvragen -Bereikbaarheid -Activiteiten tabel

• Evenementenbeleid vastgesteld door gemeenteraad • 9 februari 2023.

• Bruikleenovereenkomst gemeentelijke materialen • in gebruik genomen.

TERUGBLIK ALGEMEEN 2023

• Workshop ‘veiligheidsplan’ & tabletop oefening met OPF • workshop georganiseerd door team OOV 25 januari 2023. • Tabletop met OPF oefening georganiseerd door team OOV 8 juni 2023. • ervaringen onder de aanwezigen, voor herhaling vatbaar?

• Nieuw format veiligheidsplan opgenomen in aanvraagmodule op de website: Let op! Het nieuwe format is alleen nodig als er nog geen goedgekeurd veiligheidsplan is. Goedgekeurd plan mag geactualiseerd worden. • Nieuw zaaksysteem

• in gebruik genomen.

• Nieuw vergunningenprogramma • in gebruik genomen.

• Tijdig indienen aanvragen • 82 aanvragen – 33 niet op tijd • daaronder ook de gemeente Dongen als organisator soms te laat! Veiligheidsdag en Veteranen dag.

TERUGBLIK AANVRAGEN 2023

• Veel gehoorde oorzaken vanuit organisatoren: • Door ziekte te laat met indienen. • We hebben te weinig vrijwilligers. • We hebben een nieuwe vrijwilliger die deze taak op zich heeft genomen. • We zijn niet handig met de PC. • We hebben het veel te druk om dit in te vullen.

Hier kunnen we bij ondersteunen.

• De bereikbaarheid is in 2023 onvoldoende geweest door technische redenen. • Is inmiddels opgelost.

TERUGBLIK BEREIKBAARHEID GEMEENTE 2023

• Bereikbaarheid van medewerkers binnen team tijdens vakantie en/of ziekte • Is inmiddels intern opgelost. • Minimale bezetting, vakantieplanning enz. beter op elkaar afgestemd!

Bijlage besluit gemeenteraad 9 februari 2023 Uitvoering om in beleid geformaliseerde ambities te realiseren.

1. Veiligheid staat voorop 1.1 verbeteren / versimpelen sjabloon veiligheidsplan, publiceren website en toevoegen aan handreiking 'goed geregeld' ✓ afgerond Q1.

1.2 Organiseren workshop organisatoren veilig evenement

TERUGBLIK VOORTGANG ACTIVITEITEN TABEL 2023 –1-

✓ afgerond Q1.

1.3 Verkeersbeleid evenementen beoordelen, waar mogelijk verbeteren ✓ Afgerond Q2.

2. Balans leefbaarheid en levendigheid 2.1 Jaarlijkse aftrap omwonenden Wilhelminaplein ✓ Er zijn gesprekken gevoerd op evenementen niveau (Dongen-Ice / OPF / kermis). ❑ Plenaire sessie gemeente + DEO schuift door naar 2024.

2.2 Heldere klachtenprocedure ❑ Vertraagd, schuift door naar 2024.

2.3 Criteria beoordeling evenwichtig evenementenaanbod ❑ Vertraagd, actie met evenementen organisatoren schuift door naar 2024,

2.4 Nieuwe geluidsnormen ❑ Bureau Antea heeft analyse uitgevoerd, toelichting = agendapunt.

Bijlage besluit gemeenteraad 9 februari 2023 Uitvoering om in beleid geformaliseerde ambities te realiseren.

3. Iedereen moet mee kunnen doen 3.1 Netwerkbijeenkomst toegankelijkheid evenementen ❑ Schuift door naar 2024.

3.2 Netwerkbijeenkomst lokale ondernemers/organisaties stimuleren arrangementen ❑ Schuift door naar 2024.

TERUGBLIK VOORTGANG

3.3 Vraag opnemen vergunningsaanvraag ‘meedoen’ mensen met kleine beurs

ACTIVITEITEN TABEL 2023 –2-

4. Duurzame gezonde evenementen

✓ Afgerond. En er zijn eerste initiatieven (toelichten 6 november).

4.1 Inspiratiedag groene evenementen met deskundigen/organisatoren ❑

Schuift door naar 2024.

4.2 Opstellen duurzaamheidskalender evenementen / eisen in aanvraag ❑ Schuift door naar 2024.

4.3 Onderzoek naar invoer verplicht plan IVA (Instructie Verantwoord Alcohol schenken) ✓ Er is geen verplichte IVA nodig. Afgerond.

