RIB 55 - Personeelsbeleid

Aan de raadsleden

Dongen, 7 november 2022

Uw kenmerk Zaaknummer Bijlage(n) Contactpersoon/tel.nr. Betreft

: : : : :

Raadsinformatiebrief Heijdens/ 14 0162 Personeelsbeleid

Geachte heer, mevrouw, iInleiding

Bij de behandeling van de voorgestelde opdrachten voor het takendebat is aan de gemeenteraad een raadsinformatiebrief toegezegd over ons personeelsbeleid. In deze RIB lichten we de opbouw van onze organisatie toe, duiden we waar onze uitdagingen en knelpunten op personeelsgebied liggen en hoe we werken aan oplossingen om die uitdagingen het hoofd te bieden. 1. Kengetallen1 Opbouw gemeentelijke organisatie Het ambtelijk apparaat van gemeente Dongen wordt gevormd door ongeveer 225 medewerkers, binnen een formatieomvang van ongeveer 193 fte. Qua leeftijdsverdeling ligt het zwaartepunt op de groep 50 tot 55-jarigen, met een vertegenwoordiging van 44 collega’s. Ongeveer de helft van onze medewerkers is jonger dan 50 jaar.

1 cijfers in tabellen kunnen iets afwijken van tekst vanwege verschillende meetmomenten

In- en uitstroom De afgelopen jaren is de instroom en uitstroom ongeveer gelijk gebleven. De cijfers van 2022 zijn van de eerste drie kwartalen, deze kunnen dus nog oplopen. Wat deze cijfers laten zien is dat het gros van de vacatures nog ingevuld wordt, instroom en uitstroom zijn redelijk met elkaar in balans. Wat de cijfers ook laten zien is dat we de afgelopen drie jaar ongeveer 90 medewerkers hebben aangesteld, dit is exclusief externe inhuur en stagiaires.

Openstaande vacatures De toegestane formatie is vastgesteld door de gemeenteraad op 193,75 fte. Voor 2022 is de gemeente op geen enkel moment aan de volledige formatie geraakt. Over de eerste tien maanden komt het gemiddelde uit op 188,83 fte, een onderbezetting/vacatureruimte van ongeveer 5 fte. In de begroting 2023 is een voorstel opgenomen om de formatie uit te breiden met 5,5 fte.

Ziekteverzuim Het ziekteverzuim is geen aanleiding tot zorg, de cijfers zitten rond het landelijk gemiddelde, vergeleken met andere gemeenten van onze omvang.

2

Kort verzuim: 0-7 dagen, Middellang: 8-42, Lang: 43-365, Extra lang: >365 dagen

Ter voorkoming van ziekteverzuim wordt veel ingezet op preventie: • Wij werken samen met een actieve bedrijfsarts en bedrijfsverpleegkundige; • Er is een open spreekuur bij de ARBO-arts zonder tussenkomt van de werkgever; • Er zijn spreekuren bij de ARBO-arts conform de termijnen in de Wet Verbetering Poortwachter; • Jaarlijks wordt een RI&E (risico inventarisatie en evaluatie) gehouden; • Er is een interventieteam actief binnen de gemeentelijke organisatie; • Medewerkers kunnen gebruik maken van een wandelcoach die met medewerker in gesprek gaat over wensen rondom en met betrekking tot werk; • Leefstijlcoaching bij de Vennen wordt aangeboden; • Er zijn meerdere opgeleide vertrouwenspersonen binnen de organisatie; • Er zijn preventiemedewerkers actief binnen de organisatie; • Er zijn vaste aanspreekpunten binnen team p&o. Externe inhuur Externe inhuur wordt ingezet vanwege een viertal redenen: ziekte, zwangerschap, specialistische kennis of vacatureruimte. Uit de cijfers blijkt dat nagenoeg de helft van de inhuur wordt ingezet, vanwege een openstaande vacature. Door de korte opzegtermijn en de lange doorlooptijd om een nieuwe collega te vinden is er al snel een periode van 3 tot 5 maanden te overbruggen.

Specialistische kennis wordt ingezet op het moment dat er door een wetswijziging (bv Omgevingswet), een onvoorziene gebeurtenis (opvang Oekraïense vluchtelingen) of een project dat te groot is om binnen de teams te beleggen en er dus meer capaciteit nodig is. Vervanging bij ziekte gebeurt primair op het moment dat duidelijk is dat een ziektegeval langere tijd gaat duren. De kosten voor de inhuur worden voor een deel gedekt uit de vacaturegelden (een functie wordt niet ingevuld- geen salariskosten) en voor een deel uit de vergoeding van het UWV in het geval van zwangerschapsverlof. 2. Knelpunten en oorzaken Het grote knelpunt voor de organisatie is het binnenhalen van nieuwe medewerkers met de juiste kwaliteiten. Daarvoor zijn meerdere oorzaken te benoemen, waaronder: Krapte op de arbeidsmarkt De afgelopen jaren is de arbeidsmarkt steeds krapper geworden. Niet alleen voor gemeenten, maar voor Nederland in zijn geheel. Op dit moment worden er door alle gemeenten samen per kwartaal ongeveer 10.000 nieuwe vacatures uitgezet. Specifiek voor gemeenten geldt dat er echt schaarste is voor de terreinen vergunningverlening, toezicht en handhaving (bouwen) en binnen het sociaal domein. Zowel op uitvoerings- als beleidsmatig gebied. Daarnaast is het werven van jonger personeel (< 30 jaar) een uitdaging.

