RIB 71 - Verbeteringen Interne Beheersing 2021

Aan de raadsleden

Ons kenmerk Bijlage(n) Contactpersoon/tel.nr. Onderwerp

: : : :

Dongen, 18 oktober 2021 2021-014966 2 William Lagendijk en Joost van Boekel/14 0162 Voortgang verbeteringen Interne Beheersing

Geachte raadsleden, In de afspraken met de raad is overeengekomen dat drie maal per jaar over de voortgang van de verbeteradviezen ten aanzien van de interne beheersing wordt gerapporteerd. Bij de start van de accountantscontrole (september/oktober), de managementletter (december/januari) en het accountantsverslag (juni/juli). Het voorliggende memo geeft een actuele status rondom de verbeteringen in de interne beheersing van de gemeente Dongen. Hiervoor wordt gebruik gemaakt van het overzicht ‘Dongen in Beeld’ zoals de accountant jaarlijks in zijn managementletter toepast. De adviezen hebben betrekking op de interne beheersing, informatievoorziening en de bedrijfsvoering van de gemeente Dongen. Met de opdrachtbevestiging wordt de opdracht voor de accountantscontrole voor het lopende boekjaar formeel bekrachtigd. De controle op het boekjaar 2021 bestaat uit een interim-controle (september/oktober) en een jaarrekeningcontrole (april/mei). In september 2021 is onze accountant, Verstegen Accountants en Adviseurs, de interim-controle bij de gemeente Dongen gestart. Hoewel er bij de start van de controle nog geen nieuwe aanbevelingen van de accountant zijn, kunnen we op basis van de uitkomsten van interne controles en de voortgang op de ingezette verbeteracties een update geven van de huidige situatie.

Hoofdlijnen Sinds de vorige rapportage (juli 2021, kenmerk 2021-009495) is door de organisatie hard gewerkt aan het implementeren van de adviezen over de interne beheersing. Kwaliteitsslagen ter verbetering van doel- en rechtmatigheid van processen zijn doorgevoerd. Van de 35 aanbevelingen zijn er inmiddels 21 afgerond, 9 onderhanden en 5 nog op te pakken. De aanbevelingen die afgerond zijn, hadden betrekking op de zaken die voor de jaarrekening 2020 geregeld moesten worden, maar ook diverse procesaanpassingen en implementatie van nieuwe verslaggevingsrichtlijnen. Naast het uitwerken van de Integrale Aanpak Risicomanagement, waar we u bij de vorige update over hebben geïnformeerd, is de afgelopen periode een frauderisicoanalyse uitgevoerd. In de bijlage (2) zijn de aanpak, bevindingen en conclusies naar aanleiding van deze analyse opgenomen. Deze analyse heeft niet als doel gehad om fraude te ontdekken, maar is bedoeld om te onderzoeken of er voldoende organisatorische maatregelen zijn om fraude te voorkomen en te detecteren. Daarnaast zijn we bezig met de opvolging van een aantal belangrijke verbeteracties: • We zijn bezig met het actualiseren van ons fiscaal beleid en zijn in overleg met de Belastingdienst om het convenant ‘Horizontaal Toezicht’ te continueren.

• •

•

We zijn aan de slag gegaan met de evaluatie van het inkoopbeleid en onderzoeken verdere professionalisering van de inkoopfunctie en contractmanagement. Met ingang van het tweede halfjaar 2021 voeren we aanvullende controles in bij de zorg die middels persoonsgebonden budgetten (PGB’s) wordt verstrekt. Het doel hiervan is om meer grip te krijgen op de doelmatigheid en rechtmatigheid van de zorgbestedingen. Tot nu toe rekende de accountant deze kosten jaarlijks als ‘onzeker’ mee in zijn oordeel, door het ontbreken van specifieke controlewerkzaamheden op zorglevering en de beperkte zekerheid vanuit de SVB-verantwoording. Door deze controles zelf uit te voeren, voorkomen we die onzekerheid in toekomstige accountantscontroles. Begin 2021 hebben we u geïnformeerd over onze plannen ter versterking van het budgetbeheer. In het najaar 2021 willen we hier vervolg aan geven.

Speerpunten Bij de start van de controle heeft de gemeenteraad de gelegenheid om speerpunten aan te reiken, die de accountant in zijn controle-aanpak kan verwerken. In de Financiële Commissie van 11 oktober 2021 is een tweetal specifieke aandachtspunten vanuit de gemeenteraad aangedragen. 1. Eerder heeft de accountant geconstateerd dat het budgetbeheer een aandachtspunt. Daarop is begin 2021 een plan van aanpak voor verbetering van het budgetbeheer opgesteld. In de Financiële Commissie is aangedragen de accountant te laten kijken naar de huidige stand van het budgetbeheer. 2. De gemeentelijke organisatie voert momenteel een evaluatie van inkoopbeleid uit en wil de uitkomsten meenemen in een plan voor verdere professionalisering van de inkoopfunctie. De Financiële Commissie heeft gevraagd de accountant het uiteindelijke plan te laten beoordelen. Vervolgproces In bijlage 1 is een update bij de eerdere adviezen van de accountant weergegeven. Daarbij is een reactie met actuele status toegevoegd, en is – waar van toepassing – de prioritering vermeld. Daarnaast treft u in bijlage 2 ter informatie de uitkomsten van de frauderisicoanalyse aan. Na verstrekking van de managementletter door de accountant volgt opnieuw een update. Daarin zullen de conclusies van de accountant op eerdere adviezen, en waar van toepassing nieuwe adviezen worden opgenomen.

Naar verwachting zal deze in januari 2022 met u gedeeld worden. Bijlagen 1. Een bijgewerkt overzicht ‘Dongen in Beeld’ 2. Memo Frauderisicoanalyse 2021