RIB 62 - Cammeleur uitwerking concept 3.0

Aan de raadsleden

Dongen, 6 december 2022

Beste raadsleden, Uw kenmerk Zaaknummer

: :

Contactpersoon/tel.nr. Betreft

: :

Raadsinformatiebrief nr. 62 Van Meeuwen-Horsten, Buteijn, Vulto-Danyluk/ 14 0162

Uitwerking Cammeleurconcept 3.0

Op dinsdag 18 oktober 2022 heeft de Galan Groep een toelichting gegeven aan uw raad over het adviesrapport ‘Versterking cultuurfunctie door nieuwe samenwerking’. Op woensdag 19 oktober 2022 hebben alle betrokken Cammeleurpartners in een bestuurlijk overleg met de gemeente onomwonden commitment uitgesproken voor de oplossingsrichting van de Galan Groep voor het Cammeleurconcept 3.0. De oplossingsrichting die de Galan Groep in het adviesrapport schetst, komt op vier van vijf gemeentelijke uitgangspunten overeen (Uitgangspuntennotitie Cammeleur 3.0). Op een vijfde uitgangspunt (verzelfstandiging horeca) wijkt de oplossingsrichting af. De Galan Groep motiveert deze afwijking voldoende voor het college om in te stemmen met deze afwijking. Op donderdag 20 oktober heeft het college het voorlopige collegebesluit van 20 september 2022 bekrachtigd. In praktische zin betekent dit dat de gemeente samen met de Cammeleurpartners over gaat tot uitwerking van de oplossingsrichting. Tijdens de raadsvergadering op 20 oktober 2022 heeft de wethouder daar de gemeenteraad over geïnformeerd. Toezegging aan gemeenteraad In diezelfde raadsvergadering van 20 oktober 2022 is door de wethouder aan de gemeenteraad een toezegging gedaan. De wethouder heeft toegezegd om uiterlijk 15 december 2022 een plan van aanpak c.q. een implementatieplan toe te sturen aan de raad.

Met deze raadsinformatiebrief komt het college tegemoet aan deze toezegging. Naast deze toezegging heeft de gemeenteraad ‘De Cammeleur’ als vast agendapunt op de agenda genoteerd. In iedere opiniërende raad wordt de gemeenteraad geïnformeerd over actualiteiten en voortgang. Uitwerking Na het bestuurlijk overleg op 19 oktober 2022, waarin alle partners (inclusief gemeente) zich achter de oplossingsrichtingen uit de Galan-rapportage hebben geschaard, is gestart met de uitwerking van deze oplossingsrichtingen. Tweewekelijks is er een constructief management/ambelijk-overleg (directeuren Cammeleur en KunstPodium en medewerker Theek 5) geweest. De weken daartussenin zijn gebruikt om zaken als planning uit te werken en de besturen en de wethouder bij te praten over de voortgang. In de eerste management/ambtelijk-overleg bijeenkomst (3 november) is ontrafeld en in beeld gebracht welke aspecten en onderdelen moeten worden uitgewerkt om de oplossingsrichting te

effectueren. In de tweede bijeenkomst (17 november) zijn die uitwerkingsonderdelen aangescherpt en verduidelijkt richting elkaar en is een en ander in de tijd weggezet. Tijdens de derde bijeenkomst (1 december) zijn de uitwerkingsonderdelen en de planning vastgeklikt. Van de partners hebben wij begrepen dat de besturen in de afgelopen periode in goed overleg met elkaar gesproken hebben over de contouren van een visie op een cultuurhuis. Uitwerkingsonderdelen De uitwerking van de oplossingsrichting valt uiteen in zes hoofdonderdelen. Hieronder worden de zes hoofdonderdelen genoemd en wordt inzicht gegeven in wat voor type vraagstukken daarbij worden uitgewerkt. 1. Cammeleur(concept) inhoudelijk Het gaat hierbij om de inhoudelijke lading van het Cammeleurconcept. Hieronder vallen de gemeentelijke kaders voor het cultuurhuis, visie, ambities en vraagstukken over de gezamenlijke communicatie en marketing, programmering, eventuele aanpassing van het takenpakket en de samenwerking met lokale horeca. De eerste stap bestaat uit het formuleren van de gemeentelijke kaders en het komen tot een gezamenlijke visie op het cultuurhuis (zie boven). 2. Aansturing vanuit de gemeente De aansturing vanuit de gemeente gebeurt op dit moment via BCF-subsidieovereenkomsten en een huurovereenkomst met de hoofdhuurder.

