RIB 32 - Voortgang uitwerking Cammeleur

Bezoekadres Hoge Ham 62 5104 JJ Dongen Contact Postbus 10153 5100 GE Dongen T 14 0162 +31 162 38 32 00 (buitenland) info@dongen.nl www.dongen.nl

Dongen, 23 mei 2023 Uw kenmerk Zaaknummer Bijlage(n) Contactpersoon/tel.nr.: Betreft

: : : : :

Raadsinformatiebrief nr. 32 / 2023-130188 Willem Vulto / 14 0162 Voortgang uitwerking Cammeleurconcept

Geachte heer/mevrouw, Met deze raadsinformatiebrief melden wij de voortgang van de uitwerking van het Cammeleurconcept, op basis van de rapportage van de Galan Groep. Tijdens de raadsvergadering van 11 mei is de gemeenteraad door het college bijgepraat over de voorgang en laatste ontwikkelingen. Op dit moment is er een ontwikkeling die wij op 11 mei niet hadden voorzien. Vanuit de toezegging aan de raad kunnen en willen wij niet tot het volgende informatiemoment in de raadsvergadering wachten. Tijdens de laatste update hebben wij aangegeven dat wij met een aantal deelproducten aan de slag zijn. En dat de planning krap, maar haalbaar leek. Op dit moment concluderen wij dat de planning voor de kaders voor de individuele opdrachten te krap is. Hiervoor zijn twee oorzaken. Druk op de organisatie Allereerst is er sprake van personele krapte binnen het verantwoordelijke team binnen de gemeentelijke organisatie. Binnen dit team vallen niet alleen de werkzaamheden rondom de Cammeleur, maar ook onder andere de realisatie van de IKC’s, de herziening van het subsidieprogramma, het omvangrijke gezond en actief leven akkoord. Daarbij is er in dit team sprake van langdurige uitval. Daar wordt vervanging voor aangetrokken (inhuur), maar dit duurt onverhoopt langer dan eerder verwacht werd. Concreet betekent dit dat vele werkzaamheden op een paar schouders drukken.

Dat dwingt ons om keuzes te maken en/of te temporiseren. Individuele programma’s van eisen Daarnaast is er een inhoudelijke reden. Zoals tijdens de raadsvergadering op donderdag 11 mei aangegeven, wordt op dit moment onder andere gewerkt aan de kaders/programma’s van eisen voor de individuele opdrachten aan de Cammeleurpartners. Deze programma’s van eisen moeten aansluiten op en in overeenstemming zijn met de kaders voor het cultuurhuis. En omgekeerd hebben de Cammeleurpartners de individuele kaders van de gemeente nodig om tot de invulling van het plan voor het cultuurhuis te komen. In de afgelopen twee weken komen wij tot de conclusie dat wij de kaders en programma van eisen voor de individuele partners voor 80 tot 90% prima kunnen formuleren. Maar om tot een goede 100% afronding te komen, moet er (concreet) inzicht zijn in de

De brieven van de gemeente Dongen worden in principe niet meer of digitaal ondertekend. In uw reactie op dit schrijven s.v.p. altijd het zaaknummer vermelden. De gemeente Dongen gebruikt uw persoonsgegevens uitsluitend voor het doel waartoe zij zijn verstrekt. Indien u daarover inhoudelijk meer wilt weten, dan kunt u contact opnemen met de behandelend ambtenaar van onze gemeente.

offerte/het aanbod van de gezamenlijke partners. Wij moeten weten welke taken, rollen, activiteiten en functies door de partners worden ingebracht in gezamenlijke cultuurhuis activiteiten. Het college wil voorkomen dat er taken, rollen, activiteiten en functies onbedoeld tussen wal en schip, uiteindelijk buiten iedere opdracht vallen of juist dubbel worden gedaan. Pas na dit inzicht kunnen de individuele kaders/programma’s van eisen worden afgerond en vastgesteld door het college. Het aanbod van de gezamenlijke partners voor activiteiten in het kader van het cultuurhuis hebben wij nog niet ontvangen. Op 5 juni is er een gezamenlijke vergadering van de besturen van de drie partners. Daar wordt het aanbod besproken. Gevolg Gevolg van voorgaande is dat 1 juli 2023 niet haalbaar is voor de offertes van de individuele partners. Als de gezamenlijke besturen op 5 juni het gezamenlijke aanbod kunnen vaststellen, ronden wij de individuele kaders/programma’s van eisen direct daarna af. Wij verwachten deze individuele kaders/programma’s van eisen in de tweede helft van juni ter vaststelling aan het college te kunnen voorleggen. Daarna hebben de partners tijd nodig om een aanbod voor hun eigen organisatie te maken. De realiteit is dat wij de zomerperiode naderen en dat wij rekening moeten houden met afwezigheid van medewerkers (partners en gemeente) en besturen.

