RIB 42 - Raadsinformatiebrief Evenementenbeleid

Aan de raadsleden

Dongen, 21 juli 2022

Uw kenmerk Zaaknummer Bijlage(n) Contactpersoon/tel.nr. Betreft

: : : : :

2022-012760 Team Vergunningen, Toezicht en Handhaving Project evenementenbeleid

Geachte heer, mevrouw,

Via deze brief willen wij u informeren over het project evenementenbeleid Dongen. Naast de opdracht zoals geformuleerd in het coalitieakkoord Versterken en Vernieuwen, hangt de herijking samen met de motie ten aanzien van het vereenvoudigen van evenementenaanvragen (M18-03). Uitgangspunten Het huidige evenementenbeleid van de gemeente Dongen is verouderd en dateert uit 2013. Het is tijd om dit beleid te vernieuwen. Dit pakken we projectmatig op zodat we: 1) De uitkomsten van het klantreisonderzoek evenementen (opgeleverd in 2020) kunnen meenemen. In dit klantreisonderzoek is het hele proces van de organisatie van een evenement, van aanvraag, tot evaluatie onder de loep genomen. Hierin zijn de ervaringen van inwoners (deelnemers en omwonenden), evenementenorganisatoren, andere betrokkenen zoals politie, brandweer en betrokken ambtenaren meegenomen. 2) Samen kunnen optrekken met de Dongense Evenementen Organisatie (DEO) en enkele stakeholders bij het vormgeven van het nieuwe beleid. 3) Kunnen komen tot een goede balans tussen levendigheid en leefbaarheid. 4) Evenementen zo veilig mogelijk, binnen ieders eigen verantwoording, kunnen laten plaatsvinden. De afgelopen periode hebben we al ingezet op het versimpelen van de procedure en het aanpassen van de digitale formulieren.

Beoogde resultaten Het project levert drie producten op: 1) Een nieuw vastgesteld Dongens evenementenbeleid 2) Een handleiding, of gereedschapskist, voor organisatoren 3) Een beschreven, geactualiseerd proces voor de behandeling van evenementen Gezamenlijke kick-off Op dinsdag 5 juli hielden we een kick-off met een aantal evenement organisatoren, de brandweer, de wethouder en andere betrokkenen, waaronder Leer Dongen Kennen en de Dongense horeca. We zijn met elkaar in gesprek gegaan, onder meer aan de hand van stellingen, om een beter beeld te krijgen van de wensen en kansen op het gebied van evenementen. De input nemen we mee bij het opstellen van het nieuwe beleid. Het was een goed bezochte en waardevolle bijeenkomst.

Planning Onderstaand figuur geeft u informatie over de planning van dit project.

Betrokkenen en projectaanpak Het project wordt is in handen van een integrale projectgroep met hierin een afvaardiging van de teams, Vergunningen, Veiligheid en Verkeer en twee procesbegeleiders. Specialisten uit overige teams, denk aan teams Data, Communicatie en Vergunningverlening Toezicht en Handhaving, worden betrokken als dat nodig is. Voor de uitwerking van het beleid, de gereedschapskist en het nieuwe proces kijken we nadrukkelijk ook naar goede voorbeelden van andere gemeenten. Eind 2022 of begin 2023, als er een concept beleid ligt, geven we een terugkoppeling aan de Dongense Evenementen Organisatie. Wij hopen u voor nu hiermee voldoende te hebben geïnformeerd. Met vriendelijke groet, Burgemeester en wethouders van Dongen, De secretaris, De burgemeester,

Mr. H.L.M. van Noort

Drs. M.C. Starmans-Gelijns

i

De brieven van de gemeente Dongen worden in principe niet meer of digitaal ondertekend. In uw reactie op dit schrijven s.v.p. altijd het zaaknummer vermelden.