Op basis van de uitwerking en de te kiezen samenwerkingsvorm moeten afspraken met de partners opnieuw worden vastgelegd. We kijken daarbij (mede op basis van het subsidiebeleid) of een BCF-overeenkomst of een inkoopovereenkomst het meest passend is voor het vastleggen van de afspraken. 3. Organisatie en medewerkers De keuzes in de uitwerking kunnen gevolgen hebben voor de diverse organisaties en de medewerkers van de partners. Dat wordt met een analyse / uitwerking van de samenwerkingsvorm(en) in beeld gebracht. 4. Juridisch Keuzes in de uitwerking ten aanzien van de samenwerkingsvorm en gebruikersovereenkomsten volgen op de inhoudelijk keuzes en moeten juridisch worden vastgelegd. Wat precies met elkaar moet worden vastgelegd vormt onderdeel van de analyse. 5. Financiën Bij het maken van afspraken over taken en rollen horen financiële afspraken. Daarnaast vraagt de oplossing ‘kostprijs dekkende huur’ om aanpassing van geldstromen tussen gemeente en partners en wellicht partners onderling. Daarnaast ligt er nog een uitwerkingsvraagstuk als het gaat om de huurprijs voor verenigingen en stichtingen. Eventuele afwijkingen op het gebied van gemeentelijke financiën worden aan de gemeenteraad ter besluitvorming voorgelegd. 6. Fysieke aanpassingen In de oplossingen van de Galan Groep worden voorstellen gedaan voor fysieke aanpassingen van het gebouw.

De betrokken partners onderzoeken in eerste instantie de wenselijkheid/noodzaak als gevolg van keuzes binnen voornoemde hoofdonderdelen Vervolgens moeten deze aanpassingen op haalbaarheid worden getoetst, worden doorgerekend en worden ingepast in de tijd. Daarnaast moet gekeken worden op welke manier de kosten gedekt kunnen worden. Al deze onderdelen zijn opgenomen in een detailplanning. Deze detailplanning is vormgegeven analoog aan een bouwplanning: per uitwerkingsonderdeel is een start- en eindmoment en daarmee doorlooptijd opgenomen. In de planning is rekening gehouden met doorlooptijd, beschikbaarheid en volgordelijkheid.

Totale doorlooptijd en mijlpalen De planning is tot en met Q1 van 2023 strak gevuld. Voor Q2 van 2023 is deze planning nog iets flexibeler. Gezamenlijk is door de partners en de gemeente de deadline voor de totale doorlooptijd gesteld op 1 juli 2023. Op dat moment moet de uitwerking definitief vorm hebben gekregen. Dat is ambitieus, maar alle partijen geven aan dat zij behoefte hebben aan een snelle uitwerking, waarmee er duidelijkheid komt. Binnen de doorlooptijd zijn de volgende mijlpalen vastgelegd:

1 2 3 4 5. 6 7 8

Mijlpaal Gemeentelijke kaders cultuurhuis Analyse samenwerkingsvorm(en) Besluitvorming partners samenwerkingsvorm Visie en ambities cultuurhuis (pve) Vastleggen (subsidie)afspraken cultuurhuis Vastleggen meerjarige individuele subsidieafspraken Cammeleurpartners Vastleggen aangepaste/nieuwe huur-en gebruikersovereenkomsten Doorvoeren eventuele fysieke aanpassingen gebouw

Planning feb 2023 feb 2023 feb 2023 mrt/apr 2023 eind Q2 2023 eind Q2 2023

Rol gemeenteraad Besluitvormend Ter informatie Ter informatie Besluitvormend Ter informatie Ter informatie

eind Q2 2023

Ter informatie

vanaf Q3 2023

Besluitvormend

Financiën Het totale financiële kader voor het Cammeleur 3.0 concept bestaat uit de som van de middelen die de gemeente jaarlijks beschikbaar heeft voor de Cammeleurpartners. In de uitwerking gaan de Cammeleurpartners aan de slag met de vorming van een cultuurhuis. Dat is reeds gestart met eerste gesprekken en gedachten. Afhankelijk van de visie en ambities kunnen de plannen om (incidentele of structurele) extra middelen vragen. Hiervoor wordt een voorstel aan de gemeenteraad voorgelegd. De Galan Groep adviseert de gemeente om tenminste in de vorm van een startsubsidie het cultuurhuis van de kant te krijgen.

