RIB 42 - Voortgang Interne Beheersing juni 2023

Aan de raadsleden

RIB nummer Zaaknummer Bijlage(n) Contactpersoon Betreft

: : : : :

Bezoekadres Hoge Ham 62 5104 JJ Dongen Contact Postbus 10153 5100 GE Dongen T 14 0162 +31 162 38 32 00 (buitenland) info@dongen.nl www.dongen.nl

42 2023-131304 3 Joost van Boekel, concerncontroller Voortgang Interne Beheersing juni 2023

Dongen, 21 juni 2023

Geachte raadsleden, Met deze raadsinformatiebrief (RIB) informeren we u over de voortgang Interne Beheersing juni 2023 als onderdeel van de bedrijfsvoering van de gemeente Dongen. Interne beheersing omvat het geheel aan maatregelen dat wordt ingezet om de gestelde doelen van de organisatie te halen, binnen de gestelde randvoorwaarden, zoals kosten, naleving van gemaakte afspraken en geldende procedures. Deze RIB bevat drie bijlagen. Periodiek Sinds begin 2021 informeren we u periodiek over de voortgang van de verbeteradviezen ten aanzien van de interne beheersing. Dit doen we bij de oplevering van de managementletter (december/januari) en het accountantsverslag (juni/juli). In de voortgangsmonitor geven we een actuele status rondom de verbeteringen in de interne beheersing van de gemeente Dongen. Hiervoor wordt gebruik gemaakt van het overzicht ‘Dongen in Beeld’ zoals de accountant jaarlijks in zijn managementletter toepast. Het actuele overzicht is als bijlage 1 bij deze raadsinformatiebrief gevoegd. Accountant In april en mei 2023 heeft onze accountant, Verstegen Accountants en Adviseurs, de jaarrekeningcontrole bij de gemeente Dongen uitgevoerd. In het accountantsverslag rapporteert de accountant over de geconstateerde bevindingen en adviseert ze de gemeente over mogelijke verbeteringen. Het concept-accountantsverslag is op 19 juni 2023 besproken in de Financiële Commissie.

Het concept verslag is als bijlage 2 bij dit aanbiedingsdocument gevoegd; bijlage 3 is de concept controleverklaring. De definitieve documenten worden door Verstegen verstrekt na vaststelling van de jaarrekening door de gemeenteraad. Reflectie Hoewel er in het accountantsverslag ook enkele bevindingen rondom de interne beheersing staan, geeft het verslag vooral reflectie op de jaarrekening van de gemeente Dongen, zoals de financiële positie, verslaggevingsaspecten en het proces van de accountantscontrole. Indien in het accountantsverslag op een domein geen bevindingen zijn opgenomen, zijn de bevindingen uit de managementletter 2022 weergegeven (aangeduid met ‘Managementletter’). Per bevinding is – waar van toepassing – een reactie met actuele status en prioritering vermeld.

De brieven van de gemeente Dongen worden in principe niet meer of digitaal ondertekend. In uw reactie op dit schrijven s.v.p. altijd het zaaknummer vermelden. De gemeente Dongen gebruikt uw persoonsgegevens uitsluitend voor het doel waartoe zij zijn verstrekt. Indien u daarover inhoudelijk meer wilt weten, dan kunt u contact opnemen met de behandelend ambtenaar van onze gemeente.

