RIB 72 - Bijlage 1 - Brief 19 oktober 2023 - Beantwoording Art 35 vragen CDA inzake stand van zaken uitvoering evenementenbeleid

Aan de raadsfractie van CDA Dongen – ‘s Gravenmoer T.a.v. dhr. H. Verkooijen / dhr. S. Sips

Dongen, 19 oktober 2023

Uw kenmerk Zaaknummer Bijlage(n) Contactpersoon/tel.nr. Betreft

: : : : :

-2023-13666 0 Karin Verbaan-Crielaard (team VTH) Beantwoording vragen ex. art. 35 RvO inzake Stand van zaken uitvoer Evenementenbeleid

Geachte heer Verkooijen, heer Sips,

In antwoord op uw brief van 21 september 2023 vindt u hieronder de beantwoording van uw schriftelijke vragen over de stand van zaken met betrekking tot de uitvoering van het evenementenbeleid. Vraag 1: Bijlage 1 bij het Evenementenbeleid 2023 bevat een tabel die laat zien welke activiteiten worden uitgevoerd om de in het beleid geformuleerde ambities te realiseren (1), Wij ontvangen graag een actuele stand van zaken ten aanzien van alle geformuleerde activiteiten in deze bijlage. Indien de uitvoer van activiteiten is vertraagd, graag een toelichting over de oorzaak: Antwoord: In december informeren wij u via een RIB over de geactualiseerde planning (tabel). Belangrijke informatie halen wij op tijdens de bijeenkomst op 6 november a.s. zijnde de aftrap van het evenementenjaar met organisatoren. Vraag 2: De CDA fractie ontvangt signalen van organisatoren dat de gemeente niet goed / onvoldoende bereikbaar is op info@dongen.nl: a. Herkent u deze signalen? b. Zo ja, welke acties worden er uitgevoerd om gehoor te geven aan de signalen?

Antwoord: a) Wij herkennen deze signalen. In 2023 is een nieuw systeem in gebruik genomen ten behoeve van vergunningverlening. Er is sprake geweest van ‘opstartproblemen’. b) Elke melding / probleem wordt serieus genomen. Vraag 3: Het nieuwe Evenementenbeleid gaat uit van een proactieve houding vanuit de gemeente. Op welke wijze is / wordt hier invulling aangegeven? Graag concrete voorbeelden. Antwoord: Voorbeeld 1: Bij signalering van o.a. problemen met aanleveren van stukken, het invullen van de aanvraagmodule of formulieren wordt persoonlijke hulp geboden. Elke organisator is welkom in het gemeentehuis om problemen samen met een ambtenaar op te lossen. Voorbeeld 2: Als sprake is van twee evenementen op dezelfde datum/tijdstip gaat een medewerker van de gemeente in gesprek met de organisatoren om tot een oplossing te komen. Vraag 4: Door de gemeente zal jaarlijks, in oktober, de aftrap van het evenementenjaar georganiseerd worden voor alle organisatoren van evenementen in gemeente Dongen (2). Wanneer vindt deze bijeenkomst plaats? Antwoord: De aftrap van het evenementenjaar 2024 met organisatoren vindt conform afspraak plaats op maandagavond 6 november 2023. Het aanvragen van (evenementen)vergunningen is vereenvoudigd door onder andere een vernieuwd aanvraagformulier op de website. Echter hebben wij signalen ontvangen dat deze procedure(s) nog niet ‘vlekkeloos’ verlopen.