Tijdens de eerstvolgende bijeenkomst met de Cammeleurpartners bespreken wij met hen, wat in tijd haalbaar is voor het uitbrengen van een aanbod voor de individuele opdrachten. Tijdens de opiniërende raadsvergadering op 8 juni deelt de wethouder de actualiteit van dat moment met de gemeenteraad. Beoordeling offertes en overeenkomsten Wij trekken ook een bijkomende conclusie. Deze conclusie heeft betrekking op de beoordeling van en besluitvorming over alle op te leveren deelproducten. Beoordeling en besluitvorming kan eigenlijk alleen plaatsvinden in een totaalpakket van alle deelproducten. Om als gemeente te kunnen beoordelen of alle gewenste taken, rollen, activiteiten, etc een plaats hebben, moeten alle offertes zijn ingediend. Dit vraagt om integrale besluitvorming, waarbij alle deelproducten gereed zijn en waar in basis overeenstemming over is. Wanneer de gemeente afwijkende besluiten neemt, dan moet worden doorberedeneerd of en zo ja welke doorwerking dat heeft in de overige producten. Dit proces moet nauwkeurig worden doorlopen, om weeffouten voor de toekomst te voorkomen. De weeffouten uit het verleden hebben immers voor een lastige fase in het bestaan van de Cammeleur gezorgd. Vervolg De noodzakelijke bijstelling van de deadline leidt niet tot stilvallen.

Wij verwachten dat op 1 juli gereed zijn: - De offerte van de gezamenlijke Cammeleurpartners als aanbod op de cultuurhuis-activiteiten; - Het inrichtingsvoorstel en samenwerkingsovereenkomst waarlangs de gezamenlijke activiteiten worden ingeregeld en georganiseerd; - De gewijzigde concept huurovereenkomst tussen gemeente Dongen en Stichting DonckHuys; - De gewijzigde concept gebruiksovereenkomsten tussen Stichting DonckHuys enerzijds en Het KunstPodium en Theek5 anderzijds; De programma’s van eisen als basis voor de uitvraag voor de individuele opdrachten aan de Cammeleurpartners zijn op of worden kort na 1 juli (uiterlijk collegevergadering 4 juli) door het college vastgesteld. De offertes van de Cammeleurpartners voor de individuele opdrachten volgen op een later moment. Daarover zoeken wij afstemming met de Cammeleurpartners. Wij informeren u daar over nadat wij de haalbaarheid hebben besproken met de Cammeleurpartners. Wij zullen u dan meteen informeren over het besluitvormingsproces daarna.

De brieven van de gemeente Dongen worden in principe niet meer of digitaal ondertekend. In uw reactie op dit schrijven s.v.p. altijd het zaaknummer vermelden. De gemeente Dongen gebruikt uw persoonsgegevens uitsluitend voor het doel waartoe zij zijn verstrekt. Indien u daarover inhoudelijk meer wilt weten, dan kunt u contact opnemen met de behandelend ambtenaar van onze gemeente.

Tenslotte Wij betreuren de vertraging die het proces in deze laatste fase oploopt. Er is de afgelopen maanden veel tijd en energie in de uitwerking gestoken. Gezamenlijk en constructief: door medewerkers van de gemeente en van de Cammeleurpartners. Vanaf het begin af aan hebben wij aangegeven dat de planning ambitieus en strak is. Met de eindstreep in zicht moeten wij iets temporiseren om zo tot een zorgvuldige en juiste afronding te komen. Wij hopen u hiermee voldoende te hebben geïnformeerd.

Met vriendelijke groet,

Burgemeester en wethouders van Dongen,

De secretaris,

De burgemeester,

Mr. H.L.M. van Noort

Drs. M.C. Starmans-Gelijns

De brieven van de gemeente Dongen worden in principe niet meer of digitaal ondertekend. In uw reactie op dit schrijven s.v.p. altijd het zaaknummer vermelden. De gemeente Dongen gebruikt uw persoonsgegevens uitsluitend voor het doel waartoe zij zijn verstrekt. Indien u daarover inhoudelijk meer wilt weten, dan kunt u contact opnemen met de behandelend ambtenaar van onze gemeente.