RIB 71 - Bijlage 2 Memo Frauderisicoanalyse 2021

MEMO Onderwerp: Opstellers: Behandeld in Directieteam: Behandeling in college van B&W:

Frauderisicoanalyse Gemeente Dongen 2021 William Lagendijk en Joost van Boekel 22 september 2021 28 september 2021

Aanleiding Het is van belang dat de directie en het college van B&W, onder toezicht van de gemeenteraad, aandacht heeft voor het voorkomen en ontmoedigen van fraude. Dit houdt in dat de organisatie streeft naar een cultuur van eerlijk en ethisch gedrag en dat de organisatie beheersingsmaatregelen treft om het risico van fraude zoveel mogelijk te beperken. Het maken en periodiek actualiseren van gerichte frauderisicoanalyses draagt hier aan bij en ondersteunt de directie en het college van B&W bij het afleggen van verantwoording hierover aan de gemeenteraad. Ieder jaar wordt de algemene risicomatrix geactualiseerd als basis voor de interne controle. Daarbij wordt van alle processen bepaald welke risico’s er kunnen optreden, en welke maatregelen er zijn getroffen om die risico’s te verkleinen. Dit vindt plaats bij het opstellen van het intern controleplan, met als doel het bepalen van de controle-aanpak. In die algemene risicomatrix worden specifieke risico’s met betrekking tot fraude opgenomen. Die worden minimaal 1x per 2 jaar herijkt naar aanleiding van een frauderisicoanalyse. In de frauderisicoanalyse wordt een inventarisatie vastgelegd van de omgeving en risicofactoren bij de gemeente Dongen. De primaire verantwoordelijkheid voor het opstellen en bijhouden van de frauderisicoanalyse berust bij de directie. Het college heeft kennis genomen van de uitkomsten van de analyse.

NB: De analyse is er dus niet primair op gericht om fraude te ontdekken, maar om frauderisico’s te onderkennen. Er zijn dan ook geen signalen van fraude of fraudezaken bekend. Fraude Het begrip ‘fraude’ is gedefinieerd als een opzettelijke handeling door één of meer personen (leden van de directie, leden van het college, raadsleden, werknemers of derden) waarbij gebruik wordt gemaakt van misleiding met als doel een onrechtmatig of onwettig voordeel te behalen. Fraude kan gepleegd worden zowel ten nadele van de organisatie (het onrechtmatig onttrekken van waarden aan de gemeente) als ten voordele van de organisatie (het onrechtmatig toevoegen van waarden aan de organisatie). Samengevat gaat het bij frauduleus handelen om een combinatie van: ▪ Het verkrijgen van (financieel) voordeel; ▪ Het bewust overtreden van wetten en regels; ▪ Het opzettelijk en misleidend handelen. Vormen van fraude Er zijn twee soorten fraudes te onderkennen: ▪ Frauduleuze financiële verslaggeving; ▪ Het oneigenlijk toe-eigenen van activa (diefstal e.d.). Voorbeelden van frauduleuze financiële verslaglegging zijn het bewust te hoog of te laag weergeven van opbrengsten, het opzettelijk verkeerd toepassen van waarderingsgrondslagen en valsheid in geschrifte.

Het oneigenlijk toe-eigenen van activa omvat diefstal van geld of goederen, het verduisteren van debiteurenontvangsten en het vervreemden van bedrijfsgeheimen. Dat kan zowel intern als van buitenaf plaatsvinden.

1

Fraudefactoren Frauderisicofactoren zijn gebeurtenissen of omstandigheden die wijzen op een stimulans of druk om fraude te plegen of die een gelegenheid scheppen om te frauderen. Als fraude zich voordoet zijn in het algemeen de volgende omstandigheden aanwezig, de zogeheten fraudedriehoek: ▪ Een stimulans of druk om fraude te plegen – bijvoorbeeld een druk van directie of college om bepaalde doelstellingen te halen. ▪ De gelegenheid om fraude te plegen – bijvoorbeeld als een persoon de interne beheersing kan of denkt te kunnen doorbreken, en ▪ Een rechtvaardiging om fraude te plegen – de rechtvaardiging kan bijvoorbeeld bestaan uit persoonlijke financiële problemen of hebzucht, wraakneigingen vanwege een dreigend ontslag. De twee vormen van fraude (zie p.1) en deze factoren worden als kapstok gebruikt bij de risicoanalyse voor het identificeren van risico’s. De analyse richt zich vooral op interne fraude. Ondermijning of misbruik en oneigenlijk gebruik van gemeentelijke regelingen vallen daarbuiten. Maatregelen tegen fraude Om fraude tegen te gaan worden er hard controls en soft controls ingezet. Hard controls Hard controls zijn de interne beheersingsmaatregelen inclusief functiescheiding en overige interne controle maatregelen. Deze maatregelen worden genomen om gewenst en ongewenst gedrag direct of indirect af te dwingen.

Zo wordt met behulp van werkinstructies duidelijk welke handelingen worden verwacht. En door bijvoorbeeld een onafhankelijke kasopname en toepassing 4-ogen-principe wordt ongewenst gedrag als diefstal bemoeilijkt. Soft controls Soft controls zijn maatregelen om het gedrag van medewerkers en culturele aspecten binnen organisaties te sturen. Het zijn beheersmaatregelen die invloed hebben op de motivatie, loyaliteit, integriteit, inspiratie en normen en waarden van medewerkers. Bij soft controls ligt de nadruk op het creëren van een motiverende en stimulerende omgeving. In de veronderstelling dat daarmee de persoonlijke doelstellingen in het verlengde van de organisatiedoelstellingen komen te liggen en de werknemer daarmee altijd handelt in belang van de organisatie. Voorbeelden hiervan zijn: tone-at-the top, gedragscodes, integriteitscodes, klokkenluidersregeling, beleid met betrekking tot ongewenst gedrag, periodiek agenderen van de uitkomsten van de frauderisicoanalyse in de vergadering van het college en de financiële commissie, periodiek communiceren over het fraudebeleid van de organisatie met het voltallige personeel, et cetera. Frauderisicoanalyse De frauderisicoanalyse is een analyse van de omgeving, frauderisicofactoren en de frauderisico’s, benoemen van beheersmaatregelen en het zo nodig ondernemen van acties.

In bijlage 1 zijn de uitkomsten van de uitgevoerde analyse opgenomen. Hierbij is het onderscheid aangehouden tussen frauduleuze financiële verslaggeving en het oneigenlijk toe-eigenen van activa en daarbinnen tussen de drie risicofactoren (stimulans/druk, gelegenheid, rechtvaardiging). Proces totstandkoming De frauderisicoanalyse is primair uitgevoerd door de concerncontroller en de intern controleur. Kennis van de organisatie en interne beheersing, uitkomsten van interne controles en constateringen van de accountant zijn daarbij meegenomen. Tevens zijn diverse personen in de organisatie betrokken zoals de inkoopadviseur, contractmanager, medewerkers informatiebeveiliging, financieel adviseurs, P&O en een medewerker

2

buitendienst. De analyse is op 22 september 2021 besproken met en aangevuld door de leden van het directieteam, en de conclusies uit de analyse zijn vastgesteld. Bij de analyse is onder meer onderzoek gedaan naar factoren die zouden kunnen leiden tot ongewenste sturing van (begrotings)resultaten, procedures rondom nevenfuncties en onkostenvergoedingen van collegeleden en medewerkers, de organisatie- en verantwoordingsstructuur en naar fraudegevoelige processen zoals bank-, kas- en voorraadbeheer en beveiliging van informatie. Proces vervolg Na instemming door het college worden de conclusies uit de frauderisicoanalyse en het proces van de totstandkoming vervolgens besproken met de Financiële Commissie, als afvaardiging van de gemeenteraad. Daarna worden de conclusies ter informatie meegestuurd naar de gemeenteraad bij de update van de verbetermaatregelen Interne Beheersing. Na vaststelling van de analyse worden de hieruit voortvloeiende acties door de betreffende medewerkers uitgevoerd. De Intern Controller monitort de voortgang middels de verbeteracties Interne Beheersing. Conclusie Op basis van de uitgevoerde frauderisicoanalyse kan geconcludeerd worden dat: 1. 2. 3.

4. 5. 6.

De druk op de financiële prestaties kan leiden tot creatief boekhouden; Er door de organisatieontwikkeling en het thuiswerken frauderisicogebieden kunnen verschuiven; Er door zelforganisatie en het decentrale organisatiemodel uitgegaan wordt van verantwoordelijkheden bij de medewerkers en daarmee van een grote mate van vertrouwen. Dat uitgangspunt heeft betekenis voor de beheersmaatregelen en het risico op fraude. Er rondom activa- en kasbeheer nader onderzoek nodig is naar de aanwezigheid en toereikendheid van procedures en maatregelen; Er bij inkoop- en aanbesteding risico’s zijn rondom niet-naleving het inkoopregels; Er binnen een kleine gemeente als Dongen, waarin sprake is van nauwe onderlinge relaties, een risico op ongewenste bevoordeling kan zijn.

Voorgesteld wordt om de volgende acties uit te voeren: 1. 2. 3. 4. 5. 6.

3

Uitzoeken diverse procedures en indien deze ontoereikend zijn aanscherpen in processen (o.a. kasbeheer, voorraad- en materiaalbeheer buitendienst, inhuurproces en informatiebeveiliging; Uitbreiden en aanscherpen van interne controles op een deze onderdelen; Inrichten van een werkwijze voor frequente communicatie van het integriteitsbeleid; Optimalisatie van het inkoop- en contractmanagement (traject loopt); Uitvoeren van specifiek onderzoek naar het beleid en gebruik rondom activa- en kasbeheer; Aanvullen integrale procesrisicoanalyse (grondslag voor interne controle-aanpak) met uitkomsten van de analyse (reeds gedaan).