Bijlage besluit gemeenteraad 9 februari 2023 Uitvoering om in beleid geformaliseerde ambities te realiseren.

5. Samenspel gemeente en organisatoren 5.1 Opstellen standaard evaluatieformulier en evaluatieproces ❑ Schuift door naar 2024.

5.2 Verbeteren en versimpelen digitaal aanvraagformulier ✓ 1e stappen zijn gezet. Continue proces, tips ophalen 6 november.

TERUGBLIK VOORTGANG ACTIVITEITEN TABEL 2023 –3-

5.3 Jaarlijkse inhoudelijke aftrap evenementenjaar ✓ 1e aftrap 6 november. ✓ Jaarlijks blijven we bespreken: jaarkalender, nieuwe wetgeving etc.

5.4 Aanvullen en actualiseren praktische handreiking ‘goed geregeld’ ✓ Handreiking aangepast. Continu proces: volgende stap toets op omgevingswet, aanpassing bij nieuwe geluidsnormen (2024).

5.5 Maken en publiceren |(Website, infokrant) jaarplanning B en C evenementen ❑ Toelichting: Politie heeft hier een reactie op gegeven.

5.6 Oprichten projectgroep evenementen (intern organisatie) ✓ Afgerond ✓ Deelnemers: OOV, BOA, Verkeer, Buitendienst, Maatschappelijk, regie Karin Verbaan.

5.7 Inzicht in gemeentelijke kosten evenement ✓ Interne registratie loopt, volgende evaluatie (2024) een terugkoppeling.

TOELICHTING SPECIFIEKE ONDERWERPEN EVENEMENTEN BELEID

-Vergunningensysteem -Geluidsnormen -SKIP Toolbox (aanpak drugs) -Toolkit Wegwerpplastic

Vergunningensysteem • Vergunningensysteem moest na ingebruikname nog voor evenementen worden ingericht • Het is een basispakket in eerste instantie gericht op de Omgevingswet vergunningen wat gaandeweg ook geschikt gemaakt moest worden voor APV vergunningen. Dit heeft samen met de technische problemen VERTRAGING opgeleverd. Op dit moment gaat het beter en zijn we ‘bij’. • De rapportages (halen van eigen termijnen enz.) kunnen tot heden NIET opgeleverd worden omdat dit onderdeel nog in ontwikkeling is bij de leverancier. • Ontwikkelingen en verdere verbeteringen zijn in volle gang maar nog lang niet klaar, is een continu proces. • Nog steeds een probleem met het digitale aanvraagformulier op de website! Is per deze week opgelost.

Dilemma vanuit de praktijk

• Vraag vanuit de Raad (CDA), te laat ingediende vergunningaanvragen gaan voor op eerder ingediende aanvragen als de datum van het evenement eerder plaatsvindt, dit levert vertraging op voor de organisatoren die op tijd waren. Wat doet de gemeente als dit probleem zich structureel voor blijft doen? • Oplossing kan zijn een weigeringsgrond inbouwen maar is dit wenselijk? We willen immers een levendige en bruisende gemeente zijn! Dit betekent namelijk dat een organisatie die te laat is geen vergunning krijgt en het evenement niet door mag gaan. Juridisch gezien een ? Denk nog even terug aan de slide met de oorzaken van te laat zijn!

Geluid en evenementen • Toelichting stand van zaken • Voortgang • Einddoel

DRUGS & EVENEMENTEN

LEIDRAAD VERWACHT DEZE WINTER

ONZE TIP: KIJK OP SKIP!

WEGWERPPLASTIC EN EVENEMENTEN

ONTWIKKELINGEN

• In geval van late advisering externe partners en vergunningverlening is dit een aandachtspunt tijdens overleg met ketenpartners (capaciteitsproblemen)

VOORUITBLIK 2024

• Evenementenkalender in gebruik (formulieren zijn verzonden, er zijn al aanmeldingen ontvangen) • Activiteitentabel 2024 herzien – nieuwe planning maken in overleg met betrokkenen (is bij de vorige tabel onvoldoende geborgd)

EVENEMENTENKALENDER

AANMELDEN KALENDER 2024

DISCUSSIE

• Pro actieve houding • Samenwerken • Knelpunten

Tips? Suggesties? Denk met ons mee!

VRAGEN / TIPS?

• Ondervindt u problemen? Aarzel niet, bellen of mailen kan altijd! • Behoefte aan persoonlijke hulp? Maak gerust een (fysieke) afspraak!

AFSLUITING