Hierover hebben wij de volgende vragen: Vraag 5: Welke reactietermijn(en) is er afgesproken op een aangevraagde evenementenvergunning? Bij hoeveel van deze aangevraagde vergunningen in 2023 is de termijn gehaald? Antwoord: Het evenementenbeleid heeft ten aanzien van de reactietermijn het volgende bepaald: De gemeente verleent een evenementenvergunning binnen 3 weken na de aanvraag mits de aanvraag kwalitatief in orde en volledig is. Hiervoor zijn we in sommige gevallen afhankelijk van het tijdige advies van externe partijen. Mocht het verlenen van de vergunning daarom onverhoopt langer op zich laten wachten, treden wij in overleg met de organisatoren. Er wordt bijgehouden of de organisatoren bij het indienen van de aanvraag hebben voldaan aan de eis van tijdige indiening. Aan het einde van dit jaar berichten wij u over de uitkomst en de voortgang. Aanvullend op het bovenstaande melden wij u dat de externe partners vanwege capaciteitsproblemen met regelmaat later dan gebruikelijk is adviezen opleveren. Maandelijks (1 x per vier weken) vindt het evenementenoverleg met deze ketenpartners plaats waarbij dit een terugkerend gespreksonderwerp is. Ook is dit jaar ernstige hinder ondervonden in de advisering doordat de nieuwe vergunningenmodule bij de politie door ICT problemen aan die kant niet werden ontvangen.

De ICT afdeling van gemeente Dongen is in contact getreden met de politie om dit op te lossen. Dit heeft een aanzienlijke periode in beslag genomen. Vraag 6: Is het bij u bekend dat het aanvraagformulier door aanvragers ais ‘incompleet’ wordt ervaren, vanwege de aanvullende vragen die volgen na het indienen van een aanvraag? Herkent u dit signaal en wat is hiervan de reden?

Antwoord: Dit signaal herkennen wij en staat los van het aanvraagformulier. De vragen die aanvullend worden gesteld zijn verdiepingsvragen vanuit de politie, brandweer en GHOR na beoordeling van de ingezonden aanvraag met stukken. Als blijkt dat een vraag ten overvloede of herhalend (t.o.v. een eerder jaar) is gesteld, stukken door de externe adviseur niet voldoende gelezen of begrepen zijn wordt dit door de gemeente, namens de organisator of met de organisator daarbij aanwezig, besproken in het hierboven genoemd overleg. Vraag 7: Klopt het dat vergunningsaanvragen die niet tijdig zijn ingediend voorrang krijgen op andere (tijdig) ingediende vergunningsaanvragen, als de ingangsdatum eerder is? Welke afspraken zijn hierover gemaakt bij het opstellen van het Evenementenbeleid en op welke wijze wordt er rekening gehouden met het beslismoment bij verenigingen? Antwoord: Het klopt dat vergunningsaanvragen die niet tijdig zijn ingediend voorrang krijgen op tijdig (eerder) ingediende aanvragen als de ingangsdatum eerder is. Tot heden weigeren wij (nog) geen aanvraag en staat er geen juridische weigeringsgrond in het evenementenbeleid opgenomen. Organisatoren die te laat zijn, ontvangen aan het einde van 2023 een brief met daarin het verzoek op de gestelde termijn voor de aanvraag te letten.

Verder wordt een start gemaakt met een zogenaamde evenementenkalender (voor het begin van het nieuwe jaar aanmelden van het te organiseren evenement). Middels raadsinformatiebrief 56 is de gemeenteraad onlangs geïnformeerd over dat er in de gereedschapskist een onjuist getal is opgenomen ten aanzien van de geluidsnormering voor evenementen (3). Hierover hebben wij de volgende vraag: Vraag 8: Wanneer kan de gemeenteraad de bevindingen van het onderzoek dat wordt uitgevoerd ten aanzien van het effect van geluid op de fysieke leefomgeving van Park Vredeoord en het Wilhelminaplein ontvangen? Antwoord: De eerste uitkomsten van het onderzoek worden eind oktober 2023 geanalyseerd. Deze analyse en een voorstel zullen aan het college worden voorgelegd, waarna we u en betrokkenen zullen informeren. Verwijzingen CDA: 1) Bijlage bij evenementenbeleid. 2) Technische vragen 20230126-02 TV D’66 GCamfferman / beantwoording. 3) Raadsinformatiebrief 56. Met vriendelijke groet, Burgemeester en wethouders van Dongen, De secretaris, De burgemeester,

Mr. H.L.M. van Noort

M.C. Bakermans

i

De brieven van de gemeente Dongen worden in principe niet meer of digitaal ondertekend. In uw reactie op dit schrijven s.v.p. altijd het zaaknummer vermelden.