Overall beeld accountantsverslag De periode na de voorgaande rapportage (januari 2023) heeft hoofdzakelijk in het teken gestaan van de voorbereiding op en totstandkoming van de jaarrekening 2023. Aanbevelingen en verbeteracties die direct gericht waren op het jaarrekeningproces en de daaropvolgende accountantscontrole zijn met voorrang opgepakt. Daarnaast is gewerkt aan de meer op de langere termijn gerichte kwaliteitsslagen ter verbetering van doel- en rechtmatigheid van processen zijn doorgevoerd. Goedkeurend oordeel Het accountantsverslag van de accountant, naar aanleiding van de jaarrekeningcontrole 2022, laat een positief beeld zien. De accountant geeft een goedkeurend oordeel over de jaarrekening 2022. Daarnaast laat het stoplichtenoverzicht ‘Gemeente Dongen in Beeld’ dat de accountant standaard opneemt in het accountantsverslag een positief beeld zien. Van de 15 onderdelen krijgen er 10 de codering groen: Geen noemenswaardige bevindingen. Op 4 onderdelen geeft de accountant aan dat er geen tekortkomingen zijn, maar wel relevante bevindingen en/of aandachtspunten. Vermogenspositie Enkel de vermogenspositie (solvabiliteit) krijgt de kleurcodering oranje: beperkte tekortkomingen. Deze situatie is uiteraard bekend uw raad. Tekortkomingen ziet de accountant bij de te lage solvabiliteit. Dit is bekend bij zowel uw raad als het college.

De afgelopen jaren is reeds een sterke verbetering opgetreden in de solvabiliteit: van 9,9% in 2019 naar 19,3% in de jaarrekening 2022. Dit betekent bijna een verdubbeling in 3 jaar tijd. Door de positieve jaarrekeningresultaten van de afgelopen jaren komt kritieke grens van 20% hiermee veel sneller dan verwacht in zicht. Het opnieuw positieve accountantsverslag laat zien dat de eerdere verbeteringen binnen de functies Financiën en Control zijn vruchten afwerpt. Rechtmatigheidscontrole Zoals gebruikelijk controleert de accountant de rechtmatigheid van de financiële handelingen van de gemeente. Naast de controle op de rechtmatige totstandkoming van de baten, lasten en balansmutaties kijkt de accountant naar de begrotingsrechtmatigheid en de juiste naleving van de Europese aanbestedingsregels. Ten aanzien van de begrotingsrechtmatigheid stelt de accountant vast dat er in 2022 geen onrechtmatigheden zijn geweest. Ten aanzien van de Europese aanbestedingsregels heeft de accountant geconstateerd dat bij drie aanbestedingen de regels niet volledig zijn gevolgd. De totaal geconstateerde onrechtmatigheid bedraagt € 356.600, oftewel 0,5% van de totale lasten. De grens voor een goedkeurende accountantsverklaring ligt op 1%. We zijn in 2022 dus (ruim) binnen de tolerantiegrens gebleven.

De in omvang grootste onrechtmatigheid zit op het contract voor de uitvoering van onkruidbestrijding op verharding. Hierover is uw raad geïnformeerd in de vorige voortgangsmonitor (Raadsinformatiebrief 3 van 17 januari 2023).

Wij hopen u hiermee voldoende te hebben geïnformeerd. Met vriendelijke groet, Burgemeester en wethouders van Dongen, De secretaris, De burgemeester,

De brieven van de gemeente Dongen worden in principe niet meer of digitaal ondertekend. In uw reactie op dit schrijven s.v.p. altijd het zaaknummer vermelden. De gemeente Dongen gebruikt uw persoonsgegevens uitsluitend voor het doel waartoe zij zijn verstrekt. Indien u daarover inhoudelijk meer wilt weten, dan kunt u contact opnemen met de behandelend ambtenaar van onze gemeente.

Mr. H.L.M. van Noort

Drs. M.C. Starmans-Gelijns

Bijlagen: 1) Dongen in Beeld (status verbeteracties) 2) Accountantsverslag 2022 (concept) 3) Controleverklaring 2022 (concept)

De brieven van de gemeente Dongen worden in principe niet meer of digitaal ondertekend. In uw reactie op dit schrijven s.v.p. altijd het zaaknummer vermelden. De gemeente Dongen gebruikt uw persoonsgegevens uitsluitend voor het doel waartoe zij zijn verstrekt. Indien u daarover inhoudelijk meer wilt weten, dan kunt u contact opnemen met de behandelend ambtenaar van onze gemeente.