3

De krapte wordt mede veroorzaakt door het toenemend aantal ZZP-ers en een toename van het aantal detacheringbureaus. Er is een trend merkbaar waarin medewerkers van gemeenten ‘voor zichzelf beginnen’. Eenzelfde trend is te zien in het aantal detacheringbureaus die vervolgens medewerkers bij gemeenten ‘wegplukken’ en bij andere gemeenten en organisaties detacheren. Imago en regio Gemeentes en de overheid in het algemeen hebben van oudsher te maken met een negatief beeld onder werkzoekenden. Instromers kiezen niet snel voor het werken bij een gemeente. Dit beeld wordt eveneens door de regiogemeenten herkend en is in regionale overleggen onderwerp van gesprek. Werkzoekenden die wél kiezen voor een gemeente als werkgever, hebben in veel gevallen een voorkeur voor het werken bij een grotere gemeente vanuit financiële overwegingen en bereikbaarheid. Binnen onze bestuurlijke regio, met Tilburg als centrumgemeente, zijn er in de regio veel gemeente van vergelijkbare omvang als Dongen. Daarnaast liggen ook gemeenten in West-Brabant binnen de straal van werkzoekenden waarin ook Dongen ligt. Buiten de regio zoeken is minder interessant, vanwege de oplopende reistijd en reiskosten voor nieuwe medewerkers. De gemeente Dongen is van zichzelf bescheiden. Deze bescheidenheid draagt niet bij aan een goede naamsbekendheid van de gemeente Dongen.

Enkele jaren geleden is voor een grotere bekendheid van de gemeente Dongen een gebiedspromotietraject gestart. Voor een betere bekendheid, specifiek als werkgever zijn we inmiddels een traject gestart (zie verder onder). Veranderend takenpakket gemeenten In de laatste 10 jaar hebben gemeenten een (fors) veranderend takenpakket gekregen. Taken van de landelijke en provinciale overheid zijn richting de gemeenten geschoven. Bij die nieuwe taken zijn ook nieuwe wetten, regels en uitvoeringsvoorwaarden gesteld. Wij denken hierbij o.a. aan transities binnen het sociaal domein en recenter de Omgevingswet. Voor sommige taken en functies binnen die ontwikkeling is er daarbij behoefte aan relatief unieke kennis en kunde. Omdat alle gemeenten zo ongeveer tegelijkertijd werven voor functies die bij deze wijzigingen in het takenpakket horen, raakt de arbeidsmarkt (tijdelijk) in disbalans. 3. Werkgeversvisie Bovenstaande samenvattend, is de kern van de uitdaging om de personele bezetting steeds aan te laten sluiten op de werkelijkheid. Veel ‘reguliere’ taken zijn aan verandering onderhevig door nieuwe en/of gewijzigde wetgeving. Daarnaast worden we geconfronteerd met specifieke, vaak tijdelijke taken. Dat leidt tot een steeds veranderende vraag naar bepaalde kwaliteiten (multi-inzetbaarheid) en leidt tot druk op de vaste formatie.

Daarbij speelt de krapte op de arbeidsmarkt ons parten, het is erg lastig om met name in het sociaal en ruimtelijk domein te komen tot structurele en kwalitatieve invulling. Daardoor wordt vaak gekozen voor tijdelijke externe inhuur. Om tot een brede aanpak te komen is eind vorig jaar de balans opgemaakt en is geconstateerd dat er nog een aantal P&O-thema’s is dat onvoldoende aansluit bij de huidige arbeidsmarkt en onze zich continu ontwikkelende organisatie. Daarnaast hebben we te maken met, in onze ogen, star en achterhaalde instrumenten binnen de wet- en regelgeving (bijv. de CAO-gemeentes). Daarvoor is een werkgeversvisie geformuleerd, waaraan we inmiddels een nadere uitwerking en uitvoering geven. De thema’s die als onderdeel van de werkgeversvisie opgepakt worden zijn de volgende: - Werving & selectie, branding en onboarding - Persoonlijke ontwikkeling & mobiliteit - Flexibele schil & externe inhuur - Waarderen & belonen 4. Acties m.b.t. personeelsbestand Stagiaires Al jaren geleden heeft gemeente Dongen de aandacht gevestigd op de schoolgaande generatie. Er is ruimte voor snuffelstages, meeloopdagen voor herintreders en eindstages voor MBO en HBO 4

