RIB 25-78 Verbeteracties financiële processen

RAADSINFORMATIEBRIEF Nummer: 25-78 Datum: 29-09-2025 Onderwerp: Verbeteracties financiële processen Portefeuillehouder: I.C.H. Jansen Aan: de gemeenteraad van Dongen Aanleiding

Bij behandeling van het jaarverslag 2024 in de raad van 3 juli 2025 zijn diverse vragen gesteld over de processen rond de jaarrekening en de managementletter. Het college heeft daarop toegezegd in oktober met een RIB de actuele stand van een aantal verbeteringen zaken te delen met de raad. Met deze RIB en de eerdere memo over de evaluatie rechtmatigheidsverantwoording (25-131) vult het college de toezeggingen T25-05, T25-10 en T25-11 in. Inzet op verbeteringen In de afgelopen periode zijn diverse verbeteracties ingezet om de financiële processen te optimaliseren. Zo worden de processen rondom jaarrekening en managementletter beter afgestemd en geborgd. Dit draagt bij aan een tijdige, volledige en rechtmatige verantwoording. Hieronder wordt per verbeteractie een korte toelichting gegeven: Normenkader Het normenkader 2024-2025 is op 22 mei 2025 in de raad vastgesteld. Terecht heeft de raad opgemerkt dat dit niet tijdig was. Het normenkader 2025-2026 is tijdig opgesteld, inmiddels vastgesteld door het college van B&W en aangeboden aan de raad. Het normenkader wordt voortaan jaarlijks opgenomen in de planning. Proces en evaluatie managementletter In maart 2025 is de raad geïnformeerd over de managementletter 2024. De wens van zowel de ambtelijke organisatie als de raad om de managementletter eerder te ontvangen is opgepakt.

Het proces is zowel binnen de ambtelijke organisatie als met de accountant geëvalueerd. Dit heeft geleid tot verbeteracties, waaronder strakkere monitoring en afspraken met de accountant. De accountant heeft de managementletter 2025 gepland voor begin december. Na besluitvorming door het college kan deze daarna ter informatie naar de raad. Proces en evaluatie jaarrekening Het jaarrekeningproces is geëvalueerd en verbeterd met een gezamenlijke planning, jaarlijkse kick-off en strakkere afspraken, ook met de accountant. Door interne

controles tijdig af te ronden, kan de jaarrekening eerder worden opgesteld en besproken met de accountant. Financiële verordening en controleverordening Om in control te blijven en een goedkeurende rechtmatigheidsverklaring bij de jaarrekening te kunnen afgeven, zijn de basisdocumenten (verordeningen, normenkader en intern controleplan) geactualiseerd. De recente aanpassingen in de wet- en regelgeving zijn verwerkt in de financiële- en controleverordening. Daarnaast is een nieuw intern controleplan opgesteld voor 2025-2027, waarin de uitvoering van de verbijzonderde interne controle (VIC) en de rechtmatigheidsverantwoording is vastgelegd. De VIC vormt daarmee een belangrijk onderdeel van het control- en verantwoordingsproces van de gemeente. Treasurystatuut Het Treasurystatuut is recent geactualiseerd en vastgesteld door het college van B&W. Hiermee is het treasurystatuut weer in lijn gebracht met de actuele wet- en regelgeving. Rekenkameronderzoeken De raad is eerder geïnformeerd over de openstaande aanbevelingen uit de Rekenkameronderzoeken 2022-2025. De voortgang wordt intern periodiek besproken met de actie-eigenaren. De raad ontvangt hierover jaarlijks een update via de jaarrekening. Planning P&C cyclus 2026 Op dit moment werken we aan het overzicht van alle p&c documenten voor 2026, gebaseerd op het huidige vergaderstelsel van raad en commissies.

Dit overzicht wordt voorgelegd aan het presidium en vervolgens aan de raad aangeboden. Conclusie Hiermee bent u geïnformeerd over de verbeteracties in de financiële processen naar aanleiding van de toezeggingen van het college. Het college van burgemeester en wethouders, Dr. G.W. Goedmakers

Ir. J.C. Slagboom

Secretaris

Burgemeester