Informatie aan en rol van de gemeenteraad Het college en de Cammeleurpartners zien, voelen en begrijpen de aandacht van de gemeenteraad voor dit onderwerp. De Cammeleurpartners nodigen de gemeenteraad uit om begin 2023 een (werk)bezoek te brengen aan de Cammeleur. De gemeenteraad kan dan kennis maken met de partners en de verschillende taken en werkzaamheden van de partners. Daarnaast kunnen de partners zelf en rechtstreeks de gemeenteraad informeren en bijpraten over actuele ontwikkelingen (waaronder de ideeën rondom het cultuurhuis). Wij zullen vanuit het college de raad op gezette momenten informeren over de voortgang. Dat gebeurt via het vaste agendapunt tijdens de opiniërende raadsvergadering. Het informeren over de voortgang zal voornamelijk gekoppeld zijn aan de benoemde mijlpalen. De uitwerking loopt langs de lijn van de door de raad vastgestelde uitgangspunten en de rapportage van de Galan Groep. Wanneer de uitwerking gaat afwijken van deze documenten, wordt de raad daarover tenminste geïnformeerd en wanneer een besluit nodig is, wordt een raadsvoorstel voorgelegd. Het college en de partners gaan er vanuit dat zij de ruimte krijgen om gezamenlijk tot een uitwerking te komen die in de praktijk goed werkbaar is.

Externe ondersteuning Voor de uitwerking hebben wij een uitvraag voor ondersteuning gedaan. Dat hebben wij gedaan om meerdere redenen. Allereerst is het voor de procesgang goed als dit proces wordt begeleid door een externe die geen directe belangen heeft bij de uitwerking en de uitkomst. Er is daarmee sprake van een onafhankelijke en kritische blik. Daarnaast plussen we met deze ondersteuning capaciteit bij, waardoor we snelheid in de uitwerking kunnen houden. Tenslotte vraagt een aantal uitwerkingsonderdelen specifieke expertise, zoals voor de impactanalyse, juridische en financiële kennis. Deze kennis is niet voorhanden bij de gemeente, noch bij de partners. Gezien de rol in het voortraject en als architect van de oplossing hebben we de Galan Groep gevraagd om een offerte uit te brengen voor de verdere begeleiding en ondersteuning. De Galan Groep heeft een offerte uitgebracht (€ 24.500) de gemeente zal binnenkort overgaan tot gunning van de opdracht. De kosten voor inhuur worden gedekt uit het vacaturevoordeel binnen het personeelsbudget. Via ofwel de jaarstukken over 2022 ofwel Berap 2023-1 zullen wij een en ander verder verantwoorden en verwerken. Gezien de beschikbare dekking is een separaat raadsvoorstel niet nodig. Tijdens de uitwerkingstijd/implementatie van de oplossingsrichting Zoals gezegd ligt de focus van de uitwerking op 1 juli 2023.

Tot die tijd is de Cammeleur gewoon als vanouds open als ‘huiskamer van Dongen’. De Cammeleurpartners en gemeente zijn overeengekomen alle werkzaamheden te blijven uitvoeren op basis van bestaande afspraken en overeenkomsten. Uitzondering hierop is het KunstPodium: zij gaan vanaf 1 januari 2023 al aan de slag met een nieuwe opdracht. De huursommen blijven tot 1 juli 2023 ongewijzigd. Alles is erop gericht om vanaf 1 juli 2023 vanuit nieuwe afspraken en overeenkomsten te gaan werken. En op een aantal onderdelen wordt vanaf Q3 2023 de uitwerking opgepakt (bijvoorbeeld eventuele fysieke aanpassingen in het gebouw).

Wij vertrouwen erop de gemeenteraad hiermee voldoende geïnformeerd te hebben. Hoewel deze raadsinformatiebrief is verzonden na verzending van de agenda voor de raadvergadering van 15 december, is het college graag bereid om tijdens deze vergadering de raadsinformatiebrief met de gemeenteraad te bespreken. Aan de hand van de mijlpalen blijven wij de gemeenteraad actief informeren over de bereikte resultaten en de voortgang.

Wij hopen u hiermee voldoende te hebben geïnformeerd. Met vriendelijke groet, Burgemeester en wethouders van Dongen,

De secretaris,

De burgemeester,

Mr. H.L.M. van Noort

Drs. M.C. Starmans-Gelijns