scholieren. Daarnaast werken we al meerdere jaren samen met de opleiding Organization Studies van Tilburg University, jaarlijks bieden we een of twee afstudeerders de mogelijkheid om een jaar mee te werken, onderzoek te doen en af te studeren op een onderwerp dat binnen onze organisatie speelt. Dit alles gericht op het vergroten van de bekendheid van gemeente Dongen als werkgever. We hebben in de afgelopen jaren enkele medewerkers kunnen aannemen die ook bij de gemeente Dongen een stage hebben gelopen. Trainees Omdat we trainees zien als een uitgelezen kans om jonge mensen aan ons te binden en er in het verleden succes mee hebben geboekt, hebben we dit jaar nog een meerjarige overeenkomst gesloten met een traineebureau dat ons vier trainees per jaar gaat leveren. Ook in de regio zijn initiatieven opgestart om gezamenlijk op te trekken. Zo wordt er een pool opgezet om gezamenlijk trainees op te leiden voor het sociaal domein, om zo te zorgen voor voldoende instroom in de regio en daarmee te voorkomen dat gemeentes elkaar beconcurreren. In alle vormen van de inzet van trainees is de doelstelling om na afronding van het traineeship een vaste overeenkomst aan te bieden en daarmee de organisatie te versterken.

Het merk Dongen Op het gebied van werving & selectie wordt op dit moment gewerkt aan het rebranden van het merk gemeente Dongen, waarbij we het Dongens DNA (extern) gaan verbinden met de interne kernwaarden. Daarop volgend wordt een plan opgesteld om de arbeidsmarkt te benaderen en alle wervingsmiddelen te herzien. Daarvoor zijn nieuwe tools nodig die ons in staat stellen om zo breed mogelijk te kunnen werven. Om hier stappen in te kunnen zetten is voor 2023 een voorstel tot verhoging van het budget opgenomen in de begroting. Dit traject doen we in samenwerking met externe partners die gespecialiseerd zijn in rebranding en arbeidsmarktcommunicatie. Selectie Naast werving heeft ook het selecteren van nieuwe collega’s extra aandacht. Aangezien het steeds moeilijker wordt om de ‘juiste’ persoon te selecteren, is er ook extra expertise (en instrumentarium) nodig voor de selectiefase. We zetten daartoe de komende tijd extra middelen in om de teams te ondersteunen bij het maken van de juiste keuzes voor een nieuwe collega in het team. Dat doen we onder andere door te werken met methodes die het mogelijk maken te selecteren zonder vooroordelen (bias-free) en door vroeg in de selectieprocedure een aantal essentiële kenmerken te toetsen. Behoud Naast de verschillende manieren waarop we nieuwe collega’s werven, zoeken we ook naar manieren om medewerkers aan ons te binden.

Dat doen we enerzijds door middel van onze manier van werken, die medewerkers vertrouwen en flexibiliteit biedt, wat als een sterk onderdeel van onze aantrekkingskracht als werkgever wordt gezien. Dat doen we ook door een stevig onboardingprogramma neer te zetten voor nieuwe medewerkers, zodat ze zich snel thuis voelen en de organisatie leren kennen. Daarnaast kijken we binnen de CAO naar de mogelijkheden om ons arbeidsvoorwaardenpakket zo interessant mogelijk te maken. Zo is een voorstel tot het invoeren van woon-werkverkeer gedaan en wordt bekeken welke ruimte er nog is om binnen het IKB (Individueel Keuzebudget) aanvullende mogelijkheden te bieden. Verder onderzoeken we de manieren om de ontwikkeling van medewerkers te bevorderen door opleidings- en ontwikkelingsmogelijkheden te faciliteren, ruimte te geven om in projecten buiten het eigen werkterrein mee te draaien en te stimuleren om een kijkje in andere keukens te nemen, zowel intern als extern. Afsluiting De verwachting is dat de krapte op de arbeidsmarkt de komende vijf jaren niet afneemt. Dat en het besef dat een aanzienlijk deel van onze medewerkers binnen nu en 10 jaar met pensioen gaat, zorgt ervoor dat het kwantitatief en kwalitatief op orde houden van de organisatie een uitdaging blijft. We 5

zullen steeds de balans moeten zoeken en bewaken tussen wat aan de organisatie wordt gevraagd en wat de organisatie kan leveren. Met vriendelijke groet, Burgemeester en wethouders van Dongen, De secretaris, De burgemeester,

Mr. H.L.M. van Noort

Drs. M.C. Starmans-Gelijns

De brieven van de gemeente Dongen worden in principe niet meer of digitaal ondertekend. In uw reactie op dit schrijven s.v.p. altijd het zaaknummer